- 課題
- 現場の組織体制・業務の抜本的見直しに適応した人事労務ツールの導入
コロナ禍でも業務量は変わらない状況が続く中、各ホテルは人員が不足しており、業務の効率化の為にデジタル化が急務でした。
- 結果
- 「人事労務コボット」で入社手続きや内定通知をデジタル化
「人事労務コボット」を導入したことで、これまで紙でおこなっていた入社手続きや内定通知のデジタル化に成功。また、各ホテルでバラバラだったフォーマットを統一したことで業務の標準化を実現しました。
株式会社ホテルマネージメントジャパン様は自社ブランドである「オリエンタルホテルズ＆リゾーツ」をはじめ、「ヒルトン東京お台場」など大手外資系ブランドのホテルを運営しています。全国に21のホテルを運営（2023年6月現在）しており、「人事労務コボット」は2022年8月頃に「神戸メリケンパークオリエンタルホテル」で試験的に導入したのち、グループ全体でご利用いただいています。今回はグループ会社にて「オリエンタルホテル 東京ベイ」の人事労務を担当するお二人にお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社ホテルマネージメントジャパン |
|---|---|
| 事業内容 | ホテルの運営 |
| 従業員数 | 2,421名(グループ全体) |
| URL | https://www.oriental-hotels.com/ |
ユーザー目線で機能性抜群のdipサービスを選択
はじめにお二人の担当業務を教えてください。
株式会社HMJオペレーションズ 総務人事部長 会沢次郎様（以下・会沢様）：まず我々が所属しているHMJオペレーションズという会社はコロナ禍で立ち上げられました。ホテルマネージメントジャパン社が運営するホテルは全国に21あるのですが、HMJオペレーションズは複数のホテルでおこなわれる業務の一元管理を目的としています。私は人事労務領域における横断的な責任者を務めています。
株式会社HMJオペレーションズ 総務人事部 シニアマネージャー 坂野真沙美様（以下・坂野様）：私は管轄するホテルからの人事情報をまとめるチームのリーダーを担っています。各ホテルから共有される従業員データをもとに、従業員の給与や賞与の計算、社会保険手続きなどをおこないます。
「人事労務コボット」導入の背景としてどのような課題があったのでしょうか。
会沢様：コロナ禍で、これまで各ホテルに配置していた人事チームなどの複数の部門を集約させて当社が作られましたので、各ホテルの人員が減ることは避けられませんでした。しかし、業務量がそれほど減るわけでないため業務自体の抜本的な見直しが必要となったんです。そこをリカバリーするにはデジタル化が必須でした。それに加えて各ホテルで異なるフォーマットなどの仕様をそろえて一元管理することや、従業員の負担を軽くすることも重要でした。
坂野様：人事情報の受け渡しにはPDF形式のファイルを使用していたのですが、各ホテルでフォーマットがバラバラだったため、ホテルによって足りない情報があったり文字が不明瞭だったりするんです。そのたびにホテルへの問い合わせが必要となります。また、新入社員の受け入れ時は、さまざまな従業員情報の回収が終わるまではこちらの作業を始められないため待ち時間も発生してしまいます。このような背景もあり、現場の人数が減ったので本当に大変でした。
「人事労務コボット」導入の決め手は何だったのでしょうか。
会沢様： 人事労務領域に関しては「人事労務コボット」だけでなく自前のシステムなどもあるのですが、「人事労務コボット」の大きなメリットは入社前からも従業員情報のやり取りができることです。多くのシステムは入社してからでないとシステム自体を利用できない。そのため結局、入社前は紙でやり取りせざるを得ないんです。入社前からデータを扱えるという点で「人事労務コボット」は非常に優れていると私は思っています。ほかにもさまざまな点で機能性は抜群ですので、徹底的にユーザー目線で作られているなと感じますよ。
実際にどのようなシーンで「人事労務コボット」を活用していますか。
坂野様：主に内定の通知・承諾や雇用契約書の締結に使用しています。それに加えて入社当日の案内や当社のコンプライアンスマニュアルの共有、さらには新卒内定者向けのアルバイトの案内などにも活用しています。書類の受け渡しだけでなく、インフォメーション機能としても使い勝手が良いですね。
会沢様：新入社員に対して「人事労務コボット」上でさまざまな情報を入力してもらう場合に、こちらで進捗を把握できるのも便利ですね。入力が進んでいない場合には、「もうすぐ入社が近いですが困ったことはありませんか」といったフォローを入れられるので、お互いに安心して入社日を迎えられると思います。入社日時点で必要な情報がそろっていると、そのあとのタイムスケジュールも組みやすくなりますので本当に楽ですね。
モデルケースを作ったのち全社展開 難関は書類フォーマットの統一
「人事労務コボット」はどのように導入を進めていったのでしょうか。
坂野様：グループ全体で21のホテルがあるので、まずは兵庫県の「神戸メリケンパークオリエンタルホテル」への導入からはじめました。そこで試験的に使ってみると時間が大幅に削減されたのが証明され、現場の人みんなから「めっちゃ楽やん！」と満足してもらえました。私ともう一人のスタッフが導入を主導したのですが、dipさんには何度も足を運んでいただき、各ホテルに導入時の説明をしてもらいました。また、導入後の1ヶ月後や3ヶ月後にも連絡をくださったので、「こういうことができないんですよ」「ああいう機能ないですか」と何回も意見交換させてもらいましたね。
会沢様：「神戸メリケンパークオリエンタルホテル」で最初に導入しモデルケースを作ったことで、dipさんとしては導入の課題や当社の温度感みたいなものもキャッチアップできたんじゃないかなと思います。そのため全施設への導入を進めるときもお互いにスムーズだったような気はしますね。
導入における懸念点や苦労した点はありますか。
会沢様： 入社書類の統一は苦労しましたね。いままでは、あるホテルは入社時に3枚の書類を集めているがほかのホテルでは4枚、また違うホテルは2枚しかないといった状態で、しかもそのフォーマットも違う。こういった書類を集めて統一していく作業は大変でした。ただ、書類を統一できてからは、スムーズに進んだと思います。ベースとなる書類の整備と運営フローさえ整えれば、あとはdipさんにほぼそのままお渡しできたのはありがたかったですね。また、「人事労務コボット」はマニュアルも充実しているのでdipさんに直接聞かなくても解決できた問題も多かったです。
特に気に入っている「人事労務コボット」の機能はありますか。
坂野様：複数の人事担当が同時にログインできる点ですね。いままでは従業員情報に変更があった場合、修正版のPDFを受け取って、そのファイルを見ながら修正するという工程が必要でした。しかし、同時ログインが可能なおかげで従業員の情報をシステム上で修正し、タイムリーに把握できるのがとても便利です。また、履歴書なども同じ場所に格納しているので、一人の従業員の情報を集めるためにいくつものシステムを行き来せずに済むのも業務効率化に役立っています。
会沢様：私は必要な資料を従業員に一括送信できる点が気に入っています。「人事労務コボット」の仕組みのなかで、CSV形式で複数名をフィルタリングして資料を一括送信するといったことができるのは、僕のような実務担当からするととても楽ですね。
コスパの高さを実感 今後は新卒採用におけるdipとの連携も
改めて「人事労務コボット」を導入してみてどのように感じますか。
会沢様：もうね、コスパは最高ですよ。もちろんプランやユーザー数、システムの使い方にもよりますが、各ホテルのランニングコストをしっかりおさえながらも大きな効果を出してくれているわけですからね。フォーマットの統一や初期設定は少し大変でしたが、デジタル移行による紙代や郵送費、管理コストなども考慮するとコスパは非常に高いですよ。
dipからの支援で「助かった」と感じる点はありますか。
会沢様：やはりバックアップ体制が非常に充実していますね。一般的にシステムを導入したあとは、何か修正を加えたい場合は「これについては有料で」とか「クライアント側で対応してください」といったことが多いのですが、dipさんは非常に柔軟な対応をしてくださって本当にびっくりしました。
坂野様：細かいことでも相談に乗ってくれてとても助かりましたね。導入当初、システム内の同じような箇所で従業員による入力間違いがあったのでdipさんに相談したところ、「こういう項目に変えましょう」「こういう注意書きを入れましょう」といった提案を積極的にいただき、実際に修正もすぐに対応いただけました。本当に私たちのことを考えてくれているんだなといつも感じます。
最後に、dipサービスの活用について今後の展望を教えてください。
坂野様：グループの方針としては今後さらにホテル数が増えてくると思いますので、連動して採用も増えていきます。また、とても使いやすいシステムなので、もし新しい担当の方が来たとしても適応しやすいのではないかと思います。少数精鋭の人事チームで対応するには、「人事労務コボット」は不可欠ですよ。
会沢様：人事労務領域だけでなく、採用領域でも良い連携ができると思っています。採用ページに関しては、もともと他社さんのサービスを使っていたのですが「人事労務コボット」とあわせてdipさんにお願いしたほうが一元管理や一気通貫になるだろうということで、採用領域でも連携をさせていただいています。また、今後は使い方を工夫することで新卒採用でもdipさんと協力できると考えています。すでに相談はしているのですが、dipさんの「採用ページコボット」を軸にいくつかのツールを組み合わせることで可能性をもっと広げられると思っています。
※取材内容は、2023年6月取材当時のものになります。