採用管理システムの活用方法は?導入のポイントと主要ツール

2021/11/24 コボットコラム
採用管理

採用管理システムの主な機能や活用方法、選び方をわかりやすく解説します。主要な採用管理システム・ツールも紹介します。

現在、日本では人材不足の深刻化が叫ばれており、多くの企業で少しでも優秀な人間を集められるよう、採用活動への注力が進んでいます。採用活動におけるバックオフィス業務の効率化は採用担当者の負担を軽減し、優秀人材の獲得を推進できるため、導入企業が増加しています。

今回は、そんな採用管理システムをどのように活用するのかについて解説しながら、導入の効果的な進め方について紹介していきます。

採用管理業務の課題

採用管理業務は、候補者や応募者とのコミュニケーションだけでなく、適切な人材発掘に直結する業務であるため、高いパフォーマンスを維持することが理想的です。採用管理業務において足かせとなっているのが、次の4つの課題です。

候補者集客の負担が大きい

1つ目の課題は、集客活動の負担が大きいということです。

採用活動においては、さまざまなイベントへの出展やそれに向けたプレゼン資料の用意、希望者との面談や本採用に向けた面接など、実に多くの業務が発生します。近年はオンラインで集客が完結するケースもありますが、まだまだ対面での面談を行うなどして興味を持ってもらうことの重要性は高く、ないがしろにはできません。

特に新卒採用活動となれば、膨大な数の学生を相手に応募者を精査したり、面接を行ったりする必要があり、一つひとつの情報を丁寧に手動で管理している余裕はありません。最近では、新卒採用サイトなどに広告を掲載したり、採用活動そのものを代行したりする企業も増えていますが、それでもある程度の負担は発生します。

理想とする人物像の共有にズレが生まれやすい

2つ目の課題は、候補者選定の際に現場が求める人物像と、採用担当者が考えている人物像に相違があり、満足度の高い人材獲得が叶わない問題です。

あらかじめ採用担当者と現場の担当者が積極的にコミュニケーションを取り、逐一丁寧な人材についての意見交換を挟んでいればこういったトラブルは起きにくいものですが、双方が多忙に過ごしていると、なかなか満足のいく意見交換はできません。

また、理想の人物像と実際に採用した人物にズレが生まれてしまうと、採用者本人もミスマッチに悩まされてしまうことになります。たとえば、DX実現のために雇われた技術系の人が、人材不足の都合で営業担当に配属されてしまうなどのトラブルを避けるためにも、理想の人物像は丁寧に打合せておく必要があるでしょう。

エージェントや候補者とのコミュニケーションコストが大きい

3つ目の課題は、人材獲得を委託しているエージェントや、実際の候補者とのコミュニケーション管理の問題です。

人材不足とはいえ、日々多くの応募者から連絡があったり、依頼しているエージェントから人材情報が送られてきたり面談をしたり、日々のコミュニケーション業務は多くなってしまいがちです。

実際に対面で話したりオンライン面談を行ったりするとなると、そのための日程調整を挟まなければなりません。いつ、誰と、どれくらいの時間を確保して話をするのか、ダブルブッキングがないよう意識して調整する必要があります。

また、メールの確認漏れや、返信漏れがないかも逐一確認しなければなりません。優れた能力を持った人物からの前向きな回答を無視してしまわないためにも、確認を怠れません。メールやテキストメッセージ、SNSなど複数の媒体を使っていると、確認漏れが発生しやすくなってしまいます。

採用状況の把握が煩雑

応募者が候補者へとステップを進めていく中では、採用担当者はどの人物がどの段階にいるのか、どのような評価なのかをそれぞれ詳細に把握していなければなりません。そうなったときに担当者がマニュアルで彼らの情報を管理していると、情報共有に遅れやミスが出てしまうこともあり、適切な人材採用に遅れが発生してしまいます。

いまどのような人物がどのような段階にいて、どのような点が評価されているのかをまとめておくことは、現場の声を参考にするという意味でも有効です。採用状況を瞬時に把握し、共有できる環境がなければ、採用活動が担当者に属人化してしまうこともあるでしょう。

採用管理システムの導入で実現できること

これまでお伝えしてきたような課題を解消するため、導入が進んでいるのが採用管理システムです。採用管理システムの導入によって、次のようなメリットを得ることができます。

採用候補者の一元管理が実現する

まず、採用管理システムによって候補者を一元的に管理できます。

これまで担当者ごとに管理して手動で共有していた人物情報も、まとめて一つのデータベースに統合し、進捗管理を行えます。誰がどの候補者を担当しているのかを把握するとともに、どんな評価を下しているのかを一眼で確認することが可能です。

候補者の共有を簡単にできる

一元化された候補者情報は、システムを通じて簡単に共有ができます。管理者への進捗報告を迅速に行い、業務効率化と生産性の向上を実現します。

また、実際に候補者が配属される現場にもデータベースを通じて迅速に共有できるため、すり合わせも柔軟に進められます。

コミュニケーションを円滑に進められる

採用管理システムには、候補者やエージェントとのコミュニケーションをまとめて管理できる機能が搭載されていることが一般的であるため、返信漏れなく迅速な回答を送ることのできる環境を整備できます。

スムーズなコミュニケーションを通じて、エージェントや候補者との良好な関係を築き、優秀な人材の確保につなげられます。

採用データの蓄積と活用を推進できる

応募者のデータを蓄積し、どんな人物をこれまでに採用してきたかという結果と、それまでのプロセスをデータベースで保存することにより、今後の採用活動に向けた改善施策の検討も簡単に行うことができます。

データベースを参照するだけで、今後の採用担当者もそれを見ながら採用活動に臨めるため、業務の属人化を回避できます。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムの機能

続いて、採用管理システムの主な機能を紹介します。さまざまなサービスが登場していますが、主な機能は次の4点です。

応募者データの自動入力

1つ目の機能は、応募者データの自動入力です。

これまで手動で応募者情報をシステムに入力していた場合、フォーマットに記入された情報をすべて自動でデータベースに送信してくれるため、業務効率化につながります。入力の際のミスなども回避できるため、より精度の高い採用活動を実現します。

メールやチャットの一元管理

別個のサービスであるメールやチャット、SNSなども一つの管理画面からまとめて閲覧およびコミュニケーションができるようになります。これまで別々にアプリを立ち上げ対応していたという場合は、まとめて立ち上げて管理できるようになるため、大幅な業務改善効果が見込めます。

候補者のステータス管理

データベースに記録された候補者情報は、リアルタイムでステータス管理を行い、最新の状況を閲覧できるようになります。複数採用担当者がいた場合でも、一元管理されたシステムを通じてステータスを更新することで最新の情報を常に記録し、伝え漏れが生まれることもありません。

フラットな評価軸やフォーマットでまとめて管理できるため、優秀な人物を見落としてしまうリスクも小さくなります。

カレンダー・スケジューラーとの連携

専用のカレンダーの使用はもちろん、これまで使っていたカレンダーやスケジューラーとの連携によって、予定管理を効率化できます。ダブルブッキングを回避できるだけでなくプッシュ通知などを予定の直前に自動で送信してもらい、予定を見逃してしまうリスクを低減できます。

採用管理システムの種類

採用管理システムは、特定の業務に特化したサービスを提供している場合もあります。自社が必要としている人材に合わせ、最適のシステム導入を進めましょう。

採用管理全般に対応できるシステム

新卒採用や中途採用、アルバイト採用など全般的な採用活動を実施している場合、オールラウンドに対応できる採用管理システムがおすすめです。社員採用とアルバイト採用を別個に管理できるため、どの候補者がどの応募枠に応募しているのか、混ざってわからなくなる心配もありません。

採用活動に必要な、多くの機能やサービスを提供してくれるプラットフォームです。

新卒採用に特化した管理システム

新卒採用は、企業にとって毎年発生する大きな採用業務の一つですが、この負担を軽減するのに役立つのが新卒採用特化の管理システムです。

学生という混同しやすいステータスを持った人物から大量に届く応募も、新卒に強い採用管理システムを導入することで、一人ひとりの特徴を見逃すことなく把握できるようになります。膨大な情報を効率良く、それでいて丁寧に処理できるようサポートしてくれます。

アルバイト採用に特化した管理システム

パート・アルバイト採用は、企業だけでなく個人でも発生することがある身近な採用活動です。近年は働き方の多様化に伴い、アルバイトとはいえ年齢や性別、人種を問わず多くの人から応募が届くようになってきました。

彼らの希望や個性を汲み取り、ミスマッチがないよう人材獲得を進められる機能を搭載し、ユーザーの課題解決に努めます。

採用管理システム導入時のポイント

採用管理システムは、何を導入しても良いというわけではありません。次のポイントに則って、最適なシステム導入を実現しましょう。

自社の採用管理業務における課題を洗い出す

まず重要になるのが、自社の採用管理業務における課題の洗い出しです。採用担当者がどのような業務にてこずっているのか、どのような部分に改善の余地があるのかを把握し、それらの解決につながるシステム導入を実現しましょう。

他のシステムやツールとの互換性を確認する

応募者のデータ活用やコミュニケーションの改善を進めるためには、既存システムやツールとの互換性チェックも重要です。採用管理ソフトによっては特定のシステムやツールに連携が限定されている場合もあるため、事前に導入しても支障がないか確認しておきましょう。

種類別人気の採用管理システム

最後に、採用管理システムを導入している企業で活用されているサービスを3つ紹介します。それぞれ得意とする業務が異なるため、自社にシステムを導入する際の参考にしてみてください。

採用管理全般に対応:Airワーク

採用管理全般に対応し、オールラウンドな活躍を期待できるのが、株式会社リクルートが提供するAirワークです。

初期費用はもちろん、成功報酬も0円で使えるというコストパフォーマンスに優れたサービスを特徴としており、無料での求人掲載や、ホームページ作成支援サービスの提供も行っています。応募者の一元管理だけでなく、出稿中の求人広告の管理もまとめて行えるため、あらゆる採用業務のサポートに徹してくれます。

料金体系

  • ・無料

公式サイト

新卒採用管理に対応:sonar ATS

新卒採用管理に適した機能を持つのが、Thinkings株式会社が提供するsonar ATSです。

大量の応募者へ短期間で対応しなければならない場合でも、リマインド連絡やデータ集計などの事務作業を自動化できるため、管理効率を改善できます。採用進捗はフローチャートでわかりやすく管理できるので、採用管理システムの扱いに慣れていない人でも、ビジュアルで直感的に理解ができます。

料金体系

  • ・要問い合わせ

アルバイト採用管理に対応:リクオプ(Recop)

アルバイト・パート採用に特化した採用管理システムが、HRソリューションズ株式会社が提供するリクオプ(Recop)です。

自社採用サイトの管理と応募者の管理機能を併せ持ったサービスを提供しており、採用業務全般の効率化を実現します。小売店や病院、飲食など幅広い業界で採用されているクラウド型のサービスであるため、誰でも気軽に導入できるツールとして活躍しています。

料金体系

  • ・要問い合わせ

公式サイト

まとめ

採用管理システムの活用方法や具体的な機能を紹介しました。少しでも優秀な人材を獲得するためには、採用担当者の負担を軽減し、人材を見極められる環境づくりが重要になります。

採用管理システムは多くの事務作業を効率化してくれるとともに、社内外のコミュニケーションを活性化してくれる働きもあります。社内の課題に合わせて、ぜひ活用してみてください。

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