RPAの活用度合いを測るチェックリストとは
チェック体制構築のポイントも合わせて紹介

2020/12/03 コボットコラム

RPAの取り組みが成功するかどうかは、RPAツールを導入することよりもRPAツール導入後の運用にかかっています。したがって、RPAの活用度合いを適切に把握できなければ、改善を図ることも難しくなってきます。

そこで今回はRPAの活用度合いを測るチェックリストを紹介すると同時に、RPA運用後に想定される問題と解決策も合わせて紹介していきます。自社で既にRPA運用をスタートさせている場合はもちろんのこと、これからRPA運用を実施する企業でも自社で実施する施策として取り入れてみてください。

RPAの活用度合いを測るチェックリスト

RPAの活用度合いを測る方法として、QCDを指標としたチェックリストの利用がおすすめです。QCDでRPAの活用度合いを測る際は、RPA導入前に実施した「業務ヒアリングシート」などを参考にすると、対象業務の導入前と後の状況を把握することが可能となります。まずは業務ヒアリングシートを用意しますが、手元にヒアリングシートがない場合は以下の表を参考に業務ヒアリングシートを作成する必要があります。

業務ヒアリングシートはRPAで自動化させたい業務が5W1Hで書かれていることが重要です。RPAの導入前にどのような状況で作業を行っていたのか、RPAを導入してどうなりたいのか、といった現状と得たい未来を記入してもらうことでQCDを指標としたチェックリストが作成しやすくなります。

QCDを指標としたチェックリストでは、以下の点に注目して活用度合いを測りましょう。

・ Quality:ミスの件数
・ Cost:業務コスト(削減できた時間を時給に掛け合わせて算出)
・ Delivery:1つの業務にかかった時間

QCDを使った自動化対象業務の改善度合いは「ミスの件数が○○%減少、業務コスト○○%削減、納品時間は○○%減少」といった形で簡潔に記述するとより理解しやすくなります。

RPA運用後に想定される問題

RPAの活用度合いを測ることはできましたが、今後のRPA運用に向けて想定される問題を把握しておきましょう。RPA運用後に想定される問題は以下の通りです。

・ RPAの属人化
・ RPAの停止

いずれもRPAを導入する部署の管理体制が構築されていないために発生する問題です。RPAを導入した部署の管理体制を構築しなかった場合、最悪のケースではRPAが停止したことに気付かず、「業務停止」を引き起こす可能性があります。RPA運用では、RPAと人間をいかに管理するかが重要となるのです。

RPAの属人化

RPAが属人化することで、野良ロボット(どこで何をしているかが分からないRPA)が発生しやすくなります。RPA導入初期は問題ありませんが、導入から半年も経つと担当者の異動・退職といったイベントが発生します。そのようなイベントが発生した際に、RPAの野良化が発生するのです。

野良ロボットの発生に関する問題は、RPAに自動化させていた業務の重要度によって変化します。仮に機密情報や個人情報を使用する業務を自動化させていた場合は、野良ロボットがいつの間にか機密情報や個人情報を外部に漏洩させている可能性があるため大変危険です。野良ロボットが発生しないためにも、RPAの稼働状況を把握しておく必要があります。

ロボットの停止

RPAは「ルールの決まった定型作業の自動化」を得意としています。したがって、ルール変更が生じたり、対象ブラウザのデザイン変更が生じたりすると動作を停止することがあるのです。

RPAを導入する際は「RPAが停止することを前提とした管理体制」を構築することが重要です。RPAの停止が実質的な業務停止とならないように、管理体制の見直し・作成を実施する必要があります。

RPA運用を成功させるコツ

RPA運用で想定される問題は以下の3つを実施することによって回避することができます。

・ ロボット停止時の復旧体制の構築
・ カンバン方式でロボットの稼働状況をチェック
・ KPT方式の振り返りを実施する

まずはRPAが停止した際の業務復旧体制を構築しましょう。ポイントはRPAと人間(部署)の関係を明確に記述しておくことです。どこに責任の所在があるかを可視化することで、迅速な対応を行うことができます。

また、RPAを導入した部署内で実施するチェック方法として、「カンバン方式を使った稼働状況チェック」と「KPT方式による振り返り」があります。これらのチェック方法を日頃から実施することで、RPAの活用状況をこまめにチェックできる体制が整います。

ロボット停止時の復旧体制の構築

RPAを導入したばかりはRPAが停止することもしばしばです。RPAの導入を推進する担当者は「RPAが停止すること」を認識し、人間とRPAの関係が分かるシートを作成しましょう。関係や責任の所在を可視化するシートには「業務フローチャート」などを使用し、ロボットの停止=業務停止とならないように対策しておくことが重要です。

カンバン方式でロボットの稼働状況をチェック

野良ロボットの発生を防ぐには「カンバン方式を使った稼働状況チェック」がおすすめです。カンバン方式はRPAの状態を示すカードと、カードを貼り付けるボードがあれば実施できるため、導入しやすい施策の1つといえます。カンバン方式に使用するカードには以下の項目を含めることで、RPAの稼働状況が一目で分かるようになります。

・ ロボット名
・ 稼働部署名
・ 稼働理由
・ 稼働内容の概要
・ 稼働のタイミング
・ RPAロボットの担当者
・ 稼働内容の詳細(スペースがあれば)

また、RPAの稼働状況を示すカードは「作成中」・「稼働中」・「停止中」の3つに分類したボードに貼り付けるとより視覚的に把握しやすくなります。

KPT方式の振り返りを実施する

KPT方式はRPAの改善を定常化するために用いる振り返り方法ですが、以下の3つに分けてRPAの運用状況を記録します。

・ Keep:良かったこと(継続したいこと)
・ Problem:改善点
・ Try:今後やること

KPT方式を使った振り返りは「部署内での定期ミーティング」に最適です。短い時間で効率的に各RPAの運営状況を把握して改善施策を決定するためにも、KPT方式の振り返りは必須としましょう。

まとめ

RPAの活用度合いはQCDの指標を使って測ることができます。RPA運用では様々な問題が発生するため、問題が発生した際の復旧体制の構築と、問題が発生しにくい環境作りの両方の施策が必要となってきます。

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