1時間が5分に。スケジュール調整の時間を考えたら、さらに大きな業務時間の削減ができた!

目的
  • 労務に関わる人件費の削減をしたい。
  • 応募者の書類作成にかかる時間を削減してあげたい。
課題
  • 生産性の高いメンバーが、入社手続きに必要な書類の作成をしていた。
  • 契約書の説明をおこなう日程の調整に手間がかかっていた。
  • 勤務初日に、1時間早く来てもらい契約書の説明と、書類作成をしていた。
結果
  • 書類の作成にかかる時間、本社で管理する時間が削減され、その他の業務に集中する事ができるようになった。

東京都内で「銀のさら」のフランチャイズを3店舗と、医療系の人材紹介事業と、動画作成コンサルをおこなう株式会社コング様。「銀のさら」では、3店舗で160名以上のアルバイトスタッフを雇用しており、労務のデジタル化には、Googleフォームやスプレッドシートなどを組み合わせ、自社で独自に開発、運用をされてきました。そんなコング様が、「人事労務コボット」を導入するきっかけや、これからの働き方に着目し、通常より多いアルバイトスタッフを雇用する理由について、「銀のさら」の店舗運営を統括されている、山崎 大樹様にお話を伺いました。

社名株式会社コング
事業内容飲食事業/人材紹介事業
資本金300万円
設立平成12年4月
従業員数160名(アルバイト含む)
URLhttps://www.kong.co.jp/

事業について

コング様の事業について教えてください

山崎様:弊社の事業は、「銀のさら」のフランチャイズ店の運営と、医療系の人材紹介事業、動画の撮影、制作、コンサルの事業をおこなっています。その中で主力の事業は、「銀のさら」3店舗の運営になります。銀のさらだけで、160名以上のアルバイトスタッフが、働いてくれています。おそらく「銀のさら」全体の中でも、飛び抜けて、スタッフの数が多いと思いますよ。

1店舗平均50名以上ですね?なぜそんなに多いスタッフを雇用しているのでしょうか?

山崎様:これは、働き方が変わってきたという事があるんです。昔ほど、アルバイトして稼ぎたい!って、考える人が減ったんじゃないかな。いまは、自分の時間を大切にする人が多くなって、空いた時間でアルバイトをするような働き方の人も、増えたと思うんです。だから、全体のシフトを、無理なく調整するために、在籍を多く抱える必要があるんです。
もう1つの理由として、私たちの職場で働く際に、最初に理念をしっかりと伝えているんですが、その理念や価値観に共感を持って、働いてくれるスタッフが、その中から出てきてくれたらいいなって考えているので、多くの人を雇用しています。

通常より多いスタッフを雇用するメリットは他にもありますか?

山崎様:コロナ禍で、デリバリー需要が増えたのに対応ができました。たぶん通常の店舗では回せないぐらい、稼働がありました。うちでは200%以上の稼働があったんじゃないかな?コロナ前は、お寿司が食べたい人や、家族・友達でワイワイやる時なんかに、注文していたと思うけど、コロナになってからは、街なかのお店が閉まっていて、仕方なくデリバリーを頼む人も増えたんです。だから、注文の単価は下がり、件数が爆発的に増えました。うちは、在籍が多かったので、この注文数にも対応ができたんですよね。


とにかく無駄な時間を省くために人事労務コボットを導入した

人事労務コボット導入のきっかけを教えてください。

山崎様:労務に関わる人件費のコスト削減をしたかったんです。入社に必要な書類の作成をするにも、時間がかかる。契約書などを説明するにも時間がかかる。それを、回収して本社に送ると、今度は本社で、それを確認して、書類処理するのにも時間ってかかりますよね。しかも、労務手続きをするメンバーは、それなりの立場で、生産性も高いんです。だから、そんな無駄なコストを削減したい思いで導入を決めました。

導入にあたり、他社のサービスなどと比較はされましたか?

山崎様:実は、他社のサービス含め導入する以前に、自分達でシステムを組んで、できるところはデジタル化してきていたんです。システムの導入には、コストもかかりますしね。そこで、Googleフォームを使って入力をしてもらい、スプレッドシートで管理していました。でも、スプレッドシートだと写真が紐づいていなかったり、マイナンバーの導入で、別のシステムを使う必要が出てきたり、結局使い勝手が悪くなってきて、そこで、他社のサービスを検討していたんです。
そんな時に、ディップさんから「人事労務コボット」の案内をいただいて、私たちが労務でやりたい事ができるのかを確認したら、全部できたし、テストで触らせていただいた感じも、使いやすく、コストも安価なので、即決しました。

機能以外にも導入の決め手になるメリットはありましたか?

山崎様:まず、面接コボットと連携できるのが、とても便利だと思っています。結局、他のサービスだと、面接後のデータを、手動でシステムに入力する必要があるので、そこに人の手が入ってしまったら、労務のコスト削減になりませんよね。
あとは、応募者の立場になって考えた時にも、いいと思ったんです。応募者の書類作成にかかる時間を削減してあげたい。なにより、いままでは、勤務初日に1時間早く来てもらい、契約書の説明をして、記載してもらっているんですが、これにかかる時間って、お互いに無駄ですよね。応募者も、その日に契約書の説明をされても、緊張しているでしょうし、「質問ありますか?」って聞いても、答えられないですよね。
「人事労務コボット」なら、自分達の好きな時に、契約書を読めるし、親御さんに、わからない事や、不安なことは聞けるだろうし、なにより、1時間早く来なくていいのがいいですよね。


1時間が5分に
人事労務コボットの導入で労務の無駄を省いた

人事労務コボット導入して感じたメリットを教えてください

山崎様:契約書などの説明をしてから、書類を作成するために、勤務初日に1時間早く出社してもらうのは、大変ですよね。それに、対応する社員のスケジュール調整も必要だったんですよ。それが「人事労務コボット」を導入したことで、5分でよくなりました。書類説明にかかる、時間の短縮もそうですが、アルバイトスタッフと、社員のスケジュール調整にかかっていた時間も削減されましたね。
あとは、紙の書類を本社で管理しているので、今後はその書類も必要なくなり、管理コストがいらなくなります。紙で契約書や同意書を取っていた時は、プリントアウトにかかるインクの費用とかもバカになりませんしね。

導入はスムーズでしたか?

山崎様:そうですね。特に問題もなかったと思いますよ。導入時のサポートも、しっかりとやっていただけましたし、操作が簡単ですし、特に困ったことはありませんでした。
他社のサービスだと、確かにデザインは格好良くできているけど、操作がしにくかったり、自分達が求めている機能じゃなかったり。それに比べると「人事労務コボット」はシンプルで、使いやすいですね。

全スタッフを人事労務コボットに登録する作業は簡単でしたか?

山崎様:いえ、導入前に就業しているアルバイトスタッフに関しては、まだ「人事労務コボット」に登録していません。そこは、本社のスタッフが、システムに慣れてから、順を追って登録していこうと思っています。いまは、新規のアルバイトスタッフと、交通費などで、契約内容が変わるタイミングのアルバイトスタッフを登録対象にしているんです。


ウェルカムメッセージを活用して会社の理解度を上げていきたい

ウェルカムメッセージ(ようこそメッセージ)の活用方法を教えてください

山崎様:いままでは、入社手続きの書類作成に来てもらった時間に、理念とか価値観などを口頭で伝えてきたんです。導入後は、ウェルカムメッセージに、理念などを記載して送っているので、ある程度、理解してきてもらえるようになりました。動画が貼れるのもいいですよね。いま、ウェルカムメッセージに貼り付ける用の、動画を作成しています。
動画で伝えることで、より一層伝わると思うんですよね。 君たちが入る会社は、どういう事を大事にしているとか、そういうのを事前に伝えられるのって、他社のサービスには無かったですし、本当にいい機能だと思います。

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