- 目的
- 営業時間外での応募者対応の削減。応募者の応募対応から面談までの時間短縮。
- 課題
- 営業時間外であっても、面談日時の設定を応募者と電話でおこなっていたため、社員に負担をかけていた。 それぞれの担当者が面談日を決定するため、リアルタイムでの情報共有ができずに、社内で面談日が重なってしまうなど、面談設定までに様々な課題があった。
- 結果
- HRコボット for 応募対応の導入により、月に20件以上あった営業時間外の応募者対応の時間を減らすことができた。事前にSMSとメールで一次連絡を自動で行い、チャットボットを使って応募者との質問のやり取りができることで、面談率がアップした。 応募者が自分で設定した時間に面談ができるため、急な面談辞退の件数が減り、また管理画面で面談日を一括管理できるため、社内での面談日のバッティングがなくなった。
岡山県倉敷市を拠点に、製造・物流を中心とした人材派遣サービスを提供している株式会社テックサポート。平日の営業時間外や休日の応募者対応が平均して月に20件以上も発生してしまいました。そこでディップ担当者から、この業務をロボットで自動化できる提案を受け「HRコボット for 応募対応｣を導入。今回は、代表取締役 須々木 将裕様に導入前と導入後でどれだけの業務が自動化できたのか、また、導入したことで面談率がどれだけ向上したのかお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社テックサポート |
|---|---|
| 事業内容 | 労働者派遣事業、有料職業紹介事業 |
| 資本金 | 2,000万円 |
| 設立 | 2018年8月 |
| 従業員数 | 4名 |
| URL | https://tec-support.co.jp/ |
HRコボット for 応募対応の導入にいたった背景をお聞かせいただけますか？
須々木様：HRコボット for 応募対応のことは、ディップの担当者の方からご提案をいただいて初めて知りました。簡易的ではありますが、こちらの工数はゼロで、応募者が応募する時点で面談日まで設定できるのは便利だなと思いました。
それまで面談日の設定は、基本的に電話でおこなっていました。ですから平日の夜や休日などの営業時間外に社員による対応は当たり前にありました。ただ私自身、その状況はどうにかならないのだろうか？と考えていたので、「HRコボット for 応募対応」の話を聞いたときは、なるべく人の手をかけずにできるのはいいな、と感じて導入を決めました。
ほとんどの求人媒体には、「連絡をします」など応募受付のメールが自動返信される機能はついていますよね。ただそこまでで終わっていて。何かその次のアクションができるものはないだろうか？と思っていたんです。
今は少し状況が違う部分もありますが、コロナ禍に入る前は、全国的に求人倍率が高く、応募から面談、就業までの時間をスピーディーにしなければ、応募者が他に流れてしまうということがあったので、「HRコボット for 応募対応」の導入はその点で効果がありました。
導入前の面談設定についてお聞かせください。
須々木様：応募者に関しては、ここ数年でほとんどが電話からWEBでの申し込みへと変わりました。たぶん、応募者の方々は一度で複数に申し込むため、その方が便利なのでしょう。その後、こちらで応募が確認できたら、電話をして面談日を決めるというのが基本でした。ですので、営業時間外の申し込みに関しては、休日は対応者を当番制で決めるなど、マンパワーに頼らざるを得ないところがありました。
HRコボット for 応募対応はどのように利用されていますか？
須々木様：導入当初は終日、HRコボット for 応募対応を利用していたのですが、現在は、営業時間内には運用を止めて、従来どおり社員が電話での対応をおこなっています。
こちらとしては機械対応で面談日まで確定ができるのは便利なのですが、すべての応募者の方が機械での対応で面談日の決定までしていただけるわけでない、ということもありまして。まだ使い始めたばかりで見慣れない、ということもあるとは思うのですが、機械対応と、電話対応のときの面談成立の割合を見ていると、営業時間内であれば、従来どおりの電話対応の方がいいな、という結論に至りました。
それは私たちが事業を展開している岡山県という場所の特性もあると思います。コロナに関しても、大都市と比べるとまだ落ち着いていますし、応募者様も、派遣先の企業様も「リモートでやってほしい」、という要望の方が少ないというのが現状です。実際に応募者の方にお話しを伺うと、チャットボットは便利だけど、自分が働く場所についての話は生の声で聞きたい、という要望もありました。
HRコボット for 応募対応の導入に対して、どの部分にメリットを感じていますか？
須々木様：やはり営業時間外の社員の対応がなくなったのは大きいです。時間外であっても常に携帯電話を手放せない状況でしたが、それがなくなりました。
時間外での応募は週で平均すると5、6件ですので、月20件程度になります。1件に対して、平均して15～20分の電話対応が必要ですから、単純に電話の時間だけでも月に5、6時間分は短縮できたことになります。
さらに、弊社では業種や案件によって対応する担当者を別けています。先ほども言いましたが、休日は当番制にしているため、応募が当番担当の案件でなかった場合、担当者に連絡を取って、案件の担当者から応募者に折り返し電話をするという手間もありました。そうすると1件当たりの対応時間が30分ぐらいになるので、かなりの時短になったと感じています。
実際に面談率のアップには繋がっていますか？
須々木様：はい。HRコボット for 応募対応ですと、単に面談日まで決めるだけでなく、応募者の方と簡単な質問のやり取りまでできるので、応募者の方からの連絡をいただける機会は増えたと思いますし、面談率もアップしていると思います。
また、社内で同じ管理画面を使っているので、情報共有も早くなりました。以前は社員それぞれが面談日の調整をしたら、その日程が重なってしまっていた、ということもあったのですが、それもなくなったので助かっています。
面談日の自動設定以外に導入メリットはございますか？
須々木様：はい。それ以外のところでも、応募者の方が面談日をご自身の希望で決められるので、面談に来ないとか、連絡がつかなくなる、ということも減ったように感じています。その方の性格にもよるとは思うのですが、こちらから「この日程はどうですか？」と提案すると、多少都合が悪くても、そう言われたらそうしますという方もおられたんです。その場合、結果として来ない、という方もいましたが、自分で決めた日程なら守れる方は多いので、その点でも面談率が上がっていると思います。
全国共通のシステムでも地域性によって
使われる機能には差があるのがあたりまえ
HRコボット for 応募対応のWEB面談機能は利用されていますか？
須々木様：WEB面談機能は全く使っていないです。面談は主に対面でおこなっています。私の経験則で申し訳ないのですが、メールなどの文字で対応すると面談に来ない方が多かったという結果もあったように、時代とともに変わってくるとは思いますが、今はまだ対面の方が良いと感じています。それには岡山という土地柄もあるとは思います。
少し話は逸れますが、私はものがいいからと言って、すべてが日本全国で販売できるとは思っていないんです。特にそれが“人”であれば、その面はさらに大きいと思っています。例えばコンビニで売られる商品であっても、地域性というものは出てくると思います。ですから全国一律ではなく、地域によってアレンジをしていくことは、非常に大事だと思っています。それは、ディップの担当の方をはじめ、他の媒体社さんにもお伝えしていることです。
ですので、現状、WEB面談機能を使う予定はないのですが、今後、私のプランでは、岡山県内にもう1拠点を作りたいと思っているので、そのときには現在の拠点から少し遠方にもなるので、利用を検討したいです。状況に合わせて、使える機能はどんどん使っていきたいと考えています。
ディップ担当者への要望はありますか？
須々木様：現状で非常によくしていただいています（笑）。先ほども少しお話ししましたが、私は地域性というものを大切にしていて。他の会社の営業の方の中には、「東京ではこんなのが流行っているんですよ」とか、「今、東京だったらこれですよ」みたいなことを言う方もいらっしゃるのですが、それに対してはあまりいい印象を持っていないんですね。ディップさんは全国にお客さんを持たれていると思うので、岡山県や中国エリアの流れを汲んだご提案をいただければ、非常にうれしく思います。