クラウド型人事システムは、人事情報の一元化や人事業務効率化を実現できるシステムです。従業員の氏名やスキル、勤続年数など、従業員の基本情報から職務経歴まで、さまざまな情報をシステム上に保存できます。
また、評価シートや評価項目の作成はシステム上で作業できるため、人事評価業務に割く工数を大幅に削減できます。
ただし、初めて人事システムを導入する場合、どのようなメリットが望めるか、どのような視点でシステムを選ぶべきかなど、わからない点も多いでしょう。今回は、クラウド型人事システムの導入メリットや選定時のポイント、おすすめの人事システムなどについて解説します。
クラウド型人事システムとは
クラウド型人事システムとは、従業員の氏名や保有資格、勤続年数など、従業員に関するさまざまな情報を一元管理するシステムです。これまでの経歴や実績、スキルを評価し、従業員一人ひとりの適性を最大限考慮した人員配置を行うことができます。
近年は、客観的な視点に基づいた人材配置を行えるよう、実績やスキル、勤務態度をスコア化したタレントマネジメント型の人事システムも増えています。
また、クラウド型人事システムは、ベンダーが提示している月額料金を支払えば、基本的に追加料金は発生しないため、ランニングコストを抑えられることも大きな特徴です。初期費用を無料としているベンダーも多く、ソフトウェアのインストールやインフラ環境構築も必要ありません。
人事システムの種類
人事システムは、主に次の7種類に分けられます。自社に合った人事システムを選択するため、各システムの特徴を把握してください。それぞれについて解説していきましょう。
- ・ERP付随型
- ・人事評価特化型
- ・勤怠管理特化型
- ・労務管理特化型
- ・給与計算特化型
- ・採用管理型
- ・タレントマネジメント型
ERP付随型
ERP付随型は、ERP（Enterprise Resources Planning：エンタープライズ・リソース・プランニング）機能の一つとして、従業員情報管理や給与計算、目標管理など、人事管理機能が搭載されています。
ERPは「基幹システム」とも呼ばれ、生産管理や販売管理、購買管理など、業務の中核を担う機能を1台に集約したシステムです。かつてはオンプレミス型のERPが主流でしたが、近年はクラウド型のERPも市場に多数登場しています。
人事評価特化型
人事評価特化型は、従業員の目標や実績、人事評価を一元管理するシステムです。客観的な視点に基づき、目標の達成度合いや残してきた成果を評価します。作成した人事評価データを活用し、効果的な人員配置を実現します。
コンピテンシー評価や360°評価、OKRなど、システムによって対応している評価方法が異なりますので、自社に応じた評価方法を選択してください。能力やスキルを存分に発揮できるポジションを従業員一人ひとりに任せることで、組織力を強化できます。
勤怠管理特化型
勤怠管理に特化した人事システムは、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、勤怠データを効率的に集計できることが魅力です。従業員一人ひとりの勤怠データ集計〜反映をシステムへ一任できるため、人事担当者は別の作業に時間と労力を割くことができるようになります。
さらに、スマートフォンアプリやGPS、生体認証など、多彩な打刻方法を搭載しており、テレワークのスムーズな移行も望めます。データのコピーや改ざんが難しい打刻方法も多く搭載しているため、不正打刻が起きる心配も要りません。
近年はクラウド型の勤怠管理システムが市場に多数登場しており、低コストでハイスペックな勤怠管理システムを導入しやすい環境が整備されています。
労務管理特化型
労務管理に特化した人事システムは、従業員の入退社や年末調整に関する手続きを効率化できることが魅力です。社会保険や雇用保険、雇用契約締結に関する書類作成や手続きをオンライン上で完結でき、業務のスピードアップと正確性の向上を実現します。
また、給与支払報告書や源泉徴収票、扶養控除等申告書など、年末調整に必要な各種帳票もシステムが自動作成するため、業務負担を大幅に削減できます。電子申請に対応しているシステムも多く、役所や年金機構に足を運んで手続きを済ませる必要はありません。
給与計算特化型
給与計算に特化した人事システムは、毎月の給与計算や各州帳票作成業務を効率化できるシステムです。所得税や社会保険料、雇用保険料の算出など、煩雑な計算業務をシステムに一任できるため、計算ミスに伴う支払い漏れを防げます。
さらに、税率や保険料率改定があった場合、システムの自動アップデートをベンダー側が対応するため、自社で設定作業を行う必要はありません。また、月額変更届や算定基礎届、賞与支払届など、各種書類を自動で作成でき、完成した書類は電子申請によって役所へ提出できます。
採用管理型
採用管理に特化した人事システムは、採用活動に関する情報の一元化や業務プロセスを可視化できることが特徴です。求職者情報や採用活動の進捗状況、今後の選考スケジュールなど、業務に必要な情報をシステムに集約できます。
また、説明会開催や書類選考、面接の実施など、タスク管理も行えるため、やらなければならない業務を明確化できます。採用ページの作成やSNSでの情報発信など、自社の魅力を伝えるためのツールとしても活用可能です。
タレントマネジメント型
タレントマネジメント型の人事システムは、従業員に関する情報や能力をスコア化し、効果的な人員配置や人材育成を実現するシステムです。
職務経歴や保有資格、適性など、さまざまな情報をスコア化して分析を行い、適材適所の人員配置を行います。一人ひとりの従業員が能力を発揮しやすい職場環境を整備できると、社内リソースの有効活用や組織力強化、従業員のモチベーションアップが期待できます。
クラウド型人事システムを導入するメリット
クラウド型人事システムの導入によって得られるメリットは、主に次の6点です。一つずつ解説していきましょう。
- ・ミスを削減しつつ人事評価業務を効率化できる
- ・客観的な指標に基づいた人員配置が行える
- ・人事評価の基準が明確になる
- ・ペーパーレス化を促進できる
- ・低コストで導入できる
- ・法改正への自動アップデートが望める
ミスを削減しつつ人事評価業務を効率化できる
クラウド型人事システムを導入するメリットは、人事評価業務の効率化と業務の正確性向上を両立できる点です。システム上で評価シートへの入力〜フィードバックまで完結できる体制を整備でき、人事評価に掛かる労力を大幅に削減できます。
記載ミスや入力漏れがあったとしても、システム上で素早く修正できるため、修正作業や従業員とのやり取りに多くの時間を割く必要はありません。
また、氏名や所属部署、職務経歴など、従業員の基本情報に加え、スキルや評価履歴といった人事評価データもシステム上で管理できます。従業員に関する多くの情報を一元管理できるため、管理負担や情報漏洩のリスク軽減にもつなげられます。
客観的な指標に基づいた人員配置が行える
人事システムは、スキルや実績、パーソナリティなど、さまざまな項目をスコア化するため、客観的な指標に基づく人員配置を行えます。適性を踏まえたポジションを従業員一人ひとりに任せられ、スキルアップや組織力強化につなげられます。
また、複数人での評価や行動特性を重視した評価方法も登場しており、より客観的な人事評価を下すことが可能です。
人事評価の基準が明確になる
人事システムの導入によって、従業員が挙げた成果や能力、勤務態度の評価を客観的な指標を用いて行うため、人事評価に対する納得度が高まります。
評価項目に対してのスコアや目標達成度に応じて、賞与の支給額や昇進の有無、人員配置が決まります。評価担当者との関係や主観的な印象によって、評価に偏りが発生するリスクを心配する必要はありません。
また、システムによっては、目標設定の際に曖昧な表現を禁止する機能や業務内容の違いに伴う評価の偏りを防ぐ機能が搭載されており、より公平な人事評価を行うことができます。
ペーパーレス化を促進できる
人事システムの導入によって、書類作成や手続きをシステム上で行える環境が整い、ペーパーレス化を促進できます。オンラインで作業を完結できる環境を整備できると、印刷する機会が減り、印刷費やOA機器のメンテナンス代、消耗品の購入費を削減できます。
また、他のシステムと連動して利用すると、バックオフィス全般の業務効率化やテレワークへの意向を進められます。
低コストで導入できる
クラウド型の人事システムは、導入や運用時に発生するコストを低く抑えられることも大きな特徴です。人事システムを提供しているベンダーは、初期費用やサポート代を無料に設定している企業も多く、システム導入時にインフラ環境を構築する必要もありません。
また、オプションを利用しない限り、提示している月額料金以外の追加費用も発生しません。さらに、メンテナンスやアップデート、障害時の復旧対応はベンダーに一任できるため、運用負担やランニングコストを大幅に削減できます。
法改正への自動アップデートが望める
クラウド型人事システムを導入した場合、法改正の内容に対応した自動アップデートもベンダー側へ一任できます。勤怠管理や労務管理、給与計算特化型を選択した場合も、常に法改正に対応した状態で人事システムを利用できるため、大きな混乱は発生しません。
クラウド型人事システムを導入するデメリット
クラウド型人事システム導入によって生じるデメリットは、主に次の2点です。
- ・既存の人事評価制度を変更する手間が生じる
- ・セキュリティ対策を考える必要がある
人事システム導入によって、既存の人事評価制度から変更を強いられる可能性が高くなります。従業員とのコミュニケーションが不足していると不信感が生まれるため、導入に至った経緯や目的を説明する場を設けてください。
また、人事システムには従業員の個人情報を多く保存するため、セキュリティ対策を強化する必要があります。
既存の人事評価制度を変更する手間が生じる
人事システムの導入によって新たな評価項目や査定方法を導入する場合、既存の人事制度を変更しなければなりません。従業員に説明をせずに新たな人事評価制度の導入を決めた場合、既存の人事評価制度で高い評価を得ていた従業員から不満が生まれる可能性が高いでしょう。
従業員のモチベーション低下を避けるためにも、人事システムの導入に至った経緯や新たな評価基準を設ける目的など、新しい人事評価制度に関して説明する場を設けることをおすすめします。
セキュリティ対策を考える必要がある
人事システムには従業員の氏名や住所、給与など、個人情報が多く保存されるため、情報流出を防ぐためのセキュリティ対策を考えなければなりません。
ベンダー側が、不正アクセスやサイバー攻撃に対して対策を講じているのは、システムを安定的に稼働させるためです。
人事システムへのアクセスに必要なアカウント情報は、自社で管理する必要があります。仮にIDやパスワードが漏れた場合、情報漏洩が発生する確率が高くなり、顧客や取引先からの信頼が低下してしまうでしょう。
クラウド型人事システムを選ぶ上でのポイント
自社に最適なクラウド型人事システムを選択するためにも、次の4つのポイントを意識することが重要です。一つひとつポイントを解説していきましょう。
- ・自社がどのタイプの人事システムを求めているかを把握する
- ・既存の人事評価制度との相性をチェックする
- ・他システムとの連携が望めるかを確認する
- ・無料トライアルを利用する
自社がどのタイプの人事システムを求めているかを把握する
人事システムは複数の種類が存在するため、どの機能を搭載した人事システムを求めているか、社内で共有する必要があります。
たとえば、組織力強化や人材育成に向け、積極的な人事異動を検討している場合、タレントマネジメント型を選択します。従業員のさまざまな能力をスコア化でき、適性に応じた人員配置を行うことが可能です。
一方、情報の一元化や基幹システムの再構築を検討している場合、ERP付随型の人事システムを選択してください。
既存の人事評価制度との相性をチェックする
既存の人事評価制度と人事システムが対応している評価方法が合致しているか確認する必要があります。
たとえば、自社で行動特性を重視するコンピテンシー評価を採用していたとしましょう。新たに導入した人事システムがコンピテンシー評価に対応しておらず、評価の客観性を高める360°評価にしか対応していない場合、費用に見合った効果は得られません。
既存の人事評価制度の変更を余儀なくされ、業務効率の悪化につながりますので、システム導入前に自社で採用している人事評価制度に対応しているか確認してください。
他システムとの連携が望めるかを確認する
自社で導入している勤怠管理や給与計算、労務管理システムとの連携が望めるかといった点も、人事システムを選定する重要なポイントの一つです。
各種既存システムとの連携が望めると、バックオフィス業務全般をオンライン上で完結できる体制が整い、在宅勤務の導入やペーパーレス化促進を進められます。
双方を実現できると、ワークライフバランス改善や優秀な人材の流出防止、コスト削減など、多くのメリットをもたらします。
無料トライアルを利用する
ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用してください。無料トライアルの利用によって、コストを掛けずに人事システムの操作性や使い勝手を確認できます。
仮に自社との相性が合わなかったとしても、コストを掛けておらず、大きなダメージは残りません。
おすすめのクラウド型人事システム
では、最後にユーザーからの評価が高いクラウド型人事システムを10種類紹介しましょう。クラウド型人事システムを選定している方は、参考情報として活用してみてください。
- ・カオナビ
- ・HRBrain
- ・あしたのクラウドHR
- ・タレントパレット
- ・スキルナビ
- ・コーナーストーンHR
- ・スマカン
- ・HRMOSタレントマネジメント
- ・CYDAS PEOPLE
- ・クレクタ
カオナビ
カオナビは、株式会社カオナビが提供するクラウド型人事システムです。タレントマネジメント部門でシェアNo.1を誇り、導入企業数は2,500社を突破しています。
カオナビは顔写真付きで、スキルや実績、パーソナリティなど、従業員のさまざまな情報を管理できることが特徴です。画面上で従業員の情報を見ながら人事異動のシミュレーションを行えるため、適性に応じた人員配置を効率的に行えます。
また、360°評価や目標管理制度、OKRなど、多彩な評価方法に対応しており、自社の人事評価制度に応じて柔軟な対応が望めます。
料金プラン
- ・ストラテジープラン：問い合わせ
- ・パフォーマンスプラン：問い合わせ
- ・データベースプラン：問い合わせ
公式サイト
HRBrain
HRBrainは、株式会社HRBrainが提供するクラウド型人事システムです。タレントマネジメント部門で、顧客満足度No.1を誇ります。
HRBrainの特徴は、ユーザビリティの高さです。人事評価の集計は自動化でき、評価の進捗管理や未提出者への通知はワンクリックで完了します。
また、評価プロセスや従業員のスキルチェック、異動希望などを可視化し、一人ひとりの適性を踏まえた人員配置を実現できます。さらに、システム上で人事異動のシミュレーションを行えるため、紙やエクセルに組織図を起こす必要はありません。
料金プラン
- ・タレントマネジメントプラン：問い合わせ
- ・データベースプラン：問い合わせ
公式サイト
あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、株式会社あしたのチームが提供するクラウド型人事システムです。ユーザーからの評価が高く、導入企業数は4,000社を突破しています。
あしたのクラウドHRの特徴は、人事業務全般の自動化を図れる点です。評価シートの配布や目標達成度の添削、シート未提出者への通知など、工数の掛かる業務をAIへ一任できます。
また、給与査定や人件費のシミュレーション、組織図作成もシステム上で行えるので、業務のスピードアップと人事担当者の業務負担軽減を図れます。さらに、人事評価制度構築支援やオンラインサロン、ユーザーコミュニティなど、手厚いサポートが望めることも大きな特徴です。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
タレントパレット
タレントパレットは、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供するクラウド型人事システムです。
タレントパレットはリピート率99.6%を誇るタレントマネジメント型システムです。特に大手企業からの評価が高く、カルビーやPanasonic、積水ハウスなど、さまざまな業界の企業に導入されています。
タレントパレットの特徴は、さまざまなデータを活用し、組織力強化や人材育成を図れる点です。TPOD機能を活用すると、組織の強みと弱みを把握できます。一方、マインド機能によって従業員の適性を可視化し、分析したデータを人材配置や採用管理の参考情報に活用できます。
eラーニング機能も搭載しており、スキルアップや研修教材としての使い方も可能です。さらに、健康管理機能によって従業員の健康状態や生活習慣、ストレス具合を把握することができます。そのため、健康面に不安を抱えている従業員がいる場合は、配置転換を検討することができます。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
スキルナビ
スキルナビは、株式会社ワン・オー・ワンが提供するクラウド型人事システムです。多くのユーザーがノーカスタマイズで利用できるよう、機能が豊富に搭載されています。
従業員情報管理やデータ分析、アンケート機能などを搭載しており、人事評価や従業員のモチベーション把握をスムーズに行えます。洗練されたデータベース構造がシステム内に設計されており、あらゆる種類のデータを人事評価に活用することが可能です。
また、キャリア評価や360°評価、タスク評価など、多彩な人事評価の方法にも対応できます。
料金プラン
- ・月額40,000円～
公式サイト
コーナーストーンHR
コーナーストーンHRは、コーナーストーンオンデマンドジャパン株式会社が提供するクラウド型人事システムです。世界で6,000社以上の企業に導入されています。
コーナーストーンHRは、従業員一人ひとりの能力を最大限引き出すことを重視したタレントマネジメント型システムです。キャリアの段階ごとに必要となる学習内容を用意しており、従業員は業務に必要なスキルを自分のペースで習得することが可能です。
また、社内SNSの活用によって、従業員同士のコミュニケーションを活性化し、就業時間中のパフォーマンス向上が期待できます。さらに、コンペンセーション機能によって、企業の目標達成と従業員の報酬を連動させると、従業員のモチベーションアップが望めます。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
スマカン
スマカンは、スマカン株式会社が提供するクラウド型人事システムです。民間企業だけでなく、省庁や大学にも導入されています。スマカンの特徴は汎用性の高さです。
従業員の情報管理やデータ分析、評価方法の設定など、人事評価に必要な各種機能が搭載されています。従業員数が500人以上を超える場合、カスタマイズ機能を搭載した大企業向けのタレントマネジメントシステムを選択可能です。
また、官公庁や公的機関向けに、専用ソリューションが用意されており、バックオフィス業務全般を効率化できます。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
HRMOSタレントマネジメント
HRMOSタレントマネジメントは、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型人事システムです。ITレビューサイトを運営するITreviewの採用管理部門で、13期連続リーダーに輝いており、2021年には計4部門でBOXIL SaaS AWARDを受賞しています。
HRMOSタレントマネジメントは、コンピテンシー評価やOKR、目標管理設定など、さまざまな評価方法に対応できます。カスタマイズ性に優れ、業務内容や役職に応じて評価シートの項目を細かく設定できます。
従業員の情報管理や分析、更新は自動化できるため、人事担当者が作業を行う必要はありません。また、組織診断サーベイ機能を活用すると、従業員からの生の声を反映でき、組織内の課題や従業員のエンゲージメントを把握できます。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
CYDAS PEOPLE
CYDAS PEOPLEは、株式会社サイダスが提供するクラウド型人事システムです。
CYDAS PEOPLEの特徴は、カスタマイズ性の高さです。適性検査や人材配置シミュレーション、傾向分析を追加アプリとして加えると、より高精度な人員配置を実現できます。
また、コミュニケーションやワークフロー、キャリア開発支援など、人事業務以外の機能も追加アプリとして加えられるため、さまざまなシーンで活用できます
料金プラン
- ・Starter Plan：問い合わせ
- ・Professional Plan：問い合わせ
公式サイト
クレクタ
クレクタは、株式会社マイナビが提供するクラウド型人事システムです。
クレクタは、AIを積極的に活用したデータ分析が特徴です。優れた営業成績を安定して残している従業員や人材育成に定評がある従業員など、自社で長く活躍している従業員の共通点を見出します。
得られたデータを基にペルソナを設定し、作成したペルソナモデルを人材配置や採用活動へ活用することで、離職率低下やエンゲージメント向上、ミスマッチ回避を実現します。
料金プラン
- ・問い合わせ
公式サイト
まとめ
クラウド型人事システムを導入すると、人事業務の効率化と従業員の適性を踏まえた人員配置を行えます。従業員の情報管理や評価シートの作成はシステム上で行えるため、人事業務に割く工数を大幅に削減可能です。
また、従業員のスキルや実績、勤務態度をスコア化した評価データの活用によって、一人ひとりが能力を発揮しやすい人員配置を行えます。
さらに、人事システムは単体使用よりも、労務管理システムや勤怠管理システムと連動して利用した方が、業務効率改善効果が望めます。ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すると、入退社の手続きを大幅に効率化することが可能です。
人事労務コボットでは、雇用契約書や誓約書、内定承諾書など、求職者からの承諾が必要な各種書類の作成〜締結までオンライン上で完結できます。求職者もスマートフォン上で内容の確認や署名が行えるので、スムーズに手続きを進められます。
クラウド型人事システムの導入を検討している方は、併せて人事労務コボットの導入もご検討ください。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。
提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。