自動化ツール導入のメリットは?おすすめツールと活用のポイント

2021/09/30 コボットコラム
自動化ツール

ビジネスのデジタルトランスフォーメーション(DX)を考える上で、優先的に考えておきたいのが業務の自動化です。これまで多くの時間と人手をかけて取り組んでいたルーティンワークも、自動化ツールの導入によって一気に効率化を進めることができるようになってきました。

今回は、そんな自動化ツールがどんな効果を持っており、どのように生産性向上へ貢献するのかについて触れながら、活用のポイントや人気ツールの特徴を紹介していきます。

自動化ツールとは

自動化ツールは、その名のとおり、業務の自動化を導入領域において進められるツールです。一般的にはRPA(Robotic Process Automation)と呼ばれ、ロボットの力を借りて効率的な業務遂行を実現します。

これまで、ロボットの導入領域というのはベルトコンベアに並べられたロボットアームのように、製造業を中心としたハード面での活用シーンに限定されてきました。しかし、近年の急速な技術革新やインターネット環境の普及により、デスクワークにおいてソフト面でのロボット活用も普及が進み、組織の効率化が進んでいます。

デスクワークは頭脳労働が基本となるため、人間にしかできない仕事の代表格とされてきました。しかし、そんなデスクワークの蓋を開けてみれば、実際にはデータ入力作業やルーティンとなったマネジメント業務など、所々に自動化の余地が見受けられる作業労働も多々あります。

自動化ツールは、そんな節々の煩雑な業務をロボットの導入によって効率化し、生産性の向上や組織のスリム化に役立つツールです。

自動化ツールが適用可能な主な業務

自動化ツールが適用可能な範囲については、検証してみると実に多くの業務をカバーしていることがわかります。ここでは、具体的にどのような業務で自動化ツールが活躍できるのか、主な例を紹介していきましょう。

経理業務

経理業務は、自動化ツールが最も活躍できる機会の多い領域の一つです。経理業務は、伝票のデータ入力や帳票の作成、請求書の発行など、複数の部署と横断的にやり取りし、多くの情報処理が任せられています。

これらは重大な意思決定を伴わず、柔軟な思考力が問われることもないため、ルーティンワークとなるケースが一般的です。このような作業労働に最適なのが自動化ツールで、あらかじめフォーマットを決定しておくことで、簡単に業務の自動化を進められます。

経理は会社のお金を扱う業務であるため、ミスが許されない重要な業務です。そのため、ミスは許されず、丁寧なチェック作業なども業務の一環です。しかし、自動化ツールがあれば高い精度で、なおかつ人間では成しえないスピードで業務を処理できるため、高い導入効果が期待できます。

人事業務

人事業務も社員の評価や採用活動など組織の継続的な活動を大きく左右する重要な業務ですが、自動化ツール導入の余地は十分にあります。

たとえば、客観的で公平な人事評価を実現したい際、自動化ツールは活躍します。社員のデータベースを一元化し、評価基準もシステムを使ってさまざまな視点から数値化することで、社員の能力や適正をスコア化することが可能です。

これまでは、人事担当者や管理者が一人ずつ社員と向き合いながら、適切な配属や給与を決定することが一般的でしたが、ツール導入によって客観性の高いデータをもとにしながら不平不満のない評価を下せます。

主観的な社員の評価を排除できるため、健全な人事管理を促進できるだけでなく、評価に必要な作業や時間を大きく削減できるため、人事業務の負担は軽減されるでしょう。

営業業務

営業活動は、企業に収益をもたらす機会を創出する、ビジネスの要ともいえる業務です。重要な業務ほど人の手で行うべきと考えられてしまうものですが、そんな営業においても自動化の余地は存在します。

たとえば、顧客管理やリードの育成は、自動化ツールの導入で効率化および営業実績の改善につながります。社内で散り散りとなった顧客データを一つのデータベースにまとめ上げることで、正確な顧客リストを用いたアプローチを実現します。

データベースを一元化できれば、顧客対応の進捗状況を一元管理したり、営業活動の重複を予防したりすることに役立ちます。また、顧客のこれまでの活動をモニタリングできる体制を整えれば、顧客の行動履歴に合わせた最適なアプローチで近づき、成約の確度を高められるようになります。

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自動化ツールを導入するメリット

このように、自動化ツールの導入は各業務にその余地が残されているだけでなく、導入によるメリットが大きい点が目立ちます。

自動化ツールの導入は、いずれの業務領域で進めても大きな付加価値をもたらします。主なメリットを3つに分けて紹介します。

業務を効率化できる

一つ目のメリットは、業務の効率化です。

自動化ツールの最大の魅力は、これまで手動で行っていたことをコンピューターが自動で実行することで、人手を必要としなくなる点にあります。人の手を使わなくて良いということは、単純に担当者の負担軽減になるだけでなく、他にもメリットが存在します。

たとえば、ヒューマンエラーの可能性がなくなるため、ケアレスミスの対応に追われる心配や負担がなくなることが挙げられます。また、簡単に自動化ができるような作業労働から解放されることによって、より複雑な業務へ疲労を抱えることなく取り組めるため、自動化できない業務における生産性の向上も期待できます。

自動化ツールの導入は、単純に自動化が可能な業務の負担が軽減される以上の付加価値をもたらしてくれるでしょう。

人手不足を解消できる

二つ目のメリットは、人手不足の解消です。

自動化ツールの導入で作業に人手を必要としなくなれば、業務遂行に必要な人手の絶対数は削減できます。これまで人手不足に悩んでいた組織でも、必要な人手の数を自動化ツールの導入によって少なくできれば、不足の解消につなげられるというわけです。

もちろん、新しいシステムの導入や組織体制の構築に当たっては、DX人材の確保など、組織を構成する社員の育成や刷新が求められることにもなりますが、長期的な少子高齢化のトレンドを鑑みると、こういった対応は早いうちに実施することが賢明です。

優秀な人材に活躍の場を提供できる

自動化ツール導入の三つ目のメリットは、優秀な人材の活用を積極的に行えるようになるという点です。

人材不足が進む中、多くの組織は少数精鋭を好み、優秀な若手人材の登用に積極的です。その一方で、ビジネスの重要な局面においては経験豊富なベテランを選び、若手には多くの責任が問われない業務をあてがってしまうケースも見られます。

自動化ツールの導入によって、やりがいを感じることが難しい作業労働から優秀な若手や経験の浅い人材を解放し、重要性の大きな業務に彼らが参画できる機会を提供できます。適度なプレッシャーと、大きな成果を得られるチャンスの中で潜在能力を発揮し、組織活動へ大きく貢献ができます。

自動化ツールを導入するデメリット

自動化ツールの導入は、このように多くのメリットが期待できる一方、デメリットについても把握しておかなければなりません。ツール導入における主なデメリットを3つ紹介します。

導入費用が発生する

一つ目のデメリットは、導入費用の発生です。自動化ツールの多くは導入に当たって費用が発生するため、事前に予算の確保に努めなければなりません。

導入時の初期費用はもちろん、長期的な運用には維持管理費用が発生するため、業務効率化や人件費削減で捻出したお金をそれらに充当するなどのプランを考えておきましょう。

導入までに期間を要する

二つ目のデメリットが、導入や運用の開始までに期間を要する点です。シンプルな自動化ツールであればそこまで多くの時間を要することはありませんが、多くの機能を有する優秀なツールほど、本格的な活用までに時間を要します。

ツールを社内システムに統合するまでの時間はもちろん、社員がツールを使いこなせるようになるまでの期間も必要であるため、導入してすぐフルパフォーマンスを発揮できるわけではない点は覚えておきましょう。

業務がツールに依存してしまう可能性がある

三つ目のデメリットが、業務を自動化ツールに依存してしまう懸念です。自動化ツールは便利な機能である一方、適用範囲をあまりに広げすぎてしまうと、そのツールでどのような処理が行われているのかが把握できなくなってしまい、重大なミスが発覚しても誰も気づけなくなる可能性があります。

また、担当者も無人となると、改善の施しようもなくなるので、業務そのものが停止してしまう恐れもあります。ツールへの過度な期待や依存は避けておきたいところです。

自動化ツールを活用するポイント

自動化ツールを活用するポイント

自動化ツール導入のメリットを最大化しリスクを最小限に抑えるためには、注意したいポイントがあります。ここでは、自動化ツール活用のポイントについて解説します。

自動化できそうな課題を洗い出しておく

一つ目のポイントは、自動化したい業務や自動化できそうな業務の洗い出しです。

自動化は多くの業務に適用可能な一方、組織の課題によって導入効果はさまざまです。社内でどんな課題が発生しているのかをまずは調査し、どんな業務から自動化を進めていくべきなのか検討しましょう。

意思決定権を持つ経営層だけでなく、現場の担当者からの声も集めることで、高い導入効果を期待できるツール選びに役立ちます。

スモールスタートを心がける

二つ目のポイントは、スモールスタートの実践です。

いずれは全社的な自動化ツール導入を検討している場合でも、まずは一つの部署のみで実装を進めるなど、規模を抑えた運用を検討しましょう。いきなり大規模な導入を進めてしまうと、実装の段階で大きな費用と時間を必要とするだけでなく、トラブルが発生した際に対応できる人材がおらず、業務が停止してしまう懸念もあるためです。

不要なリスクを回避するためにも、小規模な導入を早いサイクルで進め、改善を行いながら徐々に導入範囲を拡大しましょう。

運用マニュアルを作成しておく

三つ目のポイントは、運用マニュアルの作成です。

自動化ツールの使い方について、トラブルを最小限に抑えるためにも、自社でマニュアルを作成し、引き継ぎ業務やトラブルシューティングを円滑に進められるよう備えておきましょう。自動化ツールは便利ですが、それを運用して管理するのは人間であるため、自動化ツールを扱う人に向けたサポートも忘れないことが肝要です。

自動化ツールの例

最後に、高い導入効果が期待できる自動化ツールを3つ紹介します。

WinActor(ウィンアクター)

株式会社エヌ・ティ・ティ・データが提供しているWinActorは、日々の提携業務の多くに適用が可能な汎用性の高い自動化ツールです。国内トップクラスのシェアを誇り、各組織の業務課題に合わせたシナリオ設計とシステムの実装を実現可能です。

ノンプログラミングで扱えるため、エンジニアリングの経験がない方でも扱えるだけでなく、Windowsで動作する多くのアプリケーションに対応しており、既存のシステム環境を大きく変えたくない場合に活躍します。導入組織の規模を問わず、高いITリテラシーを求められることがない点が強みです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

・要問い合わせ

公式サイト

WinActor

BizRobo!(ビズロボ)

BizRobo!は、RPA テクノロジーズ株式会社が提供する現場の生産性向上に特化した、日本製のRPAとして高い評価を集めているサービスです。日本規格の業務フローに特化しているため、海外製のサービスに比べて導入ハードルが低く設定されています。

教育トレーニングやエンジニア派遣、運用時のテクニカルサポートなどサポート対応に優れており、自社にDX人材を抱えていない企業や、高度なIT活用が行われていない企業での活躍が期待できるサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

・要問い合わせ

公式サイト

BizRobo!

Robo-Pat(ロボパット)

Robo-Patは、株式会社FCEプロセス&テクノロジー提供する、初めてのDXという方でも気軽に運用ができるよう設計された、ノンプログラミングでの運用に強い自動化ツールです。

プログラミングがなくとも業務に最適化されたロボット導入を進められるため、迅速な自動化を推進できることが特徴です。自動化ツールの導入が初めての企業や、現場の稼働負荷が高く迅速な軽減施策を求める企業での活躍が期待されています。

料金プラン(1ライセンスあたり)

・要問い合わせ

公式サイト

Robo-Pat

まとめ

自動化ツールの導入メリットや、導入時に気をつけておきたいポイントについて解説しました。

自動化ツールの効果は多くの企業で導入されており、近年は目的やニーズに合わせた多様なサービスも登場しているため、導入ハードルは低くなりつつあります。自社の課題に合わせた、最適な自動化ツール導入を積極的に進めていきましょう。

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