テレワークとは?導入のメリット&デメリット・課題への対応策と利用したいツール

2021/07/30 コボットコラム

ここ数年、新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークの導入が一気に進みました。テレワークという言葉は一般的に普及し、多くの企業がテレワークを導入しています。

今回は、そんなテレワークについて着目し、基本的な知識やテレワーク導入のメリット・ポイント、トラブル対策についても併せて紹介します。

テレワークを本格的に導入しようと検討していたり、テレワークのトラブル対策を知りたかったりする方は、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークの概要

まず、テレワークの概要について解説していきましょう。

テレワークとは

テレワークとは、場所や時間に制限されない柔軟なワークスタイルのことです。勤務場所もさまざまで、自宅や出張先、新幹線での移動中、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどの施設などが考えられます。

テレワークの定義

テレワークの定義は厚生労働省が明文化しています。

テレワークとは「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。Tel(離れて)とWork(仕事)を組み合わせた造語です。要するに本拠地のオフィスから離れた場所で、ICTをつかって仕事をすることです。

ICTを利用して、場所や時間を有効に利用できる働き方という部分がポイントだといえるでしょう。

出典:厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト

テレワークとリモートワークの違い

テレワークは、tele(離れた場所)+work(働く)という2つの英語の単語を組み合わせて造られたことばであり、リモートワークは、remote(遠隔)+work(働く)という2つの英語の単語を組み合わせて造られた単語です。

どちらもオフィスから離れて働くことを意味するので、2つの間に大きな違いはありません。厳密に区別する必要はなく、ことばを使う人や労働状況に応じて使用されます。

近年のテレワーク人口の推移

厚生労働省が発行した参考資料「テレワークを巡る現状について」によると、令和2年度(2020年度)は緊急事態宣言の発令に伴い、例年以上にテレワーク人口が増加していることが報告されています。

また、国土交通省が発表した「令和2年度 テレワーク人口実態調査 -調査結果の抜粋-」によると、「全就業者(雇用型、自営型)のテレワーカーの割合は22.5%で、前年度から約7ポイント増加し、過去5年間で最高値を記録」と報告されています。

これらの報告から、テレワーク人口は着実に増加し、新しいワークスタイルとして定着しつつあることがわかります。

テレワークを導入するメリット

次に、テレワークを導入するメリットについて、企業側と社員側の両方の目線で解説しましょう。

企業側のメリット

まず、企業にとって、テレワークにどのようなメリットがあるのか解説します。

災害に対するリスクの軽減

テレワークを導入することによって、災害に対するリスクの低減が可能です。地震や台風、テロ、感染症流行などの緊急事態では、オフィスが被害を受けるとそのまま事業が停止してしまう可能性があります。

一方で、テレワークの場合はオフィスでの事業継続が困難と思われる状況でも、テレワークする方は事業を継続でき、事業利益の損失を最小限に抑えることができます。

金銭的・時間的コスト削減

テレワークでは、オフィススペースや家賃などの場所にかかるコスト、デジタル化による紙やインクなどの消耗品コスト、通勤手当などの通勤コストなどの削減が可能です。

また、離職率が下がったり新しい人材を採用する必要がなくなったりすることもあるため、採用やトレーニングにかかる金銭的コストや時間的コストの削減につながることがあります。

多様な労働力や人材の確保がしやすくなる

テレワークの導入により自宅で勤務できるようになると、子育てや家族の世話をしやすくなったり、病気の治療などを受けている社員が退職せずに働き続けたりすることができます。そのため、優秀な人材の流出防止につながります。

また、テレワークは海外との連携も容易に実現できるため、ことばの問題がなければ、海外から多様な人材を確保することも可能です。

社員側のメリット

続いて、テレワークは社員にとってどのようなメリットがあるのか解説しましょう。

ワークライフバランスの改善

テレワークが導入されることにより通勤などの時間が抑えられ、社員は家族や趣味のためにより多くの時間を過ごしやすなります。そのため、テレワークによってワークライフバランス(仕事と生活のバランスのこと)が改善されます。

さらに、テレワークでは場所を選ばず仕事ができるため、地方で生活しながら働いたり海外に住みながら働いたりするなど、オフィスへの通勤が必要な勤務形態では実現できないライフスタイルで仕事を続けることも可能です。

仕事と育児、介護、医療のバランスが取れる

先ほどもお伝えしたように、テレワークを導入するとオフィスに毎日出勤する頻度が低くなり、社員は仕事以外のこととのバランスを取りやすくなります。これらは、育児や介護、持病の治療などを行っている社員に特に有効です。

働きたいという気持ちやスキルがあっても、出産や育児、介護などで仕事を辞めざるを得ない方も少なくありません。病気や障がいなどで定期的に出社が難しいという方もいるでしょう。こういった課題をかかえている場合であっても、テレワークであれば家にいる時間を長く確保できるため、私生活と仕事のバランスを取りやすくなります。

情報共有が容易になり作業効率が上昇する

テレワークでは常にITツールでやり取りすることになるため、ペーパーレスで仕事ができる環境を整える必要があります。さまざまな資料がデジタル化されるため、オンラインでの情報共有が可能になり、作業効率の上昇につながります。

テレワークを導入するデメリット

テレワークには多数のメリットがある一方で、デメリットも存在します。

ここでは、テレワークを導入するデメリットについて、企業側と社員側の両方の目線で解説します。

企業側のデメリット

まず、企業側のデメリットについて解説します。

勤怠管理が難しくなる

テレワークの大きなデメリットの一つは、社員が仕事をしているかどうかといった勤怠状況を管理することが難しい点です。

部下からすると、上司に直接働いている姿を見られない環境はメリットかもしれません。しかし、緊張感がなくなり仕事の手を抜いたり、生産性が下がったりしてしまう可能性があります。

情報漏洩のリスクの増大

情報漏洩のリスクが高まることも、テレワーク導入のデメリットです。

テレワークは、自宅やコワーキングスペースのみならず、カフェや図書館などの公共の場で行われる可能性があります。こういった場所では、情報漏洩のリスクが高くなることは想像に難くないでしょう。

また、不注意によってパソコンやデータを扱う記録媒体などの盗難によって機密情報の流出事件も発生しており、機密性の高い業務を行う危険性をはらんでいます。

マネジメントがしにくくなる

テレワークを通じて新しい働き方が拡大するにつれて、社員のマネジメントをしにくくなる可能性があります。特に、チームで働く企業にとって大事な「一体感」が失われやすくなります。

一体感が失われると社員のスキルやモチベーションにバラつきが生じ、企業のチーム全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

社員側のデメリット

続いて、社員にとってのデメリットについて解説していきましょう。

コミュニケーションの欠如

テレワークではオフィスに出勤しないため、同僚と直接話をしたり、上司と直接話し合ったりできないという問題に直面する可能性があります。コミュニケーションの欠如によって自宅で孤独を感じ、ストレスの原因となる場合があります。

時間管理が難しい

テレワークでは、仕事の開始・終了時間を自己管理しなければならないこともあります。そのため、人によっては仕事の終了の明確な区切りがなくなり、仕事と私生活の切り替えがうまくいかなくなります。

テレワークの時間管理に注意しないと、仕事が私生活に影響を与える可能性があります。

テレワーク導入のポイント

テレワーク導入のポイント

これまでお伝えしたメリット・デメリットを踏まえ、テレワークを導入する際のポイントについてお伝えしていきましょう。

円滑なコミュニケーションを取れる環境を整える

テレワークの実施には、円滑なコミュニケーションを取れる環境が必須です。コミュニケーションが取りやすくなるため、チャットツールや社内SNSなどを充実させたり、ビデオ会議システムなどの相手の顔を見ながらコミュニケーションを取れるシステムなどを導入したりすると効果的です。

また、ツールを充実させるだけでなく、コミュニケーションの回数を増やしたり、仕事に関係ない雑談の機会を設けたり、コミュニケーションの心理的ハードルを下げる対策も整えることも大切です。

セキュリティを盤石にしておく

テレワークを行う際は、自宅PCなどの社外の端末と接続するため、セキュリティリスクがあります。セキュリティリスク回避のためには、対策を取っておくことが重要です。

たとえば、パスワードロックを徹底したり、ウイルス対策ソフトウェアをインストールし、通信の保護および暗号化したりしておくと良いでしょう。また、オフィスからデータを取り出し外部へ持って行く際に明確な持ち出しルールを定め、物理的な情報流出に対策をしておくことも重要です。

テレワークで生じる課題と対策法

テレワークでは、さまざまな課題が発生してくることが想定されます。

ここでは、考えられる課題と、その対応策について解説します。

勤怠管理が複雑になることへの対策

テレワークでは、離れた場所にいる人たちを管理しなければならなくなるため、勤怠管理が複雑になります。

この課題には、コンピューターの操作ログを収集して管理する「ログ管理システム」や勤怠の状況をデジタルツールで確認できる「勤怠管理システム」などを活用することが有効だといえるでしょう。

ログ管理システムで得られた、ログを使用して、コンピューターの操作が行われた時刻と操作の内容を把握できます。これは、社員に上司の監視の目があることを意識させたり、時間管理の意識を高めたりすることに役立ちます。

また、勤怠管理システムを使用すると、勤怠や労働状況をあらゆるデバイスでどこからでも管理することができます。これによって、長時間労働を防いだり、労働時間を正確に把握したりするのに役立ちます。

コミュニケーション不足に関する対策

テレワークする人にとって、情報を発信することの心理的なハードルは意外と高く、チャットルームやビデオ通話などで発言するプレッシャーがストレスになり得ます。この対策として、情報の共有回数を決めたり増やしたりするといった対策が考えられます。

情報を発信することを義務付け習慣化することで、情報発信に対する心理的なハードルが下がり、最終的にはよりスムーズなコミュニケーションにつながります。これにより、マネジメントする方にとっても、チーム全体の情報を把握しやすくなる効果が得られます。

正当な評価がしづらくなることへの対策

テレワークでは働く人の仕事状況が見づらくなるため、仕事のプロセスが見えにくくなります。そのため、どうしても成果主義による評価になりがちで、プロセスによる評価が難しくなります。

この対策として、評価項目を明確化し事前に社内全体で共有しておくことで、どういった評価がなされるのか社員に意識させておくことが挙げられます。また、最終的なゴールを定め、その過程にもチェックポイントを複数用意しておくことも大切です。

いくつのチェックポイントを達成できたかなどの方法で評価することにより、評価基準が明確になり、テレワークでもプロセスによる評価を行ったり、正当に評価ができたりします。

社員の時間管理がしづらくなることへの対策

先ほどお伝えしたように、テレワークには社員の時間を管理しづらくなるデメリットがあります。勤務時間外の仕事や、休日の仕事が増えてしまう恐れがあります。

この問題に対しては、厳格なルール設定が最も効果的だといえるでしょう。

「時間外、休日、または深夜の仕事についての指示や報告を控えるように指示する」「長時間労働の可能性のある社員に警告する」など注意喚起による対策のほか、「社員が深夜または休日にデータにアクセスできないよう設定する」などといったシステム設定による対策が考えられます。

こういった対策により、社員が勤務時間外や休日に仕事に触れる機会を減らせるため、社員の時間管理がしやすくなります。

テレワークを導入する際に利用したいツールの種類

最後に、テレワーク導入の際に役に立つツールを紹介していきましょう。

リモートアクセスツール

テレワークは、離れた場所からPCとPCを接続させて仕事を行うことが頻繁にあります。そのため、インターネットを介してオフィスのPCをリモートで操作できるようにするツール(リモートアクセスツール)の利用がおすすめです。

リモートアクセスツールは、リモートデスクトップとも呼ばれます。自宅からオフィスPCを操作したり、顧客のオフィスPCから自社のPCにアクセスしたりといった使い方が可能です。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、意思疎通や情報伝達などコミュニケーション全般に関わるITツールのことです。かつては電子メールが主流でしたが、現在では多様なツールが登場しています。

たとえば、ビジネス用のチャットツールや、社内内部だけで閲覧できるSNSツールなどがあります。また、カメラを通して対面で会話ができるWeb会議やビデオ会議システムなどもコミュニケーションツールの一つです。

これらのツールは電子メールよりも心理的なハードルが低いといわれており、コミュニケーションの活性化が期待できます。

情報共有ツール

情報共有ツールは、進捗状況や顧客情報、過去の実績など、業務に必要な情報を収集・確認できるようにするツールです。

共有する情報は、顧客情報などの「リアルタイムで変化しにくい情報」と、各社員の現在の進捗状況などの「リアルタイムで変化しやすい情報」の2つに分けることができ、それぞれに対応できる情報共有ツールが良いでしょう。

たとえば、顧客情報管理機能は、顧客関係管理に使用されるCRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)ツールに搭載されていることが一般的です。

また、進捗状況を管理する機能は、営業支援に使用されるSFA(Sales Force Automation:営業支援システム)ツールに搭載されていることが一般的です。

なお、これらの2つの機能を搭載しているツールもあり、どちらの情報も一括管理したい場合はそういったツールもおすすめです。

勤怠管理ツール

勤怠管理システムは、いわばインターネットで管理できるタイムカードのようなツールです。仕事の開始と終了の時間を正確に管理し、法的に定められた労働時間を超えないように時間を管理できます。

勤怠管理システムは、社員の勤怠状況をデータで管理し、わかりやすいグラフや表などで勤怠状況を見える化できることが一般的です。この機能によって、勤怠の状況が一目でわかるようになり、勤怠管理がしやすくなります。

また、このツールによって「働きすぎ・働かなさすぎ」を「見える化」でき、過剰な残業や職務怠慢を防ぐことも可能です。

まとめ

今回は、テレワークの概要や導入する際のメリットとデメリット、導入のポイントなどについて解説しました。

テレワークはすでに多くの企業で導入されていますが、その基礎的な知識や、活用法などをよく知らないまま利用してしまっている例も見受けられます。

テレワークの導入を検討したいとお考えの方は、今回お伝えしたことを参考にして進めていってみてください。

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