テレワーク環境で営業活動を効果的に行うためのポイントとは?

2021/03/23 コボットコラム
テレワーク

近年、新型コロナウイルスの蔓延も相まって、働き方改革の一環としてテレワークを業務に導入し、出社せずとも業務を遂行できる環境づくりに取り組んでいる企業は増えています。中でも、そのあり方に大きな変化が求められているのが営業活動です。

オフィスを持たず、リモート環境からでも営業を遂行するためには、どのような取り組みが必要なのでしょうか?今回は、テレワーク環境でも効果的な営業活動を行うためのポイントを、インサイドセールスの取り組みとともに紹介していきます。

テレワークでも営業はできる?うまくいかない会社の特徴

テレワークを採用した営業活動の事例はまだまだ少ないため、会社によってはその強みを上手く生かせないケースも出てきています。テレワーク営業における主な失敗パターンは、次の3つです。

コミュニケーション不足で情報共有が進まない

まず、社員間のコミュニケーションが不足することで、スムーズな営業活動が進まないという問題です。

従来であれば顧客情報を手渡しなどで円滑に共有できていたのが、リモート環境におけるコミュニケーションの不足によって、できなくなってしまいます。オンライン経由で情報をやりとりできる仕組みを用意しなければ、実現が難しいのが現状です。

就業時間が大幅に規定を上回ってしまう

営業活動は時間のかかる業務であるとはいえ、規定の就業時間内に終わらせることがルールです。近年は労働基準法の改正や、働き方改革の後押しを受け、サービス残業や休日出勤に対する取り締まりも厳しくなっています。

テレワークの営業となると、こういった各営業担当者の就労状況を把握しづらくなるため、オンラインで適切に管理できる仕組みが必要になります。

顧客情報がセキュリティリスクにさらされている

テレワークで営業を実施する際、既存の見込み客や顧客情報をデータベース化して運用することが求められます。これらの管理を担当者一人に任せてしまうと、最新の顧客情報が把握できないだけでなく、誰がどのように情報を利用しているのかが不透明になります。

顧客情報の管理がずさんになってしまうと、どこかで情報漏洩が起こってしまうリスクも抱えます。オンラインで権限を管理し、最新の利用状況をリアルタイムで確認できる仕組みが求められます。

テレワーク環境での営業活動を成功させるポイント

テレワーク環境での営業活動は、従来のそれとは異なるアプローチで進める必要があります。

組織内の情報共有を積極的に行う

まず重要なのは、組織内での情報共有の円滑化です。テレワーク環境下では、同僚や上司とのコミュニケーションが取りづらく、意思決定や情報の共有がオフライン環境よりも遅れる傾向にあります。

そのため、まずはテレワーク環境に最適化された情報共有の仕組みづくりを構築し、オフラインと同等の働き方を実現しなければなりません。これまで以上に細かくやりとりを重ね、ミスのない迅速なコミュニケーションを推進しましょう。

テレワーク環境に最適化された情報システムを導入する

テレワーク環境で営業活動を継続するためには、既存のシステムだけでは対応ができないこともあります。例えば、顧客リストの共有です。

会社のシステムにのみ保存されているデータ、あるいは紙媒体で情報が記録されている場合、テレワーク下でそれらを活用することはできません。手元に資料がなければ、新しい顧客リストの作成や、事前調査もままならなくなります。

そこで、クラウドサービスなどを活用した新システムの導入です。社外でも使えて、なおかつオンラインで同期されている情報システムを実装すれば、テレワーク環境でも円滑な情報共有を推進できます。

新しい評価制度を導入する

経営者にとって、テレワーク導入において懸念されるのが生産性の低下です。確かに、自宅で仕事ができれば、出社に伴うコストの削減が実現できるでしょう。しかし、テレワーク環境下では、オフィスに出社したときほどの能率を得られず、かえって悪影響をもたらすことも考えられます。

こういった事態を回避するために、導入したいのが新しい評価制度です。担当者の働きぶりが視覚的に把握しづらい分、オンラインでも適切な評価を下せる仕組みを導入し、モチベーションアップを促せます。

特に、個人に合った目標設定を詳細に設定し、日々のコミュニケーションを絶やさないことは、一人ひとりのパフォーマンスを高める上でも重要です。形式上の働き方改革ではなく、評価制度にもメスを入れることで、抜本的な改革を実現できます。

テレワークの普及で消える「訪問営業」

多くの企業がテレワークの導入を進める中、懸念されているのが「訪問営業」の減少です。訪問営業は営業らしい仕事の一つでしたが、テレワーク環境に移行するうち、営業活動にも変化が訪れています。

コロナ禍で訪問営業は滞っている

訪問営業が顕著に少なくなっている理由としては、新型コロナウイルスの影響が大きいでしょう。筑波銀行グループの筑波総研による茨城県内の調査によると、新型コロナの感染予防策として、調査に参加した県内の48%の企業が訪問営業や出張を自粛していると発表しています。

テレワークの台頭により、訪問営業は徐々に減っていく事が予想されていたものの、たった1年間でここまで減少したのは、コロナによる影響が大きいと言わざるを得ません。

テレワークの普及で回復の見通しも立たない

このような訪問営業の減少から、以前ほどの割合にまで回復することもないと考えるのが妥当でしょう。コロナショックはいまだ収束の見込みが立っていないだけでなく、テレワークが多くの企業に文化として定着している様子も伺えるためです。

半ば強制的にリモート体制の拡充が急がれ、その課題も挙げられるようにはなりましたが、それでもテレワークのメリットは無視できない効果があります。オフィス出社とテレワークを使い分けながらの業務が定着すると考えられるため、以前ほど訪問営業の機会が訪れることもないでしょう。

訪問しない営業「インサイドセールス」に集まる注目

訪問営業の自粛と縮小が進む中、それに代わる営業として行われているのが、訪問しない営業、いわゆる「インサイドセールス」です。

インサイドセールスとは

インサイドセールスとは、電話やメールを使って取り組む営業活動の一種で、「内勤営業」とも呼ばれます。オフィスにいながら、あるいはテレワーク環境でも営業活動ができるということで、今日の状況に最適な方法として導入が進められています。

訪問営業との違い

インサイドセールスと訪問営業の大きな違いは、対面での業務が発生しない点にあります。訪問営業は直接見込み客とのコミュニケーションが発生しますが、インサイドセールスにおいては顔を突き合わせることはありません。

それゆえに、感染症対策として優れた施策であるだけでなく、テレワークでも問題なく行えるので、訪問営業は軒並みインサイドセールスへとシフトが進んでいます。

メリット

インサイドセールスのメリットは、なんといっても営業を効率化できる点です。不要な訪問営業による移動の負担を軽減できるだけでなく、データに基づいて効率的に見込みのあるユーザーへアプローチできるため、成約率も高まります。

また、効率が改善することで、営業のコストパフォーマンスも高まります。出張や残業のコストを抑えられるので、一人当たりの営業効果と収益率を改善可能です。働き方改革の推進により、優秀な人材に定着してもらいやすくなり、人材不足の解消にも役立つ取り組みです。

デメリット

インサイドセールスはメリットが多い反面、注意すべきデメリットも存在します。対面でのコミュニケーションがインサイドセールスでは希薄になるため、従来の営業手法が通用しない部分もあり、担当者の再教育や更なる成長が望まれます。

また、テレワーク環境の整備にもソフト・ハードの両面で時間と予算をかける必要があるため、多少の初期投資の負担や導入当初の生産性の増加には目を瞑らないといけません。

営業でテレワークを導入する手順

ここでは、実際にテレワークを営業部門に導入する際の手順について解説していきましょう。導入プロセスは次のような順序となります。

営業プロセスを見直す

まずは、導入に伴い営業プロセスの見直しを行います。どのような業務が負担となっており、改善の余地があるのか、テレワークに移行できるのはどんな部分かを検討し、実装に向けた方針を定めていきます。

テレワークの導入目標を定める

営業プロセスの見直しを通じて発見した課題をもとに、導入目標を定めていきます。テレワークを実装する際、具体性のある目標を定めることで、余計な予算を必要としたり、テレワークの実装が失敗に終わったりすることを防げます。

テレワークの導入範囲を決定する

テレワークを予算の範囲内で確実に成果が出るよう設計するためには、導入範囲を定めることも大切です。

一度に営業部門全体でテレワークを進めてしまうと、導入に予算と時間がかかるだけでなく、社内でのノウハウの蓄積もないため、トラブルシューティングが間に合わなかったり、業務効率が必要以上に低下してしまったりする可能性が出てきてしまうためです。

スモールスタートでテレワークの導入を進め、様子を見ながら規模を拡大しましょう。

テレワーク導入に伴う就業規則の見直しを図る

テレワークを営業部門に導入する場合、これまでと働き方は大きく変わってくるため、就業規則の見直しも必要です。

外出主体の営業活動から、インサイドセールスに特化した営業活動へのシフトは、従業員の働く時間の密度にも大きく影響を及ぼします。始業時刻や始業場所、通信機器の利用規定や健康管理のあり方に至るまで、テレワークを前提としたアップデートを実施しましょう。

テレワーク営業を実施し、効果測定と改善を施す

設計が終わった後は、実際にテレワーク営業を現場に導入します。運用の際には客観的な数値としてどのような変化があったのか効果測定を行い、その経過を記録しておきます。

あらかじめ想定していた通りの成果が得られた場合、あるいは想定していたほどの成果が得られなかった場合に備え、改善の余地がどこにあるのかを観察し改善を施していくことが大切です。テレワーク営業の効果を最大限発揮できるよう、定期的な改善施策を投下しましょう。

営業にテレワークを導入する際に活用したいツール

テレワークでの営業

テレワーク営業を実施する上では、専用のツールを活用することが大切です。ここでは、テレワーク営業に活躍するポピュラーなツールを紹介します。

Google Workplace

Google Workspaceは、Googleが提供するビジネス向けのクラウドサービスです。ビジネスに必要な多くの機能がひとまとめになっており、メールやWeb会議、ストレージ、カレンダー機能など、あらゆるツールを利用できます。

既存のGoogleアカウントと連携して運用可能なので、導入ハードルも低く、おすすめのサービスです。

料金プラン:

  • ・月額680円/人〜

公式サイト:

Trello

オンラインでのプロジェクト管理に役立つのが、Trelloです。ToDo作成やタスク管理などをシンプルなUIを使って感覚的に行えるため、初めてのICT活用という方にも使いやすいサービスです。

シンプルながら、詳細な情報を詰め込みつつ伝えられる仕組みであり、無料での利用も可能なので、スピーディに導入を始めたい方におすすめです。

料金プラン:

  • ・無料プラン有り
  • ・有料プラン:月額5ドル/人〜

公式サイト:

eセールスマネージャー

本格的なテレワーク営業を実現するなら、eセールスマネージャーが便利です。営業部のDXに特化した機能を多数盛り込んでおり、顧客データベースの一元化、及びデータベースに基づく営業支援サービスを、好きなだけ利用することができます。

情報入力に伴う負担を最小限に抑え、余計な作業労働を限りなくゼロに近づけてくれます。データベースもリアルタイムの情報が反映され、営業の進捗管理もオンラインで迅速に行えるため、最前線の営業担当者、及び営業部の管理者の方にも喜んでもらうことのできるサービスです。

料金プラン:

  • ・月額11,000/人〜

公式サイト:

営業にテレワークを導入して成功した事例

営業部門にテレワークを導入したことで、成果を挙げている企業は複数あります。実際の事例も確認しておきましょう。

株式会社東急コミュニティー

不動産管理を手掛ける株式会社東急コミュニティーでは、リモート対応可能な名刺管理と顧客情報管理システムを整備したことで、テレワークにおける生産性の向上および組織的な営業活動を実現しています。

重要な顧客情報が詰まっている名刺は、紙とデジタル媒体が混同しやすいため、管理が担当者に属人化してしまいやすい傾向にあります。名刺管理システムの見直しを図り、名刺情報をリアルタイムで管理できるサービスを導入したことで、情報共有とコミュニケーションをテレワーク環境でも円滑に行えるよう改善が行われました。

株式会社ベネフィット・ワン

福利厚生アウトソーシング事業を手がける株式会社ベネフィット・ワンでは、クラウド型のSFAを導入したことによって、テレワーク環境でも成果につながる営業活動を実現できる、優れた情報共有システムを実現しています。

現場でないと身につけづらいと言われてきたベテラン営業担当者のノウハウや知識をスマートフォン上で共有できるよう、営業活動の報告をクラウド化することによって、担当者が各自タイムラインで確認できます。

また、報告に対するコメントによってコミュニケーションを図り、実践的に運用してもらうことができるよう設計されています。

営業業務の属人化を解消できたことで、受注件数は前年比360%を達成できただけでなく、残業時間の30%カットも実現するなど、無駄のない現場へとアップデートされています。

ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社

通信サービスを提供するソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社では、クラウドプラットフォームを営業活動に導入したことで、商談履歴やステータスの管理が迅速にオンラインで行えるようになっただけでなく、写真を使った報告が行えるようになったことで、満足度の改善を実現しています。

担当者ごとにアナログ手法で管理されていた進捗ステータスを、すべてオンラインで管理しどこからでも確認できるようにしたことで、外出先やテレワーク環境でもマネジメントが行えるようアップデートされました。

活動履歴のブラックボックス化を防ぎ、「報・連・相」を全て非対面で行えるので、顔を合わせなくとも安心して現場担当者に業務を任せられるような仕組みを実現できています。

まとめ

テレワークへの移行が各企業で進む中、営業活動はインサイドセールスという、対面とは勝手の違う業務へのシフトが進んでいます。対面で得られる関係構築こそできないものの、データに基づいて営業を行えるインサイドセールスは、導入方法次第で大きなメリットが期待できます。

適切なステップで営業部門へのテレワークの導入を進め、無駄のない営業活動を実現しましょう。

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