- 目的
- 面接後、手続きに必要な契約書などを素早く回収したい。
- 入社や契約手続きにおける社内業務の簡素化をしたい。
- 他社の入社手続きと差別化することで、スタッフへのメリットを増やしたい。
- 課題
- 契約書を送付し、印刷して捺印された書類が戻るのを待つ時間や、不備があった際の連絡など手間があった。
- ペーパーレスを自社開発で行うことも考えたが、コストとスケジュールが合わなかった。
- 結果
- 毎月50名以上の契約をおこなう中で、書類の不備、回収漏れなどがなくなり、稼働開始日までに契約書類を回収することができるようになった。
名古屋市に本社を構える株式会社AZ様。事業の中心は、愛知県、岐阜県、福岡県の福岡市・久留米市で、200台の車両を抱え展開されている軽配送事業で、毎月50名近いスタッフの面接と採用を繰り返しています。その他に、自社開発商品を販売するEC事業、ソフトウェア・システム開発・情報処理などをおこなうIT事業、人材派遣事業、自社ブランドの焼肉屋を展開する飲食事業など、多岐にわたる事業展開をされています。今回のインタビューでは、毎月50名近いスタッフの契約を電子化することで、どのような効果が出たか、嶋口正人様と、府内亜衣菜様にお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社AZ |
|---|---|
| 事業内容 | 運送事業/IT事業/人材派遣事業/飲食業 |
| 資本金 | 1000万円 |
| 設立 | 平成26年11月 |
| 従業員数 | 200名（アルバイト、委託社員含め） |
| URL | https://azinc.jp/ |
事業について
株式会社AZ様の事業内容を教えてください
嶋口様：実は色々な事業をやっていまして、自社ブランドの焼肉店を展開する飲食事業や、自社ブランドの女性向け寝具や、子供のおもちゃなどを製造し、販売するEC事業などを最近立ち上げたんです。
その他にも、システム開発などをおこなうIT事業や、愛知県の企業を中心にエンジニアを派遣する人材派遣事業などもおこなっています。
ただ弊社の、事業の要は運送事業部で、愛知県、岐阜県、福岡県の福岡市、久留米市で常時150台〜200台で軽配送業務をおこなっています。
スタッフさんへの取り組みを教えてください
嶋口様：運送業がメインになるので、スタッフはドライバーさんがほとんどになります。
実際にドライバーの仕事は、荷物を運ぶだけではなく、事故を起こさないように慎重に運転するなど、非常に気を使う仕事で、とても疲れるんです。
そこで、ドライバーさんの入れ替わりを少しでも防ぐために、極力会社とドライバーの距離を縮め、フレンドリーな関係を作るように心掛けています。
あとは、ドライバーさんへのサービスの一環として、「人事労務コボット」の導入でペーパーレス化し、入社手続きを簡単にしてあげたいというのもありますね。
ディップ：それはどういうことでしょうか？
嶋口様：ドライバーさんも、他の運送会社で働かれていたり、色々と経験を持たれている方もいるわけで、そういった方が、契約書のやりとりなどで、うちのやり方が面倒だと思われてしまわないように、簡素化してあげたいというのもあります。他社との差別化にもなりますしね。
デジタル化で毎月50名近い採用手続きが、どう変わったのか？
毎月50名近いスタッフの採用手続きをさているそうですが？
嶋口様：先ほどもお話しした通り、事業の要は運送業になりますので、採用は主にドライバーさんになります。ドライバーさんは常に採用したい状況でして、募集を掛けて50名以上を採用できるように、努力をしています。
また、ありがたいことに、いま請け負っている運送会社様からの評価が良く、これはドライバーさんたちのおかげなのですが、エリア拡大の話もいただいていて、常にドライバーさん不足の状態なんです。
具体的に50名以上の採用はどのようにして対応されているのですか？
嶋口様：面接担当の社員が3名で担当しています。本社に来てもらえる時は、こちらで面接しますが、できるだけ応募者の要望に応えるため、応募者の近くへ出向き、喫茶店などで面接する時もあるんです。
府内様：「人事労務コボット」を導入する前は、採用になったら、スタッフさんの履歴書、免許証のコピーを本社に送ってもらい、私からスタッフさんへ契約書の書類を送っていました。その後、署名捺印をしてもらった契約書を送ってもらうのですが、稼働開始日までに届かないなどもあり、その場合は、面接を担当した社員に連絡をして、取り寄せてもらっていました。
なかには契約書の送付が遅い方もいて、稼働開始日後に届くということもありました。
それは、人事労務コボットの導入でどう変わりましたか？
府内様：導入後は、面接した応募者様の情報が、面接担当者から、エクセルに纏められて毎週火曜日に届くようになっています。私がそれを確認して、応募者にはコボットからメールを送り、面接担当者には、送った旨を報告するだけです。
あとは、1週間以内に契約書の入力作業を完了させてもらうように伝えていますので、毎日管理画面で確認して、完了が遅い応募者がいる場合は、面接担当者に伝えて、催促をしてもらっています。
入力の際にトラブルなどはありますか？
府内様：契約書の入力と、免許証の期限の入力、免許証の写真をUPしてもらっているのですが、たまに、免許証の写真UPを忘れていたりする方はいますね。
ただ、コボットだとそういったミスも、管理画面上で一目でわかるので、把握しやすくなりました。
自社で開発するより安く早く導入ができる
他社のサービスなどは検討をされていたのでしょうか？
嶋口様：人事労務コボットを導入する前は、クラウドでサインができるサービスを導入はしていたんです。ただこのサービスだと、サインだけがデジタル化されるだけだったので、弊社では活用する場面も少なく、それであれば、契約書をWEB上で完結できる「人事労務コボット」に切り替えてしまおうと、私の方から代表に話をしました。
なぜ、人事労務コボットだったのでしょうか？
嶋口様：たまたまです。ディップの営業さんが、強く進めてこられて、、笑
その時に私も同席していたので、サービスの内容を一緒に聞かせていただきました。
実は、デジタル化については、自社で開発しようかという話も出ていました。IT事業部もありますし。でも、開発にかかるコストや、スケジュールなどを考えたら、「人事労務コボット」なら、機能も悪くないしコストも安いので、導入したんです。
あと、この手のサービスは他にも沢山リリースされていて、そのなかでは、ディップさんのサービスは後発ですよね。だから、他社のサービスを良く研究してリリースした、いいサービスなんだろうと思いました。
導入はスムーズでしたか？
嶋口様：導入後に、契約書の電子化を一斉におこなったので、最初はみんな不安があったようで、そこは心配していました。とくに、ご年配の方は心配で、「印鑑は朱肉を使って押すものだ」という考えなので、WEB上で完了するというのには抵抗があったんじゃないかと思います。でも、やってみたら、特に問題の出ることもなく、こういう時代なんだなと感じていただけたかなと思います。
府内様：ガラケーを使っている方がいて、その場合、コボットの操作ができないので、困っていたようですが、仲間のドライバーさんたちに聞いたりして、無事に全員デジタルに切り替えることができました。
人事労務コボット導入のメリットは？
導入したことによるメリットを教えてください
府内様：まず、紙の書類を整理する場所がいらなくなりました。それに、なにかあった時に、書類を探したり、退職後一定期間保管した後に、削除するなどの業務がなくなったのは、とても便利です。
採用の手続きも、契約書などの書類が全スタッフ分、ちゃんと届いているかなど、確認をして、届いていなければ催促する必要があったのですが、今はコボットの管理画面を、朝と夜に確認するだけなので、契約手続きに関する業務時間は短縮されたと思います。
では、さらにサービスを良くするために改善して欲しい点はありますか？
嶋口様：管理画面など使い勝手に関しては、特にありません。できたら、給料明細の機能など、弊社の雇用形態に合った仕組みになったりすると嬉しいんですが。
府内様：ドライバーさんは委託になるので、給料計算をする必要はないのですが、逆に請求書をデータでもらっているので、それを「人事労務コボット」に取り込んで管理できるようになると便利だなと思います。
最後に、これから人事労務コボット導入を検討される企業様へアドバイスをお願いします。
嶋口様：会社の方針として、労務管理をデジタル化するのであれば、「人事労務コボット」は、事務スタッフさんの作業がしやすいので、受け入れやすいんじゃないかと思います。