テレアポとは?営業で成果をあげるコツと活用したいツール

2021/09/27 コボットコラム
テレアポ

テレアポは、オフィスから見込み客へ直接アプローチができるポピュラーな手法ですが、インターネットの登場により、以前ほどその光景を見かけることも少なくなってきました。しかし、それでも依然としてテレアポが多くの企業で採用されているのには、テレアポならではの強みがあるからというのも確かです。

今回は、人材派遣会社がテレアポの強みを最大限発揮するためのポイントや、どのような運用体制を整備すれば良いのかについて解説します。

現代でもなおテレアポが重要視される背景

電話を使ってアポイントメントの獲得を狙うテレアポは、今日でも頻繁に行われています。ときとして非効率ともいわれるテレアポですが、現代でも活用されているのにはどういった理由があるのでしょうか?

新規顧客開拓に適した手段であるから

一つ目の理由は、新規顧客開拓に最適な手段であるからです。テレアポは非対面の営業活動であるだけに、営業担当者が直接見込み客のもとへ訪問する必要がなく、次々とコンタクトを取れることが強みです。

足を使っての対面営業であれば、わずか数件回るだけでも1日がかりということも珍しくありません。しかし、テレアポであれば、1時間もあれば10件以上の見込み客に対してコンタクトを取り、アポイントメント獲得へとつなげることが可能です。

もちろん、直接見込み客へ訪問した方がアポイント獲得率だけを見れば高いケースもありますが、時間的な効率を考えるとテレアポの方が優れていることも少なくありません。

テレアポは、人材派遣業界がこれまで好んで採用してきた手法の一つで、各社でさまざまなノウハウの構築が進められています。たとえテレアポの登場機会が以前に比べて小さくなってきているとしても、最新の技術と組み合わせてテレアポを活用することで、効果的な集客効果を期待できます。

Web集客には時間がかかるから

二つ目の理由は、Web集客よりもテレアポの方が短期間で効果を得られやすいという点です。

インターネットとスマートフォンの普及により、今やWeb集客が主戦場という時代に突入しています。Web集客はオウンドメディアの運営やSNSの活用など、さまざまな施策を実施しなければならない代わりに、長期的な運用によって大きな集客を得られることがわかっています。

しかしながら、大きな成果を得るためには数年がかりでの運用も見据える必要があるため、短期的な成果を挙げるためには力不足な面もあります。

こういったWeb集客の懸念点を解消するのがテレアポで、直接見込み客に対してコミュニケーションを取ることで、自社の存在感をアピールできます。

Web集客は見込み客へ自発的に自社に気づいてもらうよう促す受動的な集客ですが、テレアポはこちらから顧客開拓を進める能動的な施策です。インターネットを有効活用できる段階ではない場合、テレアポを活用してアポイントメント獲得を進めていきましょう。

テレアポで成果を得られない理由

テレアポは時間的コストを抑えられるだけでなく、能動的に見込み客と交流ができるため、まだまだ有効な営業活動であるといえます。しかしながら、多くのテレアポ活動ではなかなか成果が上がらず、現場のモチベーションも下がってしまうことも少なくありません。

ここでは、テレアポが成果につながらない原因を3つに分けて紹介します。

コミュニケーションを前提としていない話し方だから

一つ目の理由は、コミュニケーションを前提としていない話し方になっているからです。

テレアポは少しでも多くの見込み客に対してアプローチすることが大事ですが、だからといってただ電話をルーティンワークでかけているだけではアポイントメント獲得にはつながりません。台本通りのテンプレートを話しているだけでは、相手が興味を持つようなメッセージを伝えることができません。まずはここを改善する必要があるでしょう。

保険や不動産業界など、テレアポのノウハウについての情報共有が広く浸透している業界となると、営業の電話だと察知した途端、すぐに断られてしまうケースもあります。他の業界と比べてなおさらコミュニケーションが重視される分野であるため、改善の必要性は大きいといえます。

電話をかけるということは、相手とコミュニケーションがしたいという意思表示でもあります。対面営業同様、相手とのキャッチボールを意識しながら会話を続けることに集中しましょう。

着地点が明確でないから

二つ目の理由は、着地地点が明確ではないからです。どれだけ有益な情報を伝えることができても、テレアポの目的はアポイントメント獲得であるため、その目標を達成できなければ意味がありません。

相手とのコミュニケーションに集中するあまり、こちらからアポイントメントの提案をできなければ、興味を持ってもらえなかったのと同じなばかりか、電話をしていた時間が丸ごと無駄になってしまうこともあります。

お互いに心を開いて会話をすることが重要とはいえ、当初の目的であるアポイント獲得の目的は常に念頭に置き、無駄に会話が間延びしてしまうケースを回避することが大切です。

着信相手に寄り添えていないから

三つ目の理由は、相手のニーズに応えることができず、関係を深められないからです。テレアポはビジネスライクな営業活動であるため、よほど時間を持て余している人か、本当にそのアポイントメントを必要としている人しか話を聞いてもらうことができません。

テレアポの際には、まずその架電先が本当にテレアポの電話を必要としているかどうか確認したり、会話の中でニーズを確認したりしながら、相手の興味関心に合わせてアプローチを考えていく必要があります。

直接話しながらこういった検討を進めることは難しいため、事前準備を丁寧に実施することが大切です。

営業力向上のための「トークスクリプト」作り方とは?押さえるべきポイント

確認しておきたいテレアポの改善のコツ

ここまでお伝えしてきたテレアポがうまくいかない問題を解決するため、ここでは3つの改善ポイント・コツを紹介しましょう。いずれも事前に実行しておくべき課題であるため、心当たりがある場合には見直しておきましょう。

架電対象リストを見直す

一つ目の改善点は、架電対象リストの見直しです。テレアポを実行する際には、見込み客リストを用意することが一般的です。そのリストに載っている見込み客が、本当に「見込み」のある人たちであるのかは一度検討しておく必要があるでしょう。

単に企業のデータベースなどから引っ張ってきたものをそのままリスト化している場合、自社の商品やサービスのニーズとはまったく関係のない情報が含まれている可能性もあります。

また、規模の大きな企業では、担当者の前に受付につながることも多いのが特徴です。受付のようにワンクッションを挟むことが前提となると、露骨な営業は門前払いを受けることになりやすいものです。

テレアポは数をこなすことが大事とはいえ、まったく見込みのない相手に電話をかけても成果を得られる可能性は小さいため、本当に見込みのある人に限定することが大切です。

営業リストの作り方は?無料・有料のおすすめ作成ツール

架電対象者との関係値を見直す

二つ目の改善ポイントは、架電対象者との関係値を見直すことです。

見込みがありそうな対象者のリストを作成できたとしても、彼らの自社に対する興味や関係の深まりはバラバラであるため、距離感が大きく異なります。そのため、リストに載っている対象者の見込み度合いを今一度確認し、見込みが強くある人、中程度の人、あまりない人といったように、何らかの客観的な基準に基づいて優先度を決定する必要があるでしょう。

見込みの強い人を優先したほうが円滑にアポイント獲得まで到達することができるため、早い段階で確認しておきたいところです。見込みの強さを測る基準としては、名刺交換の有無や、Webサイトの訪問履歴、問い合わせ履歴など、さまざまな要素から判断することができます。

テレアポが難しいとされる業界であっても、架電対象である担当者が自社サービスや商品へ大いに興味を持っていることがわかれば、簡単にアポイントメントを獲得することができます。彼らに対する理解を深め、どのようなアプローチが有効かを検討しましょう。

効率的なリスト管理を実現する

作成したリストについては、常に最新の状況にアップデートしておくことが重要です。

複数の担当者でテレアポを実施する場合、同じ見込み客に電話をかけてしまったり、新たに追加された優先度の高い見込み客を見逃してしまったりというトラブルが発生することもあります。オンライン上で管理可能な見込み客リストを用意して、効率的なマネジメントを実現しましょう。

競争の激しい人材派遣業界では、コンスタントに獲得率を高めることが難しく、業務時間内で成果を挙げるためには効率的な架電が求められます。リスト管理にも力を入れ、最適な環境を整備しましょう。

テレアポのトークスクリプトの作り方

ここでは、人材派遣会社に向けてテレアポを実施する際の、具体的なトークスクリプトの作り方についてご紹介します。

営業の電話に対して耐性のある人材派遣業向けのテレアポを実施する場合、ある程度入念にスクリプトを作っておかなければ、いとも簡単に追い払われてしまうこととなります。作り方のポイントを確認し、アポ獲得の精度を高めましょう。

アポ獲得の目的を見失わない

一つ目のポイントは、あくまでも架電はアポイントメント獲得を目的とした行為であることを忘れないことです。

アポの獲得や成約に結びつけるためには、できる限り印象を良くしたり、自社商品やサービスについての理解を深めて欲しいと思ったりするのは当然です。しかしながら、いきなり電話をかけてきた側からすれば、手短に用件を終わらせ、貴重な業務時間を圧迫したくないというのが本音です。

そのためトークスクリプトを作成する上では、どうすればアポ獲得へと結びつけられるかという、目的ありきのシナリオを念頭に置きましょう。アポイントメントをとってどんな情報を伝えるのか、ということも踏まえながら、どんなことを電話で伝えれば興味を持ってもらえるか、というバランス感覚が大切です。

電話口の人物に合わせたシナリオを用意する

二つ目のポイントは、電話をとってくれた人に合わせてシナリオを用意しておくということです。直接担当者につながれば話は早いものですが、場合によっては受付で対応が行われたり、部署内の別の人物であったりする可能性もあります。

担当者の場合はアポ獲得につながるトークスクリプトをそのまま活用すれば良い一方、それ以外の人の場合、担当者にまで繋げてもらわなければなりません。途中で「結構です」と断られてしまわないためにも、担当者の名前を伝えて繋げてもらうなど、パターンごとにスクリプトに工夫を加えましょう。

粘りやすい切り返しを考えておく

三つ目のポイントは、粘り強くアポ獲得に繋げられるためのスクリプトを作成するという点です。人材派遣会社は自らもテレアポを頻繁に行うため、かかってくる営業電話の対応についてもこなれたものであることがほとんどです。

そのため、「営業の電話は結構です」と言われてしまわないためにも、情報の伝え方に工夫が求められます。「同業者としての意見交換」や、「法改正に伴う対策ノウハウのご紹介」など、アポ獲得につながる有益情報の見出しを紹介するなど、改めて話を聞きたくなるスクリプトを用意しましょう。

テレアポを最大限活用するための改善手段

テレアポ代行サービス

上記のような項目を改善するためには、自社のリソースだけでは限界が出てくることもあるでしょう。テレアポの機会を最大限活用するためには、次のような手段が多くの企業で採用されています。

テレアポ代行サービスを利用する

一つ目の改善手段は、テレアポ代行サービスの利用です。テレアポ業務を外部企業へ代行してもらうことで、自社のリソースを損なうことなく、アポイントメント獲得を実現できます。

テレアポ代行企業はその道のプロフェッショナルであるため、ノウハウや経験の蓄積があるオペレーターに任せられることが強みです。イチから人材を育成する必要もないため、即戦力へすぐに依頼ができる頼もしいサービスといえます。

テレアポ代行企業でオペレーターを務める人物は、営業活動が盛んな企業に以前勤めていた経歴を持っていることもあるため、元同業者として親しみを持って話してもらえる可能性も高まります。代行会社を利用する際には、ターゲットとしている業界への強みを持ったサービスを選ぶことも重要です。

テレアポ専用ツールを導入する

二つ目の方法が、テレアポ向けのツール導入です。見込み客の管理を自動化したり、見込みのありそうな相手をデータベースから自動で検索したりと、さまざまな機能でテレアポ活動をサポートしてくれます。

自社の既存業務を活かしてツール導入を進められるため、大きな負担が発生することもありません。管理に伴う業務負担を軽減して、営業担当者のノウハウ育成に時間を割くことも可能になります。

テレアポ向けツール導入のメリット

テレアポ向けツール導入は、次のようなメリットが得られる点において優れています。

テレアポの効率を高められる

一つ目のメリットは、テレアポの効率を今よりも高められることです。優先度の高い見込み客を迅速に把握し、短時間で多くのアポイントメントを獲得するのに貢献してくれると考えられるためです。

企業の数が多く競争が激しい人材派遣会社のテレアポにおいて、これは大きな武器となります。これまでいまひとつ成果があがらなかったテレアポ業務も、ツール導入によって重要な営業活動へとシフトすることも可能です。

担当者のモチベーション向上に寄与する

二つ目のメリットは、担当者のモチベーション向上です。がむしゃらに電話をかけ続けるテレアポの場合、誰が見込みの強い相手なのかもわからないため、ルーティンワークに陥ってしまうことも少なくありません。

テレアポ向けツールを導入することで、優先度の高い見込み客を可視化することができれば、気合いを入れて戦略的にアポイント獲得に向けて取り組むことができます。アポ獲得率を高めることが期待でき、成果がさらなるモチベーション向上につながります。

コミュニケーションを重視した意欲的なアプローチで、困難な担当者であってもアポイントメントにまで到達できる確度を高められます。

自社でノウハウを蓄積できる

テレアポ向けツール導入は、代行サービスと比べて自社ノウハウの蓄積を行えることも魅力です。代行サービスは即戦力を確実に得られるため便利なサービスですが、自社でノウハウを得られないため、テレアポ業務はずっと外部に依存してしまうこととなります。

代行サービスの代わりにツールを導入することで、社内のテレアポ効率を改善できるだけでなく、属人化を回避しながらノウハウの蓄積も進められます。

特定分野への継続的なセールスを検討している場合、自社で優秀なテレアポ人材を育成した方がパフォーマンスに安定感も生まれます。ツール活用も積極的に検討すると良いでしょう。

テレアポの効率化に活躍するおすすめのツール

最後に、テレアポの効率化に活躍する主なツールを3つ紹介します。

FORCAS

FORCASは、株式会社ユーザベースが提供する営業の成果拡大のために顧客データの有効活用をサポートしてくれるサービスで、テレアポにおいても効果が期待できます。

およそ150万社という巨大なデータベースを備えているだけでなく、ここから自社に最適な見込み客を選定し、社内データベースの統合とともにアポ獲得につながるリスト作成を実現できます。

社内データベースの改善を検討しており、BtoB向け商材を扱う企業にとっては、非常に頼りになるサービスだといえます。

料金プラン(1ライセンスあたり)

・要問い合わせ

公式サイト

FORCAS

GeAIne(ジーン)

GeAIneは、エッジテクノロジー株式会社が提供する人工知能を活用した新規開拓営業を実現できるツールです。RPAを使って開拓のための営業活動を自動化・効率化し、確度の高いアポ獲得をサポートします。

受注につながるキーマンへのアプローチを強みとしており、問い合わせフォームなどを活用しながら受注につながるアポ獲得へとつなげてくれます。テレアポだけでなく、営業活動全体のパフォーマンス改善を検討している方や、慢性的な人材不足で効果的な営業を行えていない会社におすすめのツールです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

・基本プラン:4万円/月〜

公式サイト

GeAlne

ネクストSFA

ネクストSFAは、株式会社ジオコードが提供する使いやすさと見やすさを追求した営業支援ツールで、リスト作成やデータ分析などテレアポに必要なサポート機能をクラウド経由で利用できることが特徴です。

ツール活用に慣れていない人でも、感覚的に理解ができるUIを採用し、現場へのスムーズな導入と、積極的な活用を促進してくれます。簡単な設定作業を行うだけで、自社の業務に必要な管理ツールとして運用を始められます。

初めてのツール導入で不安が多い方や、あまり社内でのIT活用に慣れていない会社におすすめしたいツールです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・基本料金5万円/月(10ユーザー分)
  • ・ユーザー利用料:4,000円/月

公式サイト

 ネクストSFA

まとめ

テレアポを最大限活かすための改善点や、活躍が期待できるツールを紹介しました。

Web集客の重要性が高まる中、依然としてテレアポの有用性は高く、活用方法次第で高い成果を期待できます。適切な運用体制を構築し、確かなアポ獲得効果を実感できるよう改善していきましょう。

人材派遣会社がテレアポをより効果的に運用するためのポイントはこちらにまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

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