仕事のスケジュール管理のおすすめツールは?管理方法とコツ

2021/09/28 コボットコラム
スケジュール管理

ビジネスを円滑に進めていく上で重要なことの一つにスケジュール管理があります。日々発生する業務量が増えてくると、効率良くこれらに対処するためには優先順位をつけたり、予定が被ってしまわないよう配慮したりしなければなりません。

今回は、多忙なビジネスパーソンにとってスケジュール管理が重要な理由や、管理の徹底でどんなメリットが得られるのか解説していきます。

スケジュール管理が必要な理由

スケジュール管理を丁寧に行おうとすると、それだけで業務時間が削られてしまうため、ついつい後回しにしてしまいやすい作業といえます。しかし、スケジュール管理を実施しなければ、それ以上に多くの負担が後々生まれてしまう可能性があるため、軽視するべきではないともいえます。

リソースの有効活用が妨げられるため

一つ目の理由は、リソースの有効活用に支障をきたす可能性がある点です。日々発生する多くの業務を無駄なくこなしていくためには、効率的な手順と適切な割り振りで業務に対応しなければなりません。

大企業などでよく見受けられるのが、人手は余っているのにも関わらず、それらのリソースに気づかず一部の社員だけで業務を抱え込んでしまうパターンです。優秀な人には高度な業務に当たってもらうべきなのが、その人以外でも対応できる業務を一人で抱え込んでしまい、社員間で忙しさにギャップができてしまうケースが発生しています。

せっかくフレッシュな人材が部署に配置されているのにも関わらず、対応可能かどうかの確認が億劫で自分で片付けてしまうのは、間接的に会社へ損失をもたらしているともいえるでしょう。

残業の原因となるため

二つ目は、スケジュール管理を怠ることで発生する残業です。細かいタスクが増えれば増えるほどスケジュールの調整を行うのが難しく、ついつい未完了のタスクを後回しにしてしまうこともあるでしょう。

先延ばしとなったスケジュールを溜め込んでしまうことで、仕事のパフォーマンスが低下したり、残業によって遅れを取り戻さなければならなかったりするケースもあるでしょう。

業務の中には、迅速かつこまめなコミュニケーションがあれば残業対応を回避できるようなものも含まれていることが多いものです。スケジュールを丁寧に管理して適切な時間配分と情報共有を実現し、働きやすい職場づくりにも力を入れましょう。

スケジュール管理を徹底することで得られるメリット

このような課題を回避する上で、スケジュール管理は役に立つだけでなく、新たに期待できるメリットもあります。ここでは、主な3つのメリットを紹介しましょう。

業務を効率化できる

一つ目のメリットは、業務の効率化です。あらゆるタスクには対応期限が存在しますが、これらを遵守できる環境を整えることで、従来よりも納期を意識したパフォーマンス改善が見込めます。

組織によっては納期や期日が形骸化し、慢性的に納品の遅れなどが発生しているケースもあり得ます。スケジュール管理の徹底によって帯を締め直すことで、これまでよりも素早くタスクを完了できるでしょう。

「12時までにプレゼン資料作成」というふうに締切が可視化されることで、タイムロスのない働き方をもたらせます。

業務の優先順位を明らかにできる

業務の優先順位を明らかにできることもメリットの一つです。業務対応においては複数のタスクが存在することは意識できていても、「どれからやるべきなのか」というところまでは整理されていないケースがほとんどです。

スケジュール管理を見直すことで、対応順序を整頓することができます。重要度の高いタスクや期日が近いタスクは早めに対応し、時間をかけられるものは後回しにするなどして、納期の遅れ防止やケアレスミスの予防努めることができます。

人材不足の解消につながる

タイムロスが減ったり適切なタスク配分が実現したりすれば、必要な人材の数も減らすことができます。もちろん、絶対的な労働力の不足を解消することは難しいものの、スケジュール管理のあり方を見直し、無駄のない働き方を実行することで、必要なリソースは幾分か軽減されるはずです。

また、経験の浅い若手を持て余してしまい、彼らを有効活用できないばかりか、若手ならではの熱意ややりがいを削いでしまう可能性もあります。スケジュール管理を徹底し、彼らでも対応できる業務は積極的に任せられるようにすることで、熱意を持って働き続けてもらうことが可能です。

スケジュール管理を徹底するデメリット

スケジュール管理は多くのメリットを生み出すことが可能な一方で、実施する際には気をつけるべき点もあります。ここでは、スケジュール管理を徹底する際のデメリットを2つ紹介します。

新たに枠組みを作る手間がかかる

一つ目のデメリットは、スケジュール管理の仕組みを新たに導入しなければならない点です。自分一人のためのスケジュール管理の見直しであれば大した負担にはなりませんが、部署内、あるいは社内全体での見直しとなると、ツール選びから導入に至るまで多くの時間を要します。

社員にとって最適な要件を満たしたツール選びを進め、社内で推進していく必要があるため、実施の際にはある程度余裕のあるタイミングを選ぶと良いでしょう。

スケジュール通りの業務に慣れる必要がある

二つ目のデメリットは、スケジュールどおりの業務遂行を実現するためには、ある程度の期間を要する点です。

スケジュール管理に限らず、新しいフレームワークを導入する際には、期待していたパフォーマンスが発揮されるまでには、ある程度の時間を要するものです。運用に当たってはメンバーごとに異なる「慣れ」もあるため、スケジュール管理の効果を早期に見極めないことがポイントです。

ITの扱いに慣れていない社員が多い場合には、サポートが充実しているツール導入を優先することも大切です。

スケジュール管理に失敗しないためのコツ・ポイント

スケジュール管理に失敗しないコツ

スケジュール管理の刷新に失敗しないためには、導入の際に次の4つのポイントを心がけることが大切です。

業務遂行に必要な所要時間を把握する

一つ目のポイントは、所要時間の把握です。

スケジュール管理を実践することで業務スピードが改善できるとはいえ、短縮可能な時間には限界があります。まずは実現可能な範囲で、なおかつ理想的な対応時間を検討し、それを元にスケジュールを組み上げていくと良いでしょう。

業務完了までにかかる時間は対応する社員のスキルや状況によって異なるため、状況に応じて所要時間は見直す必要もあります。

期日や目標を具体的に設定する

二つ目のポイントは、具体的な目標設定です。

タイトなスケジュールでも円滑な業務を遂行するためには、わかりやすい目標を定め、その達成を目指すことが求められます。

たとえば、「午前中に対応」としていたタスクを、「11:00までに対応」とすることで、よりはっきりと時間を意識して業務に取り組むことができます。可能であれば「10ページの資料作成」など、達成条件を具体的に記述しておくことも効果的です。

時間に余裕を持ってスケジュールを組む

三つ目のポイントは、ある程度時間に余裕を持ったスケジュールを設定することです。

どれだけ丁寧にスケジュール管理を行っていても、急なトラブルや案件対応が舞い込んでくることは日常茶飯事であるため、スケジュールに余裕がないと業務が回らなくなる可能性があります。こういったアクシデントを回避するためにも、スケジュールを組む際には遊びを設けることで、柔軟なリスケジュール対応を実現できます。

無理のない予定を立てることで、残業の削減にもつながります。

定期的に改善する

スケジュール管理の精度を高めたい場合には、定期的にスケジュールの見直しを図ることも大切です。

所要時間に過不足はないか、スケジュール通りに業務を進められているかなど、いくつかの指標を設け、スケジュール管理の達成度合いを月末に振り返ると効果的です。問題が見受けられた場合には、次月に同じトラブルを起こさないよう、当月中の対応を目指しましょう。

スケジュール管理に活躍するもの

続いて、日々のスケジュール管理に役立つツールを紹介します。どれも便利であることには変わりないので、利用するメリットを見極めて使い分けることが大切です。

スケジュール帳

一つ目はスケジュール帳です。いわゆる昔ながらの紙の手帳は、ペンさえあればどこででもスケジュール調整やタスク管理ができることが強みです。

キーボードやタップ入力ではない感覚的な書き込みができるため、使いやすさの面では優れています。ただ、オンラインを介して予定を共有するなどの使い方ができないので、自分だけの予定表として適宜活用すると良いでしょう。

スマホのカレンダーアプリ

二つ目はスマホのカレンダーアプリです。紙のスケジュール帳同様、自分用の手帳として扱うのに便利なツールで、プッシュ通知などを使ってリマインダー代わりに使用可能です。

仕事用に使うのも良いですが、自身のプライベートな用事などを記録し、業務用スケジューリングの際に参照する使い方が良いでしょう。最近では、この後に紹介するスケジュール管理ツールと連携ができるケースも増えており、利便性が向上しています。

スケジュール管理ツール

三つ目が、スケジュール管理ツールです。個人のカレンダーアプリとしての利用はもちろん、会社やプロジェクトの中で利用することを前提としたツールが増えており、オンラインで予定を共有しながらスケジューリングを行えます。

他人の予定を確認しながら調整できるため、ダブルブッキングのリスクを解消でき、手の空いている時間帯を把握して作業を手伝ってもらうなどの使い方も可能です。

スケジュール管理に役立つおすすめのツール

最後に、スケジュール管理において活用したいおすすめのツールを3つ紹介しましょう。

TimeTree

TimeTreeは、株式会社TimeTreeが提供する予定管理を社内やプロジェクトメンバー内で共有するのに最適のスケジュール管理ツールです。他のメンバーの予定と合わせて自身の予定を管理できるため、カレンダー内でお互いの調整を行えます。

メモの共有やタイムライン機能など、SNSのようなコミュニケーション機能も備わっているため、今までカレンダーとSNSを分けて利用していた組織や、メンバー間の日程調整に多くの時間をかけていた方におすすめのサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

無料

公式サイト

TimeTree

Aipo

社内外の日程調整で大いに活躍するのが、TOWN株式会社が提供するAipoです。登録されているスケジュールをもとに、Aipoが自動的にユーザーの空き時間を抽出してくれるため、顧客との打ち合わせの際には特に役立ちます。

自分用のスケジュールだけでなく、社内メンバーのスケジュールもまとめて一つのカレンダーで共有可能なので、ホワイトボードの電子化にもつながります。

これまでダブルブッキングなどのスケジューリングのトラブルに悩まされていた方や、メールでのやり取りが増えすぎて対応漏れや遅れが出てきていたという方におすすめのサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・ミニマム:350円/月
  • ・ベーシック:400円/月
  • ・プレミアム:610円/月

公式サイト

Aipo

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する、主にチーム内のタスク管理に活躍しているスケジュール管理ツールです。プロジェクトの進捗や期限をガントチャートで視覚的に表現してくれるので、納品漏れの防止や期限に向けた適切なタイミングでのリマインドを促進してくれます。

タスクのステータス更新はドラッグ&ドロップで簡単に管理できるため、ITに慣れていない人でも使いやすいことが特徴です。部門を問わず利用可能ということで、初めてのDXという会社や、組織全体でのコミュニケーショ改善に取り組んでいる会社で効果を発揮します。

料金プラン

  • ・スタータープラン(ユーザー数30人まで):2,640円/月
  • ・スタンダードプラン(ユーザー数無制限):12,980円/月
  • ・プレミアムプラン(ユーザー数無制限):21,780円/月
  • ・プラチナプラン(ユーザー数無制限):55,000円/月

公式サイト

Backlog

まとめ

今回は、スケジュール管理を丁寧に行うことの重要性や、スケジュール管理を実施する上でのポイントなどについて解説しました。

スケジュール管理体制を整えるのには手間がかかりますが、一度システムを作ってしまえばのちの業務効率化を円滑に進められるため、積極的に進めたいところです。

最近ではクラウドで利用できる便利なサービスも増えてきており、コストパフォーマンスにも優れています。まずは小さな規模から利用してみても良いでしょう。

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