備品管理をエクセルで行うメリットは?備品管理の手順・方法

2021/09/06 コボットコラム
備品管理をエクセルで

会社のあらゆる備品を管理する方法の一つに、Microsoftの表計算ソフト「エクセル(Excel)」を使用して備品管理台帳を運用する方法があります。備品管理にエクセルを活用することで、費用をかけずに紙ベースの備品管理台帳をスムーズにデジタル化することができます。

とはいえ、「エクセルで備品管理するメリットや具体的な方法がよくわからない」という方も少なくないでしょう。そこで今回は、エクセルで備品管理をするメリットや手順・方法などについて解説します。

備品管理とは?

会社は、商品の材料やIT機器、オフィス用品などさまざまな“備品”を保有しています。備品管理とは、これらの多岐にわたる備品を管理する業務のことです。具体的には、備品管理表や備品台帳などを用いて、備品の保有数はもちろん、保管場所や利用状況、購入日などといったさまざまな情報の管理を行います。

会社が保有するあらゆる備品をしっかり管理・把握することは、人件費や固定資産税などの経費削減につながります。また、情報関連機器のセキュリティ対策を強化したり、特定の備品を探す手間を減らしたりできるなどのメリットもあります。

備品管理の方法

次に、備品管理の方法について紹介します。一般的に、備品管理の方法は次の3つに大別されます。

  • ・備品管理台帳を手書きで管理する
  • ・備品管理システムで管理する
  • ・エクセルを使って管理する

一つ目は、紙ベースの備品管理台帳を作成し、備品に関する情報を手書きで記す方法です。コストをかけず管理できる反面、計算ミスや紛失などのヒューマンエラーが起こりやすい、会社の規模が大きくなるほど管理・把握が大変になるなどのデメリットがあります。

二つ目は、備品管理システムを導入する方法です。管理業務の効率化やペーパーレス化を実現できる他、備品に関する情報をリアルタイムで反映・管理できることが強みです。しかし、導入するにあたっては、初期コストやランニングコストがかかります。

三つ目は、表計算ソフト「エクセル(Excel)」を使って管理する方法です。備品管理台帳と同様に入力する手間こそかかりますが、コストをかけずに導入・運用できます。エクセルで備品管理をするメリットについては、次章で詳しくお伝えしていきます。

エクセルで備品管理をするメリット

ここでは、エクセルで備品管理を行うメリットについてお伝えしていきます。

費用がかからない

エクセルで備品管理をするメリットの一つ目は、費用をかけずに導入・運用できることです。

エクセルは多くの会社が標準ソフトとして既に利用しているため、追加で費用をかけることなく導入できます。エクセルを新たにインストールする場合でも、システム開発・導入と比較して大幅に費用を抑えられます。

「備品管理に費用をかけたくないけど、紙の台帳での管理にはストレスを感じている」という企業には、エクセルの活用をおすすめします。

手書きと比較して管理しやすい

紙の備品管理台帳と比較して圧倒的に管理しやすいこともエクセルのメリットの一つです。

手書きで備品管理を行う場合、破損・紛失のリスクが伴うことはもちろん、複数人で管理を行うことは容易でありません。しかし、エクセルならバックアップを取ったり、パソコン上のファイルで管理したりできるので、より楽に備品管理することが可能です。

また、エクセルの関数やマクロ組み込み機能を活用すれば、手入力や計算の手間を大幅に削減することもできます。ヒューマンエラーをなくすため、そしてより効率的に管理するためにも、エクセルの活用はおすすめです。

技術的な負担が少ない

エクセルで備品管理をするメリットの三つ目は、どの従業員でも扱いやすく技術的な負担が少ないことです。

備品管理に新たなシステムを導入する場合、従業員が操作に慣れるまでに時間がかかったり、システムによっては従業員の保有するITスキルでは対応しきれなかったりすることが懸念されます。しかし、エクセルは既に多くの従業員が基本的な使い方を理解しているソフトですので、技術的な負担をかけずに導入することが可能です。

備品管理業務の属人化を防げるという点においても、誰でも扱いやすいエクセルを活用することはメリットといえるでしょう。

エクセルで備品管理を行う手順・方法

エクセルでの管理

続いて、実際にエクセルを活用して備品管理を行う手順と方法を紹介します。

備品管理に必要な項目を作る

まず、備品管理に必要な項目を整理・把握し、エクセルに入力します。すでに紙の備品管理台帳を有している場合は、項目をそのまま転載すれば問題ありません。

備品管理に必要な項目例は次のとおりです。

  • ・管理番号
  • ・カテゴリー
  • ・商品名
  • ・保管場所
  • ・購入日
  • ・作成日
  • ・利用状況 など

その他、必要な項目がある場合は適宜追加しましょう。紙の備品管理台帳からエクセルに移行するのを機に、項目を整理したり追加したりして改善するのも良いでしょう。「すでに必要な項目が記載されたテンプレートを使いたい」という場合は、インターネット上からテンプレートをダウンロードするのもおすすめです。

備品をカテゴリー別に仕分けする

次に、備品を管理しやすいように、備品のカテゴリー分けを行いましょう。備品の種類や使用頻度、使用用途などによって、従業員が管理しやすいように分類するのがポイントです。

カテゴリー分けが済んだら、実際の物品に商品名や管理番号をラベリングしていきます。これにより、備品管理が見える化され、より楽にかつ効率的に管理できるようになります。

各種項目欄に情報を入力する

作成した項目に沿って、備品の管理番号やカテゴリー、商品名などを入力していきます。この際、入力ミスがないように納品書や発注書を参考にしましょう。

また、後で「データ検索機能」を活用して必要な備品情報をスムーズに探せるように、表記を統一することも忘れてはならないポイントです。管理者間で表記揺れがないよう、商品名や保管場所などの表記は事前に統一しておくことをおすすめします。

入庫数・出庫数と在庫数を連動させる

次に、備品の入庫数と出庫数をそれぞれ入力していきます。備品管理台帳では、入庫数と出庫数に応じて「在庫数」を管理する必要がありますが、納品や出荷のたびに手計算するのは非効率です。

そこで、リアルタイムで反映した入庫数と在庫数に応じて、自動で在庫数を表示できるようにエクセルの関数を活用しましょう。なお、在庫数の表示は簡単な関数を用いて行うため、複雑なマクロを組む必要はありません。

必要に応じて追加でマクロを組む

ここまでで、エクセルの備品管理台帳の基礎は完成です。エクセル関数による自動計算に加え、さらに管理作業を簡素化したい場合は、マクロの組み込みを行いましょう。

エクセル関数でほとんどの簡単な計算は対応することができますが、さらなる作業の簡素化を求める場合は必要に応じてマクロを組むと良いでしょう。

月や年度ごとにシートを分ける

エクセル上で備品管理台帳を作成したら、月や年度、時期ごとにシートを分けておきましょう。備品の使用頻度や入れ替え時期に合わせて、シートを別管理することで、より管理がしやすくなります。

運用ルールを作成する

最後に、エクセルの備品管理台帳は作成した後、しっかりと管理・運用することが大切です。

備品管理担当者はもちろん、現場の従業員なども適切かつスムーズに備品管理を行えるように、社内で備品管理に関するルールを作成しておきましょう。備品管理台帳への入力・反映方法や管理方法についてのルールをマニュアルにまとめ、いつでも確認できるようにしておくと良いでしょう。

エクセルで効率良く備品管理するポイント

続いて、エクセルで効率良く備品管理を行うためのポイントをお伝えしていきます。

備品管理の流れをフロー化する

エクセルで効率良く備品管理をするポイントの一つ目は、見積もりから納品、検収、管理までの一連の流れをフロー化することです。

一口に「備品管理」と言っても、実際には現物管理にいたるまでにはさまざまな業務が存在します。そのため、備品管理を効率良く行うためには、必要な業務や手順をフローチャートで可視化することが効果的です。

フローチャートを作成しておけば、担当者以外でも業務を遂行できるため、業務の滞りや属人化の心配もありません。

運用ルールや管理方法を社内に周知する

二つ目のポイントは、備品管理台帳の運用ルールや備品の管理方法をしっかりと従業員全員に周知させることです。会社全体が台帳の運用ルールや備品の利用状況を把握できていれば、備品管理業務はもちろん棚卸しや検収などの業務の効率化も図れます。

また、備品の管理状況を従業員にしっかりと周知させることは、備品のセキュリティ対策を高め、備品の私物化や紛失などを未然に防ぐことにもつながります。エクセルを活用した備品管理体制が整ったら、担当者だけでなく組織全体でルールや管理方法を共有することを心がけましょう。

まとめ

今回は、エクセルを使った備品管理のメリットや手順・方法、効率良く管理するためのポイントを紹介しました。エクセルでの備品管理の強みは、費用をかけず簡単に導入できること、そして従業員への技術的な負担が少ないことです。

「備品管理業務の効率化を実現したい」「費用や負担を最小限に、備品管理のデジタル化を行いたい」などという企業は、ぜひエクセルの活用を検討してみてください。

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