RPA×OCR連携で業務効率化
OCRに出来ることや活用事例を紹介

2020/11/26 コボットコラム

RPAは業務効率化を実現するツールとして知られていますが、OCRと連携することによって自動化対象業務をさらに拡大させることが可能です。紙資料を取り扱う企業の経理部門や、自治体でも注目を集めているRPA×OCRの組み合わせは一体どれだけの業務効率化を実現するのでしょうか。

今回はなぜRPA×OCRの連携が求められるのかを説明すると同時に、RPA×OCRが出来ることを活用業務例や活用事例を通してお伝えしていきます。自社で紙媒体などのアナログデータの取り扱いが多い部門で導入が可能かどうか検討しながら読んでみてください。

RPAとOCRの連携が求められる理由

RPAは人間がパソコン上で行っていた動作を記憶し、再現することで業務自動化を実現します。OSによって適切とされる提供タイプ(ベンダーからRPAツールを提供してもらう場合のタイプ)はありますが、操作にプログラミング知識が必要ないため、初心者もパソコン上の画面操作を自動化することが可能です。

導入のメリットが多いRPAですが、パソコン上の画面操作を自動化対象とするため、紙資料などのアナログデータは取り扱うことができません。したがって、OCR(Optical Character Reader)などで紙資料をデジタル化し、デジタルデータへと変換することが求められます。OCRで変換したアナログデータはRPAが操作しやすいフォーマットに変更できるため、RPA×OCRの連携が様々な現場で採用されています。

RPA×OCRで出来ること

OCRによって紙資料などのアナログデータをパソコン内に取り込み、デジタルデータとしてRPAが活用できるようになりますが、具体的にどのような業務が出来るようになるのか気になる方も多いことでしょう。以下の見出しでは、頻繁に紙資料を取り扱う経理部門や販売部門での活用例を紹介しています。

・ 請求処理の自動化
・ 納品データと在庫データの照合
・ ダイレクトメールの送信

RPAは「経理業務との相性が良い」と思われがちですが、定型作業を繰り返す業務であれば同様に活用することができます。OCRとの連携によって紙資料を読み取った後の作業を全て自動化することも可能なため、自動化対象業務をより拡大させたい場合に最適といえます。

請求処理の自動化

経理部門が行う請求処理の業務では紙の請求書を扱うことも多いでしょう。また、紙の請求書は確認して処理するだけでなく、システムへの入力(記録)も必要になってきます。ミスが許されない業務である一方で、単純作業が長く続くことから人的エラーをゼロにできない課題がありました。

そこにRPA×OCRを導入すると、現場の経理担当者の請求処理業務は「紙の請求書をスキャンするだけ」となります。OCRが紙の請求書をデジタル化し、RPAがシステムへの自動入力を行うことで請求処理業務は大幅な改善が図れるのです。

納品書データと在庫データの照合

小売店や企業の購買部門では納品書のデータと在庫データが一致しない問題が発生しますが、OCRを活用して紙のデータをデジタル化することで在庫状況をリアルタイムに把握できるようになります。RPAによってシステムへの自動入力も可能となるため、現場の外でもリアルタイムに在庫状況が把握できるようになります。

ダイレクトメールの送信

OCRは名刺をデジタルデータとして保存する際にも役立ちます。さらにRPAと連携することで、システムへの自動入力から取引先へのダイレクトメールを自動化することも可能です。名刺に記載されている情報を転記する手間が省け、かつダイレクトメールを作成・送信する手順も自動化してくれることから、企業のセールス部門でも導入が推進されています。

紙・手書き資料のデジタル化

全ての業務に共通することですが、紙・手書き資料をOCRによってデジタル化しておくことで、必要な時にサッと資料を閲覧・流用することが可能となります。紙資料はいくらファイリングしているとはいえ、探すために時間を費やすこともしばしばです。OCRはAIと連携することによって「手書き文字の読み取り精度」を高めることが可能なため、管理コストをおさえられるメリットがあります。

RPA×OCR活用事例

RPA×OCRの活用シーンは幅広く、自治体業務でも活用事例が報告されています。某自治体では紙媒体を資料として扱うことが多いため、郵送されてきた届出書などの情報を手作業でシステムへ転記していました。また、各種届出書の提出は自治体の繁忙期と重なってしまう傾向にあるため、臨機応変に対応職員を増やすことが難しく、対応職員の負担増大に繋がっていたのです。

そこで紙資料をOCRに読み取らせて、RPAが読み取った資料をシステムへ自動入力する方法を採用したところ、年間592時間かかっていた業務が398時間に削減できたのです。さらにOCRの読み取り精度をAIとの連携によって向上させることで、読み取りデータの確認作業が減り、「年間438時間の業務時間削減が期待できる」と報告されています。つまり、RPA×OCRの導入によって年間592時間かかっていた業務は、年間154時間に短縮されたのです。

空いた時間は職員の定時退社や別業務へと充てられ、部署として大きな業務効率化を実現しています。

まとめ

RPAはOCRと連携することによって自動化対象業務を拡大させることができます。紙資料を多く扱う自治体のRPA×OCR活用では、年間592時間かかっていた業務が154時間まで短縮できた事例も報告されているため、紙資料を多く扱う企業の経理部門でも一定の導入成果が得られることでしょう。

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