管理部2名で230名分の入社手続きや労務管理をおこなうには、電子化が必須だった！

目的

• 履歴書や雇用保険など入社手続きの書類管理を電子化したい。
• 郵送でやり取りする店舗との書類を、オンラインで処理できるようにしたい。
• 毎年4月に実施する全従業員の契約更新業務をオンライン化したい。
• 書類の保管や、手続きの際の郵送時などに紛失してしまうリスクを無くしたい。

課題

• パート、アルバイトスタッフの雇用関連書類が膨大になり、管理や保管が大変だった。
• 各店舗で働いているスタッフの情報を確認するために、都度店長に確認をしていた。
• 毎年4月に実施するパート、アルバイトスタッフ約230名の契約更新実施時に、書類の送付と回収する手間、記載漏れの確認、郵送コストがかかっていた。

結果

• 入社手続きに必要な書類をバインダーで保管していたが、管理・保管の手間が軽減され、電子化されたことで書類紛失などの心配も無くなった。応募者も、採用時の書類提出もスムーズになり、早い方は2,3日で手続きが完了できるようになった。 また、毎年4月に実施する、全従業員の契約更新作業では、メールを一斉送付するだけなので、書類郵送にかかる時間やコスト、書類不備の確認も軽減されると期待している。なにより、電子化することで、管理部スタッフ2名で230名の入社手続き業務や、労務管理がスムーズにできるようになった。

兵庫県三田市に、2万平米以上の広大な敷地で、能や伝統芸能を鑑賞しながら、ステーキコースを堪能できるレストランを運営する、株式会社三田屋本店様。その他に、神戸・大阪・京都の百貨店へレストラン店舗の出店や、ハムなどの自社製品を販売する店舗を運営されています。今回は、全店舗のパート、アルバイトスタッフ約230名の管理を、わずか2名でおこなっている、管理部部長の西川和芳様に、人事労務コボットの導入前と導入後の業務改善についてお話をお伺いいたしました。

社名	株式会社 三田屋本店
事業内容	レストラン（ステーキ）/ハム製造・卸・販売/三田青磁の創作・卸・販売
資本金	1,000万円
設立	昭和54年9月
従業員数	250名（パート/アルバイト含む）
URL	https://sandaya-honten.co.jp/

株式会社三田屋本店さんについて教えてください。

西川様：まず、この三田屋本店は、敷地面積2万平米以上あり、年に数回、能の舞台を鑑賞していただくことができます。その他にも、連休の際には能に限らず、日本の伝統芸能を鑑賞していただくことができます。レストランメニューは、さまざまな和牛のステーキコースを堪能していただけます。お客様は、この地域の方が、普段使いでお一人でいらっしゃる時もありますし、三田のアウトレット帰りにご家族でいらしたり、場所柄ゴルフ場も近隣に多いので、ゴルフ帰りにお立ち寄りになるお客様もいらっしゃいます。地域も大阪、京都、滋賀や中国地方、さらに鳥取などからもお越しいただいています。
レストラン店舗以外にも、大阪の梅田大丸店や姫路駅前の山陽百貨店などでハムなどの食材を扱う物販の店舗も運営しています。

パート・アルバイトスタッフの人数を教えてください。

西川様：私たちが管理しているのは、フランチャイズ以外のレストラン店舗と、物販の店舗全体になり、全体で230名から多い時で240名のスタッフさんに働いていただいています。
年齢層は幅広く、学生さんから主婦の方もいらっしゃいますし、60代、70代の方もいらっしゃいます。なかには20年、30年と長く働いていただけているスタッフの方もいらっしゃいます。また、学生さんだと能の舞台があることや、百貨店での店舗出店ということが、親御さんから安心していただけるケースが多いようで、アルバイトの了承がとりやすいということもあります。

人事労務コボットを導入の目的を教えてください。

西川様：大きく2つあります。まず1つ目は、書類が多いのでそれを電子化したいということです。履歴書から、社会保険加入の有無や雇用保険など必要書類が多く、導入前は紙の書類をバインダーで保管していたのですが、物理的に増えてしまい管理が大変でした。退職された方の書類も溜まってしまい、何かあった時に書類を探すのが大変でした。また、各部長が自分の受け持つ店舗スタッフを確認したい時に、書類を探すか、各店舗の店長に確認しないと、わからないということもあって、とても非効率でした。

もう一つは、弊社ではパート、アルバイトスタッフの雇用契約の更新を、いつ入社されても4月1日に一括でおこないます。そうすると、230名近いスタッフの書類を各店舗に送り、それを返信してもらった後に、記入漏れがないかをチェックし、漏れがあれば、また各店舗に連絡をして、記入をしてもらう作業をしていました。この作業がとても手間がかかっていました。書類自体が正しく本人に届いているか？などの確認もすると、さらに大変な作業になっていたので、オンラインで完結できる「人事労務コボット」の導入にいたりました。

他のサービスなども検討されましたか？

西川様：はい。他社のサービスは調べていました。特に人事関係のソフトはよく探していたのですが、大企業向けのソフトはコスト的に合わず、中小企業向けのソフトは対応できる人数が合わないなど、費用と性能のバランスが、なかなか自分たちの環境に合うものがありませんでした。2年ほど色々と探しながら、ちょうどいい物がなかったので、とりあえず、従業員台帳をエクセルで打ち込んだりしていましたね。それもテンプレートを探して活用してみたり、自分たちで作ったりしたのですが、使い勝手の悪さで、2,3度様式を変えていたような状態でした。

パート、アルバイト採用の流れを教えてください。

西川様：面接は各店舗の店長がおこなっています。以前は、内定したら店長に履歴書やマイナンバーカードなどの必要書類の提出を依頼して、郵送などしてもらっていました。

その際に、例えば履歴書に写真が無いなど不備があれば、あらためて取り寄せてもらう手間はかかっていましたね。あとは、未成年の場合、マイナンバーカードの提出を心配される親御さんがいて、説明する手間もかかっていました。
また、店舗によっては書類の送付を一般の運送業者に依頼するため、送料や送付手続きの手間もかかっていました。
内定を出してから稼働までは2週間程度かかるスタッフが多いですが、必要書類に関しては、稼働後に提出してもらうなどで対応することもあります。

人事労務コボットの導入で、採用の流れは変わりましたか？

西川様：導入後は、面接シートをスキャンして送ってもらうなどの対応をしています。送ってもらう面接シートに、応募者の名前、電話番号、メールアドレスの記載があるので、そちらに「人事労務コボット」からメールを送っています。
管理画面でメールを見たかどうかわかりますし、入力項目に記載する内容や、雇用契約のサインの確認など、採用から稼働までスムーズに進められるというのは大きいですね。
また、親御さんのサインが必要な未成年で、一人暮らしをしている場合、書類を応募者の方へ郵送し、応募者の方から親御さんへ郵送してもらっていました。「人事労務コボット」なら、そのままメールを転送してもらえばいいので、手間も省けて時間も短縮できますし、書類紛失などのリスクも少なく、管理の面でもプラスだと思います。

内定通知のメール送付の際は、フォローなどが必要ですか？

西川様：9割ぐらいの方が、メールを送ったその日の夜には、必要項目を入力していただけるので、次の日には雇用契約が完了しています。たまに、キャリアメールを使っている方で、メールが届かないケースがあるので、その場合は、店長経由で解除方法を伝えたり、フリーアドレスの確認をしています。

ディップ：メール以外で何かトラブルはありましたか？

西川様：アップロードする書類を別の場所に上げてしまったというケースはありましたが、割と少ないと思います。ほとんどの方が、入力や書類のアップロードは問題なく対応していますね。

その他に便利な機能はありますか？

西川様：社労士さんや、税理士さんと共同管理しています。書類もそれぞれ同じ場所に集まっているので、やりとりもスムーズになりました。以前は、社労士さんに書類をファックスや郵送したりなどしていたのですが、今はそれがなくなりました。スタッフが退職される際の離職票の作成も、メールで伝えるだけで、社労士さんの方で書類作成できるので、手間が大幅に省けています。
書類に関しては、書類の紛失などを心配しなくても良くなったのは嬉しいですね。

4月の契約更新時に、既に働いているスタッフさんの電子化は大変ではないですか？

西川様：先ほどお話しした通り、弊社ではどのタイミングで入社されても、4月1日に契約の更新作業をおこないます。以前は、各店舗で働いている従業員毎に書類をまとめ、発送し、記載してもらい、戻ってきた書類を確認していました。書類に不備があれば、再度ご連絡するなどの手間もかかっていたのですが、「人事労務コボット」は、全従業員にメールを送れば、後は従業員にWEB上で入力してもらうだけなので、私たちの手間は省けると思います。

人事労務コボット導入の決め手を教えてください

西川様：はじめはディップの営業さんの紹介でした。お話を聞いたところ、高機能過ぎるというわけではなく、中小企業向けに開発されていて、必要な機能が備わっているのに費用が安いと感じました。会社にプレゼンした際も、機能的にも費用的にも大きな負担にならないのでいいのではないか。また、情報をクラウドに上げて管理できるので、災害にも強いというところで、社長の判断をいただきました。

人事労務コボット導入で改善された点はありますか？

西川様：導入前は、入社手続きに必要な書類を集めてもらうのに、1〜2週間かかっていたのが、早ければ3日程度で完了している状態に持っていけているので、その点の効率化というのは大きいです。
あとは、これからですが、従業員に対しての雇用契約書の通知です。CSVでアップロードしてメール一括で通知ができるので、書類を郵送していた時に比べ圧倒的に効率化できると思っています。

ディップ：従業員さんは、電子化で戸惑いや不安の声などはあがっていませんか？

西川様：弊社の場合、既に給料明細を電子化して運用しているので、その点の受け入れやすさはあると思いますので、いまのところ、不安などの声はあがっていません。

人事労務コボットで改善してほしい、または使いにくい機能はありますか？

西川様：そうですね。従業員が住所変更などで、情報を変えた時に、変更があった通知などが、管理画面のTOPに新着情報として見られると助かります。
あとは、企業側でオリジナルのアップロードができる書類があるのですが、アップロードする際のファイル名を、任意で付けられると、後から確認しやすいのでいいですね。

その他にDX推進されている部門、業務などはございますか？

西川様：食材の受発注や在庫の入力は既に電子化されています。ただ、在庫管理など仕組みが大変な部門は、導入するシステムやソフトの初期費用、カスタマイズしないと使い勝手が悪い部分もあるので、なかなか進んでいないですね。それ以外ではだいぶ電子化されていると思います。今後の課題としては、導入したソフトが色々な会社の物を使っているので、そこを連携できるサービスや、請求書、納品書、経費などを一体化して管理できるシステムなどを導入していきたいとは思っています。

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