グループ全体の労務管理を、本部一カ所で対応するためには「労務のデジタル化」が必須だった!

目的
  • 採用関連書類のデジタル化をしたい。
  • 雇用契約書の更新をWEB上で完結したい。
課題
  • 入社手続きに必要な書類が揃うのに、時間がかかっていた。
  • 管理情報が本社でしか確認できないため、各社の責任者から都度問い合わせがあり、それに対応する必要があった。
  • 各種書類更新時期の確認が大変だった。
結果
  • マイナンバーカードのコピーを郵送する時に発生していた、レターパックの費用などがなくなり、業務の効率化とコスト削減を実現することができた。
  • 入社手続き、退社手続き、契約更新の作業がWEBで完結できるようになり、業務効率が上がった。
  • 各社の責任者と労務データが共有できるようになり、従業員に関する問い合わせが少なくなった。
日本オートライフ株式会社

自動車コーディング事業、ノーブラシ洗車機の設備を持った洗車場の運営、輸入車販売や、コーティングの一括見積もりサイトなどの事業を展開する日本オートライフ株式会社様。

各事業は子会社化され、採用の面接などは各店舗で行われていますが、グループ総勢327名の労務管理は一括でおこなわれています。今回は、労務作業をデジタル化に導いた代表取締役 内本 亮様と、実際に「人事労務コボット」を使い、労務手続きを行なっている、管理部の龍見 淳子様、中尾 絵里奈様に、導入後の活用について、お伺いいたしました。

社名
日本オートライフ株式会社
事業内容
自動車コーティング/ノーブラシ洗車場の運営/手洗い洗車/出張洗車/輸入車販売/カーコーティングの一括見積りサイトの運営
資本金
1,000万
設立
平成22年2月
従業員数
社員58人・契約社員24人・パート212人・アルバイト22人(グループ全体)
URL
https://www.japan-autolife.jp/

事業について

日本オートライフグループ様の事業内容を教えてください

内本様:日本オートライフ株式会社の下に、出張型の洗車とカーコーティングをおこなうユナイト株式会社、ノーブラシ洗車機を設置した洗車場を運営する、ジャバ株式会社、輸入中古車販売のアビックス大阪株式会社、カーコーティンングの一括見積もりサイトを運営する、カーディティリング・サポート株式会社があります。
また、ユナイトの下に、六本木ヒルズなど商業施設の駐車場内で高級車向けに、プロによる手洗い洗車とコーティングをおこなう株式会社カーケアセンターと、今年4月に創業した、ユナイト北関東株式会社があり、日本オートライフは、グループ全体の経営戦略や管理運営をおこなっています。

会社ごとに働き方や、社風は違いますか?

内本様:そうですね、各社カラーが全然違っているんですよ。日本オートライフは、私と会長以外が全員女性なので、働きやすい環境づくりを心がけています。
年間休日は、年次有給休暇の奨励日も含めると130日もあって、フレックス制を導入し、10時〜15時のコアタイムで働いていただいています。
ジャバは従業員数が116人ですが、半数以上の70人が女性で、主婦の方が多く働いていています。店長も女性が活躍しているんですよ。ユナイトも以前は男性8割の会社だったんですが、いまでは、従業員153人で男性78人、女性75人の割合に変わってきました。直行直帰できるので、自分の時間を上手に使える人が多い印象ですね。
カーケアセンターは5年前に事業譲渡された会社で、以前の会社カラーを脱却すべく、店舗改装や店舗改革に取り組んでおります。アビックス大阪は中古車販売なので、バリバリの営業マンが働いています。

グループ全体での年間採用人数を教えてください?

内本様:本来は10月から新しい期が始まるので、10月からの数字になるのですが、今回は昨年の4月から、今年3月までの1年間で確認してみました。この期間に採用できた従業員は105人になります。

導入前は、本部に書類が届く前に
働き始めてしまっていた時もあった

グループ全体の採用手順について教えてください

内本様:グループ全体の募集は、私たち日本オートライフがおこないます。面接は、各会社の店舗責任者が、応募者と直接面接を実施し、採用したい応募者の情報が本部へ送られてきます。送られてきた情報を確認し、審査の後、採用に問題がなければ、その旨を責任者へ戻します。

ディップ:本部への通知は、どのようにされますか?

内本様:LINEです。各責任者から採用したい応募者の履歴書を、LINEで送ってもらい、確認して問題なければ、採用決定を責任者へ連絡します。その後、責任者から、入社に必要な書類一式を送ってもらっていました。

書類を郵送対応していたときの、課題を教えてください

内本様:導入前は、従業員登録シート、秘密保持契約書、雇用契約書の他に、車の任意保険や免許証、マイナンバーカードのコピーなどを全部郵送してもらっていいました。ただ、なかなか集まらないので苦労をしていたんです。

龍見様:書類が郵送されてこないと、誰が入社するのかわからないので、実は、気がついたら書類提出よりも前に、働いちゃっているなんて事もあったんです。
それに気がついて、責任者に連絡を入れ、入社書類一式を取り寄せてもらっています。
たまに、責任者に連絡を入れると、「もう送っています」って言われるので、待っているとなかなか届かなくて…。何度も責任者とやりとりする事も結構あって、そうこうしているうちに、給料計算日が近づいてきて、大急ぎで給与計算をして支払うことも度々ありました。

導入前の課題を人事労務コボットの活用で解決した

人事労務コボットの導入で、書類がなかなか届かないという課題は解決できましたか?

内本様:以前はなかなか集まらなかった入社書類も、WEB上で完結するので、入社手続き完了までの速度は、かなり上がったと思いますよ。

龍見様:書類のやりとりがなくなったので、入社手続き完了までの時間はかなり短縮されました。「人事労務コボット」にログインすれば、必要情報が入力されているので、すぐ手続きできますね。

内本様:従業員からの問い合わせも随分減りました。以前は、スタッフの誕生日だったり、郵送するために住所を知りたいから、本部へ問い合わせが来ていたんですが、いまは、各責任者が「人事労務コボット」から確認できるから、そういった問い合わせが必要無くなったんでしょうね。

書類のやりとり以外にもメリットは感じられますか?

龍見様:労務情報を一定の権限を持つ社員で共有できるのは、助かりますね。以前は、各担当が従業員の時給を確認したくて、本部に確認してくることもあったので、そういった作業がなくなりました。

内本様:個人データの確認、雇用契約書の更新、それと入退社手続きの作業が楽になりました。特に、退社確認書は、WEB上でサインができるので、以前よりは楽に取得することができるようになりました。
あとは、雇用契約書の内容を遡って確認するのも、データ化されたことで楽になったと思いますよ。

人事労務コボット活用方法を教えてください

中尾様:まず、メールかLINEで入退社の連絡が来るので、入社手続きの場合は、管理画面から、入力されている項目を全て確認します。給料振り込み口座などを確認し、その情報を、ジョブカンへ登録します。以前は、書類を見ながら入力していましたが、「人事労務コボット」の場合は、コピペできるので楽ですし早いです。
その後は、社労士さんの給料計算ソフトへも入力するのですが、こちらもコピペでできるので、以前より楽ですね。

労務のデジタル化を実現するために、努力はおしまなかった

人事労務コボット導入のきっかけは?

内本様:労務作業のデジタル化です。入社書類のデジタル化と、雇用契約書の更新をWEBで完結させたいと考えていました。先ほどもお話しした通り、日本オートライフは、働きやすい環境を大切にしていますので、自宅でも作業ができる環境を作ろうと思ったんです。
「人事労務コボット」を導入する前、実は他社のサービスを導入する予定でした。最初5社程のサービスを比較検討し、導入の手前まで行ったのですが、色々と必要な機能をオプションで付けると、1アカウント800円程度になってしまうので、それではコスパが合わず、そんな時に、ディップの営業さんから紹介され、それまで検討していたサービスと比較し、価格も安く使いやすいことから導入に至りました。

人事労務コボット導入はうまく進んでいますか?

内本様:我々管理側は使いこなしていますが、従業員はまだまだ活用できていません。住所などの従業員情報を入れてもらいたいのですが、まだ入力していない方がいます。

中尾様:入力していない従業員に関しては、しかたがないので、書類を見直して対応するようにしています。

内本様:今後は、未入力の従業員に関して、総務スタッフにて既存の紙データを見ながら入力作業を実施しようと思っています。弊社が10月から新しい期がはじまり、契約の更新作業もしますので、10月に間に合うように準備する予定です。

入社手続きの際にも課題はありますか?

龍見様:給料を振り込む銀行口座の記載ミスや、必要書類のアップロードがされていないなど、細かなミスはあります。

中尾様:銀行口座、特に支店番号は、間違えることがあるので、そういう場合は、アップロードされている画像を見て、ジョブカンへ入力しています。あとは、マイナンバーカードの裏面を、アップロードし忘れる人もいますね。カード裏面に、番号が書いてあるので、その場合は、都度確認をしています。

内本様:それでも、以前よりは、入社手続きが完了するまでの時間が短縮されましたよ。導入前は、マイナンバーカードのコピーを送ってもらうのに、レターパックを使っていたので、その費用もかかっていましたしね。

人事労務コボットの改善について、ディップに求める事はありますか?

内本様:アラート機能を改善してほしいですね。ユナイトはお客さまのところへマイカーを使って出向くので、車検証や任意保険などの有効期限が切れるまえに、管理者と従業員へアラートのメールが飛んでくれると助かります。(2022年5月現在、運転免許証・在留カード期限のアラートは対応済み)

最後に、これから労務のデジタル化に取り組む企業へアドバイスをお願いいたします

内本様:弊社のように、各地に管理拠点がない会社や、店舗が全国に展開している会社などは、入退社の手続きに関して、非常に効率が良いと思います。

ディップは自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、
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