- 目的
- 応募者への対応をスピーディにする仕組みがほしい。
- 課題
- 応募者に対して電話での対応を主としていたため、早朝や深夜、担当者が忙しくて電話ができないときなど、連絡が遅れることにより、応募者の取りこぼしが多くあった。
- また、ブライダル業界に特化した登録者を確保するために、応募者とのマッチングが不十分で、時間的なロスが多く生じていた。
- 結果
- 「HRコボット for 応募対応」を利用することで、応募者への即対応が可能となり、取りこぼしが減り、さらに事前アンケート機能により、希望の人材を獲得することに成功。 面談率、採用率ともに導入前よりも大幅にアップした。
1994年創業、東京都町田市を拠点として、都内・神奈川県を中心にブライダルパーティースタッフ（主に結婚式）の業務委託、職業紹介を行っている有限会社アーリーバード様。ブライダル業界に特化しているため、スタッフには徹底したマナー指導と教育を行い、現場のマネジメントからきめ細やかなサービスまで行える優秀な方々が多く在籍されています。ブライダルの現場で活躍できるスタッフを確保するには、応募者の適正を見極めつつ、最適な人数の確保が必要なため、人材確保のためには時間も費用もかけていましたが、それでも十分な人数を確保することが困難なこともあり「HRコボット for 応募対応」を導入いただきました。
今回は代表の森 直樹様に導入後の効果についてお話を伺いました。
| 社名 | 有限会社アーリーバード |
|---|---|
| 事業内容 | 職業紹介 |
| 資本金 | 1,150万円 |
| 設立 | 1994年9月 |
| 従業員数 | 4名 |
| URL | https://earlybird.co.jp/ |
ほぼ100％に近い面談率＆採用率を達成！
事前アンケート機能で求める人材にリーチ
「HRコボット for 応募対応」の導入にいたった背景をお聞かせいただけますか？
森様：これまでもいろいろな媒体に求人募集を掲載し、そこから応募をいただいていましたが、応募が夜中や早朝であったりと様々で、応募いただいた日に私が忙しかったりすると、連絡を先延ばしにしたことで既に他企業で採用が決まってしまった、ということが何度もありました。
さらに単純に電話がつながらないということも頻繁にありましたので、「HRコボット for 応募対応」のようなツールが実在するのであれば、ぜひ利用したい！と考えていました。そんなときに、ディップの営業の方からご紹介をしていただきました。
ただ私自身、パソコンなどのIT機器に苦手意識があったので、最初は拒絶反応もありました（苦笑）。たぶん、応募が1日に1件とかの少ない件数であれば、覚えるのが面倒と思って利用していなかったとは思うのですが、おかげさまでかなりの応募をいただいていましたので、使わざるを得ないという状況に追い込まれていたこともあります。
IT機器に苦手意識がある中で、「HRコボット for 応募対応」を使ってみていかがでしたか？
森様：最初にディップの求人媒体担当の営業の方が何時間もかけて使い方を教えてくださいました。実際に利用するようになってからも、わからないことがあればすぐにHRコボットfor応募対応専属のサポート担当の方が対応してくださるので、その都度解決できて、今では“コボットの達人”になっています（笑）。
もしマニュアルだけ渡されて、あとはご自身でやってください、というような対応だったとしたら、こんな風に使えなかったと思うので、そのサポートは非常にありがたかったです。
導入後の変化について教えてください？
森様：まずは今、24時間「HRコボット for 応募対応」を利用していて、夜中でも早朝でも応募をいただいた時点で面談日の設定までできるので、応募者の方へ返事の遅れによる取りこぼしがなくなりました。
それまでは例えば応募が10件あったとしても、連絡が取れて面談までできる方が1、2名という状況だったのですが、導入後はほぼ100％に近い面談率になっています。また、採用率も格段に上がっています。それは、「HRコボット for 応募対応」のアンケート機能で、事前に応募者様が募集内容を理解できる、ということも大きいと思います。
以前は応募者様へこちらから電話をかけると、話をしていく中で自分が希望していた仕事内容と違うとわかって、明らかにがっかりとした声を出されるとか、ときには当社が何の会社なのかすらわかっていないで応募されているようなこともありました。
今は基本的にはそういうことはなく、「マナーを学びたい」「スキルアップしたい」「結婚式の仕事をスタッフとして盛り上げたい」など、明確な目的を持って応募される方がほとんどなので、即戦力につながる採用ができるようになったと思います。
具体的な数字で言うと、どのような変化がありますか？
森様：以前は日に応募が3件あって、すべての方が電話がつながらずに、メールで連絡をしても何のリアクションもない、ということもよくありました。何とか面談までとりつけて、丸1日かけて1時間おきに数名の面談の予定を入れても、全員来ないということも…。
それは弊社に限ったことではなく、同業者さん共通の悩みだと思います。それが今では、私のメールが「コボット」からのお知らせでいっぱいになってしまうくらいの応募が来ています。
面談に関しては、来社の場合もあるのですが、基本的には「HRコボット for 応募対応」のWEB面談機能を利用していて、今年の1、2月に関しては、1日中30分刻みで面談をするような日が何日もありました。
トイレに行く暇もなくて、1日を終えると何をしゃべっているのかわからないくらい疲れ切っていたこともありましたが、この仕事をしていてこんなにありがたいことはありません。月に30件以上、面談を行ったこともありました。
以前は月に5、6人の研修ができたらいい方で、0人という月もありましたが、今は面談を行えた人はほぼ採用につながっていますので、数字で言うと5、6倍の採用率アップにつながりました。
私がこの会社を始27年目になりますが、この採用率アップは今後もどんどん釣り上がっていくんじゃないかという気がしています。
WEB面談機能の導入で求人側、応募者側ともにメリットのあるやり取りに
WEB面談機能も利用されているとのことですが、使い勝手はいかがでしょうか？
森様：「HRコボット for 応募対応」を利用する前は、そもそもオンラインでの面談は行っていなかったので、すべて来社での面談だったのですが、先ほどもお話したようにせっかく面談日を設定しても来るか来ないかわからず、わざわざ来てもらっても、お互いの思いがマッチングせずに採用が叶わないときには、とても申し訳ない気持ちになっていました。
ですが、WEB面談であればそういう時間的ロスが減らせますし、来社の場合でもアクティビティの機能を使うと、事前に応募者の方がこちらからの事前のお知らせに目を通していただいているかの確認ができるので、もしまだ目を通していなければ、面接に来ていただけるのかどうか、再度連絡し確認することもできます。その点でも無駄な時間を減らすことができています。
今は電話で受けた面談予約も、手動で「コボット」に入力できるようになったので、そのときにお返事もできますし、とても使い勝手も良く非常に助かっています。
コロナ禍で対面での面談が減り、WEB面談が増えたとは思いますが、これからはコロナの影響は関係なく、WEB面談は定着すると思っています。求人側の会社も、応募者様側も時間を有効活用できますよね。
応募者様も一日に何社も面談を受けられるようになれば、より自分に合った会社を選べるようになりますし、求人側も応募者様と面談できる機会が増えれば、より合った人を選べるようになりますし、お互いにメリットが多くなると思います。
今後、「HRコボット for 応募対応」に追加してほしい機能などはありますか？
森様：応募者様がWEB面談か、来社面談のどちらを希望しているかが、メールが来た時点でわかるといいなというのはあります。WEB面談の場合は、私の予定が空いていればすぐに設定できるのですが、来社面談の場合は、私も会社に来なければならないので、その確認に少し時間がかかってしまうことが歯がゆいと感じています。
ただ、正直なところ言うと、「コボット」がここまで良いものだとは期待していなかったんです。でも使えば使うほど奥が深いというか、いろんな機能が細かく設定されていることがわかって、単に求人募集機能にとどまらないこともわかってきました。
弊社で言うと、登録者様のデータが収集できるので、過去にさかのぼって検索して連絡を取ることもできるんですね。「そういえば、あの方は6月になったら仕事の連絡がほしいと言っていたな」というのも、すぐに検索で対応できるのはいいですね。
他にも、営業ツールとしても使えるのでは？と思う部分もあるので、その辺も今後、ご相談できるといいですね。