業務の効果的な「日報の書き方」は?目的と記載項目の例

2021/08/25 コボットコラム
日報の書き方

日報とは、その日の業務内容や成果、所感などを記録し、上司に報告する書類のことです。日報は、上司への報告という目的を果たす以外にも、自身の仕事改善やモチベーションの向上に役立てることが重要です。

しかし、実際には日報を書くことが目的化してしまい、「日報の書き方や書く意味がわからない」と感じている方も少なくないでしょう。そこで今回は、日報の目的を再確認しつつ、日報で書くべき項目と日報を効果的に書くポイントを紹介します。

日報の目的

日報を効果的に書くためには、日報の目的をしっかりと把握することが大切です。

「毎日仕方なく日報を書いている」「何のために日報を書いているのかわからない」と感じてる方は、日報の目的を再確認しておきましょう。

上司への進捗・成果報告

日報の目的の一つ目は、その日の仕事の進捗や成果を上司に報告することです。上司は日報に記載された業務の進捗状況などを確認し、会社の目標達成に向けて従業員に声がけを行います。

また、業務内容や進歩状況だけでなく、上司が従業員の心理・身体状況や仕事に対するモチベーションなどを把握できるようにすることも日報の目的の一つです。上司は従業員の日報に毎日目を通すことで、従業員の状況変化を把握することができます。

ただし、「日報=上司に報告するためだけのもの」と認識してしまうと、意味のない作業になってしまうので注意が必要です。詳しくは後述しますが、日報を書くのは自分のためでもあります。

業務の可視化

業務内容やそれぞれの業務にかかった時間を可視化することも、日報の主要な目的の一つです。どの業務にどのくらい時間がかかったのかを記録しておくことで、その日の業務に“ムダ”がなかったかどうかを確認することができます。

また、業務効率が悪かった場合は、どうすればムダを削減できるのか、改善点を見出せるようになります。

仕事改善・モチベーション向上

日報を書くことは自分の仕事を改善するため、そして仕事に対するモチベーションを向上させるためでもあります。なぜなら、日々の業務を遂行する中で得たノウハウや改善点などを日報に記録することで、スキルアップや仕事改善に役立つ貴重なツールとなるからです。

たとえば、その日の業務でつまずいたポイントがあった場合、その原因や対処法を記録しておきます。これにより次に同じ場面に出くわした際、日報を見返すことで素早く行動できるようになります。

また、その日に上手くいったことや改善されたことなどを記録することで、日々成長を実感できるようになり、モチベーションの向上にもつながります。

日報の誤った書き方・NGなポイント

次に、よくある日報の誤った書き方とNGポイントを紹介します。

日報の目的を果たしていない

日報のNGな書き方の一つ目は、上記で紹介した日報の3つの目的を果たせていないことです。上司への報告になっていない、仕事の成果が可視化できていない、所感や改善点について書かれていないのであれば、日報を書く意味がありません。

日報の目的や存在意義を認識できていないまま日報を書いていると、必要のないことをダラダラと書いてしまいがちです。これを防ぐためには、日報の目的をしっかりと把握した上で、書くべきことをテンプレート化して簡潔にわかりやすく記載することが大切です。

1日の終わりにまとめて記載している

「日報は仕事終わりにまとめて書くもの」と認識していないでしょうか?その日の仕事を終えてから、提出前に「今日は何を書こう?」と考え始めているという人は少なくないでしょう。

しかし、この方法では1日の出来事や思いついたアイデア、感じたことなどを詳細まで思い出すことができないため、おすすめできません。仮に思い出せたとしても振り返りに時間がかかってしまい、効率が良くありません。

さらに「日報を早く切り上げて帰りたい」という気持ちで投げやりに書いてしまいかねません。正しい書き方については後述していますが、各業務が終わるたびに小分けにして書くことで、効率良く取り組めるようになります。

PDCAサイクルが回せていない

毎日しっかりと日報を書いているつもりでも、PDCAサイクルが回せていなければ日報を効果的に活用できているとはいえません。日報を書くにあたっては、業務内容をただ羅列して終わりにするのではなく、情報を活用し自分の力にしていく姿勢がとても大切です。

日報で書く項目例

日報を書く人

続いて、「日報で何を書けば良いかわからない」という方に向けて、日報で書く項目とその書き方について紹介します。

今日の目標

日報には、その日の始めに設定した目標を記載します。

ここでのポイントは、会社全体の方針や目的とすり合わせた個人の目標を設定することです。「納品処理の効率を上げて、5件終わらせる」など、できるだけ具体的な目標を立てると、やるべきことが明確になり、生産性の向上を実現しやすくなります。

今日の業務内容・成果

その日、取り組んだ業務内容を記録します。どの業務にどのくらい時間がかかったのか、またどんな成果を生み出すことができたのかなど、できるだけ詳細に書くのがポイントです。

具体的な数字を使って定量的に記録できると、上司が業務内容や評価を把握・評価しやすいのはもちろん、自分自身も後から仕事を振り返りやすくなります。

良かった点

自分の成長を実感し仕事に対するモチベーションを高く維持するためにも、良かった点は積極的に記載しましょう。特にこれといって良かった点がない場合は、学んだことや気づいたことに着目すると書きやすくなります。

改善点

改善点は、日報でPDCAサイクルを回すにあたって不可欠な項目です。業務内容にムダがあったり、生産性が悪い業務があったりする場合は、思い当たる課題と改善策をセットで記載すると良いでしょう。

自分一人では改善策が思い浮かばない場合でも、日報に課題や困っていることを記載しておけば、上司や仲間からフィードバックをもらうことができます。

目標

最後に、ここまでの内容を踏まえ、明日の目標を設定します。その日のうちに明日の目標まで考えて記載しておくことで、PDCAサイクルが回しやすくなるのはもちろん、次の日に仕事に取り組みやすくなります。

その他共有事項

この他にも、困っていることや伝達・共有したい事項がある場合は、日報に記載しましょう。

日報の書き方のポイント

ここまで日報で書くべき項目の例を紹介しました。次に効果的な日報の書き方のポイントをお伝えしていきます。

テンプレートを作成しておく

日報は、時間をかけるほど良いということはありません。特に、書く内容に悩んでいて時間が経ってしまっている場合は要注意です。日報への記載はあくまでも、上司への報告と自分の業務改善のためですので、できるだけ手短に効果的な日報を仕上げることが大切です。

日報で記載する内容はその日によって変わりますが、書くべき事項ものは同じです。なので記載事項をあらかじめテンプレート化しておくと、毎日の日報作成を大幅に効率化できます。また、必要のない事項をダラダラと書いてしまうことを防げるため、日報の質も向上するでしょう。

1日を通して小分けにして書く

日報は、その日の終わりにまとめて書くのではなく、1日を通して小分けにして書くのがおすすめです。なぜなら先述した「日報の誤った書き方」でお伝えしたように、1日の終わりにまとめて書こうとすると、業務内容や良かった点、改善点などを思い出すのに時間がかかってしまうからです。

打ち合わせが終わった後や営業の帰りなど、業務の区切りの良いところで少しずつ書き残していくとスムーズです。スマートフォンのメモ機能やアプリなども積極的に活用して、外出先でもサクッと記録できるようにしておくと良いでしょう。

また、1日を通して「日報」の存在を意識するクセをつけることで、「これを日報に書こう」と些細なことにも気づけるようになります。これにより、小分けにして書く時間を確保するのが難しいときでも、時間をかけずに日報を書けるようになります。

箇条書きでわかりやすくまとめる

効果的に日報を書くためのポイントの3つ目は、必要な事項をわかりやすく箇条書きでまとめることです。あらかじめ作成したテンプレートに沿って、必要な情報を箇条書きにしていきましょう。ここでは、箇条書きを使った記載例を紹介します。

箇条書きでの記載例

今日の目標

  • ・納品処理を3件行う
  • ・新規アポイントメントを2件獲得する

今日の業務内容

  • ・ミーティング(9:30〜10:00)
  • ・納品処理3件(10:00〜12:00)
  • ・テレアポ10件、獲得1件(13:00〜15:00)
  • ・クライアントと打ち合わせ(15:30〜16:30)
  • ・報告書作成(16:30〜18:00)

良かった点

  • ・目標通り、2時間で納品処理を3件終えることができた

改善点

  • ・テレアポの成功確率を上げていきたい
  • ・クライアントの打ち合わせにて、〇〇に対する回答が十分ではなかった

明日の目標

  • ・テレアポを2件獲得する
  • ・ミーティングで〇〇に関する報告・提案を行う

日報というと、「しっかりと文章で記録しなければならない」という認識があるかもしれません。

しかし、実際には不必要なことが書かれた長い文章よりも、記載例のように必要な情報が短文・箇条書きで簡潔にまとめられている方が伝わりやすい日報に仕上がります。

定量的に記載する

定量的に記載することも、効果的な日報を書くのに欠かせないポイントの一つです。

その日の業務内容を記載する際、「10:00〜12:00 納品処理」「14:00〜16:00 テレアポ」のように書いていると、上司には業務内容や成果がしっかりと伝わりません。

また、自分自身も業務効率や生産性が低下していても気づくことができません。そこで大切なのが、具体的な数値を用いて業務内容や成果を表すことです。達成率や獲得・処理件数などを定量的に報告し、業務状況や生産性などを把握しやすい日報を心がけましょう。

PDCAサイクルを回すことを意識する

続いて紹介する日報の書き方のポイントは、しっかりとPDCAサイクルを回すことです。日報においてPDCAサイクルが意味することは、下記の通りです。

  • ・Plan:前日の課題・改善策を反映した目標の設定
  • ・Do:その日の業務内容
  • ・Check:目標に対する成果や良かった点の確認
  • ・Action:課題と改善策の記録

毎日しっかりと日報を書いているにもかかわらず、思うように仕事が改善されないという場合は、日報のテンプレートにPDCAサイクルを組み込むことをおすすめします。

テンプレートに沿って記入するだけで、PDCAサイクルを回せるように仕組み化しておきましょう。

PDCAサイクルの効果的な回し方とは?メリット・問題点と成功に導くポイント

まとめ

今回は日報を書く目的と書くべき項目、書き方のポイントについてお伝えしました。日報は、目的を認識した上で必要な事項をしっかりと記載してこそ意味があります。

「日報がうまく書けない」「日報を書くのに時間がかかってしまい、ムダな作業に思える」と感じている方は、日報の目的を再確認し、項目・書き方をテンプレート化してみてください。

今回紹介したポイントを参考に、日報をこれまで以上に仕事改善に役立てていきましょう。

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