SFA(業務支援ツール)とは?導入を成功させるコツ・選び方も解説

2021/02/23 コボットコラム

SFA(営業支援ツール)は、営業活動で得られた情報を一元管理し、分析・改善するためのツールです。主にインサイドセールス部門・フィールドセールス部門が活用するツールであり、案件単位の進捗管理から、営業担当者の行動管理まで可視化します。

導入の目的には営業活動の効率化・売上アップが想定されていますが、経営層の視座からみれば「企業活動に対する影響度を端的に知るためのツール」となります。顧客ニーズの変化やビジネスモデルの変化が激しい現代において、自社の様々な活動を可視化しておくことは、柔軟な経営判断を下す上で欠かせません。現場で働く営業担当者はもちろんのこと、企業のシステム部門・戦略室も参考にしてみてはいかがでしょうか。

SFA(業務支援ツール)とは?

SFA(Sales Force Automation)とは、営業活動におけるデータを一元管理し、数値化したデータによって営業活動を支援するツールのことを指します。搭載されている基本機能には以下のようなものがあります。

  • ・顧客管理:顧客基本情報、商談進捗、取引内容
  • ・案件管理:見積、案件の成約確度、受注予定日
  • ・営業活動管理:営業担当のアポイント数や訪問件数、行動目標・管理
  • ・予実管理:売上予測・実績管理、レポーティング
  • ・名刺管理:名刺のデジタル管理、顧客情報の自動生成・紐付け
  • ・日報機能:営業担当者の日報作成支援

従来の営業活動では、営業担当者しか知らない情報が存在していることも多く、営業チームさえ把握できていない状況が頻繁に起こっていました。こうした属人化の問題は、営業部門全体のマーケティング目標を達成する上で足かせとなっており、企業活動全体を可視化して経営判断を下したい上層部にとって不都合なものとなっていたのです。

しかし、SFAを導入することによって、各営業担当者の動きが可視化されるほか、営業部門全体での目標への進捗度合いがリアルタイムで把握できるようになります。ユーザーニーズの変化、市場の変化が激しい現代において、自社の営業活動を可視化するSFAは「迅速な経営判断に欠かせないツール」となっています。

SFAを導入するメリット

SFAを導入するメリットには主に以下の4つがあります。

  • ・属人化の解消
  • ・売上アップ
  • ・経営判断の迅速化
  • ・客観的データに基づく営業評価

SFAで営業活動を一元管理することで属人化の解消を図り、営業部門全体でのPDCAサイクルを加速できるようになります。さらに、加速したPDCAサイクルによって売上は向上し、経営判断に必要な営業情報もレポートとして迅速に抽出することが可能です。このようにSFAを導入することは、結果的に企業活動を俯瞰したい経営層にメリットが大きいものであり、導入判断でも経営層が積極的に関わっていくことが望ましいといえます。

また、SFAによって蓄積されるデータは客観的なデータであるため、従来の営業活動では見えなかった個人・組織の課題や、ボトムアップすべき問題を浮き彫りにすることができます。営業活動に対する適切な評価も行えるようになるため、営業担当者のモチベーションを向上させることもできるでしょう。

SFAを導入するデメリット

SFAはツールであるため、導入・運用に際して新たにコストがかかってしまいます。導入時にはROI(費用対効果)が見合うかどうかを判断しなくてはなりません。また、費用対効果の判断の他にも、導入時における現場担当者の工数増加も想定しておく必要があります。導入時にはいかに工数を減らすか、といった現場担当者への配慮が必要となってくるのです。

SFA導入を成功させるコツ・選び方

SFA導入を成功させるにはいくつかのコツ、選び方があります。ここでは4つのポイントを解説していきます。

  • ・担当者への負荷が少ないUI
  • ・グラフ・レポート作成が容易
  • ・運用前後のサポートがある
  • ・営業担当に導入するメリットを理解してもらう

デメリットの見出しでも紹介しましたが、「営業担当者への負担が大きい」と想定される間は営業担当者の理解が得られず、思うように運用ルールの策定・必要機能のヒアリングなどが行えない可能性があります。導入にあたって目指していることは何か、導入のメリットとは何か、をしっかりと共有しておくことが重要です。

また、失敗例として挙げられるのが、操作が難しすぎて使わなくなった(使用頻度が減った)というものです。SFAは営業活動を記録するツールのため、普段から使っていないのでは期待される効果が十分に得られません。「誰もが使いやすいツールである」という前提条件をクリアしたものから選定していくと良いでしょう。

担当者への負荷が少ないUI

営業担当者にとっては新しいツールの導入はそう嬉しいものではありません。単純に工数が増えてしまうだけでなく、操作のために逐一担当者同士で連絡を取り合う状況ができるのはあまりにも非効率です。こうした状況が起こってしまわないように、営業担当者にも理解がしやすいUIのSFAを導入しましょう。

グラフ・レポート作成が容易

SFAには営業活動を記録していくため、必要に応じて容易にグラフ・レポート作成ができるツールを導入する必要があります。選ぶ際にはシンプルなUI、かつ多機能性を重視すると良いでしょう。

運用前後のサポートがある

SFAを提供するサービス会社には、運用前後のサポートが付帯しているプランと付帯していないプランが存在します。自社に有識者がいない場合は運用前後のサポートが付帯しているサービス会社を選ぶようにしましょう。また、運用前後のサポートにはレベルも存在するため、自社の状況に合ったプラン導入がポイントとなります。

営業担当に導入するメリットを理解してもらう

営業担当者は常に上がってくる見込み顧客を把握し、ニーズ顕在化のための施策を展開、場合によってはクロージングまでを行う多忙な日々を送っています。そのような日々の中で、「SFAを導入するメリット・意義とは何か」が理解できない限りは積極的に協力してくれないことでしょう。SFA導入にあたっては、現場でのニーズをヒアリングすることが欠かせません。

まとめ

営業支援ツールであるSFA導入を成功させるには、現場で働く営業担当者の理解が欠かせません。現場では何が求められているのか、どのような導入フローが負担をかけずに済むのか、といったことを考えて、ツール選びは慎重に行う必要があるでしょう。

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