RPA全社展開の課題(ハードル)と解決策
横展開期を突破する施策手順を解説!

2020/12/21 コボットコラム

RPAの全社展開は簡単に成し得るものではありませんが、1つずつ課題やトラブルを克服していくことによって、着実に実現へと近づいていきます。今回は序盤でRPA運用の全体像を説明し、後半で実際に直面する課題や解決策を紹介しているため、自社のRPAの取り組みに生かせる方法がないか探してみてください。

RPA運用の全体像

RPA運用には大きく分けて3つの段階があります。

・ 構築期:3~6ヶ月
・ 横展開期:6~12ヶ月
・ 拡大期:12~18ヶ月

およそ6ヶ月単位のフェーズ移行が目安とされており、特定の部署・部門で始まった自動化の取り組みを徐々に他部署・他部門へと拡大していく動きとなります。横展開期まではRPA単体での自動化プロセスが実行できますが、拡大期になり全社展開の折になると、様々な部門の基幹システムとの連携を行う必要が出てきます。様々な部門の基幹システムを連携したり、高度な処理を必要としたりすることがロボットに必要となってくるため、RPA×AIの体制を構築していくことがポイントとなるのです。

構築期

構築期ではRPAの導入に始まり、特定部門での実施・成功事例を蓄積していくことがポイントとなります。もちろん導入初期の段階では失敗するケースもありますが、「横展開に向けた経験」と認識しつつ、ベンダーのアドバイスも借りながら改善施策を打っていきましょう。

横展開期

横展開期に入ると、特定部門での成功事例をひっさげて他部門へと自動化業務を展開していきます。しかし、部門ごとで異なるシステムを利用していたり、体制管理の方法に差があり過ぎたりすると、自動化業務の拡大が上手くいかないこともあります。逆にいえば、横展開期さえクリアすれば自動化業務の展開パターンが分かるため、全社展開に向けて拍車がかかるといえるでしょう。

拡大期

RPA導入から1年を過ぎると、「特定業務の自動化を全社展開するか否か」といった壁に直面します。様々な部門で蓄積された自動化に関するデータや実際にかかった工数など、あらゆる定性・定量データを使って全社展開の必要性を検討していくことになるのです。

全社展開にあたっては、RPAの技術的限界が問題となるため、AIとの連携による自動化体制を新たに構築する必要があります。横展開期までは自社の人材とベンダーだけで取り組んできたRPAの取り組みも、エンジニアやAIツールのベンダーといった技術者を巻き込んだ大きなものへと変化していきます。

RPA全社展開の課題(ハードル)

RPA運用の全体像を端的に説明していきましたが、言うまでもなく全社展開への道のりは平坦ではありません。以下の4つのようなハードルを乗り越えて、初めてスタート地点に立てることを覚えておきましょう。

・ 認知されていない
・ 効果が知られていない
・ 対象業務がない
・ 拡大する体制がない

初めは特定部門で盛り上がりを見せるRPAの取り組みですが、いずれは全社展開を見据えて工夫をこらしていく必要があります。例えば、社内報を活用して特定部門での業務効率化事例を掲載し、認知のハードルを越えていくことが重要です。「自社でもRPAを活用して効果が出ている」といった事実を伝えるだけでも、他部門でのRPAに対する関心は高まります。

徐々に他部門へと横展開を行う時も、社内報などを活用して「横展開の難しさ」や、「実際に自動化してみた感想」といったトピックを社員別に書き出してみるのも、RPAを全社展開させる足がかりとなるかもしれません。

認知されていない

無事に構築期を終え、いざ他部門への横展開に踏み切る折になって、「RPAって何?」と他部門の担当者から言われることもあります。職場での立場や社歴によっても変わりますが、意外にも他部署・他部門が実施している取り組みは分からないものです。「今話題だから」や「RPAくらい当然知っているだろう」といった考えは持たずに、何らかの方法で横展開を予定している部門や、社内全体に取り組みをアピールしていくことがポイントとなります。

効果が知られていない

RPAの導入自体は知られているが、「実際にどれだけ成果が出ているかは知られていない」といったケースもよく見受けられます。効果に関わる問題は、社内報や定例会を上手く活用して、定量的な成果として報告していくことが重要です。もちろん現場の担当者が感じたことも含めながら、どのように改善していくのか(改善策を打ったのか)を明示することが次のフェーズへとつながっていきます。

対象業務がない

特定部門でのRPAの取り組みは、必然的に部門における業務特性に応じて利用されます。したがって、「ある成功事例をそのまま伝える」だけでは上手な共有とはいえません。他部門でも共通して取り組まなければならない業務など、「共通業務にRPAを活用した場合の効果」をアピールしていくことがポイントとなります。効果を伝えると同時に、「RPAには何ができるのか?」といったコラムを挟みながら説明を行っていくとなお活用イメージが湧くでしょう。

拡大する体制がない

部門によってデジタルデータの活用度合いは異なります。特に事務作業が多い部署・部門では紙資料を扱っている業務比率が高く、RPAの導入がはばかれることもあるのです。仮に横展開・全社展開を予定している場合はOCR(光学文字認識装置)をRPAと連携させて、アナログからデジタルに移行する作業自体をRPAの取り組みに内包することも1つの戦略といえます。

横展開期を突破する解決策

これまで確認してきたように、RPAの全社展開に向けた取り組みは一筋縄ではいきません。横展開期をどうクリアしていくかによって、全社展開の実現可能性が左右されます。横展開期を突破する解決策としては以下の3ステップが考えられます。

1.社内ツアーの実施
2.ロボット生産工場の設置
3.ロボット作成担当が出張する

最も手っ取り早いのは、全社展開を実際に経験している外部のプロに相談することです。RPA・DXソリューションを専門としている企業などに相談し、自社の取り組みに合わせたアドバイスを受けることで、悩みや次やるべき行動がクリアになります。

社内ツアーの実施

RPAの構築期の段階では、RPAの存在を身近に感じている他部門の方はほとんど居ないでしょう。どこかで聞いたことはあっても、自身の業務で活用できるかどうかを真剣に検討している人数は少ないはずです。そこで社内ツアーを実施し、実際に自動化を行っている現場に足を運んでもらうことをファーストステップとするのです。

普段向かっているデスクを離れて他部門の業務を見に行くにはリフレッシュにもなるため、認知の壁を越えるのに最適な方法といえるのではないでしょうか。

ロボット生産工場の設置

社内ツアーを実施した後は、横展開を予定している部門の業務を自動化する体制を構築していきます。社内ツアーの際や事前ヒアリングなどで聞き出した「自動化ニーズ」をもとに、ある程度の段階まで作成された未完成のロボットを複数用意しましょう。あるいはロボット作成担当者を常駐させて、ロボット生産工場を設置します。このようにいつでもロボットが作れる体制を整えることで、「一からロボットを作るのが面倒」といった現場の声に応えることができます。

ロボット作成担当が出張する

横展開の規模やスピードにもよりますが、ロボットを作成した担当者が、実際に展開先の部門へ出張して一緒に業務の自動化を実施することも効果的です。これから業務を自動化する担当者は、ロボットの作成者の自動化プロセスを実際に目で見て確認できるため、初動の早さが期待できるメリットがあります。

RPA×AIで全社展開を目指す

RPAの取り組みは、拡大期・横展開期を経て、拡大期を迎えます。全社展開の必要性を検討している頃には、社内におけるRPAに対する認識も大きく変化していることでしょう。「既存のRPAには何ができて、どのような技術(要素)が足りないのか」といった議論を交わし、全社的なシステムを構築する必要性について経営層が判断を下します。

多くの場合、RPAの全社展開はAIとの連携が不可欠となります。新たにかかるコストも念頭に置きながら、実現可能性を探っていくことが重要です。

コボットはディップ株式会社が提供するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)サービスです。自動化できる単純作業は、社員(人)に代わってロボット(コボット)に任せることで、貴重な人材がそれまで割いていた工数を、より高度な仕事に集中する為の時間とすることが可能になりました。
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