採用活動における返信は、応募者の自社への印象を左右する大事な業務であるだけに、どのような文面にすればいいか悩む担当者は珍しくありません。
文面の例文自体は多く存在しますが、それをどのように活用すればよいかわからないという方もいるでしょう。
この記事では、求人応募者への返信で好印象を与えるためのコツとチェックポイントを紹介します。
文面の例文も併せて紹介するので、是非とも参考にしてご活用ください。
求人応募者への返信対応が重要になる理由
採用活動において、メールは企業と応募者を繋ぐ重要なコミュニケーション手段です。
そのため、メールの返信の内容やスピードは企業イメージに影響を及ぼします。
丁寧なメール対応を心がけることで、応募者との信頼関係を築き、欲しい人材の確保へとつなげることができます。
このように、返信対応は重要な業務ですが、その分手間がかかります。
採用活動を成功に導くには、返信対応を円滑化させ業務負担を軽減することが重要です。
求人応募者に円滑に対応するための事前準備
本項目では、求人の応募者対応における事前準備を紹介します。
応募者対応を円滑に進めて採用活動を成功させるため、本項目を参考にして事前準備をしっかりと行いましょう。
担当者と代理人を決める
まず、メールの返信対応や選考案内メールの送信などの業務を誰が担当するのか決めておきましょう。
そして、担当者が不在で対応できないときのため、代理人も決めてください。
代理人を決めないまま担当者が不在になった場合、誰も応募者への対応ができなくなってしまい、有望な応募者を逃してしまう可能性があるからです。
担当者が対応できなくなった時に慌てないよう、代理人は事前に決めておきましょう。
応募者に伝える内容を決める
担当する人間によって対応内容にバラつきが生じたり、案内の抜け漏れが発生したりしては採用活動に混乱を招いてしまいます。
誰が担当しても同質の対応ができるよう、案内すべき内容は事前に打ち合わせて決めておきましょう。
例えばメールの文面は、選考のステップや合否結果に応じてテンプレートにしておけば情報の抜け漏れを防げるうえ、工数の削減も可能です。
応募者との連絡手段を決める
応募者との連絡手段は、メールだけでなく電話やSMSなど様々な手段が存在します。
担当する人間によって連絡手段が変われば混乱を招いてしまうので、選考結果や面接の案内などどのような手段で応募者に連絡をするのかは事前に決めておきましょう。
連絡手段を事前に決めておくことは、応募者とのやり取りの履歴や進捗を人事に関る社員全員が把握しやすいというメリットにも繋がります。
決めた内容を社内で共有する
前述した事前準備の内容は、担当者及び代理人だけでなく、社内で漏らさず共有するようにしましょう。
例えば、担当者の他に代理人がいるという情報が共有されていない場合、担当者の不在時に応募者から電話が来たとき、代理人に取り次ぎせず電話を切ってしまうというリスクがあります。
こういった小さなすれ違いも、重なれば余計な工数を増やしたり応募者が離れたりというリスクに繋がります。
また、面接の内容についても担当者だけで抱え込むのではなく、共有しておくことが大事です。
面接内容の何をどのように共有するのか、詳しい点は下記の記事も参考にしてください。
求人応募者への返信時に好印象を与える10個のコツ
本項目では、求人応募者への返信時に好印象を与えるコツを紹介します。
返信時の文面は応募者の中にある企業イメージを左右し、内定を承諾するかどうかにも関わってくるので印象を良くするよう心がけましょう。
1.書類選考や途中連絡は迅速に行う
書類選考や途中連絡における迅速な対応は、応募者にポジティブな印象を与えます。
迅速に対応することで応募者が自身への興味・関心の高さを感じ取ってくれるので、途中辞退のリスク軽減に繋がります。
また、返信が早ければその後の対応も早くなるので、選考や面接をスムーズに進めることができます。
対応の遅れによって応募者の辞退リスクが高まる、という件については下記の記事も併せて参考にしてください。
関連記事：内定辞退が多い企業の特徴や必要な取り組みを解説！最新の辞退率や具体的な理由とは？
2.営業時間内にメールを送信する
メールを送信する際は、営業時間内に済ませるよう心がけましょう。
応募者から見れば、メールを送信する時間帯は担当者の就業時間です。
そのため一般的な営業時間に送らなかった場合、遅くまでの残業や休日出勤のある会社なのかという不信感を与えてしまいかねません。
営業時間は企業によって異なりますが、一般的な営業時間内である平日日中の送信がおすすめです。
3.応募者とコミュニケーションを取る
先述の通りメールでのやり取りは応募者との貴重なコミュニケーションなので、好印象を与えるよう気を付けましょう。
メールで受けた印象が、そのまま採用担当者の人柄や企業のイメージにつながってしまいます。
メールでは、対面でのような表情や声のトーン、身振りを用いて細かなニュアンスを伝えることができないため、近寄りがたい印象を与えてしまいがちです。
応募者が返しやすい文面にするよう心がけましょう。
4.丁寧な文面を意識する
メールを送る際は応募者の気持ちに寄り添って言葉を選び、丁寧な文面を意識しましょう。
採用に至らない場合でも顧客や取引先として関わる可能性はあるので、不採用の場合でも誠意が伝わるような文面にすることは大切です。
内定・採用の場合も、複数の企業から自社を選んでもらう必要があります。
そういった場合にも、丁寧な文面でのやり取りを続けたことは選ばれる可能性を高くします。
5.応募に対する感謝を伝える
応募者は多数の求人の中から自社を選び、選考のために都合をつけてくれているということを忘れてはいけません。 応募に対する感謝は、積極的に伝えるようにしましょう。
メールでのコミュニケーションは対面に比べて感情が伝わりにくいので、感謝の気持ちもわかりやすく伝えることが大切です。
感謝の言葉をはっきりと伝えることで好印象を与え、良好なコミュニケーションを取ることができます。
6.会社の雰囲気に合わせた表現を活用する
応募者に送信するメールは、採用ページなどでは伝わらない会社のカルチャーや雰囲気を伝えるコンテンツになりえます。
応募者は面接のやり取りやメールの文面からも会社の雰囲気を感じ取り、自分にマッチするかどうかの判断材料にしています。
そのため、メールの文面で会社のカルチャーや雰囲気といった面を伝えることを意識すれば、入社後のミスマッチを減らすことにも繋がります。
7.情報を適切に伝えてやり取りの負担を減らす
書類選考や面接といった選考のステップごとに、応募者に伝えるべき情報は漏れなく適切に文面に盛り込むよう気をつけてください。
情報に漏れがある場合、確認のために余計なやり取りが発生し、担当者と応募者の両方に時間的損失が発生してしまいます。
担当者と応募者の両方が情報の漏れに気づかないまま時間が経てばリカバリーも難しくなってしまいます。
伝えるべき情報は何か、それが漏れていないか、送信前に忘れず確認しましょう。
8.担当者の名前・連絡先を記載する
会社の名前だけでなく、担当者の名前・連絡先も記載しておきましょう。
差出人の情報を明らかにしておくことで、やり取りをしている相手が会社という大きな存在ではなく一個人であることがはっきりとして、応募者の安心感に繋がります。
こういった安心感と具体的な連絡先があれば、応募者側から問い合わせや相談をしたい時にもスムーズにやり取りできます。
また、一度採用を見送った人材でも「成長して再チャレンジしたい」と考えた時に、ここで伝えた連絡先が活かされることもあります。
9.メールに対応できる時間を記載する
メールに対応できる時間は何曜日の何時から何時までなのか、など記載しておきましょう。
営業時間外だから返信していない場合でも、事情がわからない応募者は「メールに不備があったのではないか」など不安を抱くことがあります。
返信までの時間や対応可能な時間帯などを明確に伝えることで、応募者のそういった不安を避けることができます。
応募者が返信のタイミングや待ち時間を計画できるので、やり取りがスムーズに進む可能性も高くなります。
10.自動返信ができるツールを活用する
担当者の負担を考えると迅速な返信が難しいという場合は、自動返信が可能なツールの活用もおすすめです。
面接コボット for アルバイトなら、応募から面接の日程調整までを自動化することが可能です。
24時間365日応募に対応しているので、営業時間外の応募者にも自動で応対します。
応募者はWEB上で面接希望日を選択、担当者は管理画面またはメールから面接日を選択するだけで面接設定が完了します。
他にも、面接前日リマインドSMS/メールや面接日程変更/キャンセル機能など、面接の調整に役立つ様々な機能を搭載しています。
求人応募者への返信メールの例文【応募受付】
本項目では、求人応募者への、応募受付時の返信メールの例文を紹介します。
基本的な点は例文を参考にしつつ、応募への感謝や会社の社風が伝わる文面にしましょう。
応募申込みに対する返信の例文
件名：【応募受付完了】株式会社●●●●
〇〇 〇〇様（フルネーム）
この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
今後の選考に関しましては、○営業日以内にご連絡させていただきます。
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
選考について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
履歴書や職務経歴書の送付依頼の例文
件名：【応募書類送付のお願い】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
今後の選考につきまして、
履歴書および職務経歴書の提出をお願いしております。
お手数ですが、下記のいずれかの方法にて、
□月×日必着で当社までお送りください。
■メールでの送付の場合
【送付先メールアドレス】
■書類郵送での送付の場合
【送付先住所】
書類到着後、○営業日以内に採用担当者より再度ご連絡いたします。
恐れ入りますが、しばらくお待ちください。
選考について、何かご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
書類選考に関する案内の例文
件名：【書類選考のお知らせ】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
お送りいただいた応募書類に基づいて、選考を進めさせていただきます。
選考結果に関しましては、
〇営業日以内に採用担当者よりご連絡いたします。
恐れ入りますが、しばらくお待ちください。
選考について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
求人応募者への返信メールの例文【面接案内】
本項目では、求人応募者への、面接案内の返信メールの例文を紹介します。
日程の候補や面接を実施する場所など、具体的な情報が漏らさず伝わるよう気をつけましょう。
面接日程調整の例文
件名：【面接日程のご案内】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
先日は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
つきましては、ぜひ弊社の一次面接に進んでいただきたくご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいくつか挙げていただけますと幸いです。
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
面接会場：【住所】
当日のお問い合わせ先：【電話番号】
持ち物：筆記用具
服装：ビジネスカジュアル
面接について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、○○様にお会いできるのを楽しみにしております。
書類選考後の面接日程調整の例文
件名：【書類選考通過のお知らせ】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
先日は、応募書類をご送付いただき、誠にありがとうございました。
○○様の応募書類を拝見し、ぜひ弊社の一次面接へ進んでいただきたく、
書類選考通過のご連絡をいたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいくつか挙げていただけますと幸いです。
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
面接会場：【住所】
当日のお問い合わせ先：【電話番号】
持ち物：筆記用具
服装：ビジネスカジュアル
面接について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、○○様にお会いできるのを楽しみにしております。
オンライン面接の案内の例文
件名：【オンライン面接のご案内】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
先日は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
つきましては、ぜひ弊社の一次面接に進んでいただきたくご連絡いたしました。
早速ではございますが、以下の日時よりオンライン面接の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合は、候補日程をいくつか挙げていただけますと幸いです。
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
〇月〇日 (〇) 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
※所要時間は●分程度を予定しています
※カメラオンでの実施を予定しています
※オンラオインでの面接方法に関するログイン方法などの詳細は、面接日程の確定後にご案内いたします
当日のお問い合わせ先：【電話番号】
ご準備いただくもの：筆記用具
服装：ビジネスカジュアル
オンライン面接について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
それでは、○○様とお話しできるのを楽しみにしております。
求人応募者への返信メールの例文【面接結果】
本項目では、求人応募者への、面接結果の返信メールの例文を紹介します。
採用にせよ不採用にせよ、自社で働くために対応してくれた求人応募者への感謝を込めた文面を心がけましょう。
採用を知らせる例文
件名：【採用のご連絡】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様の採用が決定いたしましたので、お知らせいたします。
つきましては、今後の予定についてご案内いたします。
【今後の手続き・スケジュールについて】
（内定後のプロセス・必要書類等についてこちらに記述）
なお、採用について、何かご不明な点などございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
○○様とご一緒にお仕事ができますことを、
社員一同楽しみにしております。
まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
不採用を知らせる例文
件名：【選考結果のご連絡】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
面接でのお話を踏まえ、社内にて厳正なる選考の結果、
残念ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。
なお、これまでお預かりしました履歴書等や職務経歴書などは、
個人情報保護の観点から当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を
心よりお祈り申し上げます。
辞退の申し出が来た際の例文
件名：【選考自体の受諾につきまして】株式会社 ●●●●
○○様（フルネーム）
お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき
誠にありがとうございました。
弊社としても誠に残念ではございますが、
採用選考辞退のお申出を受付けました。
数ある企業の中から弊社にご興味をもっていただき、
選考にお進みいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
なお、これまでお預かりしました履歴書等や職務経歴書などは、
個人情報保護の観点から当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
求人応募者へ返信する前のチェックポイント
本項目では、求人応募者への返信メールのチェックポイントを紹介します。
応募者に良い印象を持ってもらうためには細かい点への配慮も大事なので、送信前にしっかりとチェックしましょう。
誤字脱字がないか
誤字脱字の多い文面は受け取る人に悪い印象を与えかねません。
担当者の文章作成能力を疑われてしまい、延いては会社そのものの事務処理能力などを低く見られることに繋がってしまいます。
誤字脱字を減らすためには、文章を書いた後に一度確認して、しばらく時間を置いてから再度確認すると、より効果的です。
書いた直後だと頭に残っている内容に沿って読むため誤字脱字を見逃してしまいがちですが、時間を置くことでより客観的に読むことができます。
体裁や構成のバランスが適切か
伝える情報だけでなく、体裁や構成のバランスにも注意しましょう。
例え必要な情報が盛り込まれていても、バランスの取れていない文章は読みにくく理解のしづらいものになってしまいます。
改行や段落分けは、一文ごとや段落ごとに文章量に大きな差が出ないように心がけましょう。
メールの文面では、読みやすさを優先し、句点（。）の代わりに読点（、）を使って改行しても問題ありません。
また、漢字とひらがなのバランスに気をつけると見た目がすっきりと整いやすくなります。
文章が簡潔で分かりやすいか
文章は簡潔で分かりやすいものを心がけましょう。
丁寧で礼儀正しい文章を書こうとするあまり、文章が長くなりすぎるケースは珍しくありません。
一つの文が極端に長かったり短かったりすると、流れの悪い文になってしまい、読みづらい印象を与えてしまいます。
書き始める前には全体の流れを下書きし、書き終わった後には同じような内容が繰り返されていないかどうかをチェックするのがおすすめです。
伝えたい内容が正確に記載されているか
伝えたい内容の正確さは、返信メールにおいて最も重要なチェックポイントです。
必要書類や面接場所の住所・名称の正確さや、書類の期日や交通費の金額といった数字など、具体的な情報が間違っていないかもれなく確認しましょう。
特に、採用の決まった応募者に「不採用」のメールを送ったり、その逆の間違いをしたりという事態は大きな問題に繋がりかねません。
重要な情報については、他の人に協力してもらいダブルチェック・トリプルチェックを行いましょう。
返信にテンプレートを活用する際の注意点
採用活動におけるやり取りは迅速かつ内容に誤りが無いよう送ることが重要なので、テンプレートを利用することは非常に効率的です。
しかし、テンプレートそのまま使うだけでは、応募者に対して必要以上に事務的な印象を与えかねません。
返信メールの文面は、応募者にとっての自社の印象を左右するものです。
求人内容や企業概要に合わせ、テンプレートをカスタマイズして利用しましょう。
また、応募者個人に合わせてテンプレートの内容を一部変更することもおすすめです。
例えば、面接後に送るメールで「面接させていただいた××が、『○○様のご経験は弊社の今後の展望にマッチしているものだと感じた』と申しておりました」などの一文を添えると、応募者に対する期待感が伝わり志望度を高めることが期待できます。
まとめ：返信対応の見直しが負担軽減・イメージアップにつながる面接コボット
面接コボットはあらかじめ登録したテンプレートを使って自動で日程調整のメールを送信することが可能です。
テンプレートを使うことで誤字脱字の防止や伝えたい内容の欠落などミスを最小限におさえることができます。
また、24時間365日応募に対応しているので、営業時間外の応募者にも自動で応対します。面接設定も、メールのみでの対応より簡単に行うことができます。
ぜひ面接コボット for アルバイトを活用し、より良い求人に繋げましょう。