基幹システムとは?種類やERPとの違いは?導入の進め方をわかりやすく解説

2021/07/30 コボットコラム
基幹システム

企業活動において、ITの活用は今や欠かせない存在となりました。ただ、常に最新のテクノロジーにも目を向け、社内システムをアップデートしていくことも大切です。

基幹システムの導入は、そんな新しいIT活用の一環として大きな注目を集めており、さまざまな企業で確かな導入成果を達成しています。今回は、基幹システムの導入によって得られるメリットや、システム活用を成功に導くポイントについて解説します。

基幹システムとは

基幹システムは、その名の通り社内の基幹業務を効率化・自動化するためのサービスです。在庫管理や勤怠管理など、さまざまな業務をシステム導入によって効率化することが可能になります。

基幹業務が疎かになると、企業の成長が阻害されたり、企業経営そのものが停止を余儀なくすることもあります。強固なシステムの導入によって、確実なパフォーマンスの維持と改善を進めることが重要視されるようになりました。

情報系システムとの違い

基幹システムとよく併せて紹介されるのが、情報系システムです。情報系システムは主に情報共有を円滑に行うためのサービスを指すことばで、基幹システムとは少し役割が異なります。

情報系システムの例としては、メールソフトや社内SNS、営業支援システム(SFA)などが挙げられ、いずれも利便性に優れたサービスです。

基幹システムとの違いとしては、役割の重要性が挙げられるでしょう。情報系システムは、日々の業務をより便利にしてくれますが、機能が停止すると不便ではあるものの、業務そのものが停止するほどの影響力はありません。

一方の基幹システムですが、こちらは機能を停止すると、業務そのものがストップする可能性があります。勤怠管理システムが使えないと社員の出退勤状況を記録できず、仕事は止まります。

どちらも大切な役割を果たしますが、基幹システムの方が情報系システムに比べて重みのある業務であることがわかります。

ERPとの違い

基幹システムと比べられることが多いもう一つの技術が、ERP(企業資源計画)です。ERPは経営の効率化を実現するためのITシステムで、基幹システムよりも大きなカテゴリに位置する技術であるといえます。

ERPは基幹システムと情報系システムを統合し、連携できる仕組みを備えています。基幹業務と情報系システムでやり取りされる情報を一元化することで、企業経営に必要な情報を抽出し分析できることが特徴です。

経営資源を効率良く運用するためのデータ活用と、社内の意思決定を客観的に進めていくための環境整備には欠かせない技術です。

基幹システムの業務の種類

続いては、基幹システムの主な業務について紹介します。基幹システムの役割非常に多様で、ここでは次の5つの管理業務について解説しましょう。

生産管理

生産管理のシステムは、主に製造業で活躍しているサービスです。生産計画を立て、資材の購入を実施し、適切な品質と原価計算のもと、納期通りの生産と納品を実現します。

これらのプロセスを一元的に管理し、ミスによって他の工程に迷惑をかけたり、納期が遅れてしまったりというトラブルを事前に防止します。

販売管理

販売管理システムは、販売業務のプロセスを適切にマネジメントするためのサービスです。見積もりから受注、そして納品業務や請求業務に至るまで、販売に関する各ステップを一元管理します。

在庫管理

在庫管理は、製造業だけでなく小売業も必要としているシステムです。在庫が不足すると売り上げを確保するための供給を賄えない一方、在庫を抱えすぎると仕入れ・生産コストだけがかさみ、維持管理コストも圧迫します。

システマチックに在庫を管理することで、常に最適な在庫状況を実現できる体制を整えることが可能です。

勤怠管理

勤怠管理システムは、従業員が適切な労働時間で働けるよう、彼らのマネジメントを効率化・見える化してくれるサービスです。正確な出勤時間や退勤時間、残業時間などの管理を実現し、働き方改革の促進につながります。

近年はクラウドで勤怠管理をできるサービスも整っており、オフィスに出社せずともスマホや家のPCから勤怠を届けられるため、リモートワークの実現にも活躍しているシステムです。

顧客管理

顧客管理システムはCRMとも呼ばれ、顧客情報の管理を一元化し、データ活用を促進してくれるサービスです。顧客情報を営業担当者などに属人化せず、企業の資産として蓄積し、顧客満足度向上に向けた活用機会を発掘できます。

インサイドセールスの実現など、従来の体制ではチャレンジできなかったことも可能になるため、高い導入効果が期待できます。

参考記事

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基幹システムを導入するメリット

基幹システムを活用する企業

基幹システムを導入することで得られるメリットはさまざまです。次の4つに分けて紹介していきましょう。

業務の効率化に貢献する

一つ目のメリットは、業務効率化への貢献です。

これまでアナログで対応していたデータ入力作業などは、システムと連携することで自動化が実現し、業務負担は大きく削減されます。また、複数のシステムを一つの管理システムからコントロールできるようにもなるため、業務の複雑さは減少し人手の確保が容易にもなります。

簡単操作で従来では複雑だった業務を実現できるため、質の高い人材確保に困っている会社におすすめしたいサービスです。

情報の一元管理を実現する

基幹システムの導入は、社内で使われてきたデータを一つにまとめあげ、より活用機会を増やすことにも貢献します。在庫情報と販売情報が連動し、在庫がなくなれば自動的に生産システムへアラートを通知するといった機能連携も実現できます。

情報共有のために複数の担当者がまたがる必要もなくなるので、シンプルに売り上げ達成などの目標に向けた動きを加速できることが特徴です。

業務の属人化を解消できる

3つ目のメリットが、業務の属人化の解消です。

一部の営業担当者が握っていた顧客情報はすべて会社の資産となり、さらなるデータ活用の機会に恵まれます。引き継ぎの際も、基幹システム導入によって複雑な業務は機械化されているため、時間をかけて後継する必要がなくなります。

ヒューマンエラーを回避できる

3つ目の理由が、ヒューマンエラーの解消です。人間であれば必ずミスはするものですが、時と場合によっては取り返しがつかない状況もあります。こういったミスに起因するトラブルを回避するためにも、近年は基幹システムを使ってケアレスミスが生まれてしまいやすい環境を解消し、業務の正確性向上にも期待されています。

基幹システムの導入の進め方

続いて、基幹システムを導入する際の進め方について解説しましょう。

導入目的を明らかにする

基幹システムの導入にあたっては、まず導入目的を明らかにする必要があります。

基幹システムの導入は企業に大きなメリットをもたらしてくれますが、課題に対して最適なシステムを導入しなければ、効果を最大化できません。そのため、まずは自社が解消すべき問題はどんなところにあり、どのように解消していくかを検討し、最適なシステム選びを進める必要があるでしょう。

また、どれくらいの規模でシステムを導入するのかについても検討しておくことが理想的です。あらゆる課題解決のために基幹システムを大規模に導入すると、それだけコストがかかるため、費用対効果が下がる可能性もあります。適切なコストパフォーマンスが期待できる導入範囲を考えておきましょう。

要件定義を行う

2つ目のステップが、要件定義です。システムを使って、既存の業務をどのようにデジタル化するかをこの段階で固めていきます。

システムの構築そのものはプログラミングを用いて行いますが、プログラムを書くためには仕様書を用意する必要があります。どんな機能をどのように、どれくらいのスケールで実装するのか、要件定義の段階で明らかにします。

要件定義はプログラミングに関わることということで、エンジニアに任せきりになってしまうこともありますが、積極的に経営部門に近い人間が関わることも大切です。というのも、実際にシステムを運用するのは現場の人間であり、システムによる効率化の恩恵を受けるのは経営者も含まれるからです。

基幹システムの導入効果を高めるためには、その意思決定を下した人間が期待していた通りのパフォーマンスを発揮できるよう、どんな条件のシステムが組み上げられるかを管理することも大切です。

要件定義のプロセスは、ベンダーと自社の間にコンサルタントを挟むことで、コンサルタントと協力しながら進めていくことも可能です。ベンダーや製品の選定段階から依頼することもできるため、自社にノウハウの蓄積がない場合には活用していきましょう。

システムを実装する

事前に行った要件定義をもとに、基幹システムの実装を進めていきます。ベンダーに見積もりを出してもらいながら、予算に合わせて発注先を決定します。

製品やベンダーが決定した後は、いよいよ実装です。ユーザーインターフェースを固め、内部の機能をプログラミングで構築し、要件を満たしたシステムの構築をベンダーに依頼します。

システムの構築を進めている間、自社では導入に向けた環境整備も進めておきます。人員の配置や運用マニュアルの用意など、実装後にすぐ運用できる環境へシフトすることが大切です。

システムが出来上がった後は、機能ごとにテスト運用を開始します。要件通りにシステムが動くかどうか、バグなどが発生しないかなどを確認し、問題がなさそうであれば実装は完了です。

既存システムからの移行を開始し、徐々に切り替えるのか、一気にシステムを切り替えるのかは場合によって異なります。

運用と効果測定を進める

システムの導入が始まった後は、継続的にそのパフォーマンスを確認することも大切です。現場では狙い通りにシステムが使用されているか、システムを導入後どれくらいの改善効果が出ているか、システムが利用されていない場合どんなところに課題があるのかなど、効果測定を実施しましょう。

さらなる運用可能性を求め、現場社員からフィードバックを定期的に求めるといった取り組みも、長期にわたって実施すると効果的です。

基幹システムを活用するポイント

最後に、基幹システムを効果的に活用するためのポイントを3つに分けて紹介します。

導入を前提とした業務プロセスの構築を心がける

1つ目のポイントは、業務プロセスの刷新を基幹システムの導入に合わせて実施することです。

基幹システムがどれだけ優秀であっても、現場のワークフローにシステムの活用が組み込まれていなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。このような状況を回避するためにも、基幹システムの機能を十分に理解し、予め運用シナリオを固めておきましょう。

既存システムの抜本的なリプレイスも視野に入れる

2つ目のポイントは、既存システムの存続ににこだわりすぎないということです。

今まで運用してきたシステムが古くなっており、データ連携やそれ以上の効率化が見込めない場合には、システムを丸ごと改修してしまうのが効果的です。古くなったシステムを使い続けると、運用コストがどんどん大きくなるだけでなく、新しく導入したシステムのパフォーマンスを阻害することもあります。

多少の環境の変化による混乱には目を瞑り、思い切ってリプレイスしてしまった方が、長期的には多くの利益をもたらしてくれます。

現場に向けた丁寧な研修やサポート環境を提供する

新しいシステムの導入の際には、現場の混乱を最小限に抑えるための研修や、マニュアルの整備などを実施することが大切です。

適切なプロセスでシステムを利用してもらうことができなければ、基幹システムは期待していた通りの活躍が見込めないばかりか、使い方がわからないばかりにかえって業務負担を大きくしてしまうこともあります。導入前の研修やサポートデスクの整備を行い、スムーズな運用を実現しましょう。

まとめ

今回は、基幹システムの導入メリットや導入に伴う活用ポイントについて紹介しました。

近年各社が抱える業務課題に合わせて、さまざまな基幹システムが登場しています。自社のニーズにフィットするパッケージを実装するためにも、事前の準備を怠らないことが大切です。

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