- 目的
- 応募者へ営業時間外でも連絡対応をしたい。 コロナ禍でWEB面談が主流になったため、簡単にできる仕組みがほしい。
- 課題
- 他社の採用管理システムを利用していたが、弊社では使わない機能も多く、また管理画面なども煩雑で、機能を最大限活用することができていなかった。 また、他社システムでは営業時間外の応募者対応、次週以降の面談予約、WEB面談機能などがなく、応募者対応の作業に時間がかかっていた。
- 結果
- HRコボット for 応募対応を終日稼働することで、人的対応による作業量とミスが削減された。 時間外での即時対応機能のおかげで、面談数は社員が対応していた時と比べると倍増し、WEB面談機能を利用することで、面談時のURL送付などそれまで行なっていた作業がなくなり、作業時間も大きく削減された。
東京都千代田区に拠点を置き、NTTグループ企業・NTTドコモグループを中心とした人材派遣事業の他、職業紹介事業、アウトソーシング事業、テレマーケティング事業、WEB制作事業などを請け負う株式会社リンクトゥモロー。以前利用していた採用管理システムでは、営業時間外の応募者対応、面談予約、WEB面談機能など応募者対応時に欲しい機能が少なく、応募者対応に時間がかかってしまうという悩みがあり、「HRコボット for 応募対応」を導入いただきました。今回は、代表取締役の男庭照國様と採用コーディネーターの浦上典子様、今村奈美様に、それぞれ経営側、実務側のお立場から、導入後の効果などについてお話を伺いました。
| 社名 | 株式会社リンクトゥモロー |
|---|---|
| 事業内容 | 一般労働者派遣事業、有料職業紹介事業、アウトソーシング事業、テレマーケティング事業、WEB制作事業 |
| 資本金 | 2,000万円 |
| 設立 | 2000年7月 |
| 従業員数 | 16名 |
| URL | https://www.lintomo.co.jp/ |
シンプルな管理画面と丁寧な活用法の指導が導入の決め手に
なぜ「HRコボット for 応募対応」の導入を決定されたのですか？
男庭様：私がこの会社を作って今年で21年目になりますが、設立当初から基本としているのは、世の中がデジタル化しても、主役は人間ということ。それはデジタル化を否定しているのではなく、人間を主役としてデジタルと関わっていくことで、時代に合わせていけるということです。この考えを基本として、デジタル化は当然、仕事の効率を上げるためのツールなので、どんどん取り入れたいと思っています。
正直、私自身は「HRコボット for 応募対応」のことは存じ上げていませんでしたが、弊社の採用担当から話を聞いて、「いいものに決まっている」と思いました。それに、何でも試してみないことには何も始まりませんから。
実際に私が作業をしていたわけではないですが、毎日、社員たちの様子は見ていますし、採用の状況も把握していました。コロナ禍でWEB面談が主流になっているのも感じていましたので、このシステムを利用し、さらに業績を上げていきたい、まさに救世主。
浦上様：「HRコボット for 応募対応」の導入以前から、他社の採用管理ツールは利用していたのですが、そちらは機能が多く全てを使いこなせていない状況にありました。また、応募者対応では営業時間外の連絡ができなかったり、面談予約も次週までしか設定できなかったり。WEB面談もZoomを利用していたので、都度URLを発行して、それを応募者にメールでお知らせする作業があり、大変だなと感じていたのです。
そんなとき、「はたらこねっと」の導入を検討している最中に、タイミング良くディップの営業の方から「HRコボット for 応募対応」のお話を伺うことができ以心伝心の思いでした。もともと採用の対応は私一人でしたが、ちょうどその時期に新たに今村が入社することも決まって、一人では無理だったことも、二人になればもっと業務を広げられるのでは？という思いもあり導入させていただきました。
男庭様：システムを作り、自信をもって勧めてくれているのですから、もの自体はいいに決まっているんです（笑）。ただこちらがそれを活用できて、初めて価値が生まれます。浦上は予算や経費を考えて導入を迷っていたようですが、私がお金はあとからついてくる、まずはやってみようと強く勧めました。
採用管理ツールとして「HRコボット for 応募対応」のサポート・機能・使い勝手はどうですか？
今村様：ユーザーインターフェースがとてもシンプルで使いやすいです。誰にでも簡単に操作がしやすそうな印象で、これなら私でもすぐに馴染めるな、と思いました。それまで使っていた管理ツールも、機能としては「HRコボット for 応募対応」と同じようなことはできたとは思うのですが、設定がかなり細かいため使う上での苦労が多く、結果、使いにくいという印象になっていました。
浦上様：「HRコボット for 応募対応」の導入時にはディップの担当者の方に、私たちが分からないかゆいところに手が届く対応をしていただきました。初心者の私たちを育てていただいている、という感じなんです（笑）。既存で使っていた他社の採用管理ツールとどちらを選ぶか、という話になったとき、担当者の方の対応やサポートが導入の決め手になりました。
男庭様：要するに、、、いいシステムがあってもそれを活用することができなければ宝の持ち腐れ。その点、ディップの担当者は活用方法を懇切丁寧にアドバイスしてくださるなど、こちらの立場になり切ってご指導してくださっているので、「HRコボット for 応募対応」を存分に活用でき、導入前に比べて応募、登録者が倍増以上、もちろん受注対応率も大幅にアップし大変喜んでおります。仕事の成否を分ける入口でもあり、やっと春が来たと言うのが本心です。このシステムを取り入れ実践した採用担当の浦上・今村は殊勲賞もの。同時にディップの皆様に感謝状を差し上げたい気持ちです。
作業量が減り、面談率もアップ！
コロナ禍によるWEB面談の増加にもスムーズに対応
HRコボット for 応募対応の導入前と後で大きく変わったところはありますか？
今村様：以前は、来社を前提に面談をお願いしていたのですが、「HRコボット for 応募対応」の導入後は、来社面談とWEB面談とで、応募者様が選べるようになりました。そのことで登録をしていただけるハードルも下がって、面談率が上がったと感じています。コロナ禍になって、よりWEB面談での対応を求められる方も増えたので、2020年7月の導入のタイミングも良かったのだと思います。
浦上様：現在は1日24時間365日、「HRコボット for 応募対応」を利用しているので面談日程の設定まで自動でおこない、私たちはそれでも連絡をいただけない応募者の方にだけ連絡すればいいので1日の作業量が減りました。「HRコボット for 応募対応」が終日対応してくれるので、営業時間外に対応ができない取りこぼしていた応募者の数も減り、面談率が上がりました。
人の手で面談の設定をしていた頃は、電話が1度では繋がらず、留守番電話にメッセージを残して、朝昼晩と時間を置いて連絡。そもそも留守番電話にもならない応募者の方も多いので、着信だけ残して今後の連絡方法をどうしたらいいのか、という連絡をメールでしたり。その作業が減ったので、数字にすると、1日の作業時間はこれまでの１/3程度になりましたし、面談率も採用担当が二人いないと対応できないほど、以前の倍以上になりました。
今村様：応募者様の登録可能日など、チャットボットでこちらが知りたい情報を「HRコボット for 応募対応」が自動でやりとりをしてくれるので、大変楽になりました。
浦上様：それから、やはり人が対応しているので、以前は連絡しようと思っていても、忘れてしまったということもありましたが、そういった面での取りこぼしもなくなりました。
HRコボット for 応募対応のWEB面談機能は利用されていますか
浦上様：利用しています。コロナ禍になってWEB面談のご要望が増え、全体の面談数の7、8割を占めるようにもなったので大変助かっています。以前のシステムにはWEB面談機能がなかったので、ZoomでURLを発行して、それをメールでお知らせしていたのですが、その手間をかけても面談に応じてもらえないこともあったので、そんなときは心が折れますよね（苦笑）。WEB面談のやり取りにかける時間も以前の半分くらいに減りました。
今後、HRコボット for 応募対応に追加してほしい機能などはありますか？
浦上様：先日、バージョンアップをしていただいて、カレンダーでのWEB面談と来社面談のアイコンを変えていただいたので、見やすくなって助かっています。先ほどもお話ししましたが、ディップの担当者の方は私たちの要望に丁寧に応えてくださるので、これからも何かあれば、その都度、ご相談させていただきたいと思っています。ですので、現状、「HRコボット for 応募対応」に対しての要望は特にないのですが、すごく先々のことを考えると、例えば契約書や、違うシステムを利用して管理しているものを一元化できるように紐づけられたらという希望はあります。
男庭様：我々が考えているようなことは、すでにディップの方でも考えていらっしゃいますよね（笑）。最初にも話しましたが、効率化のためのデジタル化には積極的に向き合っていきます。希望の持てる明日のために「HRコボット for 応募対応」システムで会社が飛躍したと言える日が見えてきた感じです。素直にありがとうございます。