応募者の対応から面接・内定後のフォローまで、さまざまな業務が並行して進んでいくのが採用業務です。
「なかなか効率よく採用活動を進められない」「応募者管理が煩雑になっていき、細かなフォローに時間を割けないため、採用数が伸びない」といったお悩みをお持ちの企業も多いでしょう。
そこで今回は、工夫できるポイントを紹介しながら、他社で成功した事例についても解説していきます。紹介する内容をしっかりと把握し、自社の採用活動に生かしていきましょう。
採用活動の業務内容とその課題
採用活動は、いくつかのフローに分けられます。まずは、それぞれの詳しい内容と、課題について工程ごとに紹介していきます。
採用計画の立案
まずは、採用計画の立案です。採用を始めようと決めたら、採用計画を立てます。採用計画には次の観点を取り入れましょう。
- 目標人数
- 採用職種
- 入社予定時期
- 年間予算
- 利用媒体や手法
また、計画を立てる上では自社の過去のデータを踏まえ、目標応募数や面接数を割り出します。
よくある課題として、自社でデータを残す習慣がなかったり、しっかり整理されていなかったりすると、必要なデータを探すのに時間がかかってしまいます。他にもエリアや同業種の相場データがあれば、より現実的な採用計画を立てやすくなります。
各媒体とのやり取り
採用計画を立てられたら、媒体の担当者とやり取りしましょう。
求人媒体であれば、営業や制作スタッフ、人材紹介や派遣であれば営業やリクルーティングアドバイザーの担当が決まります。それぞれの担当と協力しながら原稿を作成し、ターゲットを決めていくと良いです。
利用する媒体を増やせば増やすほど露出が増えるため、求職者の集客はしやすくなります。コストと成果予測のバランスを見て、時期を決めたり媒体を選定したりしていきましょう。
掲載媒体を増やすと、その分応募者の管理が煩雑になります。一括管理できていない会社の場合、応募者の対応に遅れが出たり、漏れが出たりする要因となります。
面接・選考
求人を掲載したら応募が集まってくるでしょう。応募者の対応や、面接・選考活動がはじまります。
面接の手順・評価基準を明確にしながら、求職者とのやり取りを重ねていくことになります。その際に、複数の求職者とのやり取りが発生するため、面接の進捗や細かい評価内容を社内でうまく共有できないケースがあります。
1、2名の採用活動であれば必要ないかもしれませんが、派遣会社や大量募集の際にはスピード感のある社内共有・情報管理が、採用決定数を伸ばすカギとなります。
内定者フォロー
内定が増えてきたら内定者のフォローも必要となります。内定から入社までの期間が空いている場合、内定辞退の可能性が高くなるためです。企業にとっては、どのような理由があっても内定辞退が増えてしまうことは良くありません。
内定者フォローは自動配信ができるような内容ではなく、個人に寄り添った連絡をすることがベストです。そのためには、他の業務の効率をあげて時間を作らなければなりません。
人事担当者にはさまざまな業務が発生するため、こうした業務に時間を避けず、十分な内定者フォローができていない会社が多いことが課題だといえます。
採用業務を効率化する方法
続いては、採用業務を効率化する4つの方法を紹介していきましょう。
他部署へ協力を要請する
1つ目は他部署への協力要請です。
人事部だけで採用活動を行うのではなく、採用対象となる現場の協力をお願いしましょう。営業を採用するときは営業部、システムエンジニアを募集するときは情報システム部といった形で採用対象の部署と協力して採用活動を進めるのがおすすめです。
なぜなら、人事部の担当者は採用活動については詳しいですが、現場のことについてはそれほど詳しくないケースが多いからです。特に専門的な仕事になればなるほど、採用ターゲットをどんな人にしたら良いか、アピールポイントをどの点にしたら良いかなどは、現場の知識を借りた方がうまくいきます。
求職者にマッチした求人原稿を掲載できるようになればその分採用成功率も上がり、効率良く採用活動を進めていくことができます。
デジタルへ移行する
2つ目は採用工程で必要な作業を、紙面処理からデジタル化していくことです。
候補者の情報を紙面ではなくシステムで管理したり、面接進捗や評価内容もデジタルで記入・保管したりしておくことで、社内共有がしやすくなったり、作業効率が上がったりします。おすすめのシステムについては後で詳しく解説します。
業務内容を整理する
3つ目は、業務内容の整理を行うことです。
採用活動は複数の工程があるため、それぞれの業務が煩雑になれば、その分効率が落ちてしまいます。たとえば、次のような観点で見直してみるのがおすすめです。
- 応募者への履歴書郵送は必要か？
- 初期説明会の開催は必要か？
- 面接のスケジュール調整に無駄はないか？
昔からの「当たり前」を見直すことで、業務の無駄を発見することができます。
適切な人員配置
採用活動に携わる人の人員配置についても見直してみましょう。
採用活動は「人を評価する力」「人をフォローする力」の2つの力を求められる活動です。この2つを持っている人材が社内にいれば、採用担当に向いているといえます。「評価する力」と「フォローする力」のどちらか一方でも十分有効的です。
社内で他の部署にいる人材も含めて、採用担当に向いている人がいれば異動の打診をしてみましょう。逆に、業務をさばく力や正確性については、システムを導入して解消されることもあります。
採用業務を効率化するメリット
採用業務を効率化すると、どのようなメリットがあるのかについても確認していきましょう。
コストが削減できる
効率が上がれば、全体にかけるコストを削減が可能です。
採用担当者の人件費、ペーパーレスによる紙面代など、本来かけなくても良いコストをカットすることができるようになります。
採用活動は、ある程度適切な金額を投資することが求められます。安く人は手に入らない時代となっているため、かけるべきところにはしっかりと予算を回し、効率化できる業務からコスト削減するという考え方が重要です。
作業時間を短縮できる
採用業務を効率化すれば、人事部や採用担当者の作業時間が短縮されます。休日出勤や過度な残業をしながら働く必要がなくなり、在宅勤務なども調整しやすくなります。
人手不足により採用活動を行う企業もあるため、採用活動に時間を取れないケースも多いです。適切なシステムの導入や、効果的な求人原稿の掲載により、採用活動の各工程の時間が短縮されるでしょう。
ミスやトラブルを防止できる
効率化することができれば、その分ミスやトラブルの防止にもつながります。
ダブルチェックに時間を割くことができ、機械化による自動配信などで対応漏れを減らせます。優秀な人材の採用機会を逃さないためにも、人為的なミスはなくせるようにしましょう。
効果的な人材確保
効率の良い採用活動が実現できれば、人材確保そのものもスムーズにいくようになります。
大量募集や通年募集の場合を除いて、ダラダラと求人広告を掲載したり採用活動を続けていたりする会社は、「離職率が高いのかな？」「人気のない会社なのかな？」というイメージを求職者から持たれることがあります。ネットの評価なども細かく見られる時代であるため、良くない評判が立たないようにするためにも人材確保はスピード感が大切です。
採用を効率化できれば、年間採用数や採用コストを大幅に改善することができます。
採用業務を効率化できた事例5選
それでは、採用業務を効率化することに成功した企業を5社ピックアップして紹介していきます。当社ディップ株式会社が提供する「コボットシリーズ」を導入することができた事例を解説していきます。
株式会社 ゴルフダイジェスト社
株式会社ゴルフダイジェスト社は、ゴルフ雑誌の出版社です。60年もの歴史のある会社ですが、紙面からネットのコンテンツへ推移していった現在も、時代に合わせて変化しながら新しい取り組みを続けています。
同社は新しい取り組みや他にないユニークな取り組みをしていくためにも、社員は柔軟な考えをもった「おもしろい」人材を求めています。個性的な人材を獲得するためには単発的な採用活動では難しいと判断し、長期で掲載しながら自社の魅力をアピールできる採用サイトが必要だと判断しました。
そこで、当社ディップ株式会社が提供する「採用ページコボット」を導入しました。結果として採用ページを読んで応募してくる求職者が増え、これまで5名採用しています。
内訳も良く、3名は編集がやりたいという方で、2名の方はゴルフが好きな方でした。採用ページで、自社の魅力を伝えられていたことで応募のきっかけを作り出しています。
株式会社メッセホールディングス
株式会社メッセホールディングスは、東京を中心にパチンコホール13店舗、カフェを融合したコワーキングスペースや、サウナが入る複合施設などを運営している企業です。
元々面接コボットをメインに導入し、採用活動の効率化を図ろうとしていました。しかし、おまけのようにつけた「採用ページコボット」が意外と応募を集めていることに気が付きます。
元々同社が運営している求人サイト「バイトル」にも掲載していたため、バイトルの原稿をもとに採用ページを用意しており、大きく作成の手間もかかっていません。緊急度の高い案件は「バイトル」、長期的な採用案件は「採用ページコボット」と使い分けて効率的に進められるようになっています。
有限会社ヤマデン
有限会社ヤマデンは、東京・千葉・埼玉・神奈川を中心に、小規模の集合住宅、アパート、商業施設、店舗、工場などの、電気工事の施工一式を請け負っている企業です。
元々採用活動を頻繁に行う企業ではなく、欠員が出たため久しぶりの求人募集でした。当社ディップ株式会社の営業を紹介されたものの、最初は期待していなかったとのことです。
結果的にもっとも効果を感じられたのは、「採用ページコボット」です。ページの作成も依頼することができたため、本業を圧迫することなく採用活動を成功させることができています。
全国農業協同組合連合会 京都府本部
全国農業協同組合連合会（JA）京都府本部はエネルギー、園芸、畜産、販売を通して農業を支える組合です。採用に関しては、昔ながらのやり方から脱却できないことが課題でした。
良質な人材の獲得のため、Webを使った採用活動に移行したいと思いながらも、紙媒体やハローワークに依頼する方法がメインとなっていました。
そこで同組合は、当社ディップ株式会社が提供する「採用ページコボット」を導入し、採用活動のデジタル化に成功しています。紙媒体やハローワークへの掲載作業がなくなり、すべての採用工程で時間短縮に成功しています。
募集の緊急度にあわせてバイトルへ掲載もするようになり、「採用ページコボット」と使い分けることでコストを抑えながら優秀な人材の獲得につながっている事例です。
株式会社トミダ
創業から75年を迎える株式会社トミダは、スーパーマーケット「ナフコトミダ」を展開している企業です。
合計12店舗を運営しており、生鮮食品が自慢のお店で社員は122名、アルバイト、パートは500名も在籍しています。こだわりの生鮮食品を多く提供するために、他店よりも社員比率が高いことが特徴です。
社員・アルバイト共に、たくさんの応募を獲得するために「採用ページコボット」を導入し、武将隊などユニークなコンテンツ作りで差別化を図っています。応募は1年間で477件という実績もあり、かなりの成果につながっています。
バイトルは新店オープンやスポットの補充、「採用ページコボット」は在籍数を保つために常に公開しておくという形で使い分けている企業です。
採用を効率するなら「採用ページコボット」がおすすめ
仕事探しを行う際に、ホームページを確認している求職者は84％以上も存在しています。採用活動において、採用ページは今や必須のメディアとなっています。
「ホームページはあるけど採用ページはない」「採用サイトを作りたいけどお金は掛けられない」こうした企業には、当社株式会社ディップが提供している「採用ページコボット」の導入がおすすめです。
「採用ページコボット」は採用サイトの作成を簡単に行うことができ、応募集客を一括サポートしてくれるシステムです。具体的には、次のような機能が利用できます。
- 求人情報サイト・求人検索エンジンに掲載
- 求人情報・応募者情報を一元管理
- マッチング率の向上
プランは4つあり、バイトル同様の機能の利用が可能な「ライト」「ライト＋」や、採用TOPページの作成が可能な「スタンダード」、プロが取材・制作してくれる「カスタム」から選ぶことができます。
まとめ
採用活動を効率化させるコツやメリットについて説明しました。
会社の成長には「ヒト・モノ・カネ」が必要といわれており、そのうちのヒトを担う、優秀な人材の獲得は、業績向上に欠かせない観点となっています。
採用活動を効率化することができればその分営業活動に専念したり、他のコア業務に時間を割いたりすることもできます。おすすめした当社ディップ株式会社が提供する「採用ページコボット」の導入も検討しつつ、今回の内容を参考に、日々の業務を改善してみてください。