入社手続き書類の不備が少なくなり、採用業務のストレスも軽減された

目的
  • 入社手続きに必要な書類や情報の不備を無くしたい。
  • 各店舗の面接担当者の業務負荷を軽減させたい。
課題
  • 採用後、各店舗で履歴書などをデータ入力する際に、入力ミスなどもあった。
  • 入社手続きに必要な書類や情報が、勤務開始前までに揃わないことがある。
  • 急に退社したアルバイトスタッフの給料振り込み口座にミスがあり、振り込み手続きに時間がかかってしまう。
結果
  • 入社手続きに必要な情報の入力作業や、身分証などの必要書類は、採用したアルバイトスタッフがWEB上で操作するため、入力ミスや、書類の不備などが軽減された。
    店舗側も面接の際に、入社手続きに必要な書類の口頭説明などが必要なくなり、手続きに関する業務時間が削減された。また、採用者へ必要書類の提出を依頼する電話連絡をしても、繋がらないなどのストレスからも軽減された。
株式会社 JIS

全国7店舗、マレーシアを含むFC加盟店2店舗で飲食事業を展開する、株式会社JIS様。直営7店舗で、毎月20名以上のアルバイト採用をおこなっている中で、入社手続きに必要な書類や、給料の振り込み口座情報の記載ミスなど、課題がありました。管理本部長 経営企画室長 阿部慎二様と、作業を担当されている、芦沢幸希様に、「人事労務コボット」の導入で、入社手続きがどのように改善されたか、お話を伺いました。

社名
株式会社 JIS
事業内容
飲食店の経営/EC事業
資本金
800万円
設立
平成23年5月
従業員数
357名(アルバイト含む)
URL
https://jis.bar/

事業について

株式会社JISについて教えてください。

阿部様:弊社は、2011年JIS札幌店をオープンさせ、大阪や福岡など全国7店舗と、大宮・マレーシアのFC店を展開しています。今年の7月には、新宿東口の出店が決まっていて、新規店舗では100名近いアルバイトスタッフの採用も予定しています。この札幌本社は5〜6名のスタッフしかいないのですが、全国では、社員80名、アルバイトスタッフ300名〜400名が勤務しています。

アルバイトスタッフの年齢層を教えていただけますか。

阿部様:社員は、平均年齢が20代後半とまだまだ若い会社で、アルバイトスタッフも20代前半がメイン、大学生などが多く働いてくれています。

ディップ:経験値など必要なスキルはありますか?

阿部様:特にはありません。仕事や業態に興味を持って働いてくれる事が、大前提で採用をしています。なかには、フリーターの方や、アルバイトで長く働いて社員になってくれるスタッフもいるんです。

お店について教えていただけますか。

阿部様:相席BARの業態をやっている他社も多いと思いますが、弊社が展開するJISでは、「ラウンジ」というコンセプトで、高級感や料理などで差別化を図っています。
料理も和洋中のジャンルをご用意していますし、なによりも、店舗の大きさが特徴的ですね。札幌店で320坪、大阪の梅田店は400坪の広さで営業しているんです。
この業態は、大きく作って、多くのお客様に来店いただく事で、事業が成功すると考えています。そのため、そこで働く社員、アルバイトスタッフの人数も多くなります。

ある程度の規模になったら原始的な管理はNG

入社手続きに必要な書類の不備があったとお聞きしましたが?

芦沢様:はい。導入前は、各店舗で面接をして、店舗側で書類のスキャンや、住所、給料振り込み口座などを、スプレッドシートに入力してもらっていました。店舗でデータ化されたものを、本社で確認するのですが、必要書類が足りていなかったり、給料の振り込み口座が記載されていないなど不備があり、店舗へ連絡し、依頼をお願いする手間がかかってしまって…
結局、初日勤務日までに書類が揃っていなく、後から書類を提出してもらっていました。

どうして入社手続きをデジタル化されたのでしょうか?

阿部様:JISに入社する前は、全国チェーンの企業に勤めていたので、ある程度従業員数が増えると、原始的な管理方法では限界があると、理解していたんです。
実際、給料日になると、芦沢さんがイライラしていて。聞いてみると、突然退社してしまったアルバイトスタッフに給料を振り込みたいのに、振り込み口座が間違えていて、振り込みができない。なんてことも有ったんです。
いまは、アルバイトの初日勤務日までに、必要書類が揃っていないと、働けない仕組みに変更したので、入社手続きのデジタル化は必須でしたね。

事務作業の軽減だけではない、ストレス緩和にも効果が出た

人事労務コボットの導入で入社手続きはスムーズになりましたか?

芦沢様:毎月約20名前後の、アルバイトスタッフの入社手続きをしていますが、導入前は、店舗から採用の連絡があっても、採用された方の情報を、探し出す時間がかかっていました。
具体的には、アルバイトの採用決定後、店舗でスプレッドシートに情報を入力してもらいます。入力後に店舗から連絡をもらったら、採用された方を探し出し、入力情報の確認をして、不備があれば店舗へ連絡をしていたんです。スプレッドシート上で採用者を探すだけでも時間がかかっていました。
導入後は、採用者にWEB上で入力や、必要書類のアップロードをしてもらいます。店舗は採用したという報告をするだけになりましたし、本社では「人事労務コボット」の管理画面で名前検索をして、採用者の情報を簡単に確認できるようになりました。もし不備があれば店舗に連絡しますが、そもそも不備自体も随分減ったと思います。

阿部様:事務の作業も効率化されたけど、それ以外に、現場で必要書類の口頭説明や、書類の回収、入力の手間も減りました。前は不備があった時に電話しても、すぐ繋がらないこともあるし、メールも読んでもらえているか、わからないこともあるから、そういった手間も随分と減り、ストレスも軽減されたと実感してます。

導入で得られたメリットについて、もう少し教えてください。

阿部様:そうですね、入社手続きに必要な書類について、正しく理解できていない社員も少なくなかったんですよ。例えば、身分証明書は両面必要だとか、引っ越したのに住民票を移してない場合、どのようにするかとか。採用に必要な書類に関しても、何がどこまで必要なのかなどなど。
「人事労務コボット」は、入社手続きに必要な書類が、管理画面に記載されているし、面接の際に口頭で伝えなくても、採用されたアルバイトスタッフも必要な書類がわかるので、やりとりがスムーズになりました。

募集から面接管理、
入社手続きを一元管理できるから導入を決めた

導入に対して、店舗スタッフから反対の声はありましたか?

阿部様:先ほどもお話しした通り、若い社員が多いので、わりと柔軟な考え方を持っていると思います。「とりあえずやってみよう!」という意識があり、なんにでも取り組んでくれるので、操作に関して苦労はしてないんじゃないかな。導入に対しても、抵抗感なく導入できたと思います。

芦沢様:今まで使っていた管理方法から、人事労務コボットへの切り替えも、手間なく簡単でした。導入時に、各店舗の採用担当者と、本社の私達に、数回勉強会を開いていただいて、ほぼその勉強会で操作は理解ができるレベルでした。その後は、特に大きく間違えている店舗もなかったと思います。実際の応募者の操作も見てみようと思って、自分でテスト応募してみたんですが、とてもスムーズで使いやすかったです。

導入の際に、他のサービスとの比較はされましたか?

阿部様:しようとは思っていたんです。でも、求人広告はバイトルに掲載していますし、応募者の対応も面接コボットを使って、自動で応募対応しています。採用は1年通してずっと実施しているので、「人事労務コボット」で入社手続きも対応すれば、募集から面接管理、入社手続きを一元管理できるのが楽だと思い、特に他のサービスとの比較検討はしませんでしたよ。

最後に、今後よりよいサービスにするためのアドバイスをお願いします

阿部様:できれば、店舗で採用者の入力が完了になったら、自動的に最新の情報から表示される、ソート機能があれば便利ですね。あとは、弊社みたいに複数店舗あると、店舗毎に色分けできるとか、表示に関してカスタマイズできる機能があるといいと思います。

芦沢様:各店舗から入力完了の連絡が来て、管理画面を確認するのですが、店舗も忙しい時もありますし、本社へ連絡が漏れることもあるので、その時にチェック漏れが出る可能性もあるかなと思っています。できたら、登録完了のステイタスが、一覧で見られるなどの機能が追加されると使いやすいです。

阿部様:導入前は、書類の確認とかにかかっていた時間や、確認連絡が取れないストレスなどあったけど、「人事労務コボット」導入でそれは軽減されたと思う。ディップさんなら、これからも、私達が使いやすいサービスになるように、改善してくれると思うので、期待してますよ。

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