経費精算は、会社の中で発生する支出を把握し、従業員の業務遂行をスムーズに促すために重要な業務です。各社員による申請はもちろん、その申請内容を把握し、払い戻しを行う経理担当者の双方向でやり取りが行われるため、効率的な環境の整備が求められます。
今回は、経費精算業務で発生するフローを整理し、どのような課題が発生するのか、そしてその解決方法について解説します。
経費精算業務の内容
まずは、経費精算業務がどのような手順に則って行われているのか整理しておきましょう。主な順番としては、社員による経費の申請、申請内容の経理担当者による承認、そして払い戻しです。
経費精算の申請
会社にとって必要な出費が発生した場合、まずは社員による立て替えが行われます。どのような出費が経費として認められるかについては、勘定項目に当てはまるかどうかによって判断されます。
勘定項目は数百もの種類が存在しており、業務上で発生した多くの出費を経費として計上できる仕組みになっています。オフィスで発生する光熱費はもちろん、取引先との飲食費用や出張の際の交通費、プログラミング教材を購入するための書籍費用など、全般の出費をカバーします。
取引先との飲食や出張の際の交通費は社員が立て替える形で支払いを行うケースが一般的です。経費精算を申請する際、社員はその際に発生したレシートや領収書を保存しておき、申請とともにそれらを提出することで、承認を得ることができるようになります。
レシートや領収書には、いつ、どこで、何の商品やサービスを購入し、どれくらいの費用になったかが詳しく記載されています。これらの記載を参考にして、経理担当者は承認するかどうかを決定します。
経理担当者による承認
経理担当者による承認作業は、社員から申請を受けた時点から始まります。この際、担当者は経費申請書に不備がないかをチェックし、金額の入力ミスや領収書の添付の有無、勘定項目の仕訳に不備がないかを確認します。
曖昧な経費申請をすべて承認してしまうと、会社組織が国税局から不備を指摘され、脱税などの嫌疑をかけられてしまうことになりかねません。こういった深刻な問題に発展することを防ぐ上でも、丁寧な経費申請書の作成と担当者によるチェック・及び承認作業は必要になります。
経費の払い戻し
申請内容の確認を終えた後は、経費の払い戻しが行われます。内容に問題がなければ、毎月の給与支払いの際に加算されるなど、各社が取り決めている規定に基づいて支払いが行われます。
経費精算業務における課題
経費精算業務は、そのワークフローだけを見るとシンプルな手続きのようにも思えるかもしれません。しかし、実際の現場ではもう少しややこしい手続きや作業が発生しており、決して楽な業務であるとはいえないケースもあります。
経費精算業務で起こりうる課題としては、次のような課題が挙げられます。
領収書や申請書の管理負担が大きい
各書類の管理負担が大きいという点です。
紙のレシートや領収書を添付しての申請はもちろん、経費申請書も紙を使って提出している会社は少なくなく、お金の流れを明らかにするために必要な以上、これらを破棄するわけにはいきません。最低でも7年間の保管が義務付けられており、その間に書類は膨大な数になります。専用の保管庫を用意しなければ、7年間の保管は難しいでしょう。
そのため、経費申請が増えれば増えるほどこれらの管理負担は大きくなり、書類スペースを圧迫する要因となっています。また、後になって書類を見返したい場合にも、丁寧な管理を長年続けなければすぐに参照することはできないため、データとしての活用にも限界があります。
申請・承認作業に時間と手間がかかる
経費申請の作業は、事業規模が大きくなればなるほど手間のかかる業務になってきます。従業員が10人に満たないような小さな会社であれば、経理担当者に直接領収書を渡せば終わりということでも差し支えないかもしれません。
しかし、数十人、数百人の規模の組織となってくると、そもそも経費申請も上司から承認を得てから経理担当者に渡さなければいけなくなり、多くの手続きが必要になってきます。不当な経費申請を回避したり、会社の支出を抑えたりする上では重要な手続きとはいえ、現場への負担が大きくなることは回避できません。
経費申請の差し戻しに手間がかかる
経費申請は、申請したからといって必ずしも即時に承認を得られるとは限りません。申請内容に不備があるなどの場合、差し戻しが発生するため、何度も従業員と担当者がやり取りしなければならないということも珍しくありません。
申請の差し戻しや修正はコア業務の時間を奪ってしまうことにもつながりかねず、できる限り回避したい課題です。
入力作業の負担が大きい
経費申請をデジタル化した場合でも、すぐに効率化ができるとは限りません。媒体が変わっても手動で入力を行うという業務自体が変わらなければ、ケアレスミスによって差し戻しが発生したり、承認作業に時間を要したりと、担当者の負担を回避できない問題につながる可能性があるためです。
人の手を使っての業務負担をどれくらい削減できるかということが重要であるため、改善策を立てる際はこの点に留意すると良いでしょう。
経費精算を効率化する方法
これまでお伝えしてきた課題を解消する上では、「業務のアウトソーシング」と「経費精算システムの導入」という2つのソリューションが多くの企業で採用されています。それぞれの特徴について解説していきましょう。
業務をアウトソーシングする
業務のアウトソーシングとは、経費精算業務を丸ごと外部の会社に委託し、効率化を図る方法です。近年、コア業務以外の業務負担削減に向けて、経費精算や会計業務をまとめて外部に委託する企業が増えています。
業務のアウトソーシングによる最大のメリットは、迅速に効果を得られやすい点です。委託先は経費精算業務に特化したサービスを提供しているため、確実なパフォーマンスを短期間で期待できるという強みがあります。
一方のデメリットは、経費精算業務に関するノウハウの蓄積が進まない点です。外部の企業に業務を依頼することで、社内で経費精算に触れる機会がなくなり、今後の経理担当者の育成機会を失うことになります。
業務のすべてを委託してしまうと自社でノウハウ蓄積が進まず、今後も外部の企業に業務を依存してしまうことになります。自立できる組織を形成したいと考えている場合、アウトソーシングは限定して活用することが求められるでしょう。
経費精算システムを導入する
経費精算システムは、これまで経理担当者がになっていた業務を自動化およびデジタル化することで、業務改善が期待できるサービスです。近年、クラウドサービスの普及が経費精算システムの界隈でも人気となっており、初期費用を抑えながら短期間で簡単に導入できるため、多くの企業に採用されています。
業務の属人化を回避できるだけでなく、自社に経費精算のノウハウも蓄積できるということで、利便性の高いサービスです。
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入することにより、次のようなメリットを期待できます。
多くの作業を自動化できる
経費精算システムを導入することで得られる最大のメリットは、作業の自動化を推進できる点です。
領収書やレシートは写真を撮影するだけで、必要な入力情報を自動で抽出し、記録してくれるサービスが増えています。また、交通系ICカードと連携できるサービスを採用すれば、毎日の交通費用はもちろん、出張費の申請もICカード情報から抽出し、自動で記入することが可能です。
こういったシステムを導入すれば経費精算に必要な業務負担が軽減され、必要な担当者も少なくなるため、人件費の削減や優秀な人材の適材適所の配置に役立ちます。
ペーパーレス化を促進できる
経費精算の業務に必要な手続きをシステム上で行えるようになれば、紙の申請書やレシートなどを作成したり保管したりしておく必要がなくなります。
紙媒体での保管は義務付けられておらず、デジタル情報が残されていれば領収書などは破棄してしまって構いません。スキャン後はすぐに破棄し、ペーパーレス化を推進できます。
紙を保管しておくためのスペースを削減したり、印刷用紙を購入するコストの削減に貢献したりします。
ヒューマンエラーを予防できる
手続きの自動化を推進することで、ヒューマンエラーが発生する余地を減らすことにもつながります。ケアレスミスは、人の手が入れば入るほどそのリスクも高くなっていましたが、自動化によってミスの要因が失われれば、差し戻しやチェックに時間をかける必要もなくなります。
データ管理を一元化・効率化できる
経費精算業務のデジタル化が進めば、データ管理を一つのデータベースに統合することができ、業務効率化につながります。
好きなタイミングで必要なデータにすぐにアクセスできる検索システムを構築できるため、業務が属人化したり、データ検索に時間をかけたりする必要がなくなることが強みです。他の業務システムとの連携もしやすくなるため、さらなるデータ活用を組織の中で進める際に活躍が期待できます。
主な経費精算システム
最後に、各企業で活躍する主な経費精算システムを紹介します。それぞれの特徴を参考にしながら、自社に必要なシステムの検討を進めてみてください。
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、株式会社 DONUTSが提供する経費精算の申請から承認、経費管理までの業務をオールインワンで対応できる便利なシステムです。経費精算業務を最大で10分の1にできてしまうほどの汎用性があり、多くの企業で導入が進んでいます。
シンプルで使いやすいデザインを採用し、初めて経費精算システムを使うという人でも大きなトラブルの心配なく、使いこなせるのが特徴です。電子帳簿法に完全対応しているサービスなので、安心して使い続けられます。
1ユーザーあたり月額400円からという格安料金でありながら、パソコンはもちろんスマホでも利用が可能であるなど、ユーザビリティに優れた機能性を備えています。
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楽楽精算
楽楽精算は、株式会社ラクスが提供する紙やExcel（エクセル）を使った経費精算業務の改善に活躍する経費精算システムで、業務効率化やケアレスミスの防止に役立ちます。
申請内容は自動で仕訳をしてくれるため、入力ミスが発生する余地を減らし、ヒューマンエラーの削減につながります。ワンクリックで会計ソフト用の仕訳データを自動生成できるなど、自動化ツールとしても優れた性能を発揮します。
あらかじめ経費精算のルールを丁寧に定義づけておくことで、自動で申請内容に不備がある場合にはブロックできる機能を搭載し、差し戻しや修正の手間を申請者、経理担当者の両者から削減することができます。
公式サイト
レシートポスト
レシートポストは、株式会社BEARTAILが提供するペーパーレスでの経費精算を実現する経費精算システムです。最短2ステップで精算業務が終了するワークフローを強みとしています。
レシートを写真に撮り、専用ポストに投函するだけで精算業務は完了です。経理担当者の90%以上の業務を削減できるパフォーマンスが注目を集め、大小を問わずさまざまな企業で採用されています。
公式サイト
まとめ
経費精算は会社の利益に直接関与する業務ではありませんが、安定した企業経営を行う上では欠かすことのできない業務です。
経費精算の効率化においては、多くの会社で経費精算システムの導入が選ばれています。多様なラインナップが登場し自社に最適なサービスを選べるため、これまでシステムを導入してこなかった企業の方でも気軽に利用できるものが増えています。
自社の業務における課題を見直し、適切なソリューション選びができるよう準備しておきましょう。