RPA対象業務選定のポイント
対象業務例リスト付き

2020/12/14 RPA / DX LAB

RPAは定型作業の自動化が得意ですが、裏を返せば「定型作業でなければ自動化ができない」ということでもあります。RPA推進担当者はこうしたRPAの特徴を知った上で、適切に自動化対象業務を選定しなければなりません。今回の記事で自動化対象となる業務の条件を知り、現場の担当者がRPAの実施に前向きになるためのポイントをおさえておきましょう。

RPA対象業務の条件

RPAの自動化対象業務は、主に以下4つの条件を満たしていることが重要です。

・ 同じ作業を繰り返す
・ デジタルデータである
・ 処理ルールが定まっている
・ 定期的に処理が必要

RPAは自動化によって業務を効率化してくれる支援ツールですが、決して万能なツールではなく、あくまで処理ルールが決まっている業務が対象となります。「何でも自動化できる」と考えていた担当者にとっては少し残念に聞こえるかもしれませんが、同じ作業を延々と繰り返す業務は人的エラーを生み出す原因ともなってしまいます。そういった業務をRPAによって自動化することができれば、業務品質の向上はもちろんのこと、社員のストレス軽減といった定性的な成果も得られるのです。

同じ作業を繰り返す

企業の業務には、同じ作業を延々と繰り返さなければならない業務があります。月次の請求書処理などは、同じ作業を長時間繰り返し行うため、単純な計算ミスや転記ミスを起こしがちです。こうした繰り返しの業務は、記憶した動作を間違えずに実行するRPAに最適な業務といえます。

デジタルデータである

RPAはPCやサーバー上で動作するソフトウェアです。したがって、「デジタルデータしか自動化ができない」という宿命を負っています。自社の業務の中でデジタルデータを扱う業務があれば、RPAで自動化できるかもしれません。

とはいえ、アナログデータは自動化対象業務から外れるのかといえば、実はそうではありません。紙資料などのアナログデータもOCR(光学文字認識装置:スキャナーなど)を使ってデジタル化すれば、自動化が可能なデジタルデータに生まれ変わります。

RPAとOCRを組み合わせた業務例について知りたい方は、こちらのページを参考にしてください。

処理ルールが定まっている

処理ルールが定期的(あるいは不定期)に変化する業務は、自動化対象業務には不向きです。なぜなら、RPAは一度記憶した動作を再現するだけであり、動作環境や処理手順に変更が加わると、途端に動作を停止してしまうからです。処理ルールが定まっており、これから先も変更される可能性が少ない業務を自動化対象業務として選定しましょう。

定期的に処理が必要

RPAで自動化する業務は、日次あるいは週次で処理が必要な業務が望ましいとされています。もちろん、月次で発生する交通費精算業務や、請求書処理業務もRPAの自動化対象として好ましいですが、現場の業務負担を減らすためには日々少しずつでも効果が感じられる業務である必要があります。

RPA推進担当者は、「RPAの導入によって成果が出ている」といった満足感や充実感が、RPA運用をさらに加速させる原動力になることを覚えておきましょう。

【部門別】RPA対象業務例

RPA対象業務の4つの条件と確認した後は、実際にどのような業務が自動化できるのかを例として見ていきましょう。以下の表は「部門別」で分類した自動化対象業務例となります。自社で実施している業務がいくつ当てはまるか、チェックしてみてください。

参照:いちばんやさしいRPAの教本(p.41)

素早く成果を出す対象業務選定のポイント

RPAの導入初期は、RPA導入の様々な不安を取り除くために「素早く成果を出すこと」が重要です。自動化対象業務の選定では、以下の3つに当てはまるかどうかを軸に選定することがポイントとなります。

・ マニュアルがある
・ 現場にニーズがある
・ 確実・安全性が求められない

「RPAの自動化対象業務の条件をクリアしたのに、現場が思うように動いてくれない」といった失敗事例にもあるように、RPAは現場が動かなければ意味がありません。なるべく現場に負担がかからない方法で、RPAを推進していくことが重要です。

マニュアルがある

普段多くの業務を抱えている現場の担当者にとって、新しいツールの導入のために仕事が増えることは避けたいことの1つです。なるべく現場に負担がかからない方法として、マニュアルが存在する業務を自動化対象業務として選定してあげましょう。

また、マニュアルがあるだけでなく、処理手順が短い業務や、ロボットの動作のチェック項目が明確な業務を優先的に採用することで、現場に負担をかけずにRPAを推進することができます。

現場にニーズがある

現場で業務に取り組む担当者にとって、自動化のニーズがない業務を自動化しようとすると、なかなか理解が得られないことがあります。RPA推進担当者からみて「自動化のメリットがある」と感じる業務でも、現場で働く担当者は「ツールの使い方を覚えてまで自動化する業務じゃない」と考えているかもしれません。まずは現場に自動化のニーズがある業務なのかを調べ、初動を早く実行できるかどうかも検討しましょう。

確実・安全性が求められない

RPA導入初期は素早く成果を出すことが重要です。そのため、今後のRPA実施のハードルが上がってしまうような失敗は避けなければなりません。特に、自社の機密情報や個人情報を取り扱う業務を自動化対象業務とするのは避けましょう。

まとめ

RPAの自動化対象業務を選定する際には、現場の声を詳しく、また正確にヒアリングする必要があります。RPA推進担当者は現場とは遠い場所で仕事を進めることが多くなりますが、時にはRPA導入予定の部署や現場に赴き、どのようなニーズがあるのかを肌で体感することが重要です。

 

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