業務の見える化を進める方法は?おすすめツールと成功事例

2021/04/28 コボットコラム

働き方改革が推進される昨今、注目を集めている取り組みの一つに「業務の見える化」があります。業務の見える化とは、仕事内容を見える化する取り組みのことで、属人化の解消や生産性向上など多大なメリットが期待できます。

今回は業務の見える化の目的やメリット、取り組み方法などについて解説します。実際に導入すべきおすすめツールと企業の成功事例も合わせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

「業務の見える化」とは?

「業務の見える化」とは、従業員一人ひとりの仕事内容やワークフローを可視化する取り組みのことです。業務内容やワークフロー、顧客・勤怠に関する情報などを見える化することで、属人化の解消や業務効率化、生産性の向上といった嬉しい効果が期待できます。具体的な目的やメリットについては、以下で詳しく解説していきます。

「業務の見える化」の目的・メリット

続いて「業務の見える化」の目的とメリットについて解説します。目的を明確にした上で取り組めるように、しっかりと確認しておきましょう。

属人化の解消

業務の見える化の主な目的の1つ目は属人化の解消があります。

属人化とは、特定の担当者しか業務内容や取り組み方を把握できていない状況のことです。属人化が進むと、担当者不在の際に仕事が滞り、業務効率の悪化が懸念されます。

そこで業務の見える化を行うと、他の社員や上司も業務内容を把握できるようになるため、属人化の解消が期待できます。「担当者がいないからわからない」「そもそも社員の業務内容が把握できていない」という場合、業務の見える化で得られるメリットは大きいでしょう。

業務効率化

業務の見える化の目的の2つ目は業務効率化です。業務を見える化すると、業務に潜んでいる“ムダ”を見つけることができます。また、業務プロセスを見直す機会が生まれることで、業務の効率化をより効果的に進めやすくなります。業務効率化の一環として業務の見える化を行うなど、他の施策と組み合わせて取り組むのも効果的です。

トラブル・ミスの削減

業務の見える化の目的の3つ目は、トラブル・ミスを減らすことです。社員ごとで進め方に差がある業務を見える化し、社内でワークフローを統一することにより、ミスを防ぐことができます。また、業務プロセスを統一しておくことで、トラブルやミスが発生したときに原因を突き止めやすくなったり、ミスのフォローがしやすくなったりするなどのメリットもあります。

人事評価の公正化

業務の見える化の目的の4つ目は、人事評価を公正化できることです。業務の見える化では、社員一人ひとりの業務内容や工数、必要なスキルなどを明確に把握できるようになるため、正当な評価がしやすくなります。

属人化が進んだ社内では、業務内容にふさわしい評価基準がわからなくなってしまったり、評価の説明が曖昧だったりすることがあるでしょう。人事評価を公正化し、従業員のモチベーションを向上するためには、業務の見える化が効果的です。

見える化するべき業務・情報

ここまで、業務の見える化の目的やメリット、取り組み手順などを紹介しました。次に実際にどのような業務を見える化するべきなのかお伝えします。

業務プロセス

まず、業務プロセスを見える化することによって、トラブル・ミスの削減や業務効率化が期待できます。これは、業務プロセスを文書やチャートなどで見える化することで、業務の進め方の個人差をなくせるためです。

「先輩に教わったやり方」や「自己流のやり方」を止めることで、ミスが少なくなるというわけです。また、ワークフローを確立して統一を図ることで、業務効率や生産性の向上も期待できます。

ナレッジ・ハウツー

社員一人ひとりが持つナレッジやハウツーなども、見える化しておきたいことの一つです。ナレッジを見える化し、社内で共有することは“ナレッジマネジメント”とも呼ばれます。社員の持つ「暗黙知」を文書やチャートなどを用いて見える化することには、企業内に「形式知」が蓄積されやすくなるというメリットがあります。

企業内に有益なナレッジやハウツーが溜まれば、当然ながら企業の競争率や業績は向上します。そのためにも、優秀な従業員の暗黙知をしっかりと見える化する仕組みが必要だといえます。

業務状況・タスク

社員一人ひとりの業務状況やタスクは、チームメンバーでいつでも確認できるように見える化しておくべきです。タスクを見える化することで、誰がどのタスクを抱えているのかがひと目でわかるようになるため、チームとしての生産性や業務効率の向上が見込めます。

また、チームのリーダーやマネージャーが社員のタスクを確認できることには、社員の負担やストレスを減らしたり、サービス残業を抑止したりできるメリットもあります。「誰がどのくらいのタスクを抱えているのかわからない」という状況にある企業は、業務状況やタスクの見える化に特化したツールを導入すると良いでしょう。

顧客(クライアント)

営業担当がそれぞれ抱える顧客情報は、“見える化”して一括管理するのがおすすめです。というのも、顧客データは日に日に増えるものなので、「どの顧客にどこまで話を進めているのか」「誰がどの顧客と連絡を取っているのか」などの情報が埋もれてしまいがちです。

顧客の見える化は、営業支援を目的としたツール・システムを利用すれば、比較的容易に実現することができます。

勤怠状況

社員一人ひとりの勤怠状況も見える化しておきたい情報の一つです。長時間労働やサービス残業が問題視される昨今、従業員の労働時間を適正に把握することが求められています。

特に、テレワークや残業の自己申告制を導入している企業ではツールを導入し、マネジメント側がしっかりと管理できるようにすることが重要です。

業務を見える化する方法

ここまで業務の見える化の目的やメリット、見える化すべき業務内容を理解していただけたと思います。そこで次に、業務の見える化の取り組み手順を解説します。「業務の見える化の取り組み方法がわからない」という方は、ぜひ参考にしてください。

業務の把握・分析

まず、業務の見える化を進めるために各業務の内容や工数、必要なスキルなどを把握することが重要です。業務に携わっている社員にヒアリングを行い、情報を集めましょう。

あとで業務マニュアルを作成できるように、ヒアリングした内容はしっかりとメモしておくと安心です。文字だけでなく、表やチャートなど用いて視覚的にわかりやすいように記録しておきましょう。

スキルマップの作成

次に、社員のスキルマップを作成します。スキルマップとは社員一人ひとりのスキルをまとめた表のことです。本来は人材育成や従業員のスキル把握のために用いられるツールですが、業務の見える化を進める際にも大いに役立ちます。スキルマップの形式はさまざまですが、縦軸に「社員の名前」、横軸に「スキル」を記載したものが一般的です。

スキルの評価方法は、「〇:できる」「×:できない」の2段階評価でも良いですが、「単独でできるか」「指導をできるか」など、より細かな評価基準でまとめておくと、より可視化に役立ちます。スキルマップは、ExcelやGoogle スプレッドシートなどで簡単に作成することができるため、「業務の見える化」の一環として作成しておくと良いでしょう。

業務マニュアルの作成

次に、業務の見える化に取り組む上で欠かせない「業務マニュアル」を作成します。マニュアルを見れば誰でも業務内容がわかるようにしておくことで、属人化の改善が図れます。文書や表、チャートなどを用いて、客観的にわかりやすいようにしておくことが重要です。

また、業務マニュアルは一度作成すれば終わりとは限りません。事業規模や導入ツールの変化などがあれば、こまめにアップデートをする必要があります。そのため、後から編集がしやすいように保管しておくと安心です。

ツールの導入

見える化する業務によっては、ツールの導入が効果的です。ツールを導入することで、実際に業務がどのように進められているのか、どの従業員がどれくらい時間を費やしているのかを可視化できるようになります。

業務マニュアルの作成は、業務やワークフローの可視化には有効的ですが、業務状況やタスクなどをリアルタイムで見える化するには、ツールの導入が欠かせません。目的や見える化したい業務内容に合わせてツールを選ぶことが大切です。業務の見える化に役立つおすすめツールをこの後紹介していくので、自社に合ったツールを選定しましょう。

業務の見える化におすすめのツール

続いて、業務の見える化におすすめのツールを3つ紹介します。業務内容によっては、ツールを活用することで効果的に見える化の成功に近づくので、ぜひ参考にしてください。

Qasee

Qasee(カシー)は、PCにインストールして使用する業務可視化ツールです。PC上での仕事を可視化することで、従来では把握が難しかった「負荷」や「業務の偏り」「残業」などのチェックがスムーズを行えます。

また、Qaseeはマネージャーや管理者だけでなく従業員にとっても心強いツールです。従業員は、ダッシュボードに表示される日々の業務状況を確認し、時間がかかっている業務を把握できます。そのため、自己管理やモチベーションの向上に役立てることができます。

業務の効率化をしたい方はもちろん、「従業員のやる気を向上させたい」とお考えの方にもおすすめのツールです。

料金プラン
・要相談(利用人数と業種によって異なります)

MITERAS

MITERASは、社員の勤怠・勤務状況を見える化できるツールです。株式会社東急ストアやパーソルホールディングス株式会社をはじめ、36社・2万人以上の導入実績を誇ります。

MITERASには、大きく分けて「タイムレポート機能」と「ジョブレポート機能」の2つの機能があります。タイムレポート機能では社員の労働・残業時間を視覚的に確認でき、ジョブレポート機能では社員の勤務状況の見える化を実現できます。

例えばジョブレポート機能では、社員がどのアプリケーションをどのくらい利用したのかというデータを1分単位で把握することが可能です。「テレワークにおける社員の勤務状況がわかりくい」とお悩みの方や、「社員の隠れ残業をなくしたい」とお考えの方におすすめのツールです。

料金プラン
・要相談
・無料トライアル(1ヶ月)あり

ホームズクラウド

ホームズクラウドは「契約」業務の見える化に特化したツールです。三菱地所株式会社や西武鉄道株式会社など、多くの大企業で導入実績を誇ります。

ホームズクラウドでは、契約書の作成から締結まで、業務を可視化・一括管理することができます。契約のプロセスが透明になることにより、ミスを防げることはもちろん、契約プロセスの効率向上が見込めるのが嬉しいポイントです。契約業務の効率化を図りたいという方には、ツールを導入して見える化に取り組むことをおすすめします。

料金プラン
・Standard:月10万円〜
・Professional:月20万円〜
・Enterprise:要相談

業務の見える化の成功事例

実際に「業務の見える化」に成功した企業の事例を3つ紹介します。

東急ストア

まず紹介するのは、仕事可視化ツールの導入で業務の効率化や生産性の向上などに成功した株式会社東急ストアの事例です。

株式会社東急ストアは、働き方改革の推進の一環として、仕事可視化ツールを活用した業務の「見える化」を進めました。社員の労働時間をデータとして管理できるようになった結果、時間管理に対する意識が高まり生産性が大幅に向上したそうです。

また、ツールの導入により「サービス残業をできない労働環境」が整い、残業も激減。この事例からは、いかに業務の見える化が生産性向上やサービス残業の抑止に効果的かがわかるかと思います。

Preferred Networks

株式会社Preferred Networksは、締結済みの契約書の参照に時間が掛かってしまうことが課題でした。そこで、契約業務の業務効率化を目的に、契約業務の見える化ツールを導入。契約プロセスの可視化と、契約書の管理の簡素化に成功しました。

契約書の作成〜承認、締結のプロセスを見える化させたことにより、ミスコミュニケーションが減少し、業務効率も大幅にアップしました。「まだ電子契約書を導入していない」という企業には、株式会社Preferred Networksの事例のように契約プロセスを見える化するためのツールの導入がおすすめです。

パソナテック

最後に紹介するのは、株式会社パソナテックの事例です。同社は社内チームの「連携力強化」を目的に、仕事の見える化に特化したタスク・プロジェクト管理ツールを導入しました。

「誰がどの業務に取り組んでいるのか」が一目でわかるというのは、コンサルティング集団である株式会社パソナテックにとって、多大な効果があったそうです。チームとしての連携や情報共有が促進されたことにより、生産性の向上に成功しました。

リモートで働く社員を抱える会社や、チームメンバーが独自で仕事に取り組むことが多い会社がぜひとも参考にしたい事例といえるでしょう。

まとめ

業務の見える化の目的や取り組み方法、成功事例などを紹介しました。業務の見える化に取り組むことには、業務の“ムダ”を取り除いて生産性を向上したり、仕事の属人化を解消したりするなどの効果があります。 業務の見える化に取り組む際は、まずは目的を明確にして、見える化すべき業務内容について考えることから始めましょう。

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