近年、名刺をデジタル化して管理する企業が増えています。デジタルで名刺を整理・管理することには、外出先でも先方の情報をサッと調べられる、保管や検索の手間がかからないなどのメリットがあります。
しかし、中には名刺ホルダーやノートなどを使ったアナログ式での名刺管理を好む方もいるでしょう。そこで今回は、アナログ・デジタルでの名刺整理方法と、それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。
名刺整理・管理の方法：アナログ編
名刺を整理・管理する方法は、アナログ式とデジタル式の二つに大別されます。ここではまず、アナログでの名刺整理・管理方法を紹介します。
名刺ファイル・ホルダー
一つ目は、名刺をそのままファイルやホルダーに差し込んで管理する方法です。机の上に置いて使用する回転式ホルダーや、収納ポケットに保管するファイル式やバインダー式のホルダーなどを使用します。
アナログ式の名刺整理・管理方法としては、最も多く取り入れられている方法で、会社ごとに名前を五十音順に整理するのが一般的です。自分が使いやすいように直感的に管理できる反面、検索や整理に手間がかかります。
それほど多くの名詞を有していない方や、定期的に入れ替えや整理の時間を取れる方におすすめの方法です。
ノート
二つ目は、A4もしくはB5のノートを使って名刺を管理・整理する方法です。一ページあたり縦五枚・横二枚の計十枚の名刺を貼り付け、企業・業種といったグループやカテゴリー別に保管を行います。
名刺を自分好みのグループやカテゴリーに分けて保管したい方や、名刺に関する情報を記入したい方などにおすすめの方法です。ただし、五十音順での整理ができない、名刺の差し替えができないといったデメリットもあります。
アナログで名刺整理・管理するメリット
アナログで名刺を整理・管理することのメリットは次の通りです。
コストを抑えられる
アナログで名刺を整理・管理する場合、ほとんどコストがかかりません。デジタルで管理を行えば、ツールの導入コストやランニングコストなどが発生しますが、アナログ式なら名刺ホルダーやノートを購入して手動で管理するだけで済みます。
アナログの名刺整理・管理方法は、「低コストで名刺の整理・管理を行いたい」という企業にとって最適な方法だといえます。
名刺にメモ書きをして管理できる
アナログ式のメリットの二つ目は、名刺に直接メモ書きをして保管できることです。名刺交換の際に交わした会話の内容や第一印象など、その場でサッと書き込んだメモを後から見返すことができるため、次に会うときに先方を思い出しやすくなります。
アナログで名刺整理・管理するデメリット
アナログでの名刺整理・管理には、デメリットも存在します。メリットとデメリットを照らし合わせ、どちらがより自社に適しているかどうかを見極めることが大切です。
紛失・情報漏洩のリスクが高い
アナログでの名刺整理・管理には、紛失などの情報漏洩リスクが伴います。
アナログでの名刺管理の場合、先方の情報が必要な度に名刺を取り出したり、他の従業員に手渡したりしなければなりません。名刺そのものを取り扱うため、必然的に紛失や情報漏洩などのリスクが高くなってしまいます。
また、管理している名刺の枚数が多いと、紛失しやすいだけでなく、紛失しても気づきにくいという危険性もあります。名刺の紛失や破損は、ビジネスチャンスの喪失につながりかねないため注意が必要です。
持ち歩きが困難
アナログの名刺整理・管理のデメリットの二つ目は、持ち歩きが困難なことです。外出先で急に顧客や取引先の連絡先が必要になった場合、オフィスに名刺を取りに戻ったり、オフィスに電話を入れたりする必要があります。
外出先で名刺の確認が必要になることが多いのであれば、アナログでの名刺管理は不向きだといえるでしょう。外出先でもデータを閲覧できるように、名刺のデジタル化をしておくと利便性が高まります。
整理・管理に手間がかかる
名刺の整理・管理に手間がかかることも、アナログ式のデメリットの一つです。
名刺交換をすること自体が少なく、ファイルやホルダーで難なく管理できているという場合を除き、アナログでの名刺管理は、整理や入れ替えなどの手間がかかります。基本的に、名刺の枚数が増えるほど、管理は大変になります。
また、アナログで名刺を管理する場合、お目当ての名刺を探す度に時間がかかってしまいます。「名刺を探すのが面倒」「探している名刺がどこにあるか分からない」などの課題に直面しているのであれば、名刺の整理方法の改善やデジタル化の検討が必要でしょう。
名刺整理・管理の方法：デジタル編
ここまででアナログ式の名刺整理・管理方法についてお伝えしました。そこで次に、デジタル式の名刺整理・管理方法を紹介します。
名刺スキャナ
一つ目の方法は、名刺スキャナで名刺をデータ化して整理・管理を行う方法です。
名刺スキャナを活用することで、大量の名刺を素早くデータ化することができます。面倒な作業は不要で、一枚あたり数秒程度でデータ化できることが魅力です。
ただし、名刺スキャナや付帯のソフトの性能によっては、読み取りミスが起こってしまうことも。その場合は、人力での再入力や手直しが必要になります。
Excel（エクセル）
二つ目の方法は、エクセルに名刺のデータを入力して管理する方法です。
普段から使い慣れているエクセルを活用することで、コストや技術的負担をかけずに名刺のデジタル化を行えます。また、最近ではエクセルのスマホ用アプリも普及しているため、外出先からデータを閲覧することも可能です。
しかし、エクセルで名刺管理を行うにあたっては、当然ながら手入力の手間がかかります。また、名刺をスキャンするのではなく、手作業で入力していくため、入力ミスや記入漏れなどのヒューマンエラーの発生を防止するための対策が必要です。
名刺管理ツール・アプリ
デジタルで名刺を整理・管理する方法の三つ目は、名刺管理ツールやアプリを活用する方法です。
昨今、パソコンやタブレット、スマホなどで名刺をデータ化してクラウド上で管理・閲覧できるサービスが普及しています。中でも、スマホ対応の名刺管理アプリは、名刺をスマホカメラで撮影するだけで名刺に書かれている情報をデータ化・登録できるなど、利便性に優れています。
その場でサッと名刺をデータ化できるので、会社へ戻ってから名刺データを手入力する手間もかかりません。利便性重視の方には、名刺管理ツールやアプリの活用がおすすめです。
名刺整理・管理をデジタル化するメリット
では、デジタルで名刺を整理・管理することには、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、名刺整理・管理をデジタル化するメリットについてお伝えしていきます。
かさばらず、持ち運びやすい
名刺整理・管理をデジタル化するメリットの一つ目は、大量の名刺データを簡単に持ち運べることです。
名刺を紙のまま保管する場合、すべての名刺データを常に持ち歩くことは不可能です。しかし、名刺をデータ化して、タブレットやスマホなどのモバイル端末から閲覧できるようにしておけば、いつでもどこでも名刺の情報にアクセスすることができます。
また、名刺を紙のまま保管する場合と異なり、保管スペースが不要なこともメリットの一つです。名刺が数千枚、数万枚……と増えても、デジタル管理ならかさばることなく保管することができます。
紛失・情報漏洩のリスク低減
紙ベースの名刺をデータ化して整理・管理することで、紛失をはじめとした情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。というのも、名刺をデータ化してシステム上で管理しておけば、従業員が不注意で名刺を紛失するリスクはほとんどゼロになるからです。
また、デジタル名刺管理では、定期的にバックアップを取ることができるため、万が一のことがあっても、復元することが可能です。
たかが名刺とはいえ、個人情報が記載された大切な顧客データです。紛失が原因でビジネスチャンスを失ったり、先方に迷惑をかけてしまったりすることがないよう、名刺管理におけるリスクを低減できることはデジタル化の大きなメリットです。
検索や整理、管理しやすい
名刺の管理方法をデジタルに切り替えることで、名刺の検索や整理、管理が圧倒的にしやすくなります。
数千枚という大量の名刺を紙のまま保管している場合、特定の連絡先を瞬時に見つけることは容易ではありません。しかし、ソフトやアプリを使用してデジタル管理しておけば、検索機能を活用して必要な連絡先をすぐに見つけることができます。
また、ソフトやアプリが大量の名刺データを自動で整理・並び替えしてくれるため、定期的に整理し直したり並び替えたりする手間もかかりません。
名刺整理・管理をデジタル化するデメリット
メリットの多い名刺のデジタル管理ですが、実際には注意しなければならないデメリットも存在します。ここでは、名刺整理・管理をデジタル化するにあたって、押さえておきたいデメリットについてお伝えします。
導入・運用にコストがかかる
一つ目のデメリットは、アナログ名刺管理と比較して導入・運用にコストがかかることです。
先ほどもお伝えしたように、ファイルやホルダーを使う場合、低コストで管理することができます。しかし、スキャナやソフト、アプリなどを使ってデジタル化するためには、当然ながら導入費や月額使用料といったコストが発生します。
とはいえ、アナログ名刺管理で必要以上に時間がかかり、生産性の低下を招いていたり、名刺の紛失によりビジネスチャンスを逃していたりするのであれば、費用対効果は十分に高いといえます。名刺を受け取る頻度や、名刺管理における課題などと照らし合わせながら、費用対効果を検討することが大切です。
名刺のスキャン・登録に手間がかかる
デジタル名刺管理のデメリットの二つ目は、名刺のスキャンや登録に時間がかかることです。
アナログでの管理の場合、先方からいただいた名刺をファイルやホルダーに入れるだけですが、データ化するには名刺の撮影やデータ入力の手間がかかります。また、スキャナや名刺管理ソフトの性能が低い場合、文字を正確に認識・反映できないことも少なくありません。名刺の情報を一枚ずつ手入力したり、撮影したりするのは手間がかかります。
ただし、デジタル名刺管理は、一度スキャン・データ入力さえしてしまえば、その後の管理や検索、整理はアナログ管理と比較して圧倒的にラクになります。長期的に見れば、名刺管理・活用の効率化を実現できます。「スキャンや入力が面倒」という方は、名刺のスキャンやデータ入力を外注できるサービスの利用を視野に入れても良いでしょう。
名刺管理のデジタル化に！おすすめツール・アプリ
続いて、名刺管理のデジタル化を検討している方に向けて、名刺管理に特化したおすすめツール・アプリを3つ紹介します。
Sansan
Sansanは、Sansan株式会社が提供する名刺管理・営業サービスにおいて84％のシェアを誇るクラウド名刺管理サービスです。
Sansanでは、専用スキャナまたはスマホアプリで名刺をスキャンするだけで、ほぼ100％の精度で名刺をデータ化することができます。高度なAI技術による名刺認識とオペレーターによるデータ入力により、名刺スキャンにおいてありがちな反映・入力ミスを防ぎます。
データ化した名刺情報は、さまざまなシステムと連携した後にデータベース化され、パソコンやスマホなどのさまざまな端末から閲覧・管理が可能になります。導入実績が豊富なこともあり、初めて名刺管理システムを利用する企業でも安心して導入することができます。
料金プラン
要問合せ
公式サイト
Eight
EightもSansan株式会社が提供する名刺をデータ化して管理できる名刺アプリです。
名刺情報をクラウド上で管理するだけでなく、オンライン上で名刺交換をしたり、名刺交換したEightユーザーの近況情報をSNSのようにチェックしたりすることもできます。さらに、個人が保有している名刺情報は、社内のEightユーザーと共有し、検索・閲覧することが可能です。
顧客情報が属人化することを防ぐことで、情報共有の手間を省き効率良く顧客情報を活用できるようになります。「基本的な名刺管理はもちろん、情報収集やビジネスSNSとしての機能も積極的に取り入れたい」という企業におすすめのアプリです。
料金プラン
- ・無料プラン
- ・Eightプレミアム：月額480円（税込）
公式サイト
メイシー
メイシーは、株式会社もぐらが提供するシンプルで簡単な操作性が魅力の名刺管理ソフトです。データ化した名刺情報の検索・閲覧はもちろんのこと、ソフト上で直接電話をかけたり地図をチェックしたりすることができます。
また、名刺をデータ化する際には、人力でチェックを行い、機械読み取り入力ミスをしっかりと防ぎます。部署名やメールアドレス中の記号が正しく反映されないといったいこともなく、スムーズなデータ化を実現できます。
「既にある名刺を一枚ずつスキャンするのは大変」という方に向けて、出張スキャンサービスや郵送での名刺データ化サービスなどがあるのもうれしいポイントです。「導入の手間をできるだけ省きたい」「シンプルで簡単に使いこなせるソフトを選びたい」という企業におすすめです。
料金プラン
基本プラン：月額2,395円
公式サイト
まとめ
今回は、アナログ・デジタルでの名刺整理の方法と、それぞれのメリット・デメリットについてお伝えしました。いずれの方法にせよ、一長一短があるため、名刺交換の頻度や会社の規模、名刺管理の目的・課題などに合わせて、適切な管理方法を選ぶことが大切です。
ただし、「アナログでの名刺管理に限界を感じている」「名刺整理・管理作業を効率化したい」などとお考えの場合は、ツール・アプリ導入によるデジタル化が最適でしょう。
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