リモートワークで必要なツールとは?ツールの種類とおすすめの例

2021/08/18 コボットコラム
リモートワークツール

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークの需要が高まっています。リモートワークでは、本拠地から離れた場所で仕事をするため、チャットツールや勤怠管理システムなど各種ITツールの準備が不可欠です。

そこで今回は、リモートワークで必要なツールの種類とおすすめツールを紹介します。

リモートワークで必要なツール一覧

まず、リモートワークを始めるにあたって必要なツールを紹介します。厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトでは、リモートワークに必要なツールとして次の5つが挙げられています。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、リモートワークで欠かせない重要ツールの一つです。代表的なコミュニケーションツールには、Web会議システムやチャットツール、雑談ツールなどがあります。

従業員間のコミュニケーションが不足しがちなリモートワーク下において、コミュニケーションツールは非常に重要な役割を果たします。Web会議システムやチャットツールの多くは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末で利用することが可能です。

また、月額制のツールが多くを占めているため、初期費用を抑えて導入しやすいことも嬉しいポイントです。

労務管理システム

リモートワークに必要なツールの2つ目は、労務管理システムです。オフィス勤務と比較して、労働実態を把握しにくいリモートワークにおいて、従業員の労働をどのように管理するかどうかは重要な問題といえます。

そこで、勤怠管理システムや人事・労務システムを導入することで、離れた場所からでも従業員の労働管理が可能になります。また、場合によっては、従業員のパフォーマンスを監視するためのツールなども併せて導入を検討すると良いでしょう。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールもリモートワークで必要不可欠なツールの一つです。なぜなら、紙ベースの業務が多いほど、オフィスへの出勤が必要になり、リモートワークの導入ハードルが高くなってしまうからです。

実際に、一部の業務でペーパーレス化ができておらず、署名・押印が必要なためだけにオフィスへの出勤を余儀なくされてしまうというケースも少なくありません。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールとは、離れた場所からオフィスのデータやソフトウェアにアクセスするためのツールのことです。リモートワークでは、従業員がそれぞれ自宅やコワーキングスペースなどで仕事をするため、外部からアクセスできるようにしておく必要があります。

リモートアクセスツールというと、「VPN方式」を思い浮かべるかもしれませんが、最近ではよりセキュリティ性とコストに優れた「リモートデスクトップ方式」や「クラウドアプリ方式」のツールも多く登場しています。事業規模や予算、安全性などを考慮して、自社にとって最適なツールを選ぶことが重要です。

安全なリモートワークツール

メリットが多いリモートワークですが、情報漏えいや端末機器の紛失・盗難などのリスクが多少なりとも伴います。そんな中、安心・安全なリモートワーク環境を実現するためには、セキュアブラウザやセキュアコンテナなどのセキュリティ対策ツールが役立ちます。

これらのツールを利用すれば、離れた場所から機密情報やドキュメントにアクセスした際、暗号化したり終了時にデータを自動的に削除したりすることができるため、リモートワークの安全性が向上します。セキュアブラウザなどのツールを利用しない場合でも、セキュリティ対策が充実したリモートアクセスツールやコミュニケーションツールを選ぶように心がけると良いでしょう。

おすすめのリモートワークツール:コミュニケーションツール

ここからは、実際におすすめのリモートワークツールを紹介していきます。まず、リモートワークで不可欠なコミュニケーションツールを3つ紹介しましょう。

Zoom

Zoomは、国内トップシェアを誇るWeb会議システムです。アメリカに本社を構えるZoom Video Communications, Inc.が提供しており、リモートワークの需要の高まりから世界的なシェア拡大を見せています。

他のWeb会議システムと比べて、接続が安定しやすい上に通信料が低いことが特徴です。セキュリティ性も高く、安心して利用できるのも魅力となっています。2人での会議は時間無制限、3人以上の会議は40分までなら、無料で利用することが可能です。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・基本:無料
  • ・プロ:20,100円/年
  • ・ビジネス:26,900円/年
  • ・企業:32,300円/年

公式サイト

Zoom

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、日本マイクロソフト株式会社提供のビジネスコミュニケーションツールです。チャット・会議・通話・共同作業ツールが備わっており、これ一つでリモートワークでのコミュニケーションを完結させることができます。

「コミュニケーションツールを一つに集約したい」「Microsoft製品と連携して使えるツールが良い」という企業にはMicrosoft Teamsの利用がおすすめです。ちなみに、Microsoft365を導入済みの企業であれば、すぐにでも無料で利用を開始できます。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・Microsoft Teams:無料
  • ・Microsoft 365 Business Basic:540円/月
  • ・Microsoft 365 Business Standard:1,360円/月
  • ・Office 365 E3:2,170円/月

公式サイト

Microsoft Teams

Chatwork

Chatworkは、国内利用者数No.1を誇る中小企業向けビジネスチャットツールです。チャット・ビデオ/音声通話・タスク管理・ファイル管理という4つの機能が搭載されており、シンプルで誰にでも使いやすい操作性が魅力です。

また、導入企業社数が30万社以上と多いことから、あらゆる職種において社外の人物やクライアントとつながりやすいというメリットもあります。「ITスキルが低い従業員でも使いこなせるツールを導入したい」「社内外の人物とのコミュニケーションを効率化したい」という企業におすすめのツールです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・フリー:無料
  • ・ビジネス:500円/月
  • ・エンタープライズ:800円/月

公式サイト

おすすめのリモートワークツール:労務管理システム

続いて、リモートワークで役立つおすすめの労務管理システムを紹介します。

ジョブカン 勤怠管理

ジョブカン 勤怠管理は、シンプルな操作性で誰でも簡単に使える勤怠管理システムです。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」機能が備わっており、必要な機能だけを単独で利用、または自由に組み合わせて使うことが可能です。 

ICカードやGPSなどを使って手軽に打刻、そして打刻情報をリアルタイムで確認することができるため、リモートワークで大いに役立ちます。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・無料プラン:無料
  • ・プラン1:200円/月
  • ・プラン2:300円/月
  • ・プラン3:400円/月
  • ・プラン4:500円/月

公式サイト

ジョブカン 勤怠管理

freee人事労務

freee人事労務は、複雑な人事・労務業務を一つに集約して行えるクラウドシステムです。給与計算はもちろん、勤怠管理や年末調整、従業員管理などさまざまな業務をクラウド上で実行・管理することができます。

人事労務管理をクラウド化することで、リモートワーク下でも効率良く業務を遂行できます。また、Freee人事労務では、すべてのデータ・通信を暗号化するため、セキュリティ対策も万全です。

料金プラン

  • ・ミニマムプラン:月2,178円(税込)〜
  • ・ベーシック:月4,378円(税込)〜
  • ・プロフェッショナル:月8,888円(税込)〜
  • ・エンタープライズ:要問合せ

公式サイト

おすすめのリモートワークツール:ペーパーレス化ツール

続いて、おすすめのペーパーレス化ツールを紹介しましょう。

Dropbox

Dropboxは、ファイルの保管・同期・共有・署名ができるオンラインストレージサービスです。社内の文書をデータ化してDropboxで一括管理することで、社外から必要な書類にアクセスできるようになります。ペーパーレス化を進め、リモートワークにおける業務効率化を図りたい企業におすすめのツールです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・Professional:2,000円/月
  • ・Standard:1,250円/月
  • ・Advanced:2,000円/月

公式サイト

クラウドサイン

クラウドサインは、国内標準の電子契約サービスです。日本の法律に特化した弁護士が監修しているため、初めて電子契約を導入する企業でも安心・安全に利用することができます。

クラウドサインでは、契約業務に不可欠な「紙」と「押印」をクラウドに置き換えることで、オンライン上で契約を完結させることが可能です。これまで契約業務のためにオフィスへの出社が必要だった企業も、クラウドサインがあればスムーズにリモートワークへと移行することができるようになります。

料金

  • ・Standard:月額1,1000円(税込)
  • ・Standard Plus:月額22,000円(税込)
  • ・Business:要問合せ

公式サイト

おすすめのリモートワークツール:リモートアクセスツール

リモートワークする男性

次に、おすすめのリモートアクセスツールを2つ紹介します。

TeamViewer

TeamViewerは、安全なリモートアクセスを提供するリモート接続クラウドプラットフォームです。接続の安定性やセキュリティの高さに定評があり、欧州では圧倒的なシェアを誇ります。

難しい操作なしに誰でも簡単に使いこなすことができ、離れた場所でもストレスなく遠隔操作が可能です。スマホやタブレット端末など、パソコン以外の端末でも利用できることも魅力の一つとなっています。快適なリモートワークを実現するにあたって、ぜひとも導入したいツールの一つです。

料金プラン

要問合せ

公式サイト

Chrome リモート デスクトップ

Chrome リモート デスクトップは、職場へのリモートアクセスやメンバーとの画面共有ができるGoogle Chromeの拡張機能です。専門的な知識が不要で、拡張機能をインストールするだけでWindows・MacのどちらのOSでも利用することができます。

また、アプリ版を利用すれば、スマートフォンやタブレット端末からもリモートアクセスを行えます。「無料のリモートアクセスツールを活用したい」「専門知識が不要で手軽似利用できるツールを探している」という方におすすめです。

料金プラン

無料

公式サイト

おすすめのリモートワークツール:安全なリモートワークツール

続いて、おすすめの安全なリモートワークツール例を紹介します。

Master’s ONE

Master’s ONEは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供するセキュアリモートアクセスサービスです。本サービスには、ワンタイムパスワード認証やIDロックができる管理者機能などが搭載されているため、高いセキュリティリスクマネジメントが可能です。

その他にも、機体認証などのオプションを利用すれば、さらにセキュリティ対策を強化することができます。「リモートワークはセキュリティ面が不安…」という方におすすめのサービスです。

料金プラン(1ライセンスあたり)

  • ・初期料金:3,000円
  • ・月額料金:1,500/月

公式サイト

SKYSEA Client View

SKYSEA Client Viewは、Sky株式会社が提供するクライアント運用管理ソフトウェアです。リモートワーク下における情報漏えいやデバイスの紛失などといったリスク対策を強化することができます。

また、離れた場所から、業務用PCの利用状況を細かく把握できる機能も搭載されており、従業員の誤動作やサービス残業などもしっかりと把握することが可能です。SKYSEA Client Viewは、毎年バージョンアップを重ねており、最新のセキュリティ対策ができるのも魅力の一つです。

料金プラン

要問合せ

公式サイト

SKYSEA Client View

リモートワークツール導入時の注意点

ここまでリモートワークに不可欠なツールを紹介しました。そこで次に、これらのツールを導入する際の注意点についてお伝えします。

セキュリティ対策を万全にする

リモートワークツールを導入する際は、セキュリティ対策を万全にしましょう。具体的には、セキュリティレベルの高いツールを慎重に厳選し、準備を進めていくことが大切です。

メリットの多いリモートワークですが、セキュリティ対策の準備が不足していると、情報漏えいなどのリスクが高まります。セキュリティ対策ツールの利用やVPNなどのインフラ整備なども視野に入れ、安全かつ快適なリモートワーク環境を整えましょう。

テスト運用をしてからリモートワークに移行する

リモートワークを導入するにあたっては、事前にツールのテスト運用を行いましょう。なぜならツールの導入直後にリモートワークへ移行してしまうと、従業員がツールを使いこなせなかったり、予期せぬトラブルが発生したりすることがあるからです。

このような事態を避けるためにも、まずはオフィスでツールを使ってみる、または従業員の一部のみをテレワークの対象にするなどしてテスト運用を行いましょう。テスト運用で生じた課題を解決した上でツールを本格導入すれば、円滑なリモートワーク導入が実現できます。

まとめ

今回は、リモートワークに必要なツールの種類とおすすめツール例を紹介しました。

必要なツールの種類を把握し、自社に合ったツールを導入することで、リモートワークの導入ハードルを下げられるのはもちろんのこと、快適かつ効率的なリモートワークを実現できます。

リモートワークへと移行する際には、ぜひこの記事で紹介したツールの導入を検討しましょう。

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