働き方改革で欠かせない「ICTツール」とは?種類・具体例・導入のポイント

2021/04/26 コボットコラム
ICTツール

スマートフォンやパソコンが至るところにあふれ、ICT(Information and Communication Technology:情報通信技術)ツールがビジネスに欠かせなくなりました。特に、近年はビジネススタイルが驚くほど激変し、ビジネス用ICTツールも新しいものが次々開発されています。

この記事では、ビジネス向けICTツールについて「なぜ必要なのか」という問いから、どのようなツールを有効活用すべきかについて解説します。

働き方改革でICTツールが欠かせない理由

一般的な言葉になった「働き方改革」ですが、その推進のためにICTツールは欠かせません。しかし、働き方改革でICTツールが欠かせない理由まで考えている方は多くないでしょう。

ICTツールに移る前に、働き方改革について触れておきましょう。働き方改革とは、2019年4月1日から施行された働き方改革関連法案(働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案)に基づき推進されている労働環境の改革です。働き方改革関連法は、以下の8つのテーマに分かれています。

  • 1. 残業時間の上限規制
  • 2. 有給休暇の取得を義務化
  • 3. フレックスタイム制の見直し
  • 4. インターバル制度の普及促進
  • 5. 高度プロフェッショナル制度の新設
  • 6. 同一労働・同一賃金の実現
  • 7. 中小企業での残業60時間超の割増賃金率引き上げ
  • 8. 産業医の権限強化

8つのうち「産業医の権限強化」以外の7テーマは、ICTツールに大きく関わっています。この項目では、働き方改革とICTツールの関係性について解説します。

ワークライフバランスを確保するため

厚生労働省の『「働き方改革」の実現に向けて』によれば、「働く方のおかれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすること」が、この法案の目的とされています。

つまり、「働く人々の事情を重視し、多様性を許容する働き方を推進しよう」ということであり、企業に対して「ワークライフバランスを重視した働き方をできるようにしなさい」という指令が働き方改革なのです。

しかし、企業の立場からすれば社員すべての事情を把握し、それぞれのワークライフバランスに合う働き方をしてもらうことは容易ではありません。勤務時間がバラバラになれば全体の統率が取れませんし、生産性も著しく落ちるでしょう。

その解決のためにICTツールは有効です。ICTツールは場所や時間を選ばない働き方を実現するため、働き方改革が掲げる「ワークライフバランスの実現」に最適です。

柔軟な働き方がしやすい環境整備構築のため

ICTツールは、働き方改革が掲げる「多様な働き方を選択できる社会」の実現に不可欠です。なぜなら、ICTツールが「今までにない柔軟な労働環境を提供可能になる」ためです。

ここ数年で大流行した「テレワーク」も、柔軟な働き方を提供するための働き方であり、その実現にはICTツールが欠かせません。オフィスという場所にとらわれることなく、インターネットさえあればいつでもどこでも働くことができます。この特徴はまさに「柔軟な働き方ができる環境」を実現させるために必要なものであり、ICTツールがいかに重要なのかわかります。

労働生産性向上のため

働き方改革において、「残業」への風当たりは非常に強くなりました。そのため、企業は残業を推奨することはできなくなりました。

しかしながら、残業が前提だった業界は、以前よりも短い時間で同じ業務を済ませる必要に迫られるようになります。そのためには、労働生産性を向上させるしかありません。そんなときに活躍するのが、ICTツールです。ICTツールによる業務の自動化や高速化によって、業務時間を短縮できるようになりました。

また、こういった業務の自動化や効率化の流れは、産業革命に例えられることがよくあります。手作業でやっていた業務が機械に取って代わられるようになった結果、労働者は他の作業に効率的に取り組めるようになり、さまざまなアイデアに溢れた製品が登場するようになりました。

つまり、労働生産性の向上により、既存の業務よりも一歩進んだこと実現できるようになるのです。働き方改革とICTツールの組み合わせは、私たちに創造性にあふれたアイデアを与えてくれるかもしれません。

ICTツールの種類

ICTツールは、ハードウェアとソフトウェアの2つの概念があります。ハードウェアはいわゆる通信が可能な電子機器の本体のことを指し、ソフトウェアやアプリケーションやブラウザサービスのことを指します。

ビジネスにおいて、ハードウェアの種類はスマートフォンやパソコンの2種類ほどを把握しておけば良く、技術系の専門職でもない限りハードウェアの重要性を意識する機会は多くありません。

一方で、ビジネスで用いるソフトウェアは非常に多くの種類が存在するため、用途や目的によって適切なICTツールを選択する必要があります。この項目では、ICTツールのソフトウェアの種類に関して、近年ビジネス界隈で特に注目を浴びているものについて紹介します。

どこにいても働ける「テレワークツール」

ここ数年よく耳にするようになった「テレワーク」。「tele = 離れた場所」と「work = 働く」の合成語であり、ICTの通信技術を用いて離れた場所で同じ業務を行うことができるサービスのことを指します。

コロナ禍の影響もあり、テレワークツールの使用率は爆発的に伸びています。特に、ウェブ会議システム、ビジネスチャットツール、オンラインストレージ、仮想オフィスツール、タスク・プロジェクト管理ツールなどがよく使用されます。

また、数多くの企業がこぞってテレワークを導入したため、ツールそのものの品質も急速に向上し、ICTツールの中で最も勢いのある存在です。

生産性を向上させる「勤怠管理ツール」

勤怠管理ツールは、いわゆるタイムカードやシフト表などの「勤怠管理」に関する業務をすべてネットワーク上で実行可能にしたものです。たとえば、タイムカードをオンライン上のデータとして管理することで、自宅にいながら出退勤を記録することができます。

また、勤務時間をデータ化することで、秒単位での管理が可能になり、社員全員の勤務時間や残業時間を正確に把握することができます。シフト表をオンラインで管理することで、スマートフォンやパソコンからいつでもどこでもシフトを確認できるようになります。

また、昼勤・夜勤が入り乱れる複雑なシフト表も簡単に自動作成してくれるツールも登場しています。

社員の時間を無駄にしない「業務自動化ツール」

今勢いのあるICTツールの一つが自動化(オートメーション)ツールです。単純作業や時間がかかるが生産性の低い作業をプログラムやロボット、AIなどに代行させることができるICTツールです。

身近な例でいえば、Excelでの複雑な計算を自動で実行できる「Excelマクロ」は典型的な業務自動化ツールです。また、近年はRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)という新しい概念の自動化システムも登場し始めており、マーケティングやデータ分析などの複雑な作業も自動化されつつあります。

ビジネス向けのICTツールの具体例

先ほど紹介したICTツールの種類について、具体的な例を紹介していきましょう。実際のビジネスにICTツールがどのように活かされているか知ることで、その有用性を理解できます。

MiTERAS:働きすぎ・働かなさすぎを可視化する

MiTERASは、勤怠管理ツールの中でも「仕事可視化」に強みを持つICTツールです。社員一人ひとりの勤務実態や作業内容を可視化し、「いつ、どこで、どんな仕事を行っているか」をリアルな勤務状況を把握することができます。

MiTERASによって長時間労働や仕事の偏り、サービス残業、自己申告と実態勤務量の差など、「見た目の労働状況と、実際の労働量の乖離度」を把握することができます。

ジョブカン:タイムカード不要の勤怠管理システム

ジョブカンは、クラウド型の勤怠管理システムで、ペーパーレス化や自動化に強みがあるツールです。タイムカードによる出勤管理や、データでのシフト管理、休暇申請管理、業務の工数管理などが可能です。

ジョブカンは中小企業に対するサービスに力を入れており、初期費用・サポート費用0円で導入できるうえ、有料プランも月500円と低コストで運用できる点が魅力です。

Zoom:定番のWeb会議ツール

Zoomは2020年のコロナ禍の影響で、爆発的に流行したウェブ会議システムです。テレワークで既に導入している企業も多いのではないでしょうか。

Zoomの魅力は動作の軽さと操作の簡易性で、誰でも簡単にウェブ会議を導入できます。テレワークに欠かせない必須のICTツールです。

チャットワーク:日本人向けビジネスチャットツール

チャットワークは日本発のビジネスチャットツールで、ビジネスに関するコミュニケーションをチャット感覚で行えるICTツールです。グループチャットでの簡易会議や、シンプルなタスク割り当て、外部からファイルをアップロードして管理する機能があります。

Remotty:バーチャル空間の仮想オフィス

Remottyは、テレワークの新しい形態である仮想オフィスを提供するICTツールです。「リアルタイムのオープンコミュニケーション」の活性化が強みで、雑談・挨拶・軽い声かけのようなコミュニケーションをリモートで実現し、まるでオフィスにいるような感覚でテレワークができます。

ICTツールを利用する際のポイント

最後に、実際にICTツールを利用する際に、注意すべきポイントを解説します。ビジネスでは、しっかりと考えてICTツールを運用しなければ、その恩恵も薄くなってしまうかもしれません。

ICTツールを利用する目的をしっかりと設定する

ICTツールを使用する大前提として、「目的」をしっかり設定することが必要です。

たとえば、「離れた場所で仕事できる環境を作る」という目的なら「テレワークツール」が該当しますし、「複雑な作業を自動化して他の作業時間を確保する」という目的なら「業務自動化ツール」を選ぶ必要があります。近年、莫大な数のビジネス向けICTツールが存在しているため、自分の目的に一番合うツールを選ぶことが必要です。

ICTツールの活用手段を見極める

ICTツールは、その種類によってもたらされるメリットが異なります。同じような種類のツールであっても、それぞれに強みと弱みがあります。

例えば、同じウェブ会議システムでも、導入のハードルの低さや操作性が高いものもあれば、セキュリティの盤石さをアピールしているツールもあります。そのため、自社の業態や社風に合った活用方法を見極める能力が必要になります。

ICTツールを複数利用する

ICTツールは「1つ導入すれば万事解決」という夢のようなものはありません。例えば、テレワークをする際、ウェブ会議システムたった1つだけで業務をこなすことはできません。

充実したテレワーク環境を構築するには、クラウドによるファイル共有ツールや、遠隔でパソコンを操作するリモートデスクトップツール、進捗を記録する管理ツールなどが必要です。ICTツールそれぞれの使い方を考えながらさまざまなツールを組み合わせ、より良い環境構築を目指すことが求められます。

まとめ

ICTツールが働き方改革で必要な理由やそのメリット、具体例、そして実際に運用する際のポイントについて解説しました。

現代のビジネスで欠かせない存在となったICTツールですが、ひとたび意識してみると、その数の多さに驚くばかりです。めまぐるしく変化するビジネスの世界で、的確なICTツールを上手に使えるようになるために、この記事を参考にしてみてください。

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