面接と登録で２日かかっていた入社手続きが1日で完了！ 年間250日分の作業が軽減された「人事労務コボット」とは

ハンズ様の会社について教えてください。

小坂様：弊社は建設現場で、内装資材の搬入作業や、揚重センターの設置と運営をおこない、建築現場の搬入作業をサポートする、建築事業部と、ソーラーパネルや鉄骨建方、アルミユニット工事などをおこなう工事事業部、さらに施工段階で傷ついたフローリングの修繕や、サッシ金物関係の再生塗装などをおこなう、リペア事業部の３事業を展開しています。
特に、建築現場での資材搬入作業は、恐らく日本で2番目に古い歴史と実績があるんですよ。

オフィスが渋谷駅から近い宮益坂にあるのには理由がありますか？

小坂様：人材を多く獲得する為です。特に建設現場で資材搬入するスタッフの9割は、アルバイトスタッフになります。また、若い方を中心に採用をしていきたく、そのため若者の街渋谷に本社オフィス置いています。
その他にも、YouTubeやTwitterなどのSNSを活用して、現場の雰囲気などを見てもらえる環境づくりも、井上を中心に積極的にやっています。

井上様：はい。私がYouTubeの作成と発信やTwitterの運営もしています。また、今後はInstagramやTikTokも活用する予定です。
応募者の方は、資材搬入作業などの現場がどういうものなかわからないと思うので、実際の現場作業をわかりやすく動画で解説しています。動画を見た応募者の方が、「やってみたい！」「自分でもできそうだ！！」だと思ってもらえるように作っています。

ハンズ【公式】チャンネル：https://bit.ly/3JoAlLx

小坂様：井上が作ったYouTubeの公式チャンネルを見た応募者の中には、志望動機として、動画を見ましたという応募者も少なくありません。おかげで、面接時のミスマッチも減ったんじゃないかな。

人事労務コボット導入前の入社手続き業務について教えてください。

小坂様：建設業界はまだまだアナログな作業が多く残っているんです。
それは、アルバイトスタッフの採用も同じで、応募者の対応や、面接日程の設定など、毎回電話で確認をしながらおこなってました。
まず、応募者の方と連絡を取り、来社面接の設定から始まります。その後、採用が決定したら今度は登録に来てもらい、初日勤務、研修、配属という流れです。登録と初日勤務は同じ日にやります。その際に、マイナンバーカードなど必要書類の提出をお願いしているので、面接で1日、登録で1日と1人の応募者に対して２日間かかっていました。

ディップ：登録と初日勤務を同日にやるには理由があるんですか？

小坂様：登録するために来社をして、必要書類を書いてもらったり、給料振り込み口座を作ったりしても、初日に来ないということもあったんです。
そこに費やした時間も勿体無いので、ここを効率化したいなと7年前から考えていました！

導入前の採用担当は何名で対応していましたか？

小坂様：採用は、「人事労務コボット」導入前も、導入後も、私と井上の2名で担当しています。日給やシフトの柔軟性だけでアルバイトスタッフが集まる時代ではないので、井上がやっているSNSを活用したPRなど含め2名しかいないんです。
この2名で年間、約2,500件の応募対応と、大体1割ぐらい、250名のアルバイトスタッフの採用対応をしていましたし、今もしています。
だから、「人事労務コボット」で入社手続きの業務改善ができたのは本当に助かっています。

人事労務コボットはどのように知りましたか？

小坂様：実は、ずっとこういう仕組みというかシステムが欲しいって話をしていたんです。もう7年ぐらい前からですかね。たとえば面接も、設定や登録を簡潔にしたいしっと思っていました。毎回電話でやりとりするのも大変ですし。だから「ハンズ登録システム」みたいな物を構想としては持っていたのですが、社内で作成できなくて、そんな時にディップの営業担当者から、「あります」って話を聞いて、即導入を決めました。

アナログな業界でのDX導入。会社の反応はいかがでしたか？

小坂様：最初は嫌がっていました。それを説得するのは大変でした。

井上様：応募者が書いた手書きの履歴書など、個人情報を手入力していたんですが、数字の１なのか？英語のLなのか、人によって描き方も全然違うので、確認しながらの作業で大変でした。

小坂様：だから、とりあえず使ってみよう！ダメならやめればいい。という感じで総務を説得して、やっと導入した感じです。

ディップ：導入後の反応はいかがでしたか？

小坂様：180度変わりました！総務の担当からは、「便利です！」という話しも出てきていますし、この先年末調整の機能とか、色々と期待している感じですね。

応募者の対応にかかる時間に変化はありましたか？

井上様：今までは、来社面接の際に合格者には書類の作成や、マイナンバーカードなど登録時に持ってきてもらう書類の説明などもあり、1人に1時間30分程度かけていましたが、今は証明書などもWEB上にアップロードで完了しますし、書類に捺印などしてもらう必要も無くなったので、1人にかかる時間が50分程度に短縮されました。これを年間250人分、時間かけてやっていたので、大変でした。

小坂様：前は1人の応募者に2日間かかっていたから、250日浮きましたね！

人事労務コボットで改善された点は何でしょうか？

小坂様：証明書などの必要書類が、データでアップロードできる点ですかね。マイナンバーカードだと、たとえば実家にある応募者の方もいて、実家から送ってもらうのに時間がかかってしまった事がありました。今は、親御さんにLINEで画像を送ってもらって、それを「人事労務コボット」でアップロードして完了！採用から稼働できるまでの時間が短縮されました。
あとは、アナログの書類管理ですね。導入前は平均して15枚程度の書類が必要で、資格など持っている方は20枚になったりします。それをデータに入力したり、管理したりと大変だったと思います。
管理部も、そういった書類がデータ化されたのは喜んでいました。

人事労務コボットの導入は大変でしたか？

小坂様：いいえ簡単でした。社内規定をちょっと変えるだけだったので、特に問題なく導入できたと思います。管理側の業務も圧倒的に減っています。導入当初は質問も多少出ていましたが、今は全然ないですね。

ディップ：導入時のサポートはいかがでしたか？

井上様：問題なかったと記憶しています。導入時に色々とお手伝いいただいたと思うのですが、そんなに難しい操作もなかったので、特にこれといって困った事がなかったんじゃないかなと…そのぐらいスムーズに導入ができたので、覚えてないのかもしれませんね。

人事労務コボットに希望する改善点はありますか？

小坂様：しいて言えば、応募者側で作業が完了した時に「完了しました」という画面が出ないので、応募者から質問が出る点ですね。事前にそのことは把握できたので、今は面接時の説明でフォローしています。
あとは、個人情報を会社指定のフォーマットで印刷できたらいいなと思います。

今後社内でDXを推進させていく部門や業務はございますか？

小坂様：お話ししたとおり建設業界はまだまだアナログです。採用に関しては面接コボットや人事労務コボットで効率化できたので、今後は、アルバイトスタッフの定着化に向けて、業務改善できる仕組みを考えています。
たとえば、人事労務コボットとLINEを連携して、スタッフに情報を発信する。安全対策などの情報共有や、「あと何日で時給UPするよ」とか、「何日で有給が取得できるようになるよ」とか、スタッフのモチベーションが上がる事を、スタッフが自分たちで確認できるようになれば、働きやすい環境ができると思うんです。

井上様：そうですね、有給の事など今はスタッフから聞かれると、私も管理側に確認してそれをスタッフに伝えるという手間がかかっています。 もっと速やかにスタッフがそういう情報を知ることができればいいですね。