クラウド型給与計算システムは、毎月発生する給与計算業務を効率化できるシステムです。所得税や社会保険、雇用保険料算出など、工数が多く掛かる計算業務を自動化できるため、業務のスピードアップと正確性向上を高いレベルで両立できます。
また、ベンダー側にシステムのアップデートやメンテナンス作業を一任できるため、ランニングコストを削減できる点も大きなメリットです。
ですが、初めてクラウド型給与計算システムを導入する場合、選び方のポイントは何か、どのようなシステムがおすすめかなど、わからない点も多いでしょう。今回は、クラウド型給与計算システムを導入するメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。
クラウド型給与計算システムとは
クラウド型給与計算システムとは、従業員の勤怠データや雇用履歴を基に、給与計算業務全般を自動化するシステムです。所得税の自動計算や労働保険の年度更新、年末調整の処理など、煩雑な計算業務や手続きを自動化できるため、人事担当者の業務負担を軽減できます。
また、ミスが発生しやすい計算業務を給与計算システムへ一任することで、業務の正確性とスピードを高いレベルで保てます。多くの業務を省人化できるため、実務経験豊富な特定の従業員へ過度に依存することもありません。
勤怠管理システムや人事労務管理システムと連動している給与計算システムも多く、連携して使うとバックオフィス業務全般を効率化できます。クラウドの場合、インターネット環境さえ整っていれば、各種システムへアクセスできるため、在宅勤務やサテライトオフィスワークへの移行も望めます。
そして、オプションを利用しない限り、ベンダーが提示している月額料金以外の追加費用は発生しません。初期費用やサポート代を無料と設定しているベンダーも多く、初期費用とランニングコストを大幅に削減できます。
表：クラウド型給与計算システムの主な機能
| 項目 | 主な機能 |
|---|---|
| 給与計算 | ・従業員の勤怠データや雇用履歴の取得 ・通勤手当の自動計算 ・所得税や住民税などの自動計算と控除 ・Web給与明細発行 ・税率や保険料率変動の自動アップデート ・賃金台帳の自動出力 |
| 社会保険・労働保険 | ・健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料の自動計算 ・雇用保険料や労働保険の自動計算 ・労働保険の年度更新処理 ・算定基礎届の自動出力 ・月額変更届の自動出力 |
| 賞与計算 | ・所得税や社会保険料の自動計算と控除 ・賞与支払届の自動出力 ・明細書発行 |
| 賃金関連の書類 | ・賃金台帳 ・賃金決定関係書類 ・昇給減給関係書類 |
| 年末調整 | ・源泉徴収票や賃金台帳の自動作成 ・年末調整の自動計算 ・電子申請 ・法改正に伴う自動アップデート ・システム上で入力や書類作成が可能 |
| その他 | ・ワークフロー ・マイナンバー管理 ・他システムとの連携 |
クラウド型給与計算システムを導入するメリット
クラウド型給与計算システムを導入するメリットは、主に次の5点です。一つひとつ内容を解説していきましょう。
- ・給与計算業務のスピードアップと正確性を向上できる
- ・給与計算業務を標準化できる
- ・場所を問わず作業が可能になる
- ・ランニングコストを削減できる
- ・法改正へスムーズに対応できる
給与計算業務のスピードアップと正確性を向上できる
クラウド型給与計算システムを導入するメリットは、給与計算業務の効率化とミスの削減を同時に実現できる点です。所得税や健康保険料、介護保険料など、煩雑な計算を伴う税金や社会保険料の控除額算出を給与計算システムへ一任できます。
給与からの控除やWeb明細書発行、振込データの作成まで自動化できるため、アナログ方式で発生していた誤記や計算ミスのリスクを心配する必要はありません。
さらに、賃金台帳や月額変更届、算定基礎届など、各種帳票も自動で作成できるため、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できます。給与計算システムの導入で、工数が掛かっていた給与計算業務や書類作成を自動化でき、人事担当者は別業務に労力と時間を割けます。
給与計算業務を標準化できる
給与計算システムを導入すると、給与計算や社会保険料の控除額算出、年末調整の処理など、多くの業務を自動化できます。煩雑で難しい作業を経理業務の実務経験が豊富な従業員へ依頼する頻度が減り、業務の属人化を避けられます。
また、システムの操作方法や管理項目に関してなど、経理業務全般に関わる情報は、マニュアル化されていることが一般的です。
マニュアルに記載されている内容に沿って作業を進めていけば、経理業務初心者でも給与計算や帳票作成業務を完結できます。給与計算業務を標準化でき、積極的な人事異動や教育コスト削減につなげられます。
場所を問わず作業が可能になる
クラウド型給与計算システムは、インターネット環境さえ整っていれば、自宅や外出先からでもシステムへアクセスできます。業務に必要なデータや帳票のテンプレートは、給与計算システム内に保存されており、オフィス外で業務を行う場合も特に支障は発生しません。
クラウド型給与計算システムの導入によって、オフィス外でもスムーズに業務が進められる環境が整い、在宅勤務導入を促進できます。
在宅勤務はコスト削減やワークライフバランス改善、クラスター回避など、企業と従業員双方に多くのメリットをもたらす働き方です。多様な働き方の実現にもつながり、優秀な人材の流出を防げます。
表：在宅勤務導入のメリット
| 企業 | 従業員 |
|---|---|
| ・交通費や印刷費削減 ・ワークライフバランス改善 ・優秀な人材の流出防止 ・職場内クラスター回避 ・企業のイメージアップ | ・通勤に伴う体力消耗を回避 ・プライベートな時間の増加 ・育児や介護との両立が可能 ・感染症への不安を軽減 ・職場の人間関係に伴うストレス軽減 |
ランニングコストを削減できる
クラウド型給与計算システムは、オプション利用や特別なカスタマイズを施さない限り、ベンダーが提示している月額料金から追加費用は発生しません。
また、メンテナンスやアップデート、障害復旧作業はベンダー側へ一任できるため、運用負担やランニングコストを大幅に削減できます。さらに、システム導入時にソフトウェアのインストールやインフラ環境整備も必要無いため、初期費用も低コストに抑えられます。
法改正へスムーズに対応できる
法改正の内容に応じたシステムアップデートが望める点も、クラウド型給与計算システムを導入するメリットの一つです。
税制改正に伴う源泉所得税率や厚生年金の保険料率変更があったとしても、ベンダー側が自動アップデートを行うため、コンプライアンス違反が起きる心配はいりません。
法改正が起きたとしても、改正内容を反映した状態のバージョンを常に利用できるため、大きな混乱は発生せずスムーズに対応できます。
クラウド型給与計算システムを導入するデメリット
クラウド型給与計算システム導入によって発生するデメリットは、主に次の2点です。
- ・情報漏洩のリスクがすべて解消されるわけではない
- ・選定作業に時間が掛かる
ベンダーが講じるセキュリティ対策は、システムが安定して稼働する状態を維持することが目的です。アカウント情報管理や内部漏洩防止は自社で対応する必要があるため、混同しないよう注意してください。
また、ミスマッチを避けるためにも、必要な機能の明確化や各システムの比較など、選定作業に時間を掛ける必要があります。
情報漏洩のリスクがすべて解消されるわけではない
クラウド型給与計算システムを導入すれば、情報漏洩のリスク全般を排除できるわけではありません。ベンダー側が強固なセキュリティ対策を講じている目的は、システムが安全に稼働している状態を保つためです。
一方、ユーザー側は自社の情報資産を守るための環境整備が求められます。
たとえば、給与計算システムへログインするためのアカウント情報は自社で管理しなければなりません。仮にIIDやパスワードが漏れた場合、不正アクセスによって機密情報が流出する可能性が高くなるため注意が必要です。
また、内部不正によって従業員の個人情報や取引先の情報が漏れないよう、セキュリティツールを導入する対策も求められます。
選定作業に時間が掛かる
コストパフォーマンスに優れたハイスペックなクラウド型給与計算システムが多く登場しています。豊富な選択肢からシステムを選べる状況は歓迎すべきことである一方、ミスマッチを避けるためには、調査に多くの時間を費やす必要があります。
各給与計算システムの特徴を把握していない状態で選定作業を進めると、自社にとって必要な機能が搭載されておらず、想定していたようなメリットが得られません。
自社にとって最適な給与計算システムを選択するためにも、必要な機能の明確化やシステムの特徴を把握する必要があります。また、システム選定を特定の従業員に依頼した場合、通常業務をこなしながら選定作業を進めなければならず、業務負担が増大します。
複数の部署から従業員を選出し、チーム単位で選定作業を進めると、特定の従業員へ掛かる負担を軽減できるでしょう。
クラウド型給与計算システムの選び方のポイント
ミスマッチを回避するためにも、次の3点を意識して給与計算システムを選定してください。ポイントの内容を一つずつ解説していきましょう。
- ・企業規模に合っているか
- ・既存システムとの連携が望めるか
- ・セキュリティ対策は万全か
企業規模に合っているか
自社の企業規模に合った給与計算システムを選ぶことが重要です。
特に大企業の場合、働き方や雇用形態が多様化しており、複雑な給与体系を採用しているケースも少なくありません。自社の就業形態や給与体系に対応しているかを選定作業時に確認してください。
一方、小規模な企業の場合、自社に必要な機能のみが搭載されている給与計算システムを選ぶようにすると良いでしょう。機能が多過ぎると使いこなせず、無駄な費用が発生する可能性が高くなるからです。
既存システムとの連携が望めるか
勤怠管理システムや人事労務システムとの連携が望めるかといった点も、給与計算システムを選ぶ上で重要なポイントの一つです。給与計算システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携して使った方が、業務効率化を望めます。
自社で使っているシステムとの互換性が無い場合、システム同士のデータ連携が上手くいかず、想定していたようなメリットが得られないため注意してください。
セキュリティ対策は万全か
強固なセキュリティ対策を講じている給与計算システムを選ぶと、サイバー攻撃に伴う影響を受けにくく、安定した稼働を望めます。ですが、ベンダーによって、セキュリティ対策の内容は異なります。
ホームページを閲覧し、セキュリティ対策が万全かを確認してください。第三者機関から認定を受けていると、セキュリティ対策に注力していると伺えます。
おすすめのクラウド型給与計算システム
最後に、ユーザーから評価が高いクラウド型給与計算システムを6種類紹介します。給与計算システムの選定を進める上での、参考として活用してみてください。
- ・マネーフォワード クラウド給与
- ・ジョブカン給与計算
- ・給与奉行クラウド
- ・フリーウェイ給与計算
- ・スマイルワークス
- ・jinjer給与
マネーフォワード クラウド給与
マネーフォワード クラウド給与は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型給与計算システムです。
マネーフォワード クラウド給与の特徴は、ユーザビリティの高さです。必要事項を5つ設定するだけで、毎月の給与や賞与計算を自動化できます。対象者の判定や控除額計算、税率改定もシステムが自動で行うため、経理業務の経験が浅い従業員に作業を依頼しても、スムーズに作業を進められます。
また、社会保険や勤怠管理、人事管理システムなど、同社が提供するマネーフォワードシリーズと連携すれば、バックオフィス業務全般を効率化することが可能です。
料金プラン
- ・スモールビジネス：月額2,980円
- ・ビジネス：月額4,980円
公式サイト
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、株式会社Donutsが提供するクラウド型給与計算システムです。
ジョブカン給与計算の特徴は、多機能性です。所得税や社会保険料、雇用保険料の控除額を自動で算出するだけでなく、税率や保険料率が改定した場合は自動アップデートで対応します。
また、賃金台帳や月額変更届、賞与支払届など、各種帳票もシステムが作成するため、人事担当者が一から書類を作成する必要はありません。さらに、年末調整処理機能も搭載しており、人事担当者の業務負担軽減やペーパーレス化促進を図れます。
そして、同社が提供するジョブカンシリーズと連携して利用すると、勤怠管理や労務管理の業務効率化も望めます。
料金プラン
- ・無料プラン
- ・有料プラン：月額400円/1ユーザー
公式サイト
給与奉行クラウド
給与奉行クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型給与計算システムです。
給与奉行クラウドは、社労士や税理士が持つ専門的なスキルを有効活用できる点が魅力です。
各プランに1ライセンスずつ専門家向けのライセンスが無償提供されており、顧問契約を締結している税理士や社労士にライセンスを付与できます。どちらにライセンスを付与すると自社にとってメリットが大きいかを考えた上で選択すると良いでしょう。
仮に税理士に依頼した場合は給与計算代行に加え、年末調整の処理に必要な各種書類作成を依頼できます。一方、社労士に依頼した場合は、社会保険や従業員の入退社に関連する手続きを一任できます。
料金プラン
- ・iEシステム（従業員20名まで）：年間60,000円～
- ・iAシステム（従業員50名まで）：年間96,000円～＋初期費用50,000円
- ・iBシステム（従業員100名まで）：年間180,000円～＋初期費用60,000円
- ・iSシステム（従業員300名まで）：年間240,000円～＋初期費用70,000円
- ・iSシステム（従業員1000名まで）：年間1,080,000円～＋初期費用70,000円
公式サイト
フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、株式会社フリーウェイジャパンが提供するクラウド型給与計算システムです。
フリーウェイ給与計算の特徴は、コストパフォーマンスに優れている点です。5人分の料金は永久無料で利用でき、無料プランを利用しても機能の制限はありません。
社会保険料の自動計算や所得税率の自動更新、法定調書合計表の作成など、給与計算や年末調整に関する様々な機能が搭載されています。また、無料プランから有料プラン移行時のバージョンアップ費用は発生しません。
有料プランは従業員数や会社数に制限がないため、全国に多くの支社を展開している場合、ランニングコストを抑えられます。
料金プラン
- ・無料プラン（従業員5名まで）
- ・有料プラン：月額1,980円/1ユーザー
公式サイト
スマイルワークス
スマイルワークスは、株式会社スマイルワークスが提供するERP付随型の給与計算システムです。システムには給与計算や年末調整、各種帳票作成など、給与計算全般に関する機能を網羅しています。
勤怠管理や会計自動連係機能が搭載されている点も大きな特徴です。また、オプションには経理ソフトと営業支援ツールが用意されており、経理業務と営業活動の効率化を図れます。
料金プラン
- ・月額費用10,000円+初期費用30,000円
公式サイト
jinjer給与
jinjer給与は、jinjer株式会社が提供するクラウド型給与計算システムです。給与計算や年末調整、給与明細書発行などを搭載しており、給与計算の業務効率化と正確性向上を実現できます。
また、同社が提供しているジンジャーシリーズと連携すると、勤怠管理や労務管理に関する業務を自動化できます。
料金プラン
- ・月額500円
公式サイト
まとめ
クラウド型給与計算システムは、毎月の給与計算や社会保険料の控除額算出、年末調整処理など、給与計算に関する業務全般を効率化できるシステムです。工数が掛かる計算業務や書類作成はシステムへ一任できるため、人事担当者は別の仕事に時間と労力を割けます。
また、ソフトウェアのインストールや法改正時のアップデート、メンテナンス作業を自社で対応する必要がないため、初期費用やランニングコストを大幅に削減できる点も、クラウド型給与計算システムを導入するメリットです。
ただし、給与計算システムは人事労務システムや勤怠管理システムと連動した方が、単体で使用する時よりも、業務のスピードアップや業務負担軽減を図れます。ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すると、入社手続きに掛かる時間を大幅に削減できます。
雇用契約書や身分保障書、内定承諾書など、従業員の承諾が必要な書類の作成〜締結をオンライン上で完結できるため、導入前と比べ作業時間を85%削減することが可能です。
入職者もスマートフォン上で書類の内容確認や署名が行えるため、スムーズな契約締結を実現できます。クラウド型給与計算システムを探している方は、人事労務コボットの導入を併せてご検討ください。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
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また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。
提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。