クラウド型RPA×テレワークのメリット・デメリット3つの活用シーンを合わせて紹介

クラウド型RPAは、Webブラウザを経由してクライアントサーバーにあるRPAソフトウェアにアクセスするタイプです。したがって、Webサービスのメリットとデメリット両方からの影響を避けることができません。今回は、テレワークとの相性が良いとされるクラウド型RPAの仕組みや効果について、注意点も交えながら解説していきます。

RPAの型は３種類

自社でRPAを開発する場合を除き、RPAはベンダーが提供するタイプによって以下の3つに分類されます。

・　クラウド型
・　オンプレミス型
・　デスクトップ型

クラウド型は、Webサービスとして提供されているRPAツールをWebブラウザから利用するタイプです。オンプレミス型は、自社のサーバー内にRPA環境を構築し、サーバーにアクセスすることでRPAを稼働させることができるタイプです。デスクトップ型は、RPAを特定のPCにインストールして使うタイプで、インストールしたPC上でしかRPAを稼働できない特徴があります。

提供タイプにはそれぞれメリット・デメリットがあるため、気になる方はこちらのページを参考にしてみてください。

テレワーク×クラウド型RPAのメリット

テレワークでRPAを活用したくても、コストや実用性の面で不安がある担当者もいることでしょう。せっかく導入するRPAの効果を存分に発揮したいのならば、クラウド型RPAを導入するのがおすすめです。クラウド型RPAを導入するメリットには以下の3つがあります。

・　素早くRPAが開始できる
・　使いやすいUI
・　管理・保守業務の手間がかからない

クラウド型RPAが他の提供タイプよりも優れている点は、「素早くRPAが開始できること」です。クラウド型RPAは自社に対して開発したのではなく、大勢の事業者が利用することを想定して開発しているため、初期設定時でも十分使いやすいUIになっています。RPAの目的や用途に応じた自動化ロボットを事前
に作成しているベンダータイプもあるため、迅速にRPAの効果を得たい企業に向いています。

また、クラウド型RPAはWebブラウザを通じて利用するため、ベンダーが定期的に管理・更新を行ってくれるメリットがあります。このことから、短期的な利用はもちろん、中長期的な費用対効果を見据えた導入が可能といえるでしょう。

テレワーク×クラウド型RPAのデメリット

テレワークと相性が良いクラウド型RPAですが、Webブラウザからサービスを利用することのデメリットも同時に抱えています。

・　情報漏洩リスク
・　オフラインファイル・アプリが操作できない可能性がある

RPAがExcelマクロといった他の自動化ツールより優れているのは、動作環境や処理業務の制約が少ないことです。しかし、クラウド型という特徴から「避けられないデメリット」もいくつか存在するため、利用時の注意点として覚えておきましょう。

情報漏洩リスク

同じ作業を繰り返す業務や、煩雑な業務は長時間取り組んでいるとミスを起こしやすくなります。月末月初の請求書処理など、RPAの自動化に頼りたいシーンはたくさんあるでしょう。

とはいえ、Webブラウザを経由してクラウドサーバーに構築されたRPAソフトウェアにアクセスするのは、常に情報漏洩リスクがつきまといます。「面倒な業務ほど自動化してしまいたい！」という現場の想いは理解できますが、企業の未来を守るために、自動化する業務は「安全性が担保できること」を前提に選定していきましょう。

オフラインファイル・アプリが操作できない可能性がある

クラウド型RPAはWebブラウザを経由してRPAソフトウェアにアクセスするタイプのため、オフライン環境にあるファイルやアプリケーションを自動操作できない可能性があります。自動化の範囲としてオフライン環境を想定している場合は事前にベンダーに相談し、対応しているRPAツールなのかを確認しましょう。

テレワーク×クラウド型RPAの活用シーン

では具体的にクラウド型RPAがどのように活用できるのかを紹介していきます。以下の業務は、クラウド型RPAで自動化できる業務の主な例です。

・ 基幹システムへの勤怠入力作業の自動化
・　社員への残業超過アラートの自動化

クラウド型RPAの良いところは、異なるクラウドサービスと連携できる点にあります。1つの自動化対象に留まらず複数のサービスをつなげることで、大幅な工数削減が期待できるのです。

基幹システムへの勤怠入力作業の自動化

人事部門では、日々社員の勤怠状況に異常がないかをチェックします。そして異常がないことを確認すると、勤怠状況を基幹システムへ入力・転記していく作業を実行することになります。最近ではクラウドサービスとして勤怠管理サービスを提供しているベンダーもありますが、そういったクラウドサービスと連携して、「入力の確認→基幹システムへの入力・転記」を自動化することが可能です。

実際の入力・転記作業をRPAに記憶させることで、Webブラウザを経由する作業であれば難なくこなしてくれるようになります。

社員への残業超過アラートの自動化

また、クラウド型RPAを活用すれば、勤怠状況に異常があった社員に「異常を知らせる通知」を自動で送ることができます。特に月中・月末で注視する「残業超過」の項目などを、RPAが自動で判断して残業超過アラートを送信してくれるため、担当者はRPAが正常に作動しているかをチェックするだけで、別の業務に集中することができます。

まとめ

クラウド型RPAは迅速にRPAを導入したいテレワークのニーズに応えますが、デメリットをおさえていなければ、自動化の取り組みが危ぶまれることもあります。手頃なコストで活用できるクラウド型RPAのメリットを存分に活かし、効率の良いテレワークを実現しましょう。