営業の自動化とは?押さえておくべきポイントとおすすめツール

2021/08/10 コボットコラム
営業自動化

昨今、あらゆる業種でさまざま観点における自動化が進んでいます。この流れはさまざまな業種において核となっている営業においても同様です。

どのような形で営業の自動化が進みつつあり、営業自動化にどうやって対応していけば良いのかについて押さえておかなければ、業界の中で取り残されてしまい、営業成績が伸び悩んでしまうかもしれません。

そこで今回は、営業の自動化についてわかりやすく解説しつつ、営業成績を伸ばすためのポイントもお伝えします。

営業自動化とは

まずは、営業の自動化を概念的な部分から押さえていきましょう。

”営業の自動化”というと、どのようなイメージを持たれるでしょうか?営業の自動化とは、ITツール群を業務に導入し、営業プロセスを従来よりも効率化したり簡素化したりすることです。海外では、セールスオートメーションという概念で既に広く浸透しています。

詳しくは後述しますが、一口に「自動化」と言ってもさまざまな要素での自動化があります。たとえば、次のような用途で営業の自動化が進んでいるというのが現状です。

  • ・業務自体は複雑ではないが時間がかかってしまう作業をITツールで自動化する
  • ・お客様の行動をITツールで自動的に分析し、従来よりも深い顧客アプローチを実践する
  • ・メールや見積書、契約書といった形式が決まっている業務を自動化する

営業自動化の必要性・目的

営業の自動化がどのようなものなのか、概要はつかんで頂けたことでしょう。しかし、なぜ営業の自動化が進んでいるのかと気になる方も少なくないはずです。

業界によって大なり小なり差はありますが、営業職は繰り返しの業務が非常に多い業種です。業務分担をしている会社もありますが、多くの会社の営業マンは次のような作業を何度も繰り返しています。

  • ・顧客アプローチリストの作成
  • ・提案書作成
  • ・テレアポ
  • ・見積書作成
  • ・契約書の手続き
  • ・請求書作成

もちろん、一つひとつの作業が抜けてはならない大切な作業ではありますが、同じような作業を案件ごとに何度も何度も繰り返さなければならないため、営業マンも本業である顧客とのコミュニケーションやアプローチになかなか時間を割けないことも少なくありません。

このような繰り返しの業務をITによる自動化ツールを適切に導入することによって、従来よりも30~40%ほど削減できるといわれています。営業が顧客とのコミュニケーションの質・量を高められるため、営業の自動化は注目されているのです。

営業自動化で成果をあげるためのポイント

ここからは、どのように営業の自動化を活用して成果を上げていけば良いのか、ポイントをお伝えしましょう。

アプローチの自動化

営業活動において、顧客へのアプローチは外せない要素です。顧客ターゲットが広ければ広いほど自社製品をアピールできる機会が増えますし、信頼関係を高めれば継続的に自社製品を購入してくれる可能性が高くなります。

こういった効果を狙って、営業はメールや展示会、テレアポや飛び込みといったさまざまな形でアプローチを行います。このプロセスで重宝されるものに、MA(マーケティングオートメーション)という自動化の考え方があります。

MAとは、インターネットやスマートデバイスを活用し、マーケティング業務に革命をもたらす最先端のビジネスツールのことです。MAでは、ウェブサイトを訪問した見込み客や展示会で交換した名刺情報、ウェブ閲覧履歴などを利用して顧客の関心度を分析することなどが可能です。

MAでは、案件化する前の見込み客の関心度を分析することで、有望な顧客を早い段階からアプローチにかけることができます。信頼関係を構築できていない段階で潜在ニーズや関心度を分析できることは、営業を効率化するうえで非常に効果的です。

スケジューリングの自動化

顧客や社内メンバーとの日程調整に頭を悩ませている営業マンは少なくありません。候補日に先方の都合が悪い場合は日程を再提案して、そのレスポンスを待って……といったように、1つのスケジューリングにおいれ何往復もメールを要するケースも少なくありません。

現在は、Googleカレンダーなどと連携した日程調整の自動化ツールが登場しています。顧客が都合のつく日時をURLからクリックすれば、自動的に営業側のカレンダーに予定が追加されるといった仕組みをもっているものが多いです。

このようなスケジューリングの自動化ツールを利用していれば、形式的な日程調整を簡易化し、他の業務に集中することができるようになります。

メール対応の自動化

上記で少し触れたお礼メール以外にも、時間を取られてしまうメールのやり取りは数多く存在します。例えば、次のような内容は何度も何度も作成しているという方も多いでしょう。

  • ・問い合わせに対するお礼メール
  • ・案件に関するリマインドメール
  • ・お詫びメール
  • ・お礼メール

このようなメールでは、伝える内容はおおむね決まっています。そのため、イチからメールを作成するのではなくテンプレートをツールに事前に用意しておき、いつでも使えるようにしておきましょう。

このひと手間をかけておけば、数行のアレンジのみでしっかりとした内容を送付することができます。特別なツールではなく、多くの企業で採用されているMicrosoft Outlookなどでもテンプレートは用意できるため、取り組みやすい自動化といえるでしょう。

また、定期的なタイミングでメールを送る作業がある場合、メールの自動配信をITツールで活用することも検討すると良いでしょう。次のような定期メールは、自動配信で対応できることも少なくありません。

  • ・顧客への定期的なフォローメール
  • ・メールマガジン発行

レポーティングの自動化

営業マンは、日々の業務における報告にも多大な時間を取られるケースが多いです。日報や週報、期末の成果報告などに向けてエクセルやパワーポイントで時間をかけて資料を作っていて、なかなか顧客アプローチが進まないという方も多いものです。

近年、営業活動のデータを毎回忘れず入力しておきさえすれば、図やグラフが自動的に作成・更新されていくようなレポート作成自動化ツールが増えています。都度の報告に何時間も時間をかけてグラフやイメージ図を作るのはナンセンスです。日々の営業データを記載して、反映する自動化ツールをうまく利用して無駄な時間を短縮しましょう。

営業自動化で成績を伸ばすために押さえておくべきこと

ここまで、営業においてどのように自動化を行っていけば良いのかについて解説しました。続いては、営業が売り上げ向上のために意識すべきポイントについてお伝えしていきましょう。

適切なアプローチ先を選定する

アプローチの自動化を実践するには、顧客目線で魅力的に映るコンテンツフローを用意しておく必要があります。

例えば、Web上の質問で見込み顧客のレベルを振り分けた場合、関心の高い顧客にはどのようなコンテンツやメールを届ければ良いのか、次のステップとして考えておく必要があります。お客様目線で何が嬉しいかを考えるという点は、自動化ツールを使っても営業の本質として変わりありません。

自社で利用できるツールか確認する

自社でどのような自動化ツールを利用できるのかについては、しっかりと把握しておきましょう。便利なITツールでも、会社の規定によって使えないという場合もあります。

利用できる自動化ツールの中から、自分の業務に相性が良いツールから少しずつ利用していくと良いでしょう。

オンラインとリアルの双方での顧客接点を増やす

営業自動化ツールは非常に便利ですが、顧客へのコミュニケーション機会が減ってしまっては意味がありません。単純な繰り返し作業は簡易化しつつ、オンラインと直接のコミュニケーションは定期的にフォローしましょう。

最近は新型コロナウィルスの影響もあり、ウェビナーやオンラインでの展示会などを実施して顧客とのオンライン上の接点を増やすという観点は非常に注目されています。

自分がどのようなアプローチをできるのか、オンラインとリアルの両方の観点で見つめなおしてみましょう。

ITツール活用のリテラシーが必要

自動化ツールを使いこなしていくためには、ある程度のITリテラシーが必要です。せっかく便利なITツールを導入されていても、使いこなすことができなければ宝の持ち腐れです。

ITツールはしばしばUI(インターフェイス)が変わったり、便利なITツールが急に会社に導入されたりすることもあります。アンテナを広く張り、柔軟に対応していくことが大切だといえます。

営業自動化におすすめのツール

最後に、現在多くの企業で活用されている営業自動化ツールを紹介していきましょう。営業自動化ツールは、大きく次の3種類に分けられます。それぞれの種類と特徴をしっかりと押さ得たうえで、個別ツールを見ていきましょう。

SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)
営業活動、商談事例をデータ化し、一元管理することで営業ノウハウを共有する

CRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)
お客様情報や取引履歴などのデータを活用し、顧客ニーズに応じた提案を提供する

MA(Marketing Automation)
見込み顧客のニーズを顕在化させ、商談優先度などを分析する

GeAIne

GeAIneは、新規開拓営業にかかる時間やストレスをAIの活用によって軽減し、営業業務を効率化してくれるツールです。自社の特性を分析して適切なアプローチ先を抽出し、受注確度が高いと考えられる企業をリストアップするといった機能が搭載されています。

そのため、営業リストを所有してはいるものの、アポの獲得までつなげることが難しい企業におすすめです。

公式サイト

GeAIne

Sales Force Assistant

Sales Force Assistantは、経営改善ノウハウをシステム化するために作られた情報共有ツールです。商談内容の確認や顧客管理を瞬時に行うことができます。ページのレイアウトをカスタマイズすることができる自由度の高いツールであため、社内で素早い情報の共有が可能です。

公式サイト

Sales Force Assistant

Approach DAM

Approach DAMは、リード管理/顧客管理を行えるMAツールです。メールやWebフォームにおける登録データを収集し、セミナーやイベント管理を自動化していくことでリードを有力顧客へ育成させるということに重きを置いています。

案件化率・受注率などが表示されるだけでなく、記録された購買行動履歴から売り上げにつながっていそうな行動を自動抽出するため、マーケティングシナリオに基づいた仮説検証やPDCAを回す際にも効果が期待できます。

先ほど紹介したSales Force Assistantとも連携可能であり、セットで導入している企業も多いです。

公式サイト

Approach DAM

まとめ

今回は、営業自動化にについて解説しました。

営業の自動化は、ITツール群を活用して営業プロセスを効率化することで、繰り返し発生するような業務をツールに任せることで、本業務に集中できるというメリットがあります。 営業の自動化は、これからの営業職には避けては通れない道です。営業自動化ツールをうまく活用し、営業の効率化をおこなっていきましょう。

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