【2021】テレワーク導入の方法・手順は?メリット・課題と企業の導入事例

2021/08/05 コボットコラム
テレワーク導入

テレワークを実施する上では、あらかじめその手順を把握しておき、環境に過不足が内容整備しなければなりません。

今回はテレワーク導入の進め方や、導入にあたって知っておくべきポイントについて解説します。

テレワーク導入の概要

まずは、2021年現在の日本におけるテレワーク導入状況を把握しておきましょう。

導入率・導入状況

総務省発表の「令和2年通信利用動向調査の結果」によると、テレワークの導入は2020年に前年比で倍近い導入率を達成していることがわかります。

2019年には導入済の企業が20%程度にとどまっていた一方で、2020年は40%を超える数に倍増しており、今後導入予定の企業も含めると60%近い数字となっています。

かかる費用

テレワークの導入費用は、どんな機能をどれくらいのスケールで導入するかによって、大きく変動します。

たとえば、数人のプロジェクトチーム内での情報共有をリモートで行いたいということであれば、無料で利用が可能なコミュニケーションツールのSlackや、ビデオ会議ツールのZoomが代表的です。これらは無料でも十分に利用可能なサービスで、規模が大きくなってきたときに有料版へ移行することができるため、拡張性にも優れます。

また、近年は年額・月額課金のクラウドサービス活用も進んでおり、サービスによって数百円〜数万円以上と、価格には開きがあります。予算に合わせて、段階的な導入を実施すると良いでしょう。

テレワークの導入方法

テレワークの導入プロセスについては、日本テレワーク協会が「すぐわかる!テレワークの導入」にて提示している手順を参考にするのがベターです。ここでは、最適なテレワーク導入方法を改めて紹介します。

基本方針を決定する

一つ目の手順は、基本方針の決定です。テレワークをどんな部署や業務で採用するのか、導入の際に必要なツールはどんなものかということを予め検討しておきましょう。

豊富なITツールを活用することで、近年はさまざまな業務をテレワークで実現することが可能です。どんな業務にテレワークを実現できるのかについて、専門家などに相談してみることも大切です。

自社ルールを見直す

テレワークの運用にあたって、自社の業務ルールを再検討することも必要になります。

テレワークを導入するということは出社が発生せず、オフィスでPCを触ることもなくなるということです。勤怠管理やセキュリティの面などにおいて、テレワーク環境でも適用できるルールの策定を実現しましょう。

導入環境を整備する

導入環境の整備段階では、実際に現場へツール導入を実施しテレワークを前提としたマニュアルの共有や研修を行います。従来の業務と共通する手続きや相違点など、テレワーク移行に伴う混乱を最小限に抑え、ヘルプデスク整備などサポート環境も拡充しましょう。

社内意識とコミュニケーションを改善する

テレワークの実施にあたっては、実際に業務へ従事する社員のモチベーションや働き方にも焦点を当てるべきでしょう。

これまでオフィスで業務を遂行していたのが、突然自宅などのリモート環境に移行するとなると、モチベーションの維持が難しくなったり、コミュニケーション量の低下でミスが発生したりすることもあります。

テレワーク下でもパフォーマンスが低下しないよう、効果を検証しながら改善を加えていきましょう。

テレワークの課題

テレワークの導入はメリットが大きい反面、課題もあります。次の3つに分けて紹介しましょう。

コミュニケーションが希薄になる

一つ目の課題は、コミュニケーション量の低下です。先ほども少し触れていますが、テレワーク環境では同僚や上司と会話をする機会が極端に少なくなるため、関係の維持が困難になります。

また、コミュニケーションが少なくなると、重要な情報共有や承認作業も疎かになってしまう可能性があるため、インシデントの発生も懸念されます。こういった事態をあらかじめ想定し、対策を検討しておきましょう。

セキュリティリスクが高まる

テレワークの導入は、セキュリティリスクが高まることについても目を向けておきましょう。

リモート環境だと自宅のインターネットや公共のWi-Fiを利用するため、不正アクセスなどによる情報漏洩や、マルウェアのインストールが発生するリスクが高まります。

また、業務用のPCやスマホを紛失するといったインシデントの発生リスクも高まり、これまで以上に対策を徹底する必要があるといえます。

テレワークの導入事例

では、実際にテレワークを導入した事例を紹介しましょう。

株式会社ケアクラフトマン

介護事業を手がける株式会社ケアクラフトマンでは、フレックス制度やテレワークの導入に向けたリモート勤怠管理システムの導入で効果を実感しています。

これまでは出社によって打刻をする必要があった勤怠管理を、SNSのLINEから行えるよう整備したことで、モバイルデバイスからタイムカードを扱える仕組みが整備されました。集計作業もクラウド上で自動的に行われるため、勤怠管理のそのものの効率化にもつながっています。

味の素株式会社

味の素株式会社では、従業員の多様な働き方の実現に向けた「どこでもオフィス」という名称のテレワーク制度を導入しています。自宅やサテライトオフィスなど、従業員にとって理想的な環境で働ける制度ということで、高い満足度を実現しました。

週1日出社ができれば、大きな利用制限がないといったカジュアルなルール設定や、軽量PCの大量導入で会社支給のPCを全社員に行き渡るような環境を整備しているなど、大企業ならではの大きなスケールでテレワーク導入が進んでいます。

三菱UFJニコス株式会社

三菱UFJニコス株式会社では、優れたビデオ会議ソリューションを導入することで、場所にとらわれない働き方を実現しています。

社員に対してのラップトップやタブレットの提供はもちろんのこと、新卒採用に向けた面接や会社説明会についてもリモート環境で実施することで、場所にとらわれない人材の発掘と、人事担当者の負担削減に貢献しています。

テレワーク導入のメリット

テレワークでの打ち合わせ

テレワーク導入については、主に次の3つが大きな強みといえます。

業務の効率化につながる

一つ目は、業務の効率化です。テレワークの実施によって、出社の負担がそのままなくなるため、移動負担は大いに小さくなります。

また、進捗共有のためにわざわざ出社したり、打刻のためだけに外回りからオフィスに戻ったりする必要もなくなるので、やはり余計な負担の解消につながります。

テレワーク向けツールの導入に伴いデータが一元化され、情報共有が迅速に行えたり、承認作業が高速化したりといった恩恵も期待できます。

コスト削減を実現できる

出社の必要がなくなることで、コスト削減効果を期待できます。

交通費の削減や光熱費などのオフィスの維持費の削減、オフィスそのものを縮小すれば、家賃の削減も実現が可能です。その分、社員向けの手当ての充実やツール導入費用も発生しますが、長期的に見れば高い削減効果を見込めます。

社員満足度を高められる

テレワークの導入は、社員の満足度にも貢献してくれます。出社の負担を軽減し慣れた環境で仕事ができることは、通勤の負担を軽くしたりストレスの小さい環境で働ける機会を提供したりすることにもつながります。

社員満足度が高まれば離職率の低下にもつなげられるため、人事部門の負担軽減も期待でいます。

テレワーク導入のポイント

テレワークの導入ポイントについても、日本テレワーク協会が「テfレワーク導入のポイント」にて目安を提供してくれています。こちらを参考にしながら確認していきましょう。

労務管理の方法を見直す

一つ目のポイントは、労務管理の見直しです。通常の労働時間で対応できるのか、裁量労働制を導入するのかなど、検討事項は少なくありません。

週1~2日のテレワーク導入であれば大きなルール変更を行う必要はありませんが、テレワークを本格導入する場合は変更が必要です。評価制度に関しても、テレワーク下で正しく社員を評価できるのか見直しておきましょう。

通信環境を充実させる

二つ目のポイントが、通信環境の充実です。テレワーク環境でも適切なインターネット利用が行えるのか見直しましょう。

社内ネットワークの利用の際にはVPNをリモート環境でも活用を義務付けるなど、制度環境も整える必要があります。

あるいは、社員のネット利用費をどれだけ負担するのかといった点も重要になります。個人契約に負担を要求する分、補償を行うなどの対応が求められます。

業務空間を充実させる

三つ目が、業務空間の充実です。テレワーク導入の場合、大半が自宅での作業となるため、自宅でも問題なく業務空間を構築できるようサポートを行いましょう。

プライバシーにも配慮しながら、机や椅子、PCなどの設備投資を個人に負担させるのは少し無理があります。かといって、なんの準備もなくテレワークを実施するのもパフォーマンスに支障をきたす可能性もあり、なんらかの補助策が求められるでしょう。

テレワークに活躍するおすすめのツール

最後に、テレワークに活躍するツールについて紹介しましょう。

Web会議

Web会議は、いわゆるビデオチャットツールの導入によって実現可能です。

近年、多くのWeb会議サービスが登場しており、カメラとマイクがあれば誰でも利用が可能です。無料のサービスも充実していますが、有料サービスを利用すると多人数での接続が可能になったり、情報共有の機能が拡張したりするなど、利点があります。段階的に導入すると良いでしょう。

勤怠管理

リモート環境では従業員の出退勤管理が今までのように行えないため、勤怠管理システムの導入は重要です。

LINEのようなSNSを用いた勤怠管理システムや、スマホアプリから気軽に利用できるサービスなど、自宅から利用可能な使いやすいサービスを選びましょう。

グループウェア

グループウェアは、社内でコミュニケーションを活性化したり、情報共有を円滑に行ったりするために必要なツールです。チャット機能はメール代わりの連絡手段となったり、社内SNSを使って全社的な情報発信を推進したり、これまで紙で共有していた業務のペーパーレス化も実現することができます。

社員間のコミュニケーションを活性化させる上でも重要なので、グループウェアも導入して損はないシステムです。

まとめ

テレワーク導入においては越えなければならないハードルがあるものの、長期的に見れば多くの恩恵を期待できる施策です。

働き方改革の推進とともにテレワーク導入は多くの企業で進められています。完全なテレワークの実践は難しくとも、週に1日程度のテレワーク導入は比較的容易に実現可能です。

初めのうちはできる範囲で、無理なく推進してみると良いでしょう。

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