これからテレアポに取り組もうとする際、テレアポリストの作成を検討する方もいらっしゃることでしょう。しかし、「そもそもテレアポリストにどのようなメリット・効果があるのか分からない」「自社にとってどの作成方法が適しているのかわからない」などといった疑問や悩みを持つ方も少なくないように思います。
ここでは、テレアポリストにフォーカスし、その重要性や作成方法、作成時のポイントを解説します。テレアポリスト作成の経験が少ない方はもちろん、テレアポリストをいつも作成しているもののすぐリストが枯渇してしまう、もっと良いやり方を知りたいといった方も、ぜひ参考にしてください。
テレアポリストとは
そもそも、テレアポリストとは何でしょうか？テレアポリストとは、自社製品に興味のありそうな見込み顧客をリストアップしたもので、「コールリスト」「ターゲットリスト」「アポイントリスト」「営業リスト」などと呼ばれることもあります。
一般的には、Excel（エクセル）やGoogle ドキュメントなどの表計算ソフトを使用して作成します。項目としては、下記のようなものが挙げられます。
テレアポリストの項目の例：
- ・社名
- ・担当部署名
- ・連絡先（電話番号、メールアドレス）
- ・ホームページのURL
- ・業種・業態
- ・企業情報（設立日、資本金、売上、社員数、拠点など）
テレアポリストの作成が重要である理由
では、なぜこのテレアポリストを作成する必要があるのでしょうか？ここでは、テレアポリストの重要性について解説していきます。
テレアポリストの作成は、ある程度手間のかかる作業であるため、敬遠されることもあります。しかし、その重要性を理解できれば、今後の業務に活かすことができるでしょう。
効率的にテレアポを行える
テレアポは、ただやみくもにコールをしていけば良いというものではありません。どんなに素晴らしいノウハウ・スキルを持った営業マンであっても、自社製品にまったくニーズのない企業が相手であれば、成約には至らないでしょう。
ニーズのない企業と商談したとしても、相手の時間も奪ってしまうため、自社にとっても相手にとっても無駄な行為だと言えます。
一方で、自社製品に興味のありそうな見込み顧客に絞れば、無駄なコールが減り、ほぼ必然的に成約率が上昇します。それだけ効率的に目的を達成していけるようになります。
大量行動を行いやすい
テレアポは、一日に何十件、場合によっては何百件とコールを行うものです。その際、リストがないとすれば、どうなるでしょうか？
コールをする、コール先企業を探す、コールをする、コール先企業を探す――たとえばこのようなやり方では、流れが悪くなってしまうでしょう。一方で、ひとたびテレアポリストを作成してしまえば、コールだけに集中できるようになります。それだけ、大量行動を行いやすくなります。
管理が簡便
テレアポリストを作成すると、管理が簡便になります。たとえば、進捗を把握しやすくなる、整合性を取りやすくなる、企業同士を比較しやすくなる、社内バッティングを避けられるなどがあるでしょう。
また、視覚的に見やすく、チーム内での情報共有をスムーズに行うことができます。
テレアポリストの作成方法
ここまで、テレアポリストの意味や重要性について解説してきました。続いて、テレアポリストの作成方法を7つ紹介します。自社が試していない方法はないか、自社にはどの方法が適しているかなどの視点で読んでみてください。
インターネット検索
王道のテレアポリスト作成方法として、インターネットを活用する方法があります。具体的には、GoogleやYahoo! JAPANなどといった検索エンジンを使い、業種や地域などを切り口に検索ワードを指定し、検索結果からターゲットになりそうな企業のホームページを探します。
たとえば、治療院向けの治療機器を販売するのであれば、「〇〇市 鍼灸院」「〇〇市 整体院」などといった検索ワードになるでしょう。高校受験向けの学習塾に教材を販売するのであれば、「〇〇市 学習塾 高校受験」「〇〇市 学習塾 中学生」などといった検索ワードになるでしょう。
基本的には、上位表示された企業から順に見ていきます。なぜなら、上位表示されている企業ほど最新の情報を載せている可能性が高いからです。このインターネットを活用する方法は、手間はかかりますが、企業が発信する情報に直接アクセスすることができるため、正確な情報を得ることができます。
ポータルサイト検索
前述したインターネット検索の一種ではありますが、「iタウンページ」や「マピオン電話帳」などといった企業情報を検索できるポータルサイトを活用する方法があります。業種別、地域別に企業情報がまとめられているため、インターネット検索と比べ、効率良く作業を進めていくことができます。
しかし、中にはそういったポータルサイトに情報が掲載されていない企業もあるため、網羅性に欠けてしまうことがあります。また、一社で複数の業種登録をできることがあるので、登録上の業種と企業の実態が異なることがあります。
SNS検索
前述したインターネット検索の一種ではありますが、FacebookなどのSNSを活用する方法もあります。
昨今、SNS上に企業ページを作成することが一般化してきています。そのため、SNS上だけに企業情報を載せているケースも少なくありません。
SNSでは、顧客・フォロワーとのコミュニケーション情報を見ることができるため、インターネット検索やポータルサイト検索とは、また違った情報を得ることができます。その企業に関わる人の雰囲気を把握できることが一番の特徴だといえるでしょう。
自社ホームページのアクセス履歴の活用
自社ホームページがある場合、そのアクセス履歴をテレアポリスト作成に活用することができます。具体的には、自社ホームページのアクセス履歴から、IPアドレスを解析することでアクセスしてくれた企業を特定し、この情報をもとに検索エンジンなどでホームページを探します。
もちろん、アクセスしてくれた企業のすべてがテレアポ対象となるわけではありません。競合退社や協力会社などは対象から省く必要があります。
この方法の場合、相手は自社に興味のある企業がほとんどであるため、比較的短い期間で成約に至るケースが多いです。ホームページのアクセスが多い企業に向いている方法といえます。
自社にある名刺情報の活用
自社内に、顧客先訪問やセミナー、展示会、交流会などを通して獲得した名刺があれば、それをテレアポリスト作成に活用することができます。過去に、自社と何らかの接点を持ってくれた企業は、少なくとも自社のことを知ってくれていますので、良い反応を得やすいです。
また、この方法は、名刺の整理・顧客情報の整理という意味でも効果的です。以降、顧客管理が行いやすくなるでしょう。
なお、手作業で行う場合、リスト化に相当な時間がかかってしまうことが予想されます。必要に応じて、名刺管理ツールなどを活用して、効率化を図りましょう。
リスト作成ツールの活用
リスト作成ツールとは、パソコン上で効率的にテレアポリスト作成ができるツールのことです。業種や地域、キーワードなどを指定するだけで、自動で顧客情報を集め、リスト化してくれます。
もちろん費用はかかりますが、一度購入すればその先ずっと使用することができます。
なお、ツールによって使い勝手や機能の充実度などは異なります。多くのツールには無料のトライアル版が設けられていますので、必要に応じて試してみてください。
完成されたリストの購入
専門業者が作成したテレアポリストを購入するという方法もあります。代表的な業者としては、株式会社帝国データバンクや株式会社東京商工リサーチなどが挙げられます。
この方法の大きな特徴は、自社のリソースを使う必要がない点です。自社に情報がなかったり人手が足りなかったりしたとしても、完成したテレアポリストを入手することができます。専門業者が作成したリストであるため、品質も良いです。
業者によっては、テレアポリストの定期購入サービスを提供しているところもあります。定期購入サービスには、最新の情報が手に入ることや、リストが枯渇する心配がないといったメリットがあります。
テレアポリストを作成する際のポイント
テレアポリストの作成方法について解説しました。実際にテレアポリストを作成する際には、次の5点を意識すると良いでしょう。
作業の効率性
通常、テレアポリストは何十件から何百件と膨大な数になります。一つひとつの情報収集に時間がかかっていると、テレアポリストの作成に膨大なコストを割くことになってしまいます。ライバル企業に先を越されてしまうこともあるかもしれません。
そのため、一度に大量の情報にアクセスできる情報源を利用したり、タイピングの速い人に担当してもらったり、なるべく効率的に進めていけるような工夫を行いましょう。
情報の正確さ
テレアポリストの作成では、効率性を意識することが大事だとお伝えしましたが、いくら効率性を意識しても、間違った情報で作成してしまえば意味がありません。間違った情報を元にアポを取ったとしても無駄なコールが増える上に、担当者のモチベーションも下がってしまうでしょう。
また、情報自体は正しかったとしても、古い情報であれば意味がありません。テレアポにおいて、情報の正確性は営業成績に直結します。正確な情報を得られるように、情報源にも注意を払いましょう。
見やすさ
コール担当者以外にも多くの人がテレアポリストを見る可能性のある場合は、見やすさも意識しましょう。文字の大きさ、情報の色分けなどが大事なポイントです。
適宜、無料テンプレートを活用する
初めてテレポリストを作成する場合、項目の選定などに時間がかかることもあるかもしれません。インターネット上には、テレアポリストの無料テンプレートが数多くありますので、必要に応じて利用してみましょう。
適宜、マニュアル化する
テレアポリストの作成と同時にマニュアルを作成しておくと、次回からスムーズに取りかかれるようになります。ただし、昨今技術の進歩が早いため、内容が陳腐化してしまう可能性があることは留意しておかなければなりません。
テレアポリストの作成にはセールスパックがおすすめ
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まとめ
テレアポリストにフォーカスし、その重要性や作成方法、作成時のポイントについて解説しました。
営業活動で成果を出すために大事な要素は何でしょうか？知識やスキル、経験、人柄なども大事ですが、顧客リストも大事です。成果を出す営業マンは、必ずといって良いほど良い顧客リストを持っているものです。逆に、どんなに素晴らしい営業マンであっても、顧客リストの品質が悪ければ、良い結果を出すことは難しいでしょう。
テレアポリストは、成果を出すために必要不可欠な要素と言っても過言ではありません。
どのような作成方法が良いかは業界や商品・サービス、営業スタイル、ターゲット、リソースなどによって異なりますので、今回お伝えした内容を参考にしながら、自社に合った方法を見つけ出してください。
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