- 目的
- 履歴書や住民票など、入社手続きに必要な書類をデジタル化したい。
- 個人情報の変更手続きを、効率化したい。
- 入社手続きに必要な書類を、各店舗からすぐに入手したい。
- 課題
- 履歴書や住民票を、店舗ごとに管理していたため、書類の管理スペースが膨大になっていた。
- 面接日から入社手続きの書類が本社に届くまでに、１ヶ月程かかる場合があった。
- 店舗からの書類送付漏れや、個人情報変更に必要な連絡漏れなどがあった。
- 結果
- 書類の保管、従業員情報の確認や更新などがスムーズにおこなえるようになった。
愛知、三重、岐阜、長野、石川、富山県の16店舗で、パチンコ店でのワゴンサービス事業を展開。その他、日中の店舗清掃３店舗、終業後の夜間清掃を１店舗で展開されている、有限会社東近様は、社員4名で、約100名のアルバイトスタッフを管理されています。少数で管理されている中で、さまざまな課題があり、「人事労務コボット」の導入をされたと思いインタビューをさせていただきましたが、導入のきっかけはディップ営業からの「とりあえずどうですか？」でした。今回は、そんなきっかけで導入いただいた「人事労務コボット」が、今では入社管理になくてはならないツールになった経緯を、専務兼営業本部長 近藤良久様と、操作をご担当されている鈴木祐子様にお話を伺いました。
| 社名 | 有限会社東近 |
|---|---|
| 事業内容 | パチンコ店でのワゴンサービス事業/店舗清掃業 |
| 設立 | 平成17年4月 |
| 従業員数 | 100名（社員：4名/アルバイト96名） |
事業について
有限会社東近の事業内容を教えてください
近藤様：弊社は、株式会社平成観光様との共同出資会社として2005年に創業しました。平成観光様が展開している、愛知、三重、岐阜、長野、石川、富山県で、16店舗のパチンコ店でワゴンサービスの事業を展開しています。
その他に、日中の店舗清掃を3店舗、就業後の夜間清掃を1店舗でおこなっています。
アルバイトスタッフは、各店舗で面接を行い、各店舗に所属してもらっていて、エリアマネージャーと、アルバイトのリーダーが日々の従業員管理をしています。
従業員について教えてください
近藤様：ワゴンサービスは、20代・30代の女性従業員が中心になります。昔は学生も多かったのですが、最近は主婦やフリーターの方が長く働いていただいてますね。
日中の店舗清掃は20代〜40代が中心で、終業後の夜間清掃は20代〜70代まで幅広い世代の方に働いていただいています。
従業員の月間応募数と採用人数を教えてください
鈴木様：月によって応募数は違うのですが、バイトルの掲載から20人〜30人程の応募があります。その中から採用できるのは、5人から多くて8人ぐらいになると思います。
ディップ：面接などは各店舗でおこないますか？
近藤様：はい。マネージャーが3人いて、各店舗で面接をおこない、各店舗に所属してもらいます。アルバイトのリーダーがいる店舗は、そのリーダーが面接をする事もあります。
自主的な導入ではなく、進められて。
それが今では欠く事のできないシステムに！
「人事労務コボット」導入のきっかけを教えてください
近藤様：純粋に、ディップの営業の方に勧められたからなんです。正直、最初にお話を聞いた時は、よくわからなかったですし。でも、世の中ではDXの導入が必要だとか、色々なところで話があるなかで、コボットは導入のコストも大きくないし、「とりあえず試してみよう！」というところから始まったんです。
で、試して気づいた事が、導入前は書類管理、特に履歴書や住民票などの管理に、時間がかかっていたんですが、それが、ゼロではないけど、無くなったと思います。
鈴木様：以前は、店舗ごとに履歴書や住民票など書類を入れるファイルがあり、1人ずつファイルの袋に差し込んで管理していました。入社したらファイルに入れ、退社したらファイルから抜く作業をしていたんですが、急に退社してしまったり、退社した事を店舗が連絡し忘れたり、その都度対応しなければいけないので大変でした。
「人事労務コボット」導入前は、書類が採用から最大１ヶ月遅れて届くことも
鈴木様：各店舗からの書類は各店舗で書類を管理することが大事なので、まずは店舗で厳重にチェックをします。それから、月に一度まとめて本社に郵送されてくるんです。
店舗から、採用者のお子さんの保育園に提出する書類を書いてほしいと依頼があっても、手元に履歴書などが届いていないので、結局、店舗に確認しながら書類を書くなど、手間がかかっていました。
「人事労務コボット」導入後は、そういったタイムラグはなくなりましたか？
近藤様：そうですね。履歴書以外にも、住民票の提出、マイナンバーカード番号の入力、銀行口座番号の記載などは、WEB上で実施してもらっています。契約書と、就業ルールの確認もWEB上でおこなって、電子印を押してもらっているので、書類の管理や、不備があった時の対応など、業務は短縮されていると思います。
鈴木様：以前は、店舗から採用連絡がなく、月末に書類が届いて、採用者の人数などを知ることもあって、そこから、給料計算ソフトへの入力など、バタバタした時もありました。今は、事前に入社人数がわかるので、先に給料会計ソフトの準備ができ、助かっています。
導入時、銀行への振り込み移行が大変だったけど、
導入して得られたメリットは大きい！
アナログからデジタルへの移行はスムーズでしたか？
近藤様：店舗側では、今でも入力など間違えることはあるけど、その間違えを指摘してあげればいいだけなので、困ることはなかったと思います。特に現場の従業員は、「説明を聞いてもわからないから、とりあえずやってみよう！」っていう頑張り屋さんが多いので、導入自体はスムーズでした。ただ、銀行振り込みのデータ移行が、最初は大変でしたね。
鈴木様：導入時は、銀行振込データの一括登録など、作業が大変な点もありましたが、そこは、ディップさんに協力してもらい、最終的には問題なく移行できました。
ただ、従業員側で銀行名や、支店名の入力を間違えていて、エラーが起きる事もあったので、それを入力しなおすのは大変ですね。
では、導入して感じられたメリットを教えてください。
鈴木様：紙を使用しなくなったので、契約書などを保管するスペースにも空きができましたし、必要な時に書類を探したり、退職した従業員の書類を探して破棄する事も無くなりました。
あとは、従業員の個人情報に変更があった時も、簡単に確認できるようになりました。以前は、住所変更があったと連絡が来てから、新しい住所の確認や、住民票を送ってもらっていたんですが、これも郵送なのでタイムラグがありましたし、マネージャーから、変更連絡が来なくて、月末の郵送物の中に、住民票が入っていて気が付く、なんて事もあるんです。
「人事労務コボット」を導入してからは、従業員がコボットの変更をして、それを本社で確認できたら、給料計算ソフトの変更を事前に準備できるようになりました。
近藤様：従業員が、いつでも契約内容を確認できるのがいいですね。急に退職される時に、契約内容をあらためてお伝えするのですが、以前は、契約書を紛失している方もいて、確認ができないというケースがあったのですが、今は、コボットの画面を見てもらえるので、そういった事も無くなりました。
あとは、以前働いていた従業員に、急にヘルプを頼んだりする事があるのですが、弊社の事業の場合、風営法の関係もあり、必ず住民票が必要になるんです。
本社で住民票を破棄していたら、店舗側で保管してないかの確認をして、無ければ、提出してもらう必要があるんですが、ヘルプの為に、住民票を取りに行くって大変なので、データで保管できていると便利ですね。
半年に1度実施する、契約更新でも活用されていると聞いていますが、いかがでしょうか？
近藤様：以前は月に1度、店舗でミーティングをしているので、その時にタイミングを合わせて、ハンコ持参で参加してもらっていました。契約書を配って、ハンコを押して、回収して、月一の郵送という流れですが、ハンコを持ってくるのを忘れてしまう方もいて、大変でした。導入後は、従業員にメールを送って、「いついつまでに、操作を完了してください」と伝えるだけなので、楽になりましたね。
もちろん、期日までに、契約書の更新が終わらない方もいますが、その場合も、マネージャーがコボットの管理画面で確認できるので、スムーズに契約更新が完了できるようになったと感じてます。
これからDXの推進や、人事労務コボットを導入される企業へアドバイスはありますか？
近藤様：正直最初は、ディップの営業の方に勧められて、よくわからないけど「価格も高くないのでいいかな」って感じで導入したけど、導入してみて「これはダメだな！」って部分はないと思いますよ。だから、「人事労務コボット」は減点するところがないので100点です！
鈴木様：導入のきっかけはフワッとしてますが、思っていたより便利ですね！
近藤様：今まで、色々な業者さんから営業をうけるけど、最初はいい事を言うだけで、導入後は「コールセンターへ電話してください」ってなる事が多い。でも、ディップさんは、導入後もCSの方が、ちゃんと対応してくれるので、安心してお任せできると思います。