とにかく時短!書類の出し直しで1ヶ月かかっていた入社手続きが、コボットの作業1回で完了するまでに改善された!

目的
  • 労務のペーパーレス化をしたい。
  • 入社手続きに必要な書類の郵送作業を無くしたい。
  • 書類不備や未着の催促にかける時間を減らしたい。
課題
  • 入社後すぐに販売現場への出張などがあり、必要な書類が1ヶ月ほど揃わない事がある。
  • 入社手続き書類の郵送費用と、手間が課題だった。
結果
  • 1ヶ月ほどかかっていた入社手続き業務が、1回の操作で完了できるようになり、労務の作業時間が大幅に削減された。
  • 親御さんから承認をいただく際に、導入前は直接説明するケースなどもあったが、導入後にはそういった作業がなくなり、書類送付などの郵送コストも削減することができた。
株式会社ネクサスイノベーション

福岡と東京に拠点を置き、全国のイオンモールや、地場の商業施設など、人が集まる場所で、ポケットWi-Fiやウォーターサーバーの販売事業をされている、株式会社ネクサスイノベーション様。現在では、商業施設での販売ノウハウを活かし、催事場出店やイベントを実施したい企業と、商業施設のマッチングをおこなう、スペースコンサルティング事業や、太陽光発電のエネルギー事業まで、幅広い事業展開をされています。本インタビューでは、全社の労務管理を1名で担当されている、営業本部総務部/労務部 部長 有馬知美様に、現場目線での、「人事労務コボット」導入のメリットを中心に、お話をお伺いいたしました。

社名
株式会社ネクサスイノベーション
事業内容
セールスプロモーション事業 / スペースコンサルティング事業 / ホームコンサルティング事業
資本金
1,000万円
設立
平成29年2月
従業員数
45名(アルバイト・業務委託社員含む)
URL
https://nexusinnovation.co.jp/

事業について

ネクサスイノベーション様の事業について教えてください。

有馬様:ネクサスイノベーションは、久留米で創業して、4期目に福岡へ移転してきました。2022年には東京支社ができ、現在は2拠点になります。社員はアルバイト含め若いメンバーが多い会社で、責任者も若く、おかげでとても活気のある会社です。先日も、責任者会議がありましたが、活気のある会議になっていたと思います。
事業としては、全国のイオンモールやドン・キホーテ、地場の商業施設などで、ポケットWi-Fiや、ウォーターサーバーの販売をおこなっています。
現在は、その販売ノウハウを活かし、催事やイベントスペースを利用したい企業様と、商業施設をマッチングする事業の展開もしています。その他にも、東京支社では、戸建向けの太陽光発電を設置する、エネルギー事業も開始しています。

必要書類が揃うまでに2ヶ月かかるケースもあった

人事労務コボット導入の目的を教えてください。

有馬様:ペーパーレス化することで、労務作業の時間を短縮したいと考えて導入しました。2020年に東京支店ができ、書類の郵送が必須になったことや、ポケットWi-Fiの販売事業では、福岡から出張して現地に行ってもらっているので、本人は書類を揃えたいと思っていても、入社してすぐに、先輩社員と一緒に出張してしまう事が多いんです。
そうすると、書類を揃える時間が取れなくて、全てが揃うまでに1ヶ月とか、長いと2ヶ月かかるなんて事もありましたね。

その他に課題はありましたか?

有馬様:身元保証書を、親御さんからいただくのですが、一人暮らしなどで、親御さんと離れている場合に、本人が書類について説明していない事があって、代わりに私が親御さんへ説明をしていました。
あとは、書類を送付するときの、コストですね。ゆうパックを使っていて、返信用の物を同封すると、1,080円になりますし、郵送の手配をしたり、いろいろと手間は掛かっていましたね。

人事労務コボットの導入で課題は解決できましたか?

有馬様:以前は、入社手続きに関する労務の作業が1回で終わらなかったんです。書類が揃うまで、何回も催促していました。こちらから送った身元保証書が届いていない、と言われた時には、再度送るなどしていましたが、今はそれが無くなりました。
親御さんのサインも、本人が親御さんのメールアドレスを入力するので、その時に、忘れず説明もしてくれるようになり、身元保証書の取得も早くなりました。

想定していなかった機能があり嬉しい誤算もあった

人事労務コボットの活用方法を教えてください

有馬様:弊社では、面接担当者から内定報告シートをもらいます。内定報告シートを受け取った時点で、採用条件通知書を作成し、入社日に説明して、本人に渡します。
その際に、登録されているメールアドレスへ、「人事労務コボット」から同意書を送り、その場で入力をしていただいています。あとは、給料振込口座だったり、雇用保険者番号や、必要書類の写真などを、後日「人事労務コボット」にアップロードしてもらっています。

人事労務コボットに変わってから書類提出が遅れることは無くなりましたか?

有馬様:いまはほとんど無いですね。若い社員が多い会社なので、こういった入力には慣れているのもあると思います。私の方も、コボットに変わって、書類の催促をする事も減りましたし、今は、コボットからメールで通知があれば、管理画面を見て、入力内容と書類の確認をするだけです。メールが来ない時にも、管理画面から、進捗の確認はしますが、以前のように、届いていないから催促するのではなく、何が足りていないのかが判るので、対応も変わりました。

導入のメリットは感じていただけているようですね。

有馬様:はい。一番は労務の作業時間が短縮されたので、実際に作業を担当している私は、とても助かっています。会社としては、ペーパーレス化したことで、郵送コストやの削減や、書類紛失リスクの低減などを、メリットと感じるんだと思いますけどね。
あと、嬉しかったのは、運転免許証の更新ですね。以前は、運転免許証の更新日が近づいている社員に関して、紙の書類から探し出していたのですが、今は、コボットの機能でアラートが出るんです。これは大変便利ですね。実は、この機能に関して、導入前は知らず、導入後に、機能が着いていることを知ったんです。予測していない機能だったので、嬉しかったですね。

導入の決め手はディップのサポートだった

人事労務コボット導入の決め手を教えてください。

有馬様:ペーパーレス化をしようと考えた時、いろいろな商品を探して、問い合わせをしましたが、「人事労務コボット」に決めた理由は、サポート体制が整っているというのが、一番でしたね。いざという時、操作の質問やトラブルなどで、問い合わせしても、繋がらないと困りますよね。最初に説明を聞いた時ディップさんは、それを対応していただける体制ができていたので、安心して選ぶことができました。
導入時も、CSの担当の方に、丁寧にサポートしていただき、スムーズに導入できました。

導入時のサポートを具体的に教えてください。

有馬様:最初に、IDなどを渡されるのではなく、ヒアリングから始めていただきました。その上で、契約書の雛形など設定が必要な書類を、CSのご担当の方にしていただき、私の方では、設定された物を活用すればいい状態から、スタートできました。

操作を覚えるのは簡単でしたか?

有馬様:最初は、仕組みが理解できていなかったので、慣れるまでは少し大変でした。でも、慣れて仕舞えば、簡単です。わからないところも、CSのご担当の方に確認すれば、すぐに教えていただけるので、今は問題なく利用できています。

これから労務のデジタル化を進める会社へアドバイスをお願いします。

有馬様:経営者側の目線になると、ペーパレス化する事で、個人情報の漏洩リスクを軽減できるのは大きいと思います。あとは、郵送費などのコスト削減ですかね。
でも、実際に労務をやっている現場の意見としては、作業時間の削減が一番のメリットになります。会社からすると、「今できているんだから、お金をかけてまで、システムを導入する必要があるの?」ってなるかもしれませんが、書類を催促する時間や、その連絡をするのも、される側も大変だと思います。そういった作業が改善されると考えれば、導入のメリットは高いと思います。

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