テレアポをはじめとした顧客対応では、営業トークの流れを可視化したトークスクリプトが必要不可欠です。しかし、トークスクリプトの作成には時間と手間がかかる上、顧客のニーズに沿ったトークスクリプトを作成することは容易ではありません。
そこで、最適化されたトークスクリプトを効率良く作成するには、「トークスクリプト作成ソフト」の活用がおすすめです。今回は、トークスクリプトの主な作成方法について説明し、トークスクリプト作成ソフトを導入するメリット・デメリットと、主な作成ソフトを5種類紹介します。
トークスクリプトとは？
そもそもトークスクリプトとは、電話で営業や顧客対応を行う際の話の流れやステップなど記載した台本のことです。顧客のニーズや課題に合わせてスムーズに話を展開し、成約や商談といった目的を達成するために不可欠なものであり、主にテレアポで顧客にコンタクトを取る際に用いられます。
また、トークスクリプトを用意すれば、テレアポ営業の流れや、何をどのタイミングで伝えれば良いのか従業員に的確に理解してもらえます。電話でのコミュニケーションに不慣れな従業員であっても、たどたどしさをなくせるため、より最適な顧客対応サービスを提供できるようになるでしょう。
トークスクリプトの作成方法
トークスクリプトを作成する方法は、大きく分けて3つあります。
- Excel（エクセル）を使って作成する
- テンプレートから作成する
- 作成ソフト（自動・手動）を活用する
ここでは、トークスクリプトを作成する3つの方法について詳しく解説していきましょう。
Excel（エクセル）を使って作成する
トークスクリプトを作成する方法の1つ目は、エクセルを使う方法です。具体的には、エクセルの「図形」を挿入し、営業のフローチャートを作成します。
エクセルは既に多くの企業で導入されているツールであることから、操作方法を新たに学ぶ必要なく容易にトークスクリプトを作成できることがメリットです。
しかし、手動で図形を挿入するなど、一から作成する必要があるので、ある程度まとまった時間と工数がかかります。また、図形の色や大きさ、位置などを工夫して、見やすいフローチャートを作るのに苦戦することもあるでしょう。
テンプレートから作成する
2つ目の方法は、既存のテンプレートを使って作成する方法です。インターネットで雛形となるテンプレートを見つけ、それをもとに自社オリジナルのトークスクリプトを作成します。
雛形がある状態からトークスクリプトを作成できるため、
- 完成形をイメージしやすい
- 作成にかかる時間と手間を削減できる
といったメリットがあります。ただし、自社が求める完成形によっては、大幅なカスタマイズが必要になります。
作成ソフト（手動・自動）を活用する
3つ目の方法は、トークスクリプト作成ソフトを活用する方法です。
トークスクリプト作成ソフトとは、営業トークの可視化に最適なフローチャートやスクリプトを手動または自動で作成できるソフトのことです。作成ソフトを使うことで、視覚的に美しいトークスクリプトを容易に、かつ効率的に作成できます。
また、最近では、優秀な営業担当者のテレアポの録音を文字起こしできるソフトや、AI（人工知能）の質問に答えるだけで自社が求めるトークスクリプトを自動作成できるソフトなども登場しています。
質の高いトークスクリプトを効率良く作成したいなら、作成ソフトの利用がおすすめです。トークスクリプト作成ソフトを利用するメリット・デメリットについては、次章で詳しく紹介していきます。
トークスクリプト作成ソフトを利用するメリット
トークスクリプト作成ソフトを利用する主なメリットは次の3つです。
- 作成時間と手間を削減できる
- 営業トークの流れを視覚的に理解しやすい
- 質の高いトークスクリプトを簡単に作成できる
それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
作成時間と手間を削減できる
作成ソフトを利用すれば、トークスクリプトの作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
直感的にフローチャートを作成できるソフトから、音声を文字起こしできるソフト、質問に答えるだけで自動的にスクリプトを作成できるソフトまで、いずれもトークスクリプト作成に役立つ便利機能が充実しています。手間をかけずに短時間で作成したいなら、トークスクリプト作成ツールを活用しましょう。
営業トークの流れを視覚的に理解しやすい
営業トークの流れを視覚的に理解しやすいことも、作成ソフトを活用するメリットの一つです。
フローチャートを作成できるソフトを使えば、営業トークの流れを視覚化するとともに、誰が見てもわかりやすい形で整理することができます。「従業員全体に営業トークの流れを理解してもらい、足並みをそろえたい」という課題を抱える企業にも、作成ソフトの活用がおすすめです。
質の高いスクリプトを簡単に作成できる
トークスクリプト作成ソフトの中でも、とりわけ自動作成機能が備わったソフトを使えば、質の高いスクリプトをとても簡単に作成できます。自動化できる作業は、ソフトによってまちまちですが、たとえば次のようなことが可能です。
- 顧客情報に合わせたトークスクリプト自動生成
- AIの質問に答えて最適なトークスクリプトを自動作成
- 音声データの文字起こしでトークスクリプトを自動作成
AIが搭載されたソフトは、自社の顧客情報や過去の電話営業などをもとに最適化されたトークスクリプトを作成できることを強みとしています。
トークスクリプト作成ソフトを利用するデメリット
次に、トークスクリプト作成ソフトを利用するなら知っておきたいデメリットを紹介します。
使い方を学ぶ必要がある
新たなトークスクリプト作成ツールを導入する場合、使い方や操作方法を学ぶ必要が少なからず出てきます。人によっては、操作に慣れるまでに時間がかかってしまうかもしれません。
とはいえ、トークスクリプト作成ツールの多くは、シンプルなUIで直感的に使いこなせるようになっているため、それほど心配は要らないでしょう。
導入と運用にコストがかかる
トークスクリプト作成ソフトを導入・運用するにあたっては、少なからずコストがかかります。料金形態はソフトによってさまざまですが、有料で提供されているソフトが多く、基本的に月々の利用料が発生します。
そのため、既に導入済みのエクセルや無料テンプレートを使って作成するのと比較して、少しコストがかさみます。ただし、作成作業を大幅に効率化できることや、自社に最適かつ高品質なスクリプトを簡単に作成できることなどを考えれば、コストパフォーマンスは決して悪くありません。
自社の予算や必要とする機能などに合わせて、納得のいくトークスクリプト作成ソフトを選ぶことが大切です。
トークスクリプト作成ソフトの選び方
ここでは、トークスクリプト作成ソフトの比較・選び方のポイントを紹介します。どの作成ツールを使うべきか悩んだら、次のポイントを軸にして自社に合うソフトを選びましょう。
- 自社が解決したい課題
- 料金
- UI/操作性
- トークスクリプト自動作成機能（AI搭載）の有無
一口に「トークスクリプト作成ソフト」といっても、自社が抱える課題や求める機能によって重視するポイントは大きく異なります。特に、トークスクリプト自動作成機能の有無は、サービス選びに大きく影響する点ですので、しっかり確認しておきましょう。
「ツールを使って手動で作成したいのか」「AI搭載のツールで自動生成したいのか」など、解決したい課題や、自社が作成ソフトに求める機能を明確にしておくと選びやすいでしょう。
主なトークスクリプト作成ソフト：手動編
トークスクリプトを手動で作成するための便利機能を搭載した、主なトークスクリプト作成ソフトを紹介します。
Cacoo
Cacooは、株式会社ヌーラボが提供するチームでのリアルタイム共有・共同作業が可能なオンライン作図ツールです。フローチャートやマインドマップ、作業分解図など、あらゆるビジネスアイデアを可視化するための100種類のテンプレートを用意しています。
チームでの共同作業における操作性に優れており、他の営業担当者が作成したトークスクリプトを確認したり、複数人でトークスクリプトを作成したりすることができます。営業トークの流れの可視化におすすめです。
公式サイト
Visio
Visioは、マイクロソフト社が提供する究極の作図ツールです。フローチャート作成では、豊富な図形やステンシル、テンプレートなどを使用して、営業トークの流れを可視化することができます。
デスクトップアプリとWebアプリがあるため、普段使っているパソコンだけでなくスマホやタブレット端末でもフローチャートの作成や閲覧、編集が可能です。
公式サイト
主なトークスクリプト作成ソフト：自動編
次に、トークスクリプトを自動で作成できるAI搭載の主要トークスクリプト作成ソフトを3種類紹介します。
UKABU
UKABUは、株式会社UKABUが提供する成功率を高めるための商談準備をAIが支援するツールです。インターネット上に公開されている顧客情報を自動で収集した後、顧客の課題やニーズに即してアレンジを施し、適切なトークスクリプトを自動生成します。
初期設定やプログラミングなどは一切不要で、顧客名と担当者名を入力するだけで利用を開始できるなど、導入の手軽さも魅力となっています。「最適なトークスクリプトを作成して、成功率を高めたい」という企業におすすめしたいツールです。
公式サイト
MiiTel（ミーテル）
MiiTel（ミーテル）は、株式会社RevCommが提供する自動文字起こしと音声解析を搭載した営業支援ツールです。営業電話の内容の文字起こしを行い、自動でトークスクリプトを作成します。MiiTelを使えば、優秀な営業担当者のスキルを社内で共有することができます。
なお、通話内容を記録・定量評価する機能では、会話速度やラリー回数などを可視化しフィードバックすることも可能です。「トークスクリプトの作成からテレアポ実施後の分析までワンストップで行いたい」という企業におすすめです。
公式サイト
NetReal
NetRealは、NetReal株式会社が提供する15,000社以上に選ばれている売上アップ支援サイトです。さまざまな支援ツールが搭載されており、トークスクリプトの作成には「スクリプト作成ツール」の活用が便利です。
商材のメリットや特徴、ターゲットの業種・職種といった質問に10項目ほど回答するだけで、「質問があった場合」「ない場合」など、シナリオ別で視覚的にわかりやすいトークスクリプトを自動作成できます。
公式サイト
まとめ
テレアポをはじめとした営業活動で欠かせないトークスクリプトを効率良く作成するには、トークスクリプト作成ソフトの利用がおすすめです。自社に適したソフトを選ぶことで、営業トークの流れを可視化したり、顧客のニーズや課題に最適化した高品質なトークスクリプトを簡単に作成したりすることができます。
「スクリプトの作成にかかる時間と工数を削減したい」「トークスクリプトの精度を高めたい」のであれば、作成ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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