昨今の企業では、働き方改革や人手不足に頭を悩ませると同時に、現場担当者の業務量は増加の一途をたどっています。常に人手不足な現場では、既存業務の対応に加えて事務作業を並行するといったマンパワーに頼る形となり、いつまで経っても抜本的な業務改革は実現できずにいることでしょう。
今回はそのような「人手不足なのに業務量は増加している」といった悩みを解決する手段として「RPAの導入」があることを紹介していきます。実際の導入手順や成功させる運用方法など、自社のソフトウェアロボット開発・運用の参考にしてみてはいかがでしょうか。
RPA導入の手順
RPAの導入手順は下記の通りです。
1.RPAで自動化する業務を見定める
2.対象業務のフローや費やしている工数を可視化する
3.RPA運用ルールの整備
4.RPAの導入・ロボット開発
5.RPAの動作テスト・検証
6.RPA運用開始
これらの行程の中で最も重要なフェーズが「RPAで自動化する業務を見定める」になります。上述した通り、RPAにおけるソフトウェアロボットには得意なこと・苦手なことがあり、導入によって大きな効果が見込める場合とそうでない場合があります。したがって、あらかじめ効果が期待できる業務を見定めて、RPAに必要なツールを開発していく必要があるのです。
また、RPAの運用を開始した後も継続的に「業務が効率化されているか」や「生産性が向上しているか」といった運用効果を数値で見ていく必要があります。なぜなら、RPAの運用を開始して初めて「RPAで自動化する業務として相応しかったかどうか」が分かるからです。
業務効率化の効果を測る指標として「残業時間の削減」を、生産性向上の効果を測る指標として「ソフトウェアロボットが行うタスク量」などを計測・可視化することで、更新作業が必要かどうかの判断が付きやすくなります。
RPAで自動化する業務を見定める
RPA導入手順において最も重要なフェーズが「自動化する業務を見定める」になります。自社の業種・業態により業務内容は細かく変化しますが、RPAで効果が期待できる業務には以下のような特徴があります。
・ミスの許されない、常にダブルチェックを必要とする業務
・同じ作業を繰り返す業務
・ルール変更・作業手順が少ない業務
・高頻度で作業が必要な業務
自動化する業務を選ぶポイントはこれらの業務と類似するかどうかにあります。業務例としては「アルバイト面接者のエントリーから面接日の日程調整を行う採用管理業務」や、「派遣している人材のタイムカード転記業務」などが挙げられます。
また、月末月初に発生する事務処理の多くもRPAで自動化できる場合があるため、ルール変更・作業手順が少ない業務であれば自動化する業務の候補としましょう。
対象業務のフローや費やしている工数を可視化する
RPAで自動化する業務を選んだ後は対象業務のフローを可視化していきます。業務フローの可視化を行うにはプロセスマップを作成すると便利です。プロセスマップは業務プロセスが分かるように、矢印を用いたフローチャート式を採用すると良いでしょう。
対象業務の全体が可視化されることによって、自動化する業務の範囲が決めやすくなります。
RPA運用ルールの整備
RPAの運用はただ単にソフトウェアロボットを導入して終わりではなく、ロボットが正しく作動するためのルールを決めたり、トラブルの発生を想定した対応部署・対応フローを決めたりすることが重要です。いくらRPAの開発を行う企業がサポートしてくれるとはいえ、現場で起こるトラブルに迅速に対応する担当者の存在が必要不可欠となります。
RPAの導入・ロボット開発を行う前に社内ガイドラインを設けるなど、それぞれの部署の権限や責任の所在を明らかにした運用体制の構築が必要です。
RPAの導入・ロボット開発
RPAに用いるロボットの開発方法は「ベンダーに一括依頼」もしくは「自社開発」の2つに分かれます。ベンダーに一括依頼することで最短2週間後の運用が可能となりますが、自社の業務に適したロボットとして更新作業を続けていく上では改修作業に時間がかかるデメリットを抱えています。
一方で自社開発したロボットは更新作業がすぐに行えるメリットがありますが、ロボット開発・改修のスキルがなければエラーの発生頻度は高まってしまいます。RPAの導入・ロボット開発方法は、自社に専門スキルをもった人材がいるかどうかで決めると良いでしょう。
RPAの動作テスト・検証
RPAに用いるソフトウェアロボットを自社開発した場合はもちろんのこと、ベンダーに一括依頼して開発した場合も適切に作動するかテストを行います。実際の業務に適用する前にテストを行うことで、誤作動や見落としている動作に気づけるかもしれません。
RPA運用開始
RPAの運用開始はあくまでスタートです。導入の本来の目的である業務効率化や生産性向上を実現するロボットなのかどうかを定期的にチェックしていく必要があります。
どれだけ作業手順・変更が少ない業務でも更新作業は必要です。RPA運用開始以降は、継続的なサポートを行うベンダー側との密なコミュニケーションが必要となってくることを覚えておきましょう。
RPAの運用を成功させるために導入時に気を付けるべきこと
RPAの導入時に気を付けるべきことは以下の通りです。
・社内の運用・保守体制を決定する
・ベンダーの導入支援サポートを受ける
・人とRPAロボットを統合管理する
・トラブル発生を想定した業務の選定
RPAの運用を成功させるカギは「運用前の準備」にあります。自社で初めてRPAを導入するからといってベンダー側に丸投げするのではなく、自社のデジタルレイバーとして協働するイメージを持ちながら各種ルールを決めることが重要です。
社内の運用・保守体制を決定する
ロボットは指示された動作を高速で処理することに長けているため、間違った指示をしてしまえば「間違った動作」を高速で処理してしまいます。たった1日対応が遅れただけでも、間違った動作の与える悪影響は計り知れません。
このことを踏まえると、RPAの運用前にあらかじめソフトウェアロボットの更新作業やトラブル発生時の対応部署・対応フローを決めておく必要があります。
ベンダーの導入支援サポートを受ける
自社で初めてRPAを導入する場合はベンダーの導入支援サポートが受けられるかを確認しましょう。ソフトウェアロボットの活用方法や必要な更新作業などのアドバイスを事前にもらうことで、余裕をもってRPAの運用を始めることができます。
ロボットの開発を行うベンダーによってはトラブル発生時の電話対応などのサービスが付いているところもあるため、運用後のサポート体制は必ずチェックしましょう。
人とRPAロボットを統合管理する
RPAを運用する現場の担当者にはツール（ロボット）の操作はもちろんのこと、迅速なエラー対応も求められます。そうした日々の運用の中でロボットが不安定なものとなって放置されたり、メンテナンスを行う担当者がいなくなったりして野放しになるロボットが出てきます。
このような「野良ロボ」を発生させないRPAの展開方法として、ベンダー専用の管理システムやクラウドサービスで一元管理する仕組みが知られています。RPAを現場担当者に配布するのではなく一元管理することで、「RPAの利用端末を制限する」などの細かな運用管理が可能となるのです。
トラブル発生を想定した業務の選定
RPAを上手く運用できている時のデメリットとして「RPAに依存し過ぎること」が挙げられます。全社的にRPAに頼っていると、急なトラブルによって社内の業務が停止してしまうこともあるのです。
RPAの運用ではロボットの誤作動やシステム障害の可能性も考慮した上で、「自動化する業務」を選定していくことが重要といえます。
まとめ
RPAの導入は業務効率化や生産性向上を実現するためのスタートであり、その未来を左右するのは導入後の運用にかかっています。初めてRPAの導入を検討している方は、豊富な運用実績を持つベンダーから導入事例・運用パターンなどをヒアリングするのがおすすめです。
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コボットはディップ株式会社が提供するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）サービスです。自動化できる単純作業は、社員（人）に代わってロボット（コボット）に任せることで、貴重な人材がそれまで割いていた工数を、より高度な仕事に集中する為の時間とすることが可能になりました。
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