アルバイトやパートタイマーを雇用するにあたっては、労務やシフト、勤怠の管理が欠かせません。しかし、アルバイト管理は、煩雑でかなりの時間と手間を要します。
実際に、なかなか効率化が進まず、管理の大変さに頭を悩ませている担当者は少なくないでしょう。そこで今回は、アルバイト管理における課題と、アルバイト管理に活用したいシフト・勤怠管理システム・アプリを紹介します。
アルバイト管理とは？目的は？
アルバイト管理とは、アルバイトやパートタイマーの雇用に際する労務、およびシフト・勤怠管理全般のことです。アルバイト管理は、アルバイトやパートタイマーといった人材を効率良く活用し、お店をうまく回すことを目的としています。
人材不足が深刻化する昨今、外食や小売、サービスをはじめとした業種にとって「アルバイト」は欠かせない労働力です。アルバイト人材を確保し、有効活用するためには、適切かつ効率的な「アルバイト管理」が欠かせません。
以下では、アルバイト管理の主な業務「労務管理」「シフト・勤怠管理」について、もう少し詳しく解説します。
労務管理
アルバイトを雇うにあたっては、正社員と同様に「労働基準法」に則した労務管理が必要です。アルバイトといっても、労働者としての権利は正社員と変わらないため、マイナンバーや各種労働条件の管理など、さまざまな手続きや管理業務が必要となります。
シフト・勤怠管理
シフトおよび勤怠管理は、アルバイト管理の中核的業務です。特に、学生アルバイトなどが多く「シフト申告制」を採っている場合、シフト表の作成および管理はとても煩雑な作業となります。
また、シフト制では一人ひとり勤務時間や時給が異なるため、正確かつ適切な勤怠管理を行うことも、アルバイト管理の重要な役割の一つです。不正やミスを防ぐことはもちろん、各種規程に則したクリーンな管理を行う必要があります。
アルバイト管理における課題
では、アルバイトの労務やシフト・勤怠管理の現場では、どのような課題があるのでしょうか？アルバイト管理におけるよくある課題を3つ紹介します。
アルバイトの所得制限が複雑
アルバイトには、よく耳にする「103万円の壁」をはじめとした複雑な所得制限があります。所得制限の壁を上回ってしまうと、アルバイトスタッフが親の扶養や社会保険の扶養から外れてしまうため、注意が必要です。
アルバイトを雇うにあたっては、所得制限の壁をしっかりと意識した上でシフトを作成することはもちろん、アルバイトスタッフが「扶養控除の範囲内」で税金を抑えて働けるように、適切な労務管理を行わなければなりません。
シフト作成に時間がかかる
シフト作成に膨大な時間がかかることも、アルバイト管理における課題の一つです。
シフトを作成するにあたっては、労働基準法や所得制限、人件費の予算はもちろん、アルバイトの能力やシフト希望まで考慮して最適な人材配置をする必要があるため、膨大な時間がかかります。
また、アルバイトの希望を無視してシフトを組んだり、不平等なシフトを作成したりしていると、労務上の問題はなくてもアルバイトとの人間関係の悪化やトラブルにつながりかねません。
給与計算が大変
アルバイト管理における課題の3つ目は、給与計算が複雑かつ大変なことです。
シフト制で働くアルバイトスタッフは、個人によって勤務時間や時給がバラバラであるため、給与計算に膨大な時間がかかってしまいます。また、総労働時間が規定労働時間を超えていれば、当然ながら残業代も支払わなければなりません。
アルバイト一人ひとりの給与を集計して計算したり、そもそも予算を超過しないようにシフトを組んだりなど、アルバイトの給与に関する管理全般はとても煩雑な作業になりがちです。
不正やミスが起こりやすい
アルバイトの勤務時間を把握しにくいこと、および不正やミスが起こりやすいことも担当者の頭を悩ませる課題の一つです。
紙やExcel（エクセル）を使って勤怠管理を行う場合、申請や承認の段階で不正やミスが発生しやすくなります。また、不正やミスがないかどうかを確認しながら毎日の打刻や申請などを承認する必要があるため、どうしても膨大な時間がかかります。
さらに、勤怠を管理する担当者が常駐していない店舗の場合、アルバイト仲間に打刻をお願いして遅刻をなかったことにするなど、不正打刻が発生することもゼロではありません。こういった管理上の問題があることも、アルバイト管理における課題の一つです。
アルバイト管理には「シフト・勤怠管理システム」の導入がおすすめ
ここまで、アルバイト管理における課題について紹介しました。「シフト作成に時間がかかる」「給与計算が大変……」などといった課題を解決して、アルバイト管理を効率化するには、勤怠やシフト管理に特化したシステムの導入がおすすめです。
ここでは、シフト・勤怠管理を導入するメリットについて紹介しましょう。
勤怠・労務を一元管理できる
アルバイト管理全般に特化したシステムを導入することで、勤務時間や残業時間、給与といった勤怠および労務管理を一元化できるようになります。
勤怠管理システムのデータを給与計算ソフトに取り込んで給与計算を行うなど、あらゆるデータ集計をシステムが自動で行ってくれるため、アルバイトの勤怠・労務管理業務を大幅に効率化することができます。
シフト作成・管理の手間を削減できる
シフト作成・管理に特化したシステムを導入すると、シフト作成・管理にかかる手間と時間を大幅に削減できます。
シフト作成に特化したシステムでは、アルバイトスタッフのシフト希望を自動的に取り込み、シフト表を作成できます。紙やExcelでのシフト管理のように、シフト希望を手入力したり、シフト表を一から作成したりする必要はありません。
また、シフトの調整やヘルプ依頼が必要な際にも、システムを通してアルバイトスタッフに直接呼びかけることができるため、シフト表完成までにかかる時間を大幅に短縮することが可能です。
法に準拠したクリーンな管理ができる
労働基準法をはじめとした法律に準拠したクリーンな管理ができることも、シフト・勤怠管理をシステム化するメリットの一つです。
アルバイトを管理するにあたっては、就業規則や給与規程などに則して給与計算を行う必要があります。たとえば、深夜労働や時間外労働などをさせた場合は、正社員と同様に賃金を割り増して支払わなければなりません。
このように、アルバイトの給与計算は煩雑であるため、手動で行っていると計算ミスや法律違反が起こりかねません。シフト・勤怠管理システムを導入すれば、就業規則や給与規程、労働基準法などに則したクリーンなアルバイト管理を徹底できるようになります。
シフト・勤怠管理システムの選び方・ポイント
続いて、シフト・勤怠管理システムの選び方と、押さえておきたいポイントを紹介します。
勤務体系に対応しているか
まず、シフト・勤怠管理システムが、自社・店舗の勤務体系に合っているかどうかを確認しましょう。というのも、一口に「シフト体系」といっても、時間単位のシフトや1日単位のシフトなど、勤務体系は店舗によってさまざまだからです。
たとえば、店舗で「早番・中番・遅番」と時間単位のシフトを設けているのに、「日勤・夜勤」のオプションしかないシフト管理システムを導入しても効果的なシフト管理はできません。シフト・勤怠管理をスムーズにシステム化するには、豊富な勤務シフトに対応しているシステムを選ぶことが大事です。
シフト管理ができるか
勤怠管理に特化したシステムを導入する場合は、シフト管理にも対応しているかどうかを確認しておくと安心です。
たとえば、シフトを作成すると同時に勤務表を作成し、勤怠管理と連携が取れるシステムを導入すれば、アルバイト管理全体の業務効率を大幅に改善することができます。すでに勤怠管理システムを導入済みの場合は、シフト管理機能付きの勤怠管理システムへの乗り換え、または導入済みのシステムと連携できるシフト管理システムの導入を検討すると良いでしょう。
シフトを提出する側の使い勝手もチェック
シフト管理に特化したシステムを導入するのであれば、シフトを提出する側の使い勝手も併せて確認しておきましょう。
シフトの提出方法がわかりにくかったり、使いにくかったりすると、提出ミスや提出忘れなどが起こりやすくなります。紙やExcelでのシフト管理や、メールでのシフト提出と比較して手間が減らなければ、システム導入の効果は薄まってしまいます。
アルバイトスタッフに向けたシフト提出・確認用アプリを提供しているなど、シフトを提出する側にとっても使いやすいシステムを選ぶことが理想です。
導入済みのシステムと連携できるか
すでに店舗で導入済みのシステムと連携できるかどうかも、シフト・勤怠管理システムの選定時に確認しておきたいポイントです。
たとえば、既に勤怠管理システムを導入済みで、新たにシフト管理に特化したシステムを導入したい場合、導入済みのシステムと連携可能なものを選ぶことが理想です。連携不可のシステムを選べば、管理に手間がかかってしまったり、シフト管理・勤怠管理の2機能が備わったシステムに変更が必要になったりしてしまいます。
また、チャットツールや会計ソフトなど、その他外部システムとの連携しやすさも導入時に確認しておきたいポイントの一つです。
主なアルバイト管理アプリ・システム
最後に、アルバイト管理に役立つ主な勤怠管理アプリ・システムを紹介します。
シフオプ
「シフオプ」は、株式会社リクルートが提供する人手不足やシフト管理効率化といった課題解決に最適なシフト作成・管理システムです。飲食店やエンターテインメント施設など、幅広い店舗で導入されており、利用ユーザーは80,000人を突破しています。
シフト作成業務の効率化はもちろん、人件費管理や労務コンプライアンスの強化など、さまざまな導入メリットが期待できます。また、初期費用無料・月額費用1ユーザー300円からと、低価格で導入・運用できることも魅力の一つです。
公式サイト
Sync Up（シンクアップ）
「Sync Up（シンクアップ）」は、パーソルイノベーション株式会社が提供する、お店の生産性向上を支えるシフト管理システムです。すぐに使えるシンプルな操作性が魅力となっており、誰でもサクッとシフトや人件費、労務の管理・分析を実行できます。
シフト希望の収集から作成、他店舗のヘルプ調整機能まで、シフトに関する機能がオールインワンで備わっています。実際に、Sync Upを活用することで、これまでシフト管理にかかっていた工数を65％も削減することが可能です。「使い勝手を試してから、導入を検討したい」という方には、2ヶ月間のお試しプランがおすすめです。
公式サイト
Airシフト
「Airシフト」は、株式会社リクルートが提供するシフト管理サービスです。シフト表の作成や調整、管理はもちろん、シフト表と一体となったチャット機能でスタッフと直接やりとりをすることもできます。
アルバイトスタッフ用のシフト管理アプリ「シフトボード」を併用すれば、スタッフのシフト提出や確認の手間を削減し、アルバイトスタッフと良好な関係も築くことができます。スタッフ1人あたり月額110円から、費用を抑えて導入できるのもうれしいポイントです。
公式サイト
まとめ
アルバイト管理における課題と、活用したいシフト・勤怠管理システムを紹介しました。
アルバイト管理にありがちな課題を解決し、効率化を実現するには、シフト管理および勤怠管理のシステム化がおすすめです。「紙やExcelでのアルバイト管理に限界を感じているのであれば、シフト・勤怠管理システムの活用をぜひ検討してみてください。
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