人材不足が深刻になる中、企業では採用効率を高め、速やかな人手の確保を進めるための取り組みが行われています。正規雇用はもちろん、パート・アルバイト採用においても人手の不足は同様で、担当者の負担を回避できる採用プロセスが求められています。
今回は、そんなアルバイト採用の効率化につながる採用管理システム（ATS）について、具体的な機能やメリットを解説しながら、導入が進んでいるおすすめのシステムを紹介します。
採用管理システム（ATS）とは
採用管理システムは英語で「Applicant Tracking System」と呼ばれ、主に採用業務に関するあらゆる情報を管理するためのシステムです。
採用管理を実施するにあたっては、短期間で実に多くの情報のやり取りが発生します。応募者情報はもちろんのこと、選考の進捗管理、さらには内定者の管理に至るまで、担当者がその全てをマネジメントしなければなりません。
採用管理システムは、そんな採用担当者の負担軽減を実現するために導入され、採用計画の円滑な実現をサポートしてくれます。
採用管理システムの主な機能
製品によりますが、採用管理システムはさまざまな機能を搭載しており、採用担当者の負担軽減に役立ちます。ここでは主な採用管理システムの機能について解説します。
求人サイト連携
求人サイトとの連携は、採用管理システムの多くに実装されている基本的な機能です。多様な求人媒体からの応募者や求人広告をシステム上で一元的に管理し、個別に運用する必要がなくなります。
応募者数を増やす上では、とにかく求職者との接点を増やし、さまざまなメディアで露出することが大切です。とはいえ、各媒体を別個に運用するとなると、それぞれのアカウントで応募者をその都度管理しなければならず、採用担当者はその確認だけで大半の業務時間を奪われてしまいます。
採用管理システムを使えば、個別に求人サイトを確認する必要がなくなり、一括して応募者の管理や求人媒体の効果測定を行えるようになります。
応募者管理
応募者管理機能は、応募者の履歴書情報などを一元的にまとめ、必要な時に閲覧したり応募者のスキルを比較したりするのに活躍する機能です。
応募者が増えればそれだけ優秀な人材を確保する機会も増えるため、それに越したことはないものの、一方で担当者の負担が増大してしまい、応募者の整理に多大な時間を要してしまいます。
採用管理システムの応募者管理機能を使えば、大量の応募者情報を自動で一元管理できるだけでなく、個人情報を専用のシステム上で扱えるため、情報が外部に流出してしまうリスクも回避しやすくなります。
採用進捗管理
採用進捗管理機能は、応募者ごとの選考の進捗状況を管理できる機能です。
どの段階まで選考が進んでいるのかを一目で確認できるだけでなく、面接日がいつに設定されているのか、これまでの選考過程でどのような評価を得ているのかを共有できる機能が実装されています。
そのため、複数人の採用担当者が採用活動にあたる場合でも、円滑なコミュニケーションで本当に確保したい人材をピックアップしやすくなります。
面談スケジュール管理
面談スケジュール管理機能は、面談の日程を自動的に調整できる機能です。
手動で日程を調整すると、応募者が増えてくるとダブルブッキングなどのトラブルも起こりやすくなるものですが、自動調整機能を使えば面談日が被ってしまうことがないよう、安心して面談日を確保できます。
採用サイト作成
採用管理システムには、採用サイト作成機能が搭載されているものもあります。デザイナーやエンジニアを確保することなく、採用活動の活性化につながる採用ページを無料で作成できるだけでなく、採用管理システムとも連携し、シームレスに運用できることが特徴です。
内定者管理
選考を通過した応募者が辞退してしまわないよう、採用決定後のプロセスについても適切な管理が求められます。内定者管理機能を使うことで、業務についてのフォローアップや研修の実施などの連絡を一斉に行うことができるため、確実な人材の起用を促進します。
担当者が採用活動に注力しており、採用が確定した応募者対応が追いついていない場合には活用したい機能です。
アルバイト獲得に採用管理システムを導入するメリット
採用管理システムは正規雇用の現場で導入されることの多いシステムですが、アルバイト採用においても強力な機能性を発揮します。
採用管理システムがアルバイト獲得に与えるメリットについて解説します。
管理業務を効率化できる
採用管理システム導入の最大のメリットは、管理業務を効率化できることです。多くの企業では、アルバイトだけでなく正社員の不足も深刻化しており、採用担当に十分な人材を配置できないケースもあります。
採用管理システムを導入すれば、応募者の管理や面談の調整など時間のかかる業務の大半を自動化・効率化できるため、少人数の担当者であっても大量の人材確保に向けた採用活動を行えます。
応募者対応を確実かつスピーディに行える
応募者はただ募集すれば良いというものではなく、応募に対してなるべく迅速にレスポンスを返す必要があります。というのも、応募者は自社にのみ応募しているとは限らず、他の求人情報にも複数応募しているケースがあるためです。
採用管理システムの導入は、応募者管理の負担を軽減することで、迅速に書類選考を実施したり、速やかな面談の調整を進めたりすることができます。
素早く応募者とコミュニケーションを取ることにより、他社の採用選考に先駆けて自社から採用通知を送り、人材の確保を進められます。
社内の情報共有を効率化できる
応募者の選考は必ずしも採用担当者の一存で決められるとは限らず、店舗の責任者や経営者の判断のもと選考を行う場合もあります。
採用管理システムを活用すれば、応募者の情報を社内で安全かつシームレスに共有できる機能を用いて、迅速に採用の可否を決定できます。社内での情報共有が進まず、応募者が他の企業に流れてしまう問題の解消につながります。
アルバイト獲得で人気の採用管理システム
ここではアルバイト獲得において活躍する、人気の採用管理システムをご紹介します。
Jobギア採促
株式会社アイデムが提供するJobギア採促は、適材適所の人材を集めるのに特化した機能を有する採用管理システムです。各種求人検索エンジンを活用して豊富な母集団形成を行った上で、クライアントニーズに合わせて専属のフォトグラファー、ライターが企業の理解度を深めるコンテンツを作成し、訴求効果を高めます。
選考ステータスや面接スケジュールもシステムが自動で管理してくれるため、採用プロセスに伴う業務の煩雑化を未然に回避できます。
十分な採用者数を確保するための機能性にも優れており、求職者の離脱を回避するための応募フォーム最適化や、アイデム株式会社が提供する求人サイト「イーアイデム」への求人掲載簡略化、多言語対応でグローバル人材の確保を促すなど、多様なサービスを受けられます。採用活動を本格化したいけれど、人手やノウハウが足りないという企業で活躍できるサービスです。
料金プラン：
- 無料プラン有り
- 初期構築費24万円〜
- 5万円/月〜
公式サイト：
リクオプ
HRソリューションズ株式会社が提供するリクオプは、導入企業の成功に貢献すべく進化できるソリューションであることを強みとしているサービスです。単に管理システムを導入するだけでなく、採用オウンドメディアとリクルーティングの構築もサポートし、コストの削減と応募数の最大化を両立します。
60を超える求人媒体の応募を一元管理できる仕組みを備え、応募者管理が煩雑化する心配はありません。手元に集積される膨大な応募者データは、在籍のウェブ解析士資格を持つコンサルタントが分析にかけ、中立的な立場から有効な改善施策を提案してくれます。
LINEから応募ができるボタン機能や位置情報に基づく求人情報を提供できる機能も充実しているなど、求職者にとって便利な機能性に優れるサービスを探している方にもおすすめしたい採用管理システムです。
料金プラン：
- 要問い合わせ
公式サイト：
ジョブカン採用管理
株式会社DONUTSが提供するジョブカン採用管理は、採用業務の効率化にとどまらない豊富な機能で導入企業を支える採用管理システムです。アルバイト採用ならではの悩みを解消し、担当者の負担軽減に貢献します。
同製品はあらゆるケースのアルバイト募集に対応していることもあり、1店舗の管理はもちろん100拠点以上の統合管理にも使えるのが特徴です。小規模な店舗での活用だけでなく、全国的にチェーンを展開する企業でも運用ができるネットワークを確保し、一元的な管理を促します。
自社採用サイト作成は、画像や文章さえ用意してしまえばスマホ対応のモダンなデザインで生成してくれるため、デザイナーの起用や外部への委託は必要ありません。求人検索サイトの「indeed」とも連携し、エントリー機能の搭載や応募者のスムーズな獲得を促進します。管理機能もUIに優れており、システムに慣れていなくとも直感的な操作が可能です。
「求人ページを作成したいけれど専門家に依頼する予算はない」「初めてのシステム導入なので使いこなせるか不安」という方におすすめのサービスです。
料金プラン：
- 無料プラン有り
- 8,500円/月〜
公式サイト：
EntryPocket
株式会社マイナビが運営するEntryPocketは、求人コストの削減と採用課題の解決を両立できる機能が揃った採用管理システムです。
複数求人媒体から一つのシステムで一括で応募者を管理するのはもちろん、それぞれの求人メディアの効果測定を依頼し、最も効果が出ているメディアをピックアップすることで、余計な広告費の発生を回避することができます。
店舗別に応募者の効果測定を実施したり、応募から採用までの単価を算出し、コスト計算を効率化したり、応募者の属性を集計して採用活動の品質向上を促したりと、データの積極的な活用で人材不足を切り抜けるサポートが得られます。
他にも採用サイト作成やメールテンプレート作成、オンライン面接機能や求人原稿作成など、とにかく採用活動全体の業務を刷新したいと考えている方にとっては、その豊富な機能性でありがたいソリューションとなれる可能性を秘めています。
料金プラン：
- 要問い合わせ
公式サイト：
アルバイト獲得に適した採用管理システムの選び方のポイント
アルバイトの獲得を円滑に進める採用管理システムを導入する上では、次のポイントに注目しながら選定を進めることが大切です。
業務課題の解消につながる機能を重視する
まずは、自社の業務課題をあらかじめリストアップした上で、それらの課題解決につながるシステムを優先的に選びましょう。採用管理システムが実装している機能は製品によって異なるため、自社課題が明確でないと、システムを導入しても期待していたような成果が得られない場合もあります。
こういったトラブルを回避するためにも、まずは採用業務においてどのような問題が起きているのかを明らかにし、課題解決の手段として適切な採用管理システムを導入できるようにしておきましょう。
雇用形態に応じた採用管理システムを選定する
採用管理システムは、新卒採用や中途採用、そしてアルバイト採用と、雇用形態に応じた製品が存在します。採用管理システムの中には、あらゆる採用目的に応じた運用が可能なものもありますが、特定の業務に特化し、それ以外の採用活動では活躍できない製品もあります。
アルバイト採用を実施する場合には、アルバイト採用に特化したシステムを選ぶことも大切ですが、今後正社員採用を拡大したいという計画もある場合は、正社員の採用にも対応可能なシステムを選びましょう。
求職者向けの使いやすさを重視する
採用管理システムは、採用担当者の負担軽減に役立つシステムではありますが、その導入効果を最大限引き出す上では求職者向けの機能が充実しているサービスを優先することをおすすめします。
たとえば、SNSのアカウントを使って求人への応募ができたり、面談スケジュール調整がアプリからできたりする機能を搭載していると、手軽に応募ができるため応募数の増加につながります。
システムの選定を行う際には、求職者の立場から見るとどのような使い勝手なのかということにも目を向け、自社と相性の良いものを選びましょう。
まとめ
採用管理システムは、求人サイトとの連携や応募者管理機能などを活用して、アルバイト獲得を円滑にするだけでなく、応募者の増加にも貢献できる便利な製品です。採用担当者の業務負担軽減につながるのはもちろん、迅速な応募者対応も可能にするので、迅速な人手の確保と応募者の流出を未然に回避可能です。
多様な採用管理システムが市場に登場していますが、自社の課題解決につながる機能を備えているか、採用形態に適しているか、求職者向けのユーザビリティはどうかといったポイントに注目し、適切なサービスを選びましょう。
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