- 目的
- 労務管理業務の効率化を図りたい。
- 人事関連の書類をペーパーレス化したい。
- 課題
- 一人一人チェックシートを作成し、提出された書類の確認作業をおこなっていた。
- 履歴書などの必要書類を、近隣店舗は本社まで持ってきてもらい、遠方の店舗は郵送していた。
- 住所変更、交通費の変更など、何かあった際に書類を探すなどの管理に時間が掛かっていた。
- 結果
- 入社手続きに必要な書類の持ち込みや、郵送を待つことなく、また、書類管理や手続きのために必要だったチェックシートの作成などが削減され、業務効率が向上された。
「食にマジメ」をコンセプトに南インド料理を提供する「ERICK SOUTH」や、自然薯を使ったとろろや山芋料理、鯛めしを提供する「ちどり」など全国26店舗を展開する、株式会社円相フードサービス様。その他に、ERICK SOUTHカレーを通信販売するなど、食に関わる事業を展開されています。社員、アルバイト合計474人の人事労務管理を1人で担当されている、大橋様に、「人事労務コボット」で日々の労務管理や、年末調整のデジタル化について、現場でどのように活用されているのか、お伺いいたしました。
| 社名 | 株式会社円相フードサービス |
|---|---|
| 事業内容 | 運送事業/IT事業/人材派遣事業/飲食業 |
| 資本金 | 7,330万円 |
| 設立 | 平成13年9月 |
| 従業員数 | 社員74人・アルバイト400人（2022年4月時点） |
| URL | https://enso.ne.jp/ |
事業について
「食にマジメ」このコンセプトについて教えてください。
大橋様：食材に対し、料理に対し、そして何よりお客さまに対し決してウソをつくことなく、私たちが美味しいと思うものを提供し、きめ細かいおもてなしをもって、多くの人に喜んでいただきたい。そういう想いから作られたコンセプトです。
店舗の種類について教えてください？
大橋様：南インドの定食「ミールス」をはじめ、カレーやビリヤニ、ティファンという軽食など、本格的な南インド料理を提供する「ERICK SOUTH」や、自然薯を使ったとろろや山芋料理と、鯛めしや蕎麦を提供する和食の「ちどり」、さらには惣菜のお店など、幅広いジャンルの飲食店を、全国26店舗に出店しています。海外でもベトナムに出店しています。また、ERICK SOUTHのカレーを通信販売などもしています。
この本社では、１階のセントラルキッチンで、通信販売用のカレーや各店舗の料理用ソースを作り、配送する業務をおこなっています。
お店のジャンルに合わせてアルバイトスタッフも採用されているのですか？
大橋様：お店に合わせて、採用するアルバイトスタッフを、判断することはしていません。ただ、お店をご利用いただくお客さまの層には違いがあるので、自然とそれに合ったアルバイトスタッフさんが集まってきているようですね。和食や惣菜のお店では、ファミリー層など一般的なお客さまが多いので、アルバイトスタッフさんも幅広く、色々な年代の方が働いてくれています。南インド料理を提供する店舗では、お客さまもこだわりを持った方がいらっしゃるので、アルバイトスタッフも「料理好き」の方などが多く働いてくれている印象ですね。
人事労務管理のデジタル化について
アルバイトスタッフの採用手順について教えてください
大橋様：アルバイトスタッフの採用は、各店舗で随時実施しています。アルバイトの募集から、応募の対応、面接、採用決定まで各店舗の責任者が対応しています。
「人事労務コボット」導入後の今は、店舗側で管理画面にメールアドレスを入力して、採用者には入社手続きに必要な書類のアップロードや、入力をしてもらっています。
店舗から、本社への採用者の連絡は、専用の連絡サイトがありますので、そちらに入力してもらっています。
導入前は、近隣の店舗だと書類を持ってきてもらい、遠方の店舗は、書類を郵送してもらっていたので、書類の不備などがあれば、全てが揃うのに時間がかかることもありました。
本社での人事労務管理は大橋さん1人で担当されているとお伺いしました。
大橋様：人事労務関連の手続きや、書類管理などは私1人で担当していますが、最終的な確認は、総務部長にお願いしています。
その体制で、年間何人の入社手続きを担当されているのですか？
大橋様：月によって採用する人数は違うのですが、1年間で約180人の採用になります。とくに今月は（取材時2022年4月）32名の採用がありました。3月は学生さん、特に大学生の卒業があるので、トータルの人数は変わらないのですが、普段よりは多く採用があります。ただ、「人事労務コボット」を導入していたので、私としては、管理画面で進捗を確認するだけでしたので、人数の割には楽だったと感じています。
大橋さんが入社された時にはデジタル化していましたが、違和感はありませんでしたか？
大橋様：はい、ありませんでした。以前の職場も全国に店舗を持つ飲食店だったんですが、その時は紙での管理でした。それに比べると本当に楽だなと感じます。
弊社も以前は、1人に対して7、8枚の書類をファイリングしていたようなので、色々と便利になったんだと思いますね。
店舗と本社で人事労務コボットを使い分けているのですか？
大橋様：はい。先ほどお話しした通り、店舗側で採用が決定したのちに、「人事労務コボット」の管理画面に、採用者のメールアドレスを入力してもらいます。
その後は、私の方で、管理画面を日々確認しながら、採用者の入力状況を確認していて、進捗が遅い方がいる時には、店舗側の責任者に連絡をして、採用者の方に伝えていただいています。
採用者が入力する際に、入力ミスなどは目立ちますか？
大橋様：目立つほどではありませんが、やはりたまにはあります。マイナンバーの入力で数字が違ったり、銀行の口座番号が一致していないなど、銀行関連ですと、ゆうちょ銀行の支店名がわからなくて、未記載の場合もありますね。その場合は、こちらで調べて入力してしまいます。ただ、上から順番に、項目毎に入力を進めていくので、入力漏れとか、どこに何を入力したらいいかなど、わからなくなることは少ないと思います。
人事労務コボット導入で、大橋さんが感じるメリットとは？
大橋様：実は全社員分をデジタル化しているわけではないんです。「人事労務コボット」導入後に入社した、社員やアルバイトスタッフから登録をしています。なので、いまは半分ぐらいがアナログ管理で、半分がデジタル管理になります。デジタル管理だと、住所変更や、交通費の変更申請があった時などの作業はだいぶ楽になりました。
アナログ管理のスタッフは、申請があったら書類を探して変更したり、保管したりしてますが、「人事労務コボット」なら、スタッフに入力してもらい、更新されると管理画面に通知があるので、私はそれを確認して手続きするだけです。
アナログ管理のスタッフを人事労務コボットに登録することはしないのですか？
大橋様：年間を通して、社員やアルバイトスタッフの情報更新が頻繁にあるわけではないので、一斉にデジタル化にはしないでもいいという、会社の判断です。ただ、昨年度の年末調整はコボットでやったのですが、そういった作業をする際に、コボットに登録をしてもらっています。
年末調整のデジタル化について
年末調整も人事労務コボットで実施されたのですね？
大橋様：はい。社員と、希望されるアルバイトスタッフの方には、年末調整の手続きをするのですが、昨年度分は「人事労務コボット」でおこないました。
ここで、アナログ管理だったスタッフに関しては、「人事労務コボット」に登録をしていただいています。あとは、管理画面からメールをするだけなので楽ですね。
年末調整の入力はスムーズでしたか？
大橋様：とくに大きな戸惑いや、質問はありませんでした。ただ、入力のミスはありましたね。
例えば、保険を納めた額の記入ミスや、介護の分類、住民票コードなど、間違いやすい箇所はありました。ミスしている項目に関しては、コボットの管理画面に、コメントを付けて送付する機能があるので、それを使い修正依頼の連絡をしていました。それでも、反応がない方には電話していましたが。。。大体の方はそれで修正をしていただけたので、全体的にはスムーズに処理できたと思います。
人事労務コボット導入前と比べて作業はどう変わりましたか？
大橋様：導入前は、保険の控除とか書き方がわからない時は、書類が添付されていて、「あとは任せします！」といった方もいたみたいで、それに書き込んだり、足りない書類があれば催促したりと、大変だったみたいです。毎年の事なので、慣れてしまってしまったみたいですが。。。
今回は、完全に手書きがなくなったので、記入したものを印刷して、控除の紙を貼り付ける作業だけなので、導入前に比べて、作業時間も早くなりましたし、書類不備とか記入ミスの連絡などもなくて、労務管理の効率化ができたんじゃないかと思います。
最後に労務管理をデジタル化しようとしたキッカケを教えてください
大橋様：これは、社長から聞いた話になりますが、弊社は今後も店舗を拡大していこうと考えています。そのうえでスタッフの数は増えていきますが、これに対応し、効率的な労務管理をするには、デジタル化が必須という考えで、導入に至りました。
私自身も使ってみて、スタッフの最新状況が一目でわかったり、社労士の先生に書類を送る際も、住民票、雇用契約書、年金手帳の写真をそのまま送付できるのは便利ですね。
アナログ管理の際は、書類をスキャンして送っていましたが、いまは登録されたデータをダウンロードして、送付するので便利になりました。