出退勤管理を行う方法は、タイムカードで打刻する方法と紙の出勤簿やエクセルに記載する方法、そして出退勤管理システムを利用する方法の3つに大別されます。従来では、タイムカードや紙の出勤簿を用いるのが一般的でしたが、アナログな出退勤管理にはさまざまな課題があります。
そこで今回は、アナログ式での出退勤管理における課題とシステム化のメリット、出退勤管理ツール・アプリを紹介します。
出退勤管理業務における課題
これまで出退勤管理といえば、タイムカードや紙の出勤簿などを使ってアナログで管理する方法が主流でした。しかし、従業員数の増加や働き方の多様化などにより、アナログでの出退勤管理には、さまざまな問題点が浮上しています。
従業員・管理者の負担が大きい
アナログ式の出退勤管理は、出退勤時に打刻を行う従業員、そして勤怠管理を行う管理者ともに大きな負担がかかります。
たとえば、タイムレコーダーで打刻を行う場合、従業員の始業・終業時刻が重なってしまえば、打刻をするためだけに“ムダ”な時間が発生してしまいます。出退勤の打刻は毎日行うものですので、負担はできるだけ低減するのが理想です。
テレワークに対応できない
テレワークや営業先からの直帰など、柔軟な働き方に対応しきれないこともアナログな出退勤管理の課題の一つです。というのも、アナログ式の出退勤管理の場合、出勤・退勤時に従業員が実際にタイムカードを手に取って打刻したり、紙の出勤簿に押印または署名したりしなければならないからです。
テレワークや営業先・取引先からの直帰などにより、オフィスへ出向いて打刻するのが難しい場合、従業員が担当者に連絡を入れ、担当者が代わりに打刻するという手間もかかります。
特にテレワーク下における出退勤管理は、従業員の自己申告によるって行われることも多く、正確な勤務時間の把握が難しいという問題点も浮上します。テレワークが普及している昨今、場所を選ばずにスマホやパソコンから打刻ができる出退勤管システムの導入が理想だといえます。
集計作業に手間・時間がかかる
出退勤の打刻にタイムカードや出勤簿を用いる場合、勤務時間の集計作業に膨大な手間と時間がかかります。担当者が従業員全員の1ヶ月分の勤務時間を給与計算ソフトなどに一つひとつ手入力する必要があるため、多大な労力を要してしまいます。
また、データを手入力するにあたってはヒューマンエラーがつきものです。ミスをしないようにチェックすることはもちろん、ミスを訂正したりミスによるトラブルに対応したりするのにも時間がかかってしまうことが課題として挙げられます。
出退勤管理をシステム化するメリット
ここまでで紹介した出退勤管理における課題を解決するには、「出退勤管理システム」の導入が理想です。出退勤管理システムとは、出退勤の打刻や勤務時間の集計、勤怠管理などをワンストップで行えるシステムのことです。
ここでは、出退勤管理システムを導入することで得られるメリットを紹介しましょう。
出退勤管理業務の効率化
出退勤管理システムの導入により、出退勤管理業務の大幅な効率化を実現できます。タイムカードや出勤簿の記録を転記したり、勤務時間を集計したりする作業をすべてシステムが担ってくれるため、担当者の負担を軽減できます。
また、転記ミスや入力ミス、計算ミスといったヒューマンエラーが発生しなくなるため、訂正の二度手間やミスによるトラブルも未然に防ぐことができます。「出退勤管理業務が忙しくて、本業に時間を避けていない」「出退勤管理をどうにかして効率化したい」などという経営者には、システム化による効率化をおすすめします。
場所を選ばず打刻・申請できる
場所を選ばずに、スマホやパソコンから出退勤の打刻や勤怠申請をできるようになることもシステム化による大きなメリットの一つです。スマホやパソコンでの打刻に対応したシステムを利用すれば、従来のようにオフィスでタイムカードを切ったり、社外から担当者に打刻の連絡を入れたりする必要がなくなります。
自宅や営業先、カフェなどから自由に打刻できるようになるため、テレワークや直行直帰など、さまざまな働き方に柔軟に対応することができます。中には、普段から業務に使用しているチャットツールと連携して、「おはようございます」など特定のメッセージを送るだけで打刻できるシステムもあり、日々の打刻・申請を大幅に簡素化することが可能です。
法改正に迅速に対応できる
出退勤管理システムを導入することは、法改正を迅速かつ正確に反映した労務管理を徹底することにもつながります。
勤務時間を管理したり給与計算をしたりするにあたっては、労働基準法などに準拠しなければなりません。出退勤管理業務をシステム化することで、手間をかけずに法改正に迅速に対応した労務管理を行えるのは、企業にとって大きなメリットでしょう。
出退勤管理システムの選び方
では、数ある出退勤管理システムの中から自社に合ったものを選ぶには、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか？出退勤管理システムを比較・検討する際のポイントをお伝えします。
多様な働き方に対応しているか
まず、直行直帰やテレワークなど、多様な働き方に対応しているかどうかを確認しましょう。具体的には、スマホアプリやタブレット、チャットツールなどを利用して、場所を選ばず手軽に打刻できるかどうかをチェックします。
中でも、アプリやチャットツールを使った打刻方法を用意しているシステムは使い勝手も良くおすすめです。さらには、GPS機能や顔認証などで不正打刻を防止できるかどうかも確認しておくと安心です。
幅広い勤怠管理に対応できるか
出退勤管理システムの中には、打刻や集計などの基本機能に加えて勤怠管理やシフト管理、有給休暇などの各種申請・承認などをワンストップで管理できるシステムが多く登場しています。
自社でシステム化したい業務内容に合わせて、幅広い勤怠管理に対応できるシステムを選ぶと、さまざまなツールを一元化できて便利です。
料金は予算内か
一口に出退勤管理システムといっても、サービスによって料金プランは異なります。一般的に出退勤管理システムは、低価格で導入・運用できるものが多いものの、給与計算や有給申請など使える管理機能が増えるほど月額の使用料が高くなる傾向があります。
自社の従業員数や出退勤管理システムに求める機能などに合わせて、あらかじめおおよその予算を定めておくとスムーズです。なお、システムを選定する際は、料金が予算内かどうかはもちろん、費用対効果が高いかどうかも確認しておくと良いでしょう。
おすすめの出退勤管理ツール・アプリ
「出退勤管理をシステム化したいけど、どのツールやアプリを選べばいいかわからない」という方も少なくないでしょう。ここでは、おすすめの出退勤管理ツール・アプリを紹介します。無料で導入できるものもありますので、ぜひ参考にしてください。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供する勤怠管理や給与計算、組織運営を一元管理できるクラウド勤怠管理サービスです。パソコンやタブレット、スマホからの打刻に対応しており、職場環境に合わせて最適な打刻・管理方法を選べます。なお、パスコードや写真撮影による本人確認も行えるため、不正防止も徹底できます。
利用状況に合わせて選べる3つのプランを提供しており、勤怠管理機能のみ・従業員30名までであれば無料の「スタンダードプラン」を利用できます。「勤怠管理だけできれば良い」「まずは無料で出退勤管理をシステム化してみたい」などという方は無料のプランを利用すると良いでしょう。
公式サイト
kincone
kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供する1ユーザーあたり月額200円という低価格で導入・運用できる勤怠管理システムです。スマホさえあればすぐに導入できるため、「導入コストをできるだけ抑えたい」という方におすすめします。
また、kinconeは多彩な打刻方法を用意している他、アラート機能で打刻忘れや残業時間の超過を知らせたり、出退勤時にICカードをかざすだけで、自動で交通費を記録したりできるなど、使い勝手も抜群です。
公式サイト
jinjer(ジンジャー)勤怠
jinjer勤怠は、日々の出退勤管理はもちろん各種申請・承認業務をリアルタイムで一括管理できるクラウド型勤怠管理システムです。
パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど、さまざまな打刻方法を用意しています。チャットツールのChatworkと連携して、グループチャットに「出勤」「退勤」などといったメッセージを送信するだけで打刻することも可能です。これだけの機能を月額400円〜という低コストで利用できるのも魅力の一つとなっています。
公式サイト
まとめ
今回は、アナログ式での出退勤管理における課題とシステム化のメリット、おすすめの出退勤管理ツール・アプリを紹介しました。
働き方の多様化や業務改善が進むにあたり、タイムカードや紙の出勤簿を使った従来のアナログ式の出退勤管理は通用しなくなりつつあります。テレワークの導入や出退勤管理業務の効率化を視野に入れているのであれば、出退勤管理のシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。
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