初心者にも分かりやすいRPA自動化の仕組みを徹底解説！

昨今の働き方改革を強力にサポートする業務支援ツールとしてRPAが注目されています。しかし、耳にしたことはあっても実際にどのような方法で業務支援を行うのかイメージできていない方も多いことでしょう。そこで今回はRPAの全貌が把握できるように、基本知識から実際の導入・運用までを端的にまとめてみました。ぜひ自社の業務改善に活用できるかを考えながら記事を読み進めてみてください。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の操作を自動化してくれる業務支援ツールのことを指します。業務の自動化を行うのは「RPAロボット」と呼ばれるソフトウェアで、RPAロボットがパソコン上の動作を記憶し、再現することで自動化が実現します。

ロボットと聞くと、「指示するのが難しそう」と感じる方もいるかもしれませんが、RPAロボットの自動化にプログラミング知識は必要ありません。RPAロボットがクリック・コピー＆ペーストといった実際の画面操作を記憶してくれるため、エンジニア以外の方も問題なく開発・運用出来るのが特徴です。

RPAに出来ること

RPAはパソコン上の動作を記憶・再現するツールですが、具体的に自動化する業務には以下のようなものがあります。

・　見積発行業務
・　問い合わせ対応
・　売掛・入金業務
・　過重労働管理業務
・　競合サイト巡回業務
・　交通費精算業務

これら全ての業務に共通しているのが「ルール変更の少ない定型作業」ということです。RPAが自動化を得意とする業務は「繰り返しが続く業務」であるため、受信内容に対して定型メールを返信したり、毎日決まった時間に競合サイトを巡回してレポートを作成したりする作業に向いています。

このようにRPAは定型作業を自動化しますが、既存業務を丸ごと自動化するのではなく、「特定の業務プロセスを自動化するソフトウェア」と理解することが重要となります。なぜなら、1つの業務内で人間の判断が必要な工程が出てきた時に、RPAロボットが処理を停止してしまうことがあるからです。したがって、RPAロボットは決して万能ではなく、ルール変更の少ない定型作業の処理を得意とするソフトウェアと認識しましょう。

RPA自動化の仕組み

RPAロボットは以下の3つの方式でクリック・コピー＆ペーストといった画面操作を認識しています。

・　座標方式
・　画像方式
・　オブジェクト方式

RPAの自動化で「プログラミング知識が不要」といわれるのは、「座標方式」と「画像方式」の2つの方式で画面操作を認識できるからです。

従来は「Excelマクロ」や「UWSC」といった自動化ツールが主流でしたが、異なるOS・システム・アプリケーションをまたいだ自動化が出来なかったために、自動化対象業務の拡大が難しいことで知られていました。しかし、RPAはパソコン上の操作であればローカル環境やWeb環境に関わらず自動化できるため、多くの業種・業態で注目を集めています。

座標方式

座標方式は、パソコン画面上の操作位置を点（座標）でとらえる認識方式です。固定された画面上の位置を把握するため、処理が高速という特徴があります。しかし、ウィンドウサイズの変化などによって座標位置が変わると途端に自動処理を停止してしまうデメリットがあるため注意が必要です。

画像方式

画像方式は、操作対象のウィンドウ・ボタンを画像でとらえる認識方式です。固定化された画面上などで同じ画像と認識できる限り動作を実行できますが、同じウィンドウが複数表示されている場合や、認識対象のデザインに変更があった場合などは動作しなくなる欠点があります。

オブジェクト方式

オブジェクト方式は、Webブラウザなどの画面ソースコードを解析することで操作対象をとらえる認識方式です。画面ソースコードを認識するため、ページデザインの変更やウィンドウサイズの変更に強い特徴があります。しかし、ソースコードを読むための知識が必要となるため、プログラミング初心者には向かない認識方式といえます。

RPAの提供タイプ

RPAは業務支援ツールとして知られていますが、基本的にはRPAツールを開発するベンダーから提供してもらうことで運用を開始できます。RPAのベンダー提供タイプは以下の3つに分類されます。

・　オンプレミス型
・　クラウド型
・　デスクトップ型

それぞれの提供タイプにはメリットとデメリットがあるため、自社の業務規模に合った提供タイプを選択することが重要です。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社のサーバー上にRPA環境を構築するタイプを指します。自社のサーバー上にRPA環境を構築することで、セキュリティ要件の高い業務を自動化したり、大量のRPAロボットを同時稼働させたりすることが容易となります。しかし、他の提供タイプに比べて高機能となるため、導入コストで数百万を要することも多く、導入のハードルが高いのがデメリットといえるでしょう。

クラウド型

クラウド型とは、Webサービスとして提供されているRPAツールにWebブラウザを通じてアクセスするタイプのことです。Webブラウザを通じてアクセスするため自社内にサーバー環境を構築する必要がなく、低コストで利用できるメリットがあります。一方で、Web上に業務データをアップする必要があることから、セキュリティ面のリスクを抱えることになります。

デスクトップ型

デスクトップ型とは、RPAツールを特定のパソコンにインストールして利用するタイプのことを指します。特定のパソコンにインストールするため1台のパソコンでしか利用できないデメリットがありますが、導入コストが低く、RPA導入段階で試験的に利用を始めやすいのが特徴です。

RPAの導入手順

RPAの導入では、まずRPAツールを利用してみることが重要となります。RPAツールをベンダーから提供してもらう場合は試用期間があるため、以下の手順でRPAの導入を検討しましょう。

1. 自分テスト
2. 他人テスト
3. ヒアリング
4. 導入判定

まずは自身の業務をRPAツールで自動化するところから始めます。一定の効果・課題が見つかった後で同部署の別の社員に同じRPAツールを利用してもらいます。すると、RPAツールの利用に対して感じていた「自身の感覚」と「他人の感覚」の違いを発見することができます。

RPAツールを使った自動化の感覚や、RPAツールそのものの使い勝手などを考慮した上で、「自動化対象業務」や「期待できる効果」の洗い出しを行いましょう。

RPA運用の注意点

実際にRPAツールを使って業務を自動化する際には、RPAロボットの属人化に気をつけましょう。RPAロボットの管理を特定の担当者に任せたり、稼働状況を可視化できない状況が慢性化したりすることで、稼働しているRPAロボットが次第に把握できなくなります。

把握できなくなったRPAロボットは「野良ロボ」とよばれ、セキュリティリスクや業務停止の直接的な原因となるため注意が必要です。RPA運用ではロボットを単なるツールとして管理するのではなく、上司や部下といった関係で人とロボットをつないであげることが重要となります。

まとめ

RPAはパソコン操作を自動化する業務支援ツールですが、使い方によってはセキュリティリスクを招いたり、業務停止のきっかけとなったりすることがあります。RPAを万能なツールではなく、得意・不得意がある人間のように管理することで、RPA運用は成功することを覚えておきましょう。