労働時間管理とは?企業が取るべき対応と活用したいシステム

2021/11/19 コボットコラム
労働時間管理

働き方改革により「労働安全衛生法」が改正され、2019年4月より「労働時間の把握」が義務付けられることになりました。しかし、具体的にどのような内容なのか把握できていない方もいらっしゃることでしょう。

ここでは、労働時間の把握の義務化にフォーカスし、その基本的な内容と企業側が取るべき対応について解説していきます。

労働時間把握の義務化について

「働き方改革関連法」の一つに、労働者の安全と健康を守るための法律「労働安全衛生法」があります。この労働安全衛生法の改正により、2019年4月1日から「労働時間の把握」が義務化されました。

その狙いは、従業員の長時間労働の抑制です。具体的なところは後述しますが、企業は各従業員における労働日ごとの労働時間を「客観的な方法」によって把握・記録する必要があります。

背景

実は、これまでも労働時間の把握に関する規定はありました。しかし、その基準は曖昧なものでしたし、適正な賃金計算を目的としたものであるため、管理職や裁量労働者は対象外でした。

そんな中で起きていたのが、長時間労働を起因とした病気の増加です。労働状況や勤怠管理状況が適切でない企業において、精神疾患や過労死が増え続けるなどの問題が起こっており、この労働安全衛生法の改正に至りました。

対象となる事業所と労働者

義務の対象となる事業所は、労働基準法において労働時間にかかる規定が適用されるすべての事業所です。義務の対象となる従業員は、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての従業員です。

これは正社員に限定されません。パートやアルバイトなど非正規労働者も対象となります。

高度プロフェッショナル制度とは:

高度な専門知識を有し、かつ一定水準以上の年収を得る従業員を、労働基準法に定める労働時間規制の対象から除外する仕組みのことです。たとえば、アナリストやコンサルタント、研究開発職などがその対象職種として指定されています。

労働時間と見なされる範囲

企業が把握すべき労働時間は、「使用者の指揮命令の下に置かれている時間」です。業務にあたっている時間だけではなく、次のような時間も労働時間に含まれますので注意してください。

  • ・業務開始前の引継ぎ作業、朝礼、体操など
  • ・業務終了後の引継ぎ作業、終礼、清掃など
  • ・企業側の指示による待機
  • ・企業側の指示によるセミナー受講

労働時間把握のために企業が行うべきこと

ここまで、労働時間の把握の義務化に関する基本的な項目について解説しました。では、この労働時間の把握の義務化に対し、企業としては具体的にどのような対応を行えば良いのでしょうか?

対応すべき項目は主に次の3点です。それぞれどのような内容なのかについて、詳しく解説しましょう。

  • ・客観的な記録
  • ・記録書類の保管
  • ・賃金台帳の記入

客観的な記録

労働時間の把握をする際、ただ始業時間・終業時間を記録しておけば良いというわけではありません。原則として、自己申告は認められません。客観的な方法により正確な労働時間を記録する必要があります。

ガイドラインでは、次のような方法で記録するようにと示されています。

  • ・タイムカードやICカード
  • ・パソコンのログイン・ログオフ時間
  • ・使用者による現認

ただし、例外的に自己申告による記録が認められる場合もあります。たとえば、従業員が現場から自宅に直帰するためタイムカードを押せないなど、客観的な方法により労働時間を把握できない場合です。

次の4項目を満たすことで、自己申告による記録も認められます。

  • ①関係者に対し自己申告制の内容について十分な説明を行う
  • ②自己申告の内容が実際の労働時間と合致しているか確認を行う
  • ③自己申告の報告が適正に行われているか確認を行う
  • ④労働時間の適切な申告内容を阻害してはならない

なお、この労働時間の客観的な記録について、違反した場合の罰則はありません。ただし、労働基準法では「時間外労働時間の上限規制」が定められているため、ここには注意を払いましょう。

時間外労働時間の上限は、原則として「月45時間・年360時間」と定められています。これに違反すると、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることがあります。

労働時間を正確に把握していないと、気づかないうちに「時間外労働時間の上限規制」に違反してしまう恐れがあるため注意してください。

記録書類の保管

労働者の労働時間に関する記録は、ただ作成するだけではなく、3年間にわたって保管しなければなりません。保存期間の計算は「最後の記載がなされた日」を起算点として行います。違反した場合、30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

賃金台帳の記入

賃金台帳とは、従業員に支払った給与に関する情報を記録した書類のことです。企業は、従業員ごとに下記項目を賃金台帳に記入しなければなりません。

  • ・労働日数
  • ・労働時間数
  • ・休日労働時間数
  • ・時間外労働時間数
  • ・深夜労働時間数

これらの事項を記入していない場合や、故意に虚偽の内容を記入した場合、30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

労働時間把握では勤怠管理システムが便利である理由

労働時間把握では勤怠管理システムが便利

ここまで、労働時間把握の義務化の基本的な内容と企業側がとるべき対応について解説してきました。労働時間を適性に把握するためには、これまで以上に勤怠管理業務を徹底させる必要があるでしょう。

勤怠管理の方法として、一般的にタイムカードやエクセルなどが使われていますが、労働時間把握の義務化を考慮すると「勤怠管理システム」がおすすめです。

勤怠管理システムとは、企業の勤怠管理業務を支援してくれるシステムのことです。始業時間・終業時間の打刻を基本機能として、他に集計機能、申請・承認機能、シフト管理機能などの機能が備わっております。

勤怠管理システムの導入をおすすめする理由として、主に次の4点が挙げられます。

  • ・客観性が保たれるから
  • ・違反しにくくなるから
  • ・データの管理がしやすいから
  • ・勤怠管理業務全体が効率化するから

客観性が保たれるから

勤怠管理システムによって打刻したデータは、容易に消失したり書き換えられたりすることがありません。客観的な形で保存されます。

また、勤怠管理システムの中には、スマートフォンやタブレット型PCなどで打刻を行うことができる製品もあります。これにより直行直帰をする場合でも、客観的な記録を残すことができます。

違反しにくくなるから

勤怠管理システムの中には、「規定の労働時間を超過している」「きちんと有給休暇を取得していない」など、何らかの勤怠上の問題があった際に、それを警告する機能を持つ製品もあります。これを活用することで、違反などを起こしにくくなるでしょう。

データの管理がしやすいから

勤怠管理システムを導入すると、データの検索やコピー、共有、同期などが行いやすくなり、データの管理性が大幅に向上します。

勤怠管理業務全体が効率化するから

勤怠管理システムには、一般的に、次のような機能が備わっています。

  • ・集計機能:打刻データを元に労働時間や残業時間などを自動で集計する機能
  • ・申請・承認機能:早退、残業、休日出勤、有給休暇などの各種申請作業・承認作業を行う機能
  • ・シフト管理機能:従業員のシフトの作成・管理を行う機能

これらを活用することで、勤怠管理業務の作業効率が大幅にアップします。

労働時間の把握において、勤怠管理システムが便利である理由をお伝えしました。勤怠管理システムを選ぶ際は、使い勝手の良いものを選ぶようにすると良いでしょう。「自社の勤務形態に合った打刻方法があるか」「自社にいるパソコンが苦手な人でも操作できるか」などがポイントです。

また、勤怠管理システムを使用していると、疑問やトラブルが生じることもあります。サポート体制についてもしっかりとチェックするようにしてください。

労働時間管理の主なツール

最後に、労働時間管理で役立つツールを3つ紹介します。

KING OF TIME(キングオブタイム)

「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。日本の勤怠管理システム市場でシェアNo.1を誇ります。

画面構成がシンプルでわかりやすい、ユーザーを待たせないサポート体制が確立されているといった特徴があります。勤怠管理システムの導入が初めての職場に適しているといえるでしょう。定期的に製品に関するオンラインセミナーを開催しています。

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。テレビでコマーシャルが流れているので、名前を聞いたことのある方も多いかもしれません。

ICカードや指静脈、GPS、チャットツールなど、さまざまな打刻方法が用意されています。さらに、豊富な機能の中から「必要な機能だけ」を選んで利用できること、また勤怠に関するルールを部署ごとに設定できることから、組織にあった使い方がしやすい勤怠管理システムといえます。

マネーフォワードクラウド勤怠

「マネーフォワードクラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。名前からもわかるとおり、マネーフォワードシリーズの一つです。

マネーフォワードクラウド勤怠は、「マネーフォワードクラウド給与」「マネーフォワードクラウド経費」など、同シリーズの他のシステムと連携させることができます。アラーム機能とインポート機能が充実していることも大きな特徴です。

まとめ

労働時間の把握の義務化にフォーカスし、その基本的な内容と企業側が取るべき対応について解説しました。

適正な賃金計算を行うためにも、従業員の健康を維持するためにも、労働時間の把握は非常に重要なことです。運用ルールやツールなどを整備しながら、より健全でより生産性の高い職場を作っていきましょう。

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