アルバイト採用管理の「効率化」「ペーパーレス化」で作業時間を圧縮して、「生徒のための時間」を創出することができるようになった。

目的
  • 採用書類の保管について課題があり、ペーパーレスでの管理をしたい。
  • 応募者側や採用担当者の手間を省き、採用手続きの効率化をしたい。
課題
  • 採用が決まった方に労働条件等の採用書類を記入してもらうために教室まで足を運んでもらっていた。その間は労働時間として給与も発生しているため、コストの削減と効率化をしたかった。さらに、記入済み書類の保管など管理に手間がかかっていた。
結果
  • 一人当たりの採用手続きに30分~60分かかっていた時間が、わずか数分へと削減することができ、それまで要していた時間を「職員にはとにかく担当の業務に集中してもらいたい」「生徒のための時間の確保」など、本部から要望のあった業務の時間に充てることができた。
  • アルバイトの採用を「バイトル」や「採用コボット」で実施し、応募者の対応から採用手続きまでを「面接コボット」や「人事労務コボット」で対応することで、募集から採用までの時間と手間を短縮することができ、さらにニーズに合った人材の確保ができるようになった。
株式会社聖文館/若松塾

2022年で創業65周年を迎える株式会社聖文館様は、兵庫県神戸市・明石市・加古川市・三田市・尼崎市を拠点に総合進学塾「若松塾」を展開。「よく学び、よく遊べ」「人間教育も考える」をモットーに遠足・キャンプ・合宿・卒業式等々いくつもの行事があり、学習のみならず幅広い全人教育活動を目指されています。アルバイトの採用活動において、個人情報管理の安全性や業務の効率化について課題を持たれ「ペーパーレス化」「業務効率化」の実現へむけ人事労務コボットを導入されました。同時に24時間365日応募者の一次対応を行う「面接コボット」も導入し募集から採用管理、採用手続きの業務を効率化し、ニーズに合ったアルバイトの採用を行っています。

今回は、採用活動にDXを導入しどのように活用されているのか、若松塾本部 理事長室 人事課の牧 大地 様、若松塾 個別指導 統括の來須 良真 様へお話を伺いました。

社名
株式会社聖文館/若松塾
事業内容
小中学生対象総合進学塾の運営、高校生対象予備校「東進衛星予備校」の運営、小学生から高校生対象 個別指導教室の運営、託児教室の運営、グローバル人材育成事業、図書出版及び販売
資本金
1,000万円
設立
1966年2月16日 (創業:1957年5月6日)
従業員数
941名(アルバイト769名含む)
URL
https://www.wa-juku.co.jp/recruit/

業務内容についてお聞かせください。

牧様:当社聖文館では、集団クラスメインの「若松塾」と、1対1や1対2で指導をする「個別指導」と高校生専門の「東進衛星予備校」と大きく分けて3つの部門があります。
人事労務コボットは「個別指導部門」で導入していて、全部で8拠点+オンラインの合計9教室のアルバイト採用で利用しています。

人事労務コボットの導入前の採用業務の課題は?

來須様:採用業務をこなす上で非効率な作業が多いと感じていて、本部からは、現場では「生徒のために、生徒の情報を把握する時間や、生徒のことを考える時間を少しでも長く確保してもらいたい」など、メインとなる業務に集中してほしいとよく言われていました。
そこで事務作業などは、出来る限り削ぎ落としたいと考えていました。
導入前は、採用手続きに要する時間も一人当たり30分~60分程度かけていましたし、採用者の交通費や書類などを記入していただく際の拘束時間にも給与が発生していました。

各教室の現場担当者様から導入に対して不安の声などありませんでしたか?

牧様:会社としての反対意見はほとんどありませんでした。当社は「新しいことはなんでもやってみよう」という風潮なので、抵抗なく導入までいけたのかもしれません。

今後は個別指導部門で試してみて、良い効果が出れば聖文館全体で導入していこうと話しています。

來須様:現場では、個別指導部門の半分くらいはシステム導入について疑心暗鬼の状態でした。新しいやり方に切り替えるとなると、誰でも抵抗はありますよね。しかし実際に運用を開始してみると、各教室の現場担当者達は応募者本人に操作マニュアルを渡す作業のみなので、特段新しい業務などは発生せず、問題なく活用できています。

細かい作業は管理者である私たちが理解できていればいいので。その点も各教室の現場担当者は負荷もなく、採用業務が進められるので便利になったのではないかと思います。

人事労務コボット導入の一番の目的はなんでしょうか?

來須様: 採用が決まると、当社まで来てもらい労働条件等の採用書類に記入いただく行程があります。この間採用者は「勤務中」扱いとなり、給与が発生している状態で、交通費も支給しています。また、記入いただいた採用書類を当社で保管するために、各教室で記入してもらった書類を一度私たちへ郵送してもらい、確認後本社に郵送をしているので、大切な書類が行ったり来たりすることになります。郵送途中で紛失してしまう可能性もゼロではないため、非常に危機感を持っていました。

そこで、どうにか採用者と担当者のやりとりを効率化することと、コスト削減や安全な情報管理を行うためのペーパーレス化の、二つの課題を解決できる方法はないかと考えていました。

人事労務コボット導入の決め手は何だったのでしょうか?

牧様:当社は「ペーパーレス化」や「業務効率化」に対しての取り組みに前向きだったのですが、様々なサービスやシステムがあり、どのシステムが会社に合っているのかわからず、導入のきっかけがなかったんです。しかし、バイトルの利用をきっかけにディップの営業担当の方から「新しいサービスがあります」と人事労務コボットを紹介してもらったことが導入のきっかけです。とてもいいタイミングでした!

採用業務だけではなく、バイトルで募集をした応募者の対応をしてもらえる、面接コボットとのセットでご提案いただき、応募対応も採用手続きも効率化できるので「これは是非やりたい」とすぐに管理部長や理事長へ稟議を出し、最終的に皆が賛成してくれたので即導入に至りました。

実際の操作性などはいかがですか?

來須様:現場の採用担当者は「マニュアル」を、採用者にお渡しするだけです(笑)。あとは採用者がそのマニュアルに沿って採用書類への入力をしてくれます。管理画面の操作自体も簡単なので特に問題もなくスムーズに活用できています。

今後さらに使いやすくなってもらうためには、採用者本人の対応が完了したあとに、保証人の方に承認してもらう段階で、ストップしてしまい書類の進達が滞ってしまうことがあるので、一定の期間「保証人」のフローでストップしている状態が続いた場合に、管理者へ通知が届くなどの機能を追加していただければと考えています!

求人募集から面接管理、採用手続きをワンストップで実施

人事労務コボット以外のシステムの導入はスムーズに行えましたか?

牧様:人事労務コボットと同時に、応募者の対応をする「面接コボット」の導入もしましたが、新しいシステムを導入する時は、初期設定など大変なイメージでした。でも、ほとんどディップ の営業担当の方にやってもらいました(笑)なんの苦労もなく、スムーズに使い始めることが出来ましたね。応募者へヒアリングするための「事前質問項目」の設定や「フィルタリング」の設定など細かい部分もやってくれて助かりました。

面接コボットの満足度はいかがですか?

牧様:導入前、応募者への対応は電話で行っていたので、作業的に楽になったことはもちろんですが、一番いいなと思う部分は、とにかく応募者対応の「取りこぼしがなくなったこと」ですね。 これまでは応募者の情報管理は媒体ごとにそれぞれエクセルで管理していました。今は面接コボット上で一括管理できているので、面接が進んでいる方が結果どうなったのかなど、途中経過も含めて面接コボットを確認すれば、状態がすぐにわかるので、ほったらかしにしてしまうこともなくなりました。

面接コボットの導入前と比べて、作業時間は効率化できていますか?

牧様:対応スピードは確実に上がっていますね。必要な情報は面接コボット上で事前に確認ができますし、無駄な電話が減りました。

これまで電話で対応していた頃、「面接希望日時を聞き忘れてしまった」「応募者に電話がつながらない」などの問題が起きた場合は、繋がるまで何度も電話をかけなければならなかったので・・・。電話が繋がらない場合でも、チャットボットからの連絡には反応があることも多く、ほとんどコボットで連絡しているので大活躍ですね(笑)

フィルタリング機能も嬉しいです。不採用の方でも一次対応はしなければならないので、それがフィルタリングされることによって事前に防げるのもとても有難いポイントです。

今回の人事労務コボット・面接コボットは貴社貢献度、何点いただけそうですか?

來須様:当社の業務効率化に大変寄与してくれているなと感じています。80点、ですね。人事労務コボットの導入で現場の手間は確実に減っていて、さらにコスト削減も実現しているので非常に助かっています。

牧様:私は90点ですね!

來須様:満点にするにはアップロードするファイルを統一化してくれるような機能があったらいいなと思います。私が本社へ書類を提出する際、一つ一つアップロードされたデータをダウンロードして、1つのPDFファイルに結合してから提出しています。それがクリアになったら、手間もかかりませんし、リスク管理もしやすくなるので効率化できますし、弊社としては完璧ですね。

ディップのサポート体制についての印象はいかがでしょうか。

牧様:とくに悪い点はなく、ディップの営業担当者さんは100点満点です!いつでも寄り添ったサポートをしてくださるので本当に助かっています。

ディップは自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、
お客様の企業収益向上に関わる全てを、専門担当制でのサポートを提案します。
人材の確保、デジタルツールの選定・導入、そのた企業収益向上に対してお気軽に問い合わせください。

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