リソース不足が問題視される昨今、一人ひとりの従業員は多くのタスクを抱えています。そんな中、効率的に複数のタスクを進めるためには、しっかりと「タスク管理」を行うことが不可欠です。
そこで今回は、エクセルを使ったタスク管理方法とメリット・デメリット、そしてタスク管理をさらに効率化するためのアイデアと便利ツールを紹介します。
タスク管理とは？
そもそもタスク管理とは、その名のとおり「仕事や作業を管理すること」です。自分一人に振り分けられたタスクや、チームで取り組むプロジェクトなどを管理して見える化することで、効率的に仕事をこなせるようになります。
タスク管理を怠ると、タスクを見落としたり、優先度の低い仕事から取り組んでしまったりするなど、生産性の低下を招きます。複数のタスクの同時進行が求められる現場においては、個人はもちろんチームでのタスク管理が必要不可欠です。
エクセルを使ったタスク管理方法
では、エクセルを使ってどのようにタスク管理をすれば良いのでしょうか？タスク管理は、個人で管理する場合とチームで管理する場合の2種類に大別されます。
個人で管理する場合
まず、エクセルを使って個人のタスクを管理する場合について解説します。
個人でタスク管理する場合、自分のタスクに関する情報をエクセルシートに記載し、タスクやその内容、進捗状況を把握できるようにしておきます。他のメンバーと共有する必要がないため、チームで管理をするのと比較して基本的に管理しやすいことが特徴です。
エクセルを使って、タスク管理表に以下のような情報を入力しましょう。
- ・案件名
- ・タスク内容
- ・納期
- ・進捗状況 など
管理表の作成方法に特に決まりはありませんので、「優先順位」や「メモ」など、追加で必要だと思う項目があれば自由に追加しましょう。
また、プルダウン機能を活用し、「未着手」「対応中」「完了」といったステータスを選択できるようにしたり、並べ替え機能を使って未着手のタスクのみを表示したりするなど、エクセルの機能を最大限に活できるとより効果的にタスク管理を行えます。
チームで管理する場合
チームで管理を行う場合、関わる人数が増えることからタスク管理はやや複雑になります。具体的には、タスクの担当者や業務フローなども一括して管理する必要が出てきます。
個人でのタスク管理に加えて、「担当者」や「スケジュール（業務フロー）」なども一目でわかるように記載します。ガントチャートなどを用いて、これらの情報を視覚的に把握しやすいようにしておくことが大切です。
また、チームでタスク管理をするにあたっては、複数人がタスク管理ファイルにアクセス・更新することになります。プロジェクトをスムーズに進められる環境を整えるためには、メンバー全員がタスクの進捗状況を忘れずに更新することや、情報共有の場を設けることが不可欠です。
そのため、共同作業やリアルタイム共有を重視する場合は、エクセルよりもクラウド型のタスク管理ツールの活用がおすすめです。タスク管理に特化したツールについては、後半で紹介します。
エクセルでタスク管理をするメリット
続いて、エクセルでタスク管理をするメリットについて紹介しましょう。
コストを抑えられる
エクセルでタスク管理をするメリットの一つ目は、導入・運用におけるコストを大幅に抑えられることです。
すでにMicrosoft Officeを導入している企業であれば、エクセルは追加費用なしに利用することができます。そのため、タスク管理ツールを利用するのと比較して、導入費用や月々の使用料といったコストをかなり低く抑えられます。
また、従業員がすでに使い慣れているソフトということもあり、学習コストがかからないのも嬉しいポイントの一つでしょう。
誰でも簡単に使いこなせる
エクセルは、既にさまざまな業務で用いられているソフトです。特別な知識やスキルが不要なため、どの従業員でも簡単に使いこなすことができます。
また、新たなツールを導入する場合、操作に慣れるまで時間がかかったり、従業員に技術的な負担がかかったりすることが懸念されますが、エクセルならスムーズに利用を開始できます。
カスタマイズしやすい
タスク管理表を自由にカスタマイズしやすいことも、エクセルのメリットの一つです。テンプレートをもとに、必要な項目を加えたり、カレンダー表示をONにしたりするなど、容易にカスタマイズできます。関数やマクロを活用すれば、アレンジの幅はさらに広がるでしょう。
「自分のタスクやチームのプロジェクト内容に合わせて自分流にカスタマイズしたい」という方にとって、エクセルは最適なタスク管理ツールだといえます。
エクセルでタスク管理をするデメリット
続いて、エクセルでタスク管理をするデメリットについて解説します。
リアルタイムでの共有が難しい
エクセルでタスク管理をするデメリットの一つ目は、リアルタイムでの共有が難しいことです。
エクセルはクラウドサービスではないため、編集した内容をリアルタイムで他のメンバーと共有することはできません。たとえば、他のメンバーがファイルを開いて編集している最中に、自分が新たに入力しても反映されることはありません。
平たくいえば、他メンバーとのリアルタイム共有（＝共同作業）ができないため、チームでのタスク管理は難しくなります。エクセルを使ったタスク管理表をチームで共有するには、ファイルの編集・保存イミングをずらしたり、常に一人のメンバーのみがファイルを開いている状態にしたりするなどの工夫が必要です。
Officeが入ったパソコンが必要
大前提として、エクセルを使うには、Microsoft Officeを導入したパソコンが必要です。そのため、タスク管理のために新たにエクセルを導入する場合、まとまった費用がかかってしまいます。
また、そもそも自社でWindowsを利用していないのであれば、エクセルの活用は最善とはいえません。さらに、Microsoft Officeを導入している企業であっても、エクセルはモバイルへの対応が弱いことから、パソコンでの編集・確認がメインとなります。そのため、外出先や自宅でタスクを確認したり進捗状況を更新したりしにくいというデメリットが残ります。
タスク管理を効率化するアイデア
エクセルを使ったタスク管理は、個人利用には適していても、チームでの複雑なタスク管理は非効率になってしまいがちです。そこで次に、タスク管理を効率化するためのアイデアを紹介します。
ガントチャートを活用する
タスク管理を効率化する方法の一つ目は、「ガントチャート」を活用する方法です。
ガントチャートとは、タスクやプロジェクトの“段階”をツリー構造で表示した表のことです。タスク管理やプロジェクト管理で頻繁に用いられている表の一種で、プロジェクト全体のフローや進捗状況を見える化することに適しています。
タスクを視覚的に把握しやすいガントチャートを活用することで、複雑になりがちなチームでのタスク管理をスムーズに行うことが可能になります。
ただし、エクセルで複雑なガントチャートを作成するのは容易ではありません。イチから作り上げる場合、関数やマクロに関する知識に加え、かなりの時間と労力がかかります。そのため、「ガントチャートを使ってタスク管理をしたい」という方には、Microsoft社が提供する「シンプルガントチャート」のテンプレートを活用することをおすすめします。
テンプレートを活用する
ガントチャートに限らず、エクセルでタスク管理を行う場合はテンプレートの活用が便利です。Microsoft社は、タスク管理に役立つテンプレートを多数提供しています。先ほど紹介した「シンプルガントチャート」に加え、次のようなテンプレートを組み込むことが可能です。
- ・To Do リスト
- ・進捗状況のトラッカーを備えたTo Do リスト
- ・タスク管理
- ・グループ割り当ての作業リスト など
このように、進捗状況やグループ割り当てなど、さまざまな機能が備わったテンプレートが各種提供されています。自社に合ったテンプレートを選び、それを元にカスタマイズを加えることで、簡単にかつ効率良くタスク管理を行うことができます。
Microsoft社が提供するテンプレートを活用することで、ガントチャートを一から作る手間を省き、テンプレートをもとに自社の業務スタイルに合わせて自由にカスタマイズすることができます。
タスク管理ツールを活用する
ここまで、エクセルを使ってタスク管理を効率化する方法について解説しました。エクセルには、「コストを抑えられる」「テンプレートをもとにカスタマイズしやすい」などのメリットがある一方、「チームでの共有がしにくい」という致命的なデメリットが存在します。
そこでおすすめなのが、タスク管理に特化したツールを活用する方法です。クラウドサービスを利用することで、タスクに関する情報をチームでリアルタイムに更新したり共有したりできるようになります。
チームでタスク管理をすることが多い企業や、チームでのエクセルファイルの共有に限界を感じている企業には、クラウド型のタスク管理ツールの導入がおすすめです。タスク情報を同時に閲覧したり編集したりできるようになるため、タスク管理およびタスクの実行の効率化を実現できます。
タスク管理の効率化ができるツール
「エクセルの代わりにどんなツールを使ってタスク管理すれば良いの？」とお悩みの企業に向けて、タスク管理の効率化ができる主なツールを3つ紹介します。
TimeTracker NX
TimeTracker NXは、株式会社デンソークリエイトが提供する工数・プロジェクト管理を見える化し、業務改善を支援するソフトウェアです。本ソフトウェアでは、ドラッグ＆ドロップでタスクを簡単に入力し、管理することができます。
エクセルデータの移行・連携に対応しており、これまでエクセルでタスク管理を行っていた企業でも、これまでのやり方を変えることなくスムーズに移行できるのも魅力の一つとなっています。75,000ユーザーを超と導入実績も豊富で、デスクワーク業務全般で幅広く活用することが可能です。
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Trello
Trelloは、オーストラリアのアトラシアンが提供するプロジェクト管理やタスク整理などをワンストップで行えるオーストラリア製のタスクマネジメントツールです。「カード」を用いてあらゆるタスクを視覚的に整理・管理することで、チームメンバーとタスクに関する情報や進捗状況をスムーズに共有できます。
最新のブラウザに対応したWeb版に加え、モバイル向けアプリとデスクトップ向けアプリがそれぞれ提供されているため、デバイスを問わず快適に利用できることも嬉しいポイントです。
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Stock
Stockは、株式会社Stockが提供するチームのタスク管理とメッセージのやり取りに特化した情報共有ツールです。Stockでは、フォルダ段階形式で管理されるノートに紐付けてタスク内容や進捗状況を管理することができます。
一覧形式でタスクや他メンバーの進捗状況を確認し、必要な場合はツール上でそのままメンバーとメッセージのやり取りをすることもできます。スマホやタブレットにも対応しており、外出先や自宅からでも手軽にタスクに関する情報をアップデートしたり確認したりすることが可能です。
公式サイト
まとめ
今回は、エクセルでタスク管理をするメリット・デメリットと、タスク管理を効率化するためのツールを紹介しました。
エクセルを使ったタスク管理は、チームメンバーとの共同作業やリアルタイム共有がしにくいというデメリットから、チームでのタスク管理には不向きです。「チームでのタスク管理を効率化したい」「エクセルでのタスク管理に限界を感じている」という場合は、クラウド型のタスク管理ツールの導入を検討しましょう。