BPOとは?アウトソーシングとの違いは?
導入のメリットとおすすめのサービス会社

多くの業界が人手不足に悩まされている中、この問題を解消するために利用が増えているのがBPOです。人材の穴埋めだけでなく、組織運営をスムーズにするための効果も得られるというBPOは、どのように活用されているのでしょうか?

今回は、人材派遣会社におけるBPO導入のメリット・デメリットやBPOの対応領域、そして利用にあたってのポイントについて解説します。

BPOとは

BPOはBusiness Process Outsourcingの略称で、発生している業務を外部のサービス企業に委託することを指します。

BPOの利用は年間を通しての継続利用はもちろんのこと、繁忙期にのみ業務委託を依頼し、一時的に社員が忙殺されるのを防ぐこともできます。汎用性が高く、コア業務とは関係のない作業労働の負担を解消できます。

BPOの主な目的は、ノンコア業務を丸ごと外部に委託して、限りあるリソースをコア業務に注力できる環境を整えることです。

たとえば、人材派遣サービス業では、テレアポなどのリード獲得業務をBPOすることで、その後の営業活動や既存顧客への対応・フォローといったコア業務に専念できるようになります。これにより、業務効率化やコスト削減などを実現し、生産性までも向上させることが可能です。

従来のアウトソーシングとの違い

BPOが現在ほど普及する前から、業務のアウトソーシングはさまざまな分野で行われてきました。BPOがこういった従来のアウトソーシングと大きく異なるのは、業務プロセスそのものを外部に委託するという点です。

従来の外注委託の場合、業務を丸ごとというわけではなく、データ入力や問い合わせ対応など、一部のタスクを委託する場合に限定されていました。しかし、BPOの場合は従来の作業を含めた業務プロセス丸ごと、つまり給与管理や顧客管理などをそのまま委託することができるサービスです。

たとえば、人材派遣会社における「テレアポ業務」をBPOするケースを考えてみましょう。

従来のアウトソーシングの場合、テレアポ業務の遂行のみを外部企業に委託します。しかし、BPOの場合、営業リストの作成やトークスクリプトの作成、成果報告にもとづいた業務改善・見直しといったところまで一括りに代行してもらうことが可能です。

つまり、従来のアウトソーシングより高度なサービスを提供するのが、BPOというわけです。「特定の業務の遂行にとどまらず、業務の改善や経営上の課題解決なども視野に入れて業務を代行してもらいたい」という場合には、BPOの活用が最適でしょう。

市場規模

BPOのマーケットは、毎年増加傾向にあります。2020年に矢野経済研究所が発表した調査によると、2019年度のIT系BPO市場は前年度比4.0%増の2兆5,758億円、非ITのBPO市場は同2.2%増の1兆7,733億円へと成長し、今後も拡大するとされています。

働き方改革やDX推進のトレンドを受け、BPOを利用する企業は増えており、社内で発生している無駄な業務の解消、あるいは改善に向けた動きが加速しています。現状はIT系のBPO市場の成長率が目立っていますが、非ITのBPO市場も堅調な伸びが続くと予想されています。

BPOを利用するメリット

では、人材派遣会社がBPOを利用することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか?具体的な効率化の要素を確認しましょう。

コストの削減

BPOを利用すれば、費用負担の削減を進められるようになります。人材確保・育成にかかる費用はもちろんのこと、社員が働くためのオフィス賃料、さらには業務遂行のためのシステム導入費用や維持管理費用まで、さまざまなコストのカットにつながります。

特に、賃貸料金やシステムの維持費、人件費などは固定費として発生していたため、大きな負担としてのしかかることもありました。しかし、BPOの場合は必要に応じて利用が可能という変動費としてコストが発生するため、従来よりも大幅なコスト削減が期待できます。

人材不足の解消

コストの削減だけでなく、人材不足の解消にもBPOは役立ちます。BPOは必要な業務領域に応じて多様なサービスが用意されているので、人手が足りないときにすぐ利用できることが強みです。

これまで、人手不足を解消するためには人材確保の負担が発生していただけでなく、彼らを教育する必要があり、中長期的な課題解決が前提となっていました。BPOの場合、人手が足りない領域を即戦力によって柔軟にカバーできるため、迅速な問題解決に役立ちます。

人材派遣サービス業界において、うまくBPOを活用すれば「テレアポをしたいが、リソースが不足している」「既存顧客への対応で、リード獲得まで手が回っていない」などの課題解決につなげることができるでしょう。

業務の品質向上

コア業務とは、関係のないタスクを外部に委託することで、必要な人材を必要な業務に割り当てられるため、コア業務の品質改善に役立ちます。日々の作業労働が丸ごと解消されれば、働きやすさも向上し、従業員の得意分である業務で活躍してもらい、高いパフォーマンスを発揮してもらうことができます。

また、BPOを委託する事業者もその分野に特化した人材と環境を備えているため、たとえ非コア業務であっても、その分野のスペシャリストに担当してもらい、品質の向上を促せます。

BPO導入のデメリット

BPOはうまく活用すると非常に便利なサービスですが、一方で懸念しておくべきデメリットもあります。

自社対応のノウハウが蓄積されない

まず、BPOに業務を委託してしまうと、その領域におおけるノウハウの蓄積が失われてしまうため、自社で対応する力を身につけることができません。BPOを利用する企業の多くは、その領域の業務はコア業務ではない、あるいは自社で取り組むメリットが薄いことから依頼しているケースがほとんどですが、場合によっては今後自社で取り組みたいと考えている企業もあるでしょう。

その場合、BPOを利用すると内製化を進めることは難しくなるため、短期間での利用を前提とするか、部分的なアウトソーシングに留めておく方が良いでしょう。

流動性の高い組織には適さない

BPOへ業務を委託する際、ある程度安定感のある企業でなければ委託のコストが大きくなってしまうケースもあります。

頻繁に組織体制が変動する場合、委託したい業務範囲や管理者が体制変更のたびに変わってしまうこともあるため、一体どの範囲の業務をアウトソーシングしているのかが把握できなくなってしまいます。

進捗管理が煩雑になる可能性があるため、BPOへの委託は落ち着きを得られるまで控えるか、部分的な委託に留めておくことをおすすめします。

委託の際にコストが発生する

BPOへの委託は、自社で業務を遂行するコストを削減できる一方で、委託に伴うコストも発生します。業務を外部に移行するための準備期間を必要とし、引き継ぎのための打ち合わせなども求められます。 こういった負担も勘案した上で、BPOの利用を検討しましょう。

BPOを利用するデメリット

人材派遣会社がBPOを利用するにあたっては、注意しておきたいデメリットも存在します。ここでは、BPOを利用する主なデメリットを2つ紹介します。

ノウハウが社内に蓄積されない

BPOを活用した場合、その対象となる業務に関するノウハウが社内に蓄積されないというデメリットがあります。

自社で従業員を教育して業務を遂行する場合、当然ながら業務に関するノウハウや経験は自社に残ります。しかし、企画から経営改善まで一括りにアウトソーシングするBPOでは、対象業務に関するノウハウが自社に残ることはありません。

そのため、一度BPOを活用した業務に関しては、その後自社での対応に戻すことがかなり難しくなります。したがって、人材派遣会社でBPOを利用するにあたっては、ノウハウが社内に蓄積されなくても悪影響を及ぼすことがない「ノンコア業務」に限定することが重要です。

たとえば、リソース不足に陥りがちな人材派遣会社では、営業リストの作成やテレアポなどといったリード獲得業務をBPOすることを検討するかもしれません。これらの業務は、確かにBPOに向いています。

しかし、将来的に自社対応にする予定があったり、リスト作成やテレアポのコツなどのノウハウを自社に蓄積したかったりするのであれば、BPOは避け、自動ツールや支援サービスなどの利用を検討すると良いでしょう。

コミュニケーションロスが発生しやすい

BPOを利用するにあたっては、明白ながら社外の担当者が業務を遂行することになります。自社で人材を確保・教育する手間を省けるというメリットがある一方で、社内の担当者に依頼するのと比較して、気軽にコミュニケーションを取りにくいというデメリットが浮上します。

ちょっとした修正や調整であっても、社外とやり取りする必要があるため時間がかかりますし、コミュニケーション不足によるミスも発生しやすくなります。そのため、BPOサービスを利用する際には、コミュニケーションロスを防ぐため、頻繁にミーティングなどコミュニケーションの機会を設けてくれるサービスを選ぶことが大切です。

BPOの対応領域

BPOの導入

続いて、BPOで対応してもらえる事業領域についても確認していきましょう。

先ほどもお伝えしたように、BPOは「ノウハウが社内に蓄積されない」というデメリットを伴うため、基本的には「ノンコア業務」が対象となります。具体的には、次のような業務を対象としています。

ただし、BPOの対象業務はサービスによって異なることには注意してください。

マーケティング領域

BPOを利用すれば、マーケティング領域全般の業務をプロに委託することができます。市場のリサーチや顧客管理といった業務委託はもちろん、マーケティングを効率化するマーケティングオートメーション(MA)の導入サポートにも対応しています。

マーケティング部署を丸ごと委託できるのが、BPOの強みといえます。

マーケティングオートメーション(MA)とは?市場規模・ツールと機能・活用事例

総務領域

総務領域の業務も、全面的な委託が可能です。会社の受付業務や社用施設、社内備品の管理といったオフィス管理業務全般を任せられます。社内のインフラやシステム管理など、IT系の業務も対応しています。

コア業務には直接関連しないものの、会社機能を維持するためにはどれも重要な役割を果たすため、BPOを利用して業務効率化を図る企業は増えています。

経理領域

細かな入力作業が多く、ミスが許されない経理領域の業務も、BPOの導入で解決できます。債権管理や決算、税務、固定資産管理など、高度な手続きが求められる業務についても、BPOを通じてプロに委託が可能です。

人事領域

人事部門の領域も、丸ごとBPOで効率化ができます。人材の採用活動から始まり、内部向けの労務管理業務の実施まで、人に関する業務をすべて委託できます。

従業員の給与計算や年末調整、そして福利厚生に至るまで、必要なサービスを受けられます。

BPOを導入する場合のポイント

では、人材派遣会社がさまざまな領域で活躍するBPOを効果的に運用するためのポイントを紹介していきましょう。

長期的な運用を前提とする

業務を丸ごと委託できるBPOは確かに便利ですが、その一方で注意すべきデメリットもあります。それは、ノウハウの蓄積が社内で行えなくなるため、唐突にサービスの利用を取りやめることが難しいという点です。

社内で総務担当やマーケティング担当の部署を設けるのはコストがかかる一方、ノウハウが部署内で蓄積されるため、安定したパフォーマンスが見込めます。

一方で、BPOの場合、維持管理のコストを抑えて業務に対応できる反面、社内にその分野のノウハウが蓄積されることはありません。

たとえば、テレアポ業務をBPOした場合、営業リストの作成やトークスクリプトの企画から一括してお願いすることになるため、これらの業務におけるノウハウや経験などを自社では得ることができなくなります。今まで委託してきた業務を社内で運用するとなった場合、業務遂行経験がないため、大幅にパフォーマンスが低下してしまう恐れがあります。

そのため、BPOへ業務を移行する場合、長期的にその業務は外部で委託する前提で運用することが重要になります。毎年の決算報告だけ依頼するなどの単発の場合でも、向こう数年を見据えた運用が望ましいといえます。

解消する課題を明確にする

BPOはうまく利用できれば便利なサービスですが、何でも外部に委託すれば良いというものでもないため、利用の際にはそのバランスを考える必要があります。前述の通り、BPOは社内にノウハウを蓄積できないため、コア業務に関連するものを委託してしまうと、事業に悪影響を及ぼす可能性があります。

BPOで業務効率化を進める場合、なるべくコア業務から離れたもののアウトソーシングから実施し、会社経営のスリム化を進めることが大切です。

BPO会社・サービスを選ぶ際のポイント

自社に最適なBPO会社、及びサービスを選ぶ際には、次の3つのポイントを押さえておくことが重要です。

委託したい領域への専門性に注目する

一つ目は、委託したい領域に対する専門性があるかどうかを確認することです。

BPOに対応できる企業やサービスは多様化しており、近年は多くの企業がそれぞれのニーズに応じて利用を始めています。そのため、総合的な業務のBPOに対応する会社もありますが、BPOを利用するケースはどちらかといえば特定の領域にのみ適用することがほとんどです。

したがって、BPO会社を選ぶ際には委託したいと考えている領域において、実績や特別な知見のある会社を選ぶことをおすすめします。専門性の高い会社を選ぶことで、高いパフォーマンスとスムーズな委託を期待できます。

導入コストをあらかじめ計算する

BPOサービスを利用する場合には、あらかじめどれくらいの費用や負担が発生するのか、コストを計算しておくことが大切です。

BPOのメリットとしては、自社で業務負担を削減し、人件費などを抑えられる効果が期待されています。ただ、BPOに委託すると必ずコスト削減につながるというわけではなく、その効果を最大限発揮するためには事前の確認が必要です。

委託している間の料金負担や、委託の際の引き継ぎにどれくらいの時間がかかるのか検討しながら、最適なコストパフォーマンスを発揮できるサービスを利用しましょう。

セキュリティ対策をチェックする

3つ目は、セキュリティ対策が万全な企業を選ぶことです。

BPO会社に業務を委託する場合、企業内部の情報が第三者の目に触れる機会が増えてしまうため、そのリスクを最小限に抑えなければいけません。会社の機密情報の共有が求められるような業務はなるべく委託しないことが重要ですが、それでもクライアントや従業員の個人情報が漏洩するような事態となれば、大きな問題となります。

こういったトラブルを避けるためにも、セキュリティ対策を徹底している企業を選ぶことが重要です。

主要なBPOサービス会社

最後に、人材派遣会社に向けて、BPOの提供実績が豊富なおすすめのサービス会社を3つほど紹介します。

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社では、マーケティング部門の完全委託が可能なBPOサービスを提供しています。近年注目を集めるデジタルマーケティングの実施や商品・サービスの販売促進を目的としたプロモーションサポートまで、幅広い業務に対応しています。

自社ノウハウがなければ対応が難しいバーチャルイベント運営や、ホームページ作成・運用支援、展示物制作に至るまで、ワンストップのアウトソーシングを実現します。

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社

コクヨアンドパートナーズ株式会社

コクヨアンドパートナーズ株式会社が提供するのは、総務部門のBPOサービスです。これまでオフィス家具の製造販売、空間の設計などを数多く提供してきた経験と実績を生かし、BPOサービスとしてこれらを利用可能です。

働く場所づくりだけでなく、働く場の運用サポートの提供も進めています。同社が派遣するビジネスコンシェルジュを顧客のオフィスに常駐し、空間づくりやその管理を実施してくれます。

コクヨアンドパートナーズ株式会社

株式会社ビジネスブレイン太田昭和(BBS)

株式会社ビジネスブレイン太田昭和では、経理・財務関連の業務をBPOで引き受けてくれます。

決算に対応可能なハイレベルの業務サービスを提供するだけでなく、業務遂行を引き受けるのは公認会計士や税理士、そして上場会社経理経験者等の実務家といった、実績とノウハウが豊富なプロたちです。

多数の大企業にBPOを提供した経験を生かし、クライアントの業務改善やスムーズな移管を手伝ってくれます。

株式会社ビジネスブレイン太田昭和

ディップ株式会社

弊社ディップ株式会社でも、人材派遣会社に特化した「営業リスト作成」「テレアポ代行」のサービスがございます。

バイトル・はたらこねっとなど人材メディアを通して、多くの人材派遣会社と付き合いのる弊社では、そのノウハウを活かし、効率的にアポイントを獲得するサービスを実施しています。
いま求人を出している企業のリストを作成し、テレアポを実施。アポイントが取れなかった企業に対しても、次回求人のタイミングなどをヒアリングし、次の機会にアポイントが取れる下準備をいたします。

弊社BPOサービス「セールスパック」

まとめ

猫の手も借りたいほど多忙な人材派遣会社は増えていますが、かといって本当に猫の手を借りるような品質の低下は避けたいものです。

そんなときに利用したいのがBPOサービスで、プロの専門家集団によって業務を部署丸ごと委託することが可能です。人材確保や業務効率化が急務の場合、BPOの利用を検討してみるのもおすすめです。

BPOについてより詳しく知りたい人材派遣会社の方は、こちらの記事が人材派遣会社の方に向けに解説していますのでチェックしてみてください。

ディップ株式会社では、求人メディアに掲載中の求人情報から自動で作成したホットな求人情報とテレアポ代行を組み合わせ、受注見込みの高いアポイント獲得支援を行うサービス「セールスパック」を提供しております。人材派遣会社様に向けて、「セールスパック」に関するウェビナーを下記のとおり実施いたします。

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